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Zusätzliche Informationen

Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der sog. einfachen Richtwertmethode.
Nach der einfachen Richtwertmethode wird die Kennzahl für das Leistungs-Preis-Verhältnis (Z) nach folgender Formel aus dem Gesamtpreis (P) und den Leistungspunktwert (L) ermittelt:

In diesem Verfahren haben die Variablen der vorgenannten einfachen Richtwertmethode mithin folgende Bedeutung:
- Z = Zuschlagszahl = Leistungs-Preisverhältnis des Angebots
- L = (Gesamt-)Leistungspunktwert gemäß der Bewertungsmatrix (d.h. Gesamtergebnis der Bewertung anhand der einzelnen qualitativen Unterkriterien unter Berücksichtigung ihrer jeweiligen Gewichtung)
- P = Preis für die angebotene Leistung = Gesamtpreis gem. Preisblatt
Für L muss eine Mindestpunktzahl von 130 Punkten erzielt werden; sollte diese nicht erreicht werden, wird das Angebot zwingend ausgeschlossen.
Erlangen mehrere Angebote im Rahmen der Bewertung der Wirtschaftlichkeit den ersten Rang („Punktgleichheit“), wird das Angebot vorrangig berücksichtigt, welches den geringsten Angebotspreis ausweist.
Sollte auch dann noch ein Punktegleichstand bestehen, entscheidet – wenn eine Wettbewerbsabsprache ausgeschlossen werden kann – das Los.

Beschreibung der Optionen

Der Auftraggeber kann diesen Vertrag einseitig um 3 Monate verlängern, wenn das für den Nachfolgevertrag erforderliche Vergabeverfahren nicht rechtzeitig beendet werden konnte und ansonsten ein „vertragsloser“ Zustand bestünde. Diese Verlängerung muss schriftlich bis 3 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit gegenüber dem Auftragnehmer mitgeteilt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Eigenerklärung zur Eignung: Der Bieter muss über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügen.
Mit Angebotsabgabe erklärt der Bieter, dass er insoweit über die erforderlichen Kapazitäten verfügt.
Neben den o.a. Unterlagen/Angaben werden für die Feststellung der wirtschaftlichen und
finanziellen Leistungsfähigkeit die ANLAGEN Angabe Unterauftragnehmereinsatz, Erklärung Unterauftragnehmer sowie Erklärung Bewerber-Bietergemeinschaft ausgewertet.
Ein Bieter gilt nur dann als leistungsfähig in diesem Sinne, wenn eine positive Prognose, dass der Bieter über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügt, getroffen werden kann. Erfüllt ein Bieter zwar die Voraussetzungen nach vorstehendem Satz, hat der Auftraggeber aber Kenntnis von Umständen, die der Annahme der Leistungsfähigkeit des Bieters gleichwohl entgegenstehen könnten, so wird die Leistungsfähigkeit des Bieters abschließend nach allgemeinen Grundsätzen bewertet.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenzen: Es sind vergleichbare Referenzprojekte, welche in den letzten drei Jahren (gerechnet ab der bzw. bis zur Angebotsfrist) erfolgreich abgeschlossen wurden, anzugeben. Hierzu ist die ANLAGE Referenzbeschreibung vollständig ausgefüllt (ggf. mehrfach für Benennung mehrerer Referenzprojekte) mit dem Angebot einzureichen.
Ein Referenzprojekt ist dann mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar,
• wenn es den sich aus der Leistungsbeschreibung (Teil B der Vergabeunterlagen) ergebenden Rahmenbedingungen (Art der Leistung, Vertragsdauer, technisches Umfeld etc.) im Wesentlichen entspricht.
