Einführung und Betrieb eines Personalmanagementsystems

Stiftung Preußischer Kulturbesitz

Einführung und den Betrieb eines Personalmanagementsystems als Private Cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung inkl. Nebenleistungen

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-11-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-10-17.

Wer?

• Stiftung Preußischer Kulturbesitz

Wie?

• Dienstleistungen im Personalwesen, außer Stellenvermittlung und Ausleih von Arbeitnehmern › Dienstleistungen im Bereich Personal sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Entwicklung von Software für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe › Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware
• Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe › Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-10-17	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-10-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Einführung und Betrieb eines Personalmanagementsystems
Referenznummer: SPK-2025/00008
Kurze Beschreibung:

Einführung und den Betrieb eines Personalmanagementsystems als Private Cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung inkl. Nebenleistungen

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen im Bereich Personal sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Beschreibung
Interne Kennung: SPK-2025/00008
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

Abschluss eines Vertrages über die Einführung und den Betrieb eines Personalmanagementsystems als Private Cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung inklusive der notwendigen Unterstützungsdienstleistungen für die Datenmigration aus dem derzeitigen Personalmanagementsystem und Erbringung von Beratungs- bzw. Entwicklungsleistungen nach Bedarf sowie Entgeltabrechnung. Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen im Bereich Personal sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware 📦

Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung 📦

Land: Deutschland 🇩🇪
Dauer: 48 Monate
Maximale Verlängerungen: 6
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Nach Ablauf der initialen Laufzeit von 48 Monaten verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils ein weiteres Jahr, sofern nicht von der Auftraggeberin gemäß der Vertragsbedingungen fristgerecht gekündigt wird.

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 100
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware 📦

Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung 📦

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-11-18 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-11-18 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 27 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-11-18 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-11-03 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen: keine
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Unternehmensreferenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Unternehmensreferenzen gemäß den bekanntgegebenen Anforderungen

Eignungskriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Allgemeine Ausschlussgründe - Es liegen keine Ausschlussgründe gemäß - § 21 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes, - § 98c des Aufenthaltsgesetzes, - § 19 Mindestlohngesetz (MiLoG) - § 21 Absatz 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes und - § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes vom 16. Juli 2021 (BGBl. I S. 2959) vor.

Eignungskriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB - Es liegen keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vor.

Eignungskriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Mindestjahresumsatz Gesamtunternehmen der letzten drei Kalenderjahre - Muss in den letzten drei Kalenderjahren mindestens drei Mio. EUR betragen haben.

Eignungskriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Mindestjahresumsatz mit zum Auftragsgegenstand vergleichbaren Leistungen in den letzten drei Kalenderjahren - Muss in den letzten drei Kalenderjahren mindestens 400.000 EUR pro Jahr betragen haben.

Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Dauer der Geschäftstätigkeit - Das Unternehmen bestand mindestens in den letzten fünf Kalenderjahren ohne Unterbrechung (2020 bis 2025).

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Mindestbeschäftigtenanzahl pro Jahr in den letzten drei Kalenderjahren - Mindestanzahl: 30 Beschäftigte

Eignungskriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Mindestanzahl beschäftigter technischer Fachkräfte für Softwareentwicklung Front- und Backend sowie Cloud pro Jahr in den letzten drei Kalenderjahren - Mindestanzahl: 30 Beschäftigte

Mindestanzahl beschäftigter Fachkräfte Lohnbuchhaltung in den letzten drei Kalenderjahren - Mindestanzahl: 10 Beschäftigte

Informationssicherheitsmanagement ISO 27001 bestehend seit mindestens drei Jahren fortlaufend - Für die Dauer der Vertragsbeziehung aufrechtzuerhalten und auf Anforderung der Auftraggeberin durch Dritterklärung nachzuweisen.

Internes Kontrollsystem nach ISAE-3402 oder IDW PS 951 oder vergleichbar bestehend seit mindestens drei Jahren fortlaufend - Für die Dauer der Vertragsbeziehung aufrechtzuerhalten und auf Anforderung der Auftraggeberin durch Dritterklärung (Wirtschaftsprüfung) nachzuweisen.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Fachkunde der Projektleitung und deren Stellvertretung - Projektleitung und Stellvertretung müssen in den letzten fünf Kalenderjahren mindestens ein Kundenprojekt als Projektleitung oder stellvertretende Projektleitung mit zum Auftragsgegenstand vergleichbaren Leistungen verantwortet haben - zwingend muss dieses Kundenprojekt dem öffentlichen Sektor zugeordnet gewesen sein.

