C3S2_523 An LLM-based data search and discovery service for the Climate Data Store

European Centre for Medium Range Weather Forecasts (ECMWF)

ECMWF, as the Entrusted Entity for the Copernicus Climate Change Service (C3S), invites tenders to develop an advanced LLM-based search and discovery service, to enhance user access to climate and environmental data from the C3S Climate Data Store (CDS). The service will enable natural language querying, intelligent data summarisation, and personalised recommendations to support a broader and more diverse user base, including non-experts. It will integrate with existing systems like the CDS Virtual Assistant (“Knowledge Duck”) and explore the use of generative AI for automated quality assessments of datasets.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-10-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-08-05.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Development Seed, Unipessoal Lda

Wer?

• European Centre for Medium Range Weather Forecasts (ECMWF)

Wie?

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Luxembourg › Luxembourg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-08-05	Auftragsbekanntmachung
2025-09-25	Auftragsbekanntmachung
2026-05-13	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2025-08-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: C3S2_523 An LLM-based data search and discovery service for the Climate Data Store
Referenznummer: C3S2_523
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Forschungs- und Entwicklungsdienste und zugehörige Beratung 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im Europäischen Wirtschaftsraum
Beschreibung
Interne Kennung: C3S2_523
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

The main objective of this contract is the development of an LLM-based service to enable users search and discover suitable dataset in the context of their application. The service includes a tool, a web interface and other activities. The proposed solution is expected to function as a user-facing service, that shall a) operate with full availability and accessibility via the CDS, b) provide a natural language interface, c) come with user support and comprehensive documentation, d) offers regular maintenance mechanisms, and e) includes capabilities for monitoring and logging of user querying for continuous service improvement. ECMWF intends to award a single Framework Agreement for a period of maximum 30 months, which shall be implemented via a single Service Contract expected to commence in Q1 2026.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Service shall be performed on Contractor's premises, located either in a European Union Member State or in a Copernicus Participating State.

Dauer: 30 Monate
Dauer
Datum des Beginns: 2026-03-01 📅
Informationen zu elektronischen Katalogen
Die Angebote müssen in Form von elektronischen Katalogen eingereicht werden oder einen elektronischen Katalog enthalten
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Legal and Financial
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Track Record
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Quality of Resources Deployed
Technical Solution Proposed
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Management and Implementation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 15
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Andere
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-14 16:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 9 Monate
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Elektronischer Katalog: Zulässig
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-09-29 23:59:59 📅
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Please refer to Volume V of the ITT documents.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: European Centre for Medium Range Weather Forecasts (ECMWF)
Nationale Registrierungsnummer: fiscal code no. 91148050684
Postanschrift: Robert-Schuman-Platz 3
Postleitzahl: 53175
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Procurement at ECMWF
E-Mail: procurement@ecmwf.int 📧
Telefon: +44 118 949 9000 📞
URL: https://www.ecmwf.int/ 🌏
Endpunkt für den Informationsaustausch (URL): https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation
Haupttätigkeit
Umwelt
Kommunikation
Teilnahme-URL: https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
Name: Please refer to Volume I of the ITT documents for a complete description of the communication and tender submission procedure. Tenderers must register their organisation on the ECMWF's eProcurement Portal to be able to access the ITT documents and to be able to submit a response to the ITT. Registration is free and the process is managed by the portal provider.
EU-Mittel — Programm: Europäisches Erdbeobachtungsprogramm (Copernicus) (2014/2020)
Begründung für die Beschränkung des Zugangs zu bestimmten Auftragsunterlagen: Instrumente, Vorrichtungen oder Dateiformate nicht allgemein verfügbar
Der Zugang zu den Auftragsunterlagen ist beschränkt
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Procedure to be applied: The procurement will be conducted in accordance with ECMWF's procedures as set out in Invitation to Tender documents, which are available on ECMWF's eProcurement Portal (https://procurement.ecmwf.int/) and no other procedures will apply. In submitting this notice ECMWF does not waive the privileges and immunities granted to it by virtue of its status as an intergovernmental organisation or submit itself to any jurisdiction. Tenders must be submitted using ECMWF's eProcurement Portal. Hard copy (paper) submissions will not be accepted. Due to the need to include performance and compliance obligations in the contract, ECMWF will contract only with a single legal person or entity which is competent to undertake and commit to these obligations. ECMWF recognises that some bids will involve a number of organisations which may wish to work together to deliver the contract requirements. In such cases, these organisations must identify a lead contractor who will sign the contract with ECMWF and who will be responsible for putting in place legal arrangements to ensure that it can guarantee that all other organisations will also meet the contract obligations. ECMWF will not enter into multiple contracts with individual members of consortia or groups of service providers. Eligibility: Refer to Section 3.2 of Volume I of the ITT documents.