Ein Referenzprojekt gilt als erfolgreich abgeschlossen,
• wenn es nach dem o.g. Stichtag begonnen wurde und seit mindestens 12 Mona-ten läuft.
Die Bewertung erfolgt in einer Gesamtbetrachtung der eingereichten Referenzen. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, mehrere Referenzen einzureichen, um die erforderliche Eignung nachzuweisen. Dies kann auch mit einer einzigen Referenz, die den Auftragsgegenstand in außergewöhnlichem Maße widerspiegelt, erreicht werden. Die Vergabestelle ermöglicht es dem Bieter allerdings, mehrere Referenzen einzureichen, um die Abdeckung des Auftragsgegenstandes zu erleichtern.
Unter Bezugnahme auf den Beschluss des OLG Düsseldorf (Beschluss vom 12.09.2012 – Verg 108/11), in dem der Vergabesenat eine Leistungsbeschreibung, die die Referenzenanzahl auf drei beschränkt hat, als vergaberechtswidrig angesehen hat, weist die Vergabe-stelle auf Folgendes hin:
Die Vergabestelle gibt für die einzureichenden Referenzen keine Beschränkung vor. Allerdings geht die Vergabestelle davon aus, dass für die positive Feststellung der Leistungsfähigkeit eine Betrachtung von 1-3 vergleichbaren Referenzen grundsätzlich ausreichend ist. Dies ist jedoch keine zwingende Vorgabe, so dass dem Bieter im Falle eines Einreichens von mehr als 3 Referenzen keine Nachteile entstehen. Der Hinweis, möglichst 1-3 ver-gleichbare Referenzen einzureichen, ist dem Gedanken geschuldet, dass die Vergabestelle davon ausgeht, dass es nicht erforderlich ist, eine höhere Anzahl von Referenzen einzureichen, um die Erfahrung hinsichtlich des Beschaffungsgegenstandes bewerten zu können. Zudem kann die Auswertung einer sehr hohen Anzahl von Referenzbeschreibungen eine unverhältnismäßig lange Bearbeitungszeit beanspruchen.
Lässt die Bewertung der Referenzbeschreibung gemäß der ANLAGE Referenzbeschreibung die Prognose nicht zu, dass der Bieter den Auftrag fachlich einwandfrei und fristgerecht ausführen wird, so wird die Leistungsfähigkeit verneint und das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Dabei kann bei der Bewertung nur das berücksichtigt wer-den, was auch ausdrücklich im Vordruck ANLAGE Referenzbeschreibung beschrieben wurde.
Der Auftraggeber wird ggf. stichprobenweise oder auch verdachtsabhängig Referenzen überprüfen. Dazu hat der Bieter auf Anforderung eine/n Ansprechpartner/in beim Referenzkunden mit Kontaktdaten (Telefon und E-Mail) zu benennen (die Benennung eines Ansprechpartners auf Seiten des Bieters reicht nicht aus). Sofern ein/e Ansprechpartner/in nicht in angemessener Zeit benannt werden kann, wird die Referenz nicht bei der Bewertung berücksichtigt. Ergeben sich bei dieser Prüfung Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung, kann dies bei der Bewertung berücksichtigt werden. Unter Umständen kann das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen werden, wenn die Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung die Aussagekraft der Referenz grundlegend in Frage stellt bzw. evidente Qualitätsmängel oder falsche Angaben vorliegen.
Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer werden die eingereichten Referenzen insgesamt betrachtet.