Unternehmensreferenzen - Es sind mindestens drei Referenzen mit folgenden Mindestanforderungen einzureichen: - mindestens 1000 Lohnabrechnungsobjekte (=Beschäftigte) pro Jahr - Referenzgeber*in ist dem öffentlichen Sektor ((Bund (einschließlich Sondervermögen), Länder, Kommunen und Gemeindeverbände (einschließlich deren Einrichtungen), Sozialversicherungsträger und öffentliche Unternehmen)) zugeordnet Mindestanforderung an eine der einzureichenden Referenzen: - Abrechnungsfälle nach TVöD Bund/Länder/Kommunen und Bundes- oder Landesbesoldungsgesetz(e) - Personal- und Abrechnungsdaten des Referenzgebers in physischer Private Cloud Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Angaben bei der/dem Referenzgeber*in vor. Daher ist jeder Referenz die Nennung einer Kontaktperson mit E-Mailadresse und Telefonnummer beizufügen.

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Haftpflichtversicherung - Versicherung Personenschäden über 5.000.000,00 EUR Versicherung Sach- und Vermögensschäden über 3.000.000,00 EUR Die Höchstersatzleistung des Versicherers für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres muss mindestens das Zweifache der vorstehenden Deckungssummen je Schadensfall betragen, d.h. zweifach maximiert sein.

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: siehe Vergabe- und Vertragsunterlagen
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: siehe Vergabe- und Vertragsunterlagen
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stiftung Preußischer Kulturbesitz
Nationale Registrierungsnummer: DE338204900
Postanschrift: Von-der-Heydt Straße 16-18
Postleitzahl: 10785
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: zvs@spk-berlin.de 📧
Telefon: +49 30 266412889 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Freizeit, Sport, Kultur und Religion
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHY5UYTNKA6ASG/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHY5UYTNKA6ASG 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHY5UYTNKA6ASG 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXVHY5UYTNKA6ASG# Es wird darum gebeten, Bieterfragen möglichst frühzeitig zu stellen, auch als Einzelfragen und nicht erst gebündelt, um eine schnelle und für das Vergabeverfahren günstige Beantwortung zu organisieren.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Nationale Registrierungsnummer: t022894990
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postleitzahl: 53123
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +49 2289499-0 📞
Fax: +49 2289499-163 📠
URL: https://www.bundeskartellamt.de/DE/Home/home_node.html 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK). Die Zentrale Vergabestelle (ZVS) weist auf die zulässigen Rechtsbehelfe und einzuhaltenden Fristen hin. --- Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die Vergabestelle zu richten. ---- Statthafter Rechtsbehelf ist gem. §§ 160 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. --- Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 1 GWB bleibt unberührt. --- Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten. Soll ein Nachprüfungsantrag (§ 107 Abs. 1 GWB) per E-Mail eingereicht werden, so ist dies nur mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E-Mail-Adresse vk@bundeskartellamt.bund.de möglich. --- Hinweis: Die SPK ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK). Die Zentrale Vergabestelle (ZVS) weist auf die zulässigen Rechtsbehelfe und einzuhaltenden Fristen hin.
---
Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die Vergabestelle zu richten.
----
Statthafter Rechtsbehelf ist gem. §§ 160 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.
---
Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB.
§ 134 Abs. 1 Satz 1 GWB bleibt unberührt.
---
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten. Soll ein Nachprüfungsantrag (§ 107 Abs. 1 GWB) per E-Mail eingereicht werden, so ist dies nur mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E-Mail-Adresse vk@bundeskartellamt.bund.de möglich.
---
Hinweis:
Die SPK ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-10-17+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 201-689128 (2025-10-17)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit (>20 neue Beschaffungen)

Personaleinstellung (>20)

Dienstleistungen im Personalwesen, außer Stellenvermittlung und Ausleih von Arbeitnehmern (6)