C3S2_412_bis Enhanced C3S Energy Service

European Centre for Medium Range Weather Forecasts (ECMWF)

ECMWF, as the Entrusted Entity for the Copernicus Climate Change Service (C3S), invites Tenders to enhance the C3S Energy Service. The requirements are split into two Lots: co-development of online seasonal demonstrators and tools with champion energy users (Lot 1), and maintenance of operational services for the energy sector (Lot 2). For each Lot, ECMWF intends to award a single Framework Agreement for a period of maximum 33 months, which shall be implemented via a single multi-annual Service Contract expected to commence in April 2026. Tenderers are invited to submit their Tenders for either one or both Lots. Note that the expertise required for each Lot strongly differ. In cases where a Tenderer opts to submit Tenders for the two Lots, it is mandatory that each Tender is presented as a separate submission, with its own set of documents, including but not limited to, technical proposals, pricing tables and any required supporting documents. Tenderers must ensure that the submissions for each Lot are independently viable and stand on their own merits.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-12-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-10-21.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2025-10-21 Auftragsbekanntmachung
2025-11-24 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2025-10-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: C3S2_412_bis Enhanced C3S Energy Service
Referenznummer: C3S2_412_bis
Kurze Beschreibung:
ECMWF, as the Entrusted Entity for the Copernicus Climate Change Service (C3S), invites Tenders to enhance the C3S Energy Service. The requirements are split into two Lots: co-development of online seasonal demonstrators and tools with champion energy users (Lot 1), and maintenance of operational services for the energy sector (Lot 2). For each Lot, ECMWF intends to award a single Framework Agreement for a period of maximum 33 months, which shall be implemented via a single multi-annual Service Contract expected to commence in April 2026. Tenderers are invited to submit their Tenders for either one or both Lots. Note that the expertise required for each Lot strongly differ. In cases where a Tenderer opts to submit Tenders for the two Lots, it is mandatory that each Tender is presented as a separate submission, with its own set of documents, including but not limited to, technical proposals, pricing tables and any required supporting documents. Tenderers must ensure that the submissions for each Lot are independently viable and stand on their own merits.
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Forschungs- und Entwicklungsdienste und zugehörige Beratung 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 975 000 EUR 💰
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im Europäischen Wirtschaftsraum
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 2
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 2

1️⃣
Interne Kennung: C3S2_412_bis Lot 1
Titel: C3S2_412_bis Lot 1: Co-development of online seasonal demonstrators and tools with champion energy users
Geschätzter Wert ohne MwSt: 400 000 EUR 💰
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:
The aim of Lot 1 is to co-develop case studies and demonstrators including tailored seasonal climate and energy products, forecast quality metrics, software tools and graphic visualisations with champion energy users to support their decision-making processes several months in advance. Lot 1 will work closely with champion energy users to foster the uptake of seasonal products, understanding in depth their requirements, co-developing energy-related information and creating capacity building through trainings, software tools and outreach materials. The information provided will be open, timely and grounded in scientific research, facilitating informed decision-making for stakeholders.
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Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Service shall be performed on Contractor's premises, located either in a European Union Member State or in a Copernicus Participating State.
Dauer: 33 Monate
Dauer
Datum des Beginns: 2026-04-01 📅
Informationen zu elektronischen Katalogen
Die Angebote müssen in Form von elektronischen Katalogen eingereicht werden oder einen elektronischen Katalog enthalten
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Legal and Financial
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Track Record
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Quality of Resources Deployed
Technical Solution Proposed
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Management and Implementation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 15
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