Neben den o.a. Unterlagen/Angaben wertet der Auftraggeber für die Feststellung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit die ANLAGEN Angabe Unterauftragnehmereinsatz, Erklärung Unterauftragnehmer sowie Erklärung Bewerber-Bietergemeinschaft aus.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Für die Ausführung dieser Leistungen werden gemäß § 128 Abs. 2 GWB zusätzliche besondere Bedingungen für die Ausführung des Auftrags (Ausführungsbedingungen) gestellt. Dazu sind von den Bietern mit Einreichung des Angebotes entsprechende verbindliche Verpflichtungserklärungen abzugeben, dass sie die an die Ausführung gerichteten zusätzlichen Anforderungen im Fall eines Zuschlags einhalten werden.
• deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung
• Erklärungen zur Zahlung eines Mindestlohns gemäß Vergabegesetz Schleswig-Holstein (VGSH)
• Erklärungen zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung
• Erklärung zur Fremdfirmenordnung von Dataport
• Erklärungen zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
• Erklärung zur Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022
• Erklärungen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung
• Überprüfung des bei der Bedarfsstelle eingesetzten Personals nach SÜG
• Verpflichtung keine „Technologie von L. Ron Hubbard“

Zur Teilnahme an der Kommunikation mit der Vergabestelle sind eine Registrierung des interessierten Unternehmens (siehe Seite 2) sowie die Einrichtung mindestens einer Benutzerkennung in der eVergabe-Software erforderlich. Zur Kommunikation im Vergabeverfahren sowie zur Angebotserstellung und –einreichung können vom Bieter mehrere Benutzerkennungen verwendet werden. Der Bieter ist dafür verantwortlich, dass die Stammdaten und insbesondere die E-Mail-Adresse der Benutzerkennungen aktuell gehalten werden.
Interessierte Unternehmen, die nach dem Download der Vergabeunterlagen Informationen der Vergabestelle zum laufenden Vergabeverfahren erhalten möchten (siehe dazu auch Ziffer 4.1.3. Fragen- und Antwortenforum), können dies im Bieterassistenten entweder mit der Funktion „Nachrichten bestellen“ oder durch die Aufnahme der Angebotsbearbeitung veranlassen.
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass aus technischen Gründen im laufenden Vergabe-verfahren E-Mail-Benachrichtigungen über eingehende Mitteilungen der Vergabestelle aus-schließlich an die E-Mail-Adresse der Benutzerkennung gesendet werden, die die Bearbeitung des Angebotes erstmalig initiiert hat. Der Bieter hat daher dafür Sorge zu tragen, dass die Kenntnisnahme und Bearbeitung eingehender Nachrichten jederzeit sichergestellt ist.
Sämtliche Kommunikation im Rahmen des Vergabeverfahrens findet ausschließlich in deutscher Sprache über den Bieterassistenten (Abschnitt „Nachrichten“) statt.
Verstöße gegen diese Kommunikationsregel (z.B. telefonische Kontaktaufnahmen) können als Verletzung vergaberechtlicher Grundsätze bewertet werden (Wettbewerbsprinzip, Gleichbehandlungs- und Transparenzgebot) und zum Ausschluss aus dem Verfahren führen.
Im Einzelfall können durch die Vergabestelle auch andere elektronische Mittel (z.B. E-Mail über die in der Auftragsbekanntmachung angegebene Kontaktadresse) zur Kommunikation genutzt werden. In diesem Fall wird die Vergabestelle Nachrichten ebenfalls an die im Vergabeverfahren bekannte E-Mail-Adresse des Bieters (s.o.) senden.
Für das Angebot sind nur die von der Vergabestelle zur Verfügung gestellten Vergabeunter-lagen zu verwenden.
Dem Bieter obliegt die Pflicht zur Vollständigkeitsprüfung der Vergabeunterlagen gemäß beigefügter Checkliste. Nachteile, die sich daraus ergeben, dass ein Angebot auf Grundlage unvollständiger Unterlagen abgegeben wurde, gehen zu Lasten des Bieters.

Hinweis zu den Vergabeunterlagen
Die Vergabeunterlagen beinhalten als Anlagen zum Teil B – Leistungsbeschreibung ein Dokument, das teilweise vertrauliche Informationen über die technische Infrastruktur des Auftraggebers beinhalten. Dieses Dokument wird interessierten Unter-nehmen daher erst nach Übersendung einer entsprechenden Vertraulichkeitserklärung zur Verfügung gestellt. Die Vertraulichkeitserklärung ist den Vergabeunterlagen beigefügt und kann dem Auftraggeber für bereits registrierte Unternehmen als Nachricht über den Bieterassistenten zugesandt werden. Die Übersendung dieser Anlage erfolgt dann spätestens am nachfolgenden Arbeitstag (Montag – Freitag).
Es gibt 2 verschiedene Vertraulichkeitserklärungen. Eine Vertraulichkeitserklärung („Interessierte Unternehmen“) ist durch das interessierte Unternehmen abzugeben. Sofern eine Weitergabe der vertraulichen Unterlagen zur Angebotserstellung erforderlich sein sollte, hat das interessierte Unternehmen eine Vertraulichkeitserklärung („Beteiligte Unternehmen“) vom beteiligten Unternehmen einzuholen und dem Auftraggeber zusätzlich vor Weitergabe vorzulegen.
Interessierte Unternehmen i.S. der Vertraulichkeitserklärung sind Unternehmen, die eine Angebotseinreichung beabsichtigen. Beteiligte Unternehmen können z.B. Unternehmen sein, deren Einsatz als Nachunternehmer vorgesehen ist oder verbundene Unternehmen i.S. des § 15 AktG.
Anforderungen an die Abgabe des Angebots
Angebote können nur über den Bieterassistenten der o.g. eVergabe-Plattform eingereicht werden (Funktion „Angebot einreichen“). Das Angebot ist in Textform nach § 126b BGB, d.h. von einer autorisierten Person des Bieters durch Eingabe von Vor- und Nachnamen zu signieren. Die Angebotseinreichung wird durch die eVergabe-Plattform mit einer E-Mail bestätigt.

Öffnung der Angebote
Auf eingereichte Angebote erhält die Vergabestelle frühestens nach Ablauf der Angebotsfrist Zugriff.
Nach Ablauf der Angebotsfrist werden unverzüglich alle eingereichten Angebote in nicht-öffentlicher Sitzung geöffnet und entschlüsselt. Die Öffnung der Angebote wird von zwei Personen der Vergabestelle, die darüber hinaus nicht an dem Vergabeverfahren mitwirken, gemeinsam durchgeführt und dokumentiert.
Dabei wird mindestens festgehalten:
• Name und Anschrift der Bieter,
• die Endbeträge der Angebote und andere den Preis betreffende Angaben,
• ob und von wem Nebenangebote eingereicht worden sind.


