Rahmenvertrag Aktendigitalisierung

Stadt Euskirchen - Fachbereich 1, Allgemeine Verwaltung

Rahmenvertrag für die Digitalisierung aller Verwaltungsakten der Stadt Euskirchen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-06-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-05-13.

Wer?

• Stadt Euskirchen - Fachbereich 1, Allgemeine Verwaltung

Wie?

• Bibliotheksverwaltung › Archivierung
• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning
• Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste › Datenarchivierung

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Köln › Euskirchen

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-05-13	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-05-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvertrag Aktendigitalisierung
Referenznummer: 01-3002-25
Kurze Beschreibung:

Rahmenvertrag für die Digitalisierung aller Verwaltungsakten der Stadt Euskirchen.

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 420 168 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: 01-3002-25
Beschreibung der Beschaffung:

Mit fortschreitender Digitalisierung sollen alle Verwaltungsakten digitalisiert und für eine elektronische Verarbeitung, Vorhaltung und Recherche im Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio verfügbar sein, welche aufgrund gesetzlicher Regelungen nicht von vorne herein im Stadtarchiv aufbewahrt werden müssen. Für die Digitalisierung durch ein externes Dienstleistungsunternehmen wird ein Zeitraum von drei Jahren (Zeitraum 2025 - 2027) einkalkuliert. Der Vertrag beginnt frühestens am 01.09.2025 und spätestens am 01.10.2025. Der Auftraggeber behält sich eine einmalige Verlängerung des Rahmenvertrages um ein weiteres Jahr (2028) vor.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Archivierung 📦

Datenarchivierung 📦

Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Die Digitalisierung der Akten betrifft die Hauptverwaltung sowie teilweise Nebenstellen (z.B. Feuerwehr, Stadtbetrieb Zentrales Immobilienmanagement).

Postanschrift: Kölner Straße 75
Postleitzahl: 53879
Stadt: Euskirchen
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Euskirchen 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-09-01 📅
Datum des Endes: 2027-12-31 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Der Vertrag beginnt frühestens am 01.09.2025 und spätestens am 01.10.2025. Der Auftraggeber behält sich eine einmalige Verlängerung des Rahmenvertrages um ein weiteres Jahr (2028) vor.

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 45.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 55.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-06-18 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-06-18 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Stadt Euskirchen Zentrale Vergabestelle (ZVS) Altes Rathaus Baumstraße 2 53879 Euskirchen
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):

Beim Öffnungstermin sind Bieter und ihre Bevollmächtigten nicht zugelassen. Das Ergebnis der Angebotsöffnung wird nicht mitgeteilt.

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 90 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-06-18 09:00:00 📅
Ort des Eröffnungstermins:

Stadt Euskirchen Zentrale Vergabestelle (ZVS) Altes Rathaus Baumstraße 2 53879 Euskirchen

Zusätzliche Informationen:

Beim Öffnungstermin sind Bieter und ihre Bevollmächtigten nicht zugelassen. Das Ergebnis der Angebotsöffnung wird nicht mitgeteilt.

Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-06-11 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Angebote von Bietern, die zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht alle erforderlichen Unterlagen enthalten, werden nicht zwingend von der Wertung ausgeschlossen. Der Auftraggeber behält sich gemäß § 56 Abs. 2 VgV vor, Bieter aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen, sofern sie nicht die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen (§ 56 Abs. 3 VgV), innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen oder zu vervollständigen.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenen Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen. Siehe Formular 124 LD, Eigenerklärung zur Eignung

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Angaben zu Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. Erklärung, dass in den letzten drei Jahren vergleichbare Leistungen ausgeführt wurden. Siehe Formular 124 LD, Eigenerklärung zur Eignung

Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Angaben zu Arbeitskräften Erklärung, dass die für die Ausführung der Leistungen erforderlichen Beschäftigten zur Verfügung stehen. Siehe Formular 124 LD, Eigenerklärung zur Eignung

Eignungskriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Angaben zu Eintragungen in das Berufsregister des zuständigen Firmensitzes oder Wohnsitzes sowie Angaben zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft. Siehe Formular 124 LD, Eigenerklärung Eignung

Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung Erklärung, dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt wurde. Siehe Formular 124 LD, Eigenerklärung zur Eignung

Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation Erklärung, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet. Alternativ Erklärung, dass ein Insolvenzplan wurde rechtskräftig bestätigt wurde und auf Verlangen vorgelegt wird. Siehe Formular 124 LD, Eigenerklärung zur Eignung

Eignungskriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigenerklärung zur Anwendung der TR-Resiscan bzw. Nachweis Zertifizierung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, BSI TR-03138

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Eigenerklärungen -...zur Eignung - Formblatt 124 LD -...über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen - Formblatt 521 EU -...zu Sanktionen - Formblatt 523 EU -...über Informationen zum Bieter - Formblatt csx59 -...Eigenerklärung zur Anwendung der TR-Resiscan bzw. Nachweis Zertifizierung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, BSI TR-03138 Die drei besten Anbieter werden zu einer Online-Vorstellung ihres Konzepts am 01.07.2025 eingeladen (Rahmenbedingungen der Vorstellung, siehe Dokument "Zuschlagskriterien und Gewichtung" in den Vergabeunterlagen)

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bieter in Frage stellt. Erklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 123 oder § 124 GWB vorliegen. Erklärung, dass das Unternehmen in den letzten zwei Jahren nicht aufgrund eines Verstoßes gegen Vorschriften, der zu einem Eintrag im Gewerbezentralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 Euro belegt worden ist. Gegebenenfalls Erklärung, dass Unternehmen