2️⃣
Interne Kennung: C3S2_412_bis Lot 2
Titel: C3S2_412_bis Lot 2: Maintenance of Operational Services for the Energy Sector
Geschätzter Wert ohne MwSt: 575 000 EUR 💰
Beschreibung der Beschaffung:
Lot 2 aims to maintain and further develop selected climate and energy products, as well as related C3S reports. Two ongoing contracts are currently delivering datasets, Jupyter Notebooks, software, and web applications to the CDS and C3S users. This new activity is intended to ensure the continued maintenance and, where necessary, the updating of those outputs.
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Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Andere
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-12-18 16:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 9 Monate
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Elektronischer Katalog: Zulässig
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-12-03 23:59:59 📅
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Please refer to Volume V of the ITT documents.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: European Centre for Medium Range Weather Forecasts (ECMWF)
Nationale Registrierungsnummer: fiscal code no. 91148050684
Postanschrift: Robert-Schuman-Platz 3
Postleitzahl: 53175
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Procurement at ECMWF
E-Mail: procurement@ecmwf.int 📧
Telefon: +44 118 949 9000 📞
URL: https://www.ecmwf.int/ 🌏
Endpunkt für den Informationsaustausch (URL): https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation
Haupttätigkeit
Umwelt
Kommunikation
Teilnahme-URL: https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
Name: Please refer to Volume I of the ITT documents for a complete description of the communication and tender submission procedure. Tenderers must register their organisation on the ECMWF's eProcurement Portal to be able to access the ITT documents and to be able to submit a response to the ITT. Registration is free and the process is managed by the portal provider.
EU-Mittel — Programm: Europäisches Erdbeobachtungsprogramm (Copernicus) (2014/2020)
Begründung für die Beschränkung des Zugangs zu bestimmten Auftragsunterlagen: Instrumente, Vorrichtungen oder Dateiformate nicht allgemein verfügbar
Der Zugang zu den Auftragsunterlagen ist beschränkt
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Procedure to be applied: The procurement will be conducted in accordance with ECMWF's procedures as set out in Invitation to Tender documents, which are available on ECMWF's eProcurement Portal (https://procurement.ecmwf.int/) and no other procedures will apply. In submitting this notice ECMWF does not waive the privileges and immunities granted to it by virtue of its status as an intergovernmental organisation or submit itself to any jurisdiction. Tenders must be submitted using ECMWF's eProcurement Portal. Hard copy (paper) submissions will not be accepted. Due to the need to include performance and compliance obligations in the contract, ECMWF will contract only with a single legal person or entity which is competent to undertake and commit to these obligations. ECMWF recognises that some bids will involve a number of organisations which may wish to work together to deliver the contract requirements. In such cases, these organisations must identify a lead contractor who will sign the contract with ECMWF and who will be responsible for putting in place legal arrangements to ensure that it can guarantee that all other organisations will also meet the contract obligations. ECMWF will not enter into multiple contracts with individual members of consortia or groups of service providers. Eligibility: Refer to Section 3.2 of Volume I of the ITT documents.
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Körper überprüfen
Name: European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF)
Nationale Registrierungsnummer: not applicable
Postanschrift: Shinfield Park
Postleitzahl: RG2 9AX
Postort: Reading
Land: Vereinigtes Königreich 🇬🇧
Kontaktperson: Procurement at ECMWF
E-Mail: procurement@ecmwf.int 📧
Telefon: +44 118 949 9000 📞
Fax: +44 118 986 9450 📠
URL: https://www.ecmwf.int/ 🌏
Endpunkt für den Informationsaustausch (URL): https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Please refer to ECMWF's Procurement Debriefing and Review Procedure published at the ECMWF Suppliers webpage (https://www.ecmwf.int/en/about/suppliers).
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Quelle: OJS 2025/S 203-695982 (2025-10-21)
Auftragsbekanntmachung (2025-11-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
ECMWF, as the Entrusted Entity for the Copernicus Climate Change Service (C3S), invites Tenders to enhance the C3S Energy Service. The requirements are split into two Lots: co-development of online seasonal demonstrators and tools with champion energy users (Lot 1), and maintenance of operational services for the energy sector (Lot 2). For each Lot, ECMWF intends to award a single Framework Agreement for a period of maximum 32 months, which shall be implemented via a single multi-annual Service Contract expected to commence in May 2026. Tenderers are invited to submit their Tenders for either one or both Lots. Note that the expertise required for each Lot strongly differ. In cases where a Tenderer opts to submit Tenders for the two Lots, it is mandatory that each Tender is presented as a separate submission, with its own set of documents, including but not limited to, technical proposals, pricing tables and any required supporting documents. Tenderers must ensure that the submissions for each Lot are independently viable and stand on their own merits.
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Geschätzter Wert ohne MwSt: 975 000 EUR 💰
Beschreibung
400 000 EUR 💰
Dauer: 32 Monate
Dauer
Datum des Beginns: 2026-05-01 📅
Beschreibung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 575 000 EUR 💰

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-01-20 16:00:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-01-05 23:59:59 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Neuer Wert
Text:
The deadline for receipt of tenders is changed to 20/01/2026. The deadline for requesting additional information is changed to 05/01/2026. Estimated contract start date is changed to 01/05/2026. Estimated contract duration is changed to 32 months. Volume IA of the ITT is amended.
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Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2025-11-20 📅
Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 695982-2025
Quelle: OJS 2025/S 227-781174 (2025-11-24)
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