Prüfung der Angebote
In dieser Prüfung werden die Angebote auf Vollständigkeit sowie auf fachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft (§ 56 Abs. 1 VgV). Die Prüfung der rechnerischen Richtigkeit erfolgt durch zwei Personen des Auftraggebers.

Wertung der Angebote
Sodann werden alle Angebote in folgenden vier Stufen gewertet (nach §§ 122 bis 127 GWB, §§ 57 bis 60 VgV), wobei die Reihenfolge der Wertungsschritte von der im Folgen-den aufgeführten Reihenfolge abweichen kann:
• Ausschlussgründe (§ 57 VgV)
• Eignung (§ 122 bis 126 GWB, § 42 bis 51 VgV, § 57 VgV)
• Ungewöhnlich niedrige Angebote (§ 60 VgV)
• Wirtschaftlichstes Angebot (§ 127 GWB, §§ 58, 59 VgV).
Hinweis: Aus technischen Gründen werden die Punktwerte, die gemäß der nachfolgend beschriebenen Bewertungsregeln vergeben werden, in der Softwareanwendung der Vergabestelle unabhängig von der zu vergebenden Maximalpunktzahl im Rahmen der Bewertung immer durch einen Prozentwert (Beispiel: Maximalpunktzahl = 10 = 100%; erreichte Punktzahl = 6 = 60%) dargestellt. Dies hat keine Auswirkungen auf die Ergebnisse und Rangfolge der Angebote.

Ausschlussgründe
Zunächst wird geprüft, ob die Angebote gemäß § 57 VgV oder gemäß einzelner Regelungen der Vergabeunterlagen ausgeschlossen werden müssen.
In den Vergabeunterlagen sind an mehreren Stellen weitere Regelungen bzw. Anforderungen an das Angebot definiert, deren Nichteinhaltung unter Umständen zum Ausschluss führt. Es empfiehlt sich daher, die Vergabeunterlagen sorgfältig und vollständig zu lesen. Diese Regelungen/Anforderungen füllen die o. a. rechtlichen Bestimmungen aus bzw. konkretisieren sie.

Wirtschaftlichkeitsbewertung
Es wird das wirtschaftlichste Angebot anhand der mitgeteilten Zuschlagskriterien ermittelt.
Diese sind in diesem Fall der Preis und die Qualität der Leistung. Die Einzelheiten sowie die jeweiligen Unterkriterien und Mindestanforderungen ergeben sich aus den Anlagen Bewertungsmatrix und Preisblatt. Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der sog. einfachen Richtwertmethode.
Nach der einfachen Richtwertmethode wird die Kennzahl für das Leistungs-Preis-Verhältnis (Z) nach folgender Formel aus dem Gesamtpreis (P) und den Leistungspunktwert (L) ermittelt:

In diesem Verfahren haben die Variablen der vorgenannten einfachen Richtwertmethode mithin folgende Bedeutung:
- Z = Zuschlagszahl = Leistungs-Preisverhältnis des Angebots
- L = (Gesamt-)Leistungspunktwert gemäß der Bewertungsmatrix (d.h. Gesamtergebnis der Bewertung anhand der einzelnen qualitativen Unterkriterien unter Berücksichtigung ihrer jeweiligen Gewichtung)
- P = Preis für die angebotene Leistung = Gesamtpreis gem. Preisblatt
Für L muss eine Mindestpunktzahl von 130 Punkten erzielt werden; sollte diese nicht erreicht werden, wird das Angebot zwingend ausgeschlossen.
Erlangen mehrere Angebote im Rahmen der Bewertung der Wirtschaftlichkeit den ersten Rang („Punktgleichheit“), wird das Angebot vorrangig berücksichtigt, welches den geringsten Angebotspreis ausweist.
Sollte auch dann noch ein Punktegleichstand bestehen, entscheidet – wenn eine Wettbewerbsabsprache ausgeschlossen werden kann – das Los.

Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebotes verwendet werden; die Verwendung für andere Zwecke bedarf der Zustimmung. Der Inhalt der Vergabeunterlagen und sämtliche im Verfahren getätigte Kommunikation sind vertraulich zu behandeln; dies gilt auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens. Darauf hat der Bieter auch die bei der Erstellung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter/innen sowie einbezogene Dritte (z.B. Unterauftragnehmer und Lieferanten) hinzuweisen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist auf § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin. Dieser lautet:
"§ 160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegen-über dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“
Darüber hinaus bittet die Vergabestelle darum, Rügen über den Bieterassistenten zu senden.