Körper überprüfen
Name: European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF)
Nationale Registrierungsnummer: not applicable
Postanschrift: Shinfield Park
Postleitzahl: RG2 9AX
Postort: Reading
Land: Vereinigtes Königreich 🇬🇧
Kontaktperson: Procurement at ECMWF
E-Mail: procurement@ecmwf.int 📧
Telefon: +44 118 949 9000 📞
Fax: +44 118 986 9450 📠
URL: https://www.ecmwf.int/ 🌏
Endpunkt für den Informationsaustausch (URL): https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Please refer to ECMWF's Procurement Debriefing and Review Procedure published at the ECMWF Suppliers webpage (https://www.ecmwf.int/en/about/suppliers).

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Quelle: OJS 2025/S 150-517402 (2025-08-05)

Auftragsbekanntmachung (2025-09-25)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-28 16:00:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-10-13 23:59:59 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Neuer Wert
Text:

The deadline for receipt of tenders is changed to 28/10/2025. The deadline for requesting additional information is changed to 13/10/2025. Volume IA of the ITT is amended.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2025-09-23 📅
Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 517402-2025
Quelle: OJS 2025/S 185-632326 (2025-09-25)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2026-05-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

ECMWF, as the Entrusted Entity for the Copernicus Climate Change Service (C3S), entered into a contract to develop an advanced LLM-based search and discovery service, to enhance user access to climate and environmental data from the C3S Climate Data Store (CDS).

Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): 1898397.08 EUR 💰
Bezeichnung des von der EU finanzierten Projekts oder Programms: Europäisches Erdbeobachtungsprogramm (Copernicus) (2014/2020)
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:

The objective of the Framework Agreement is to implement a CDS Assistant that will leverage open-source large language models (LLM) and software, prioritising responsible AI by integrating advanced LLM systems with Retrieval-Augmented Generation (RAG) for accurate and traceable responses. Latest technologies, including European-based LLM providers like Mistral AI and European cloud infrastructure will be used, while maintaining a model-agnostic agent design to adapt to evolving models and ensure a cutting-edge and adaptable solution.

Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: ECMWF/COPERNICUS/2025/C3S2_523_DevSeed
Datum des Vertragsabschlusses: 2026-04-30 📅
Titel: Provision of an LLM-based data search and discovery service for the Climate Data Store
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben ✅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 16
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 16
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 10
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 6
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 8
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 1898397.08 EUR 💰
Kennung des Angebots: C3S2_523 Tender 1
Informationen über die Vergabe von Unteraufträgen
Wert der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt ✅
Prozentanteil der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt ✅
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert ohne MwSt., der voraussichtlich an Dritte weitervergeben wird: 764997.38 EUR 💰
Prozentsatz (%): 40.3
Der Auftrag wird wahrscheinlich an Unterauftragnehmer vergeben ✅
Informationen über Ausschreibungen
Name der anbietenden Partei: DevSeed
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Development Seed, Unipessoal Lda
Nationale Registrierungsnummer: 513352074
Postanschrift: Travessa Pereira 16a
Armazém 12a
Postleitzahl: 1170-313
Postort: Lisboa
Region: Grande Lisboa 🏙️
Land: Portugal 🇵🇹
URL: https://developmentseed.org/ 🌏
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleinst-, kleines oder mittleres Unternehmen
Quelle: OJS 2026/S 093-332820 (2026-05-13)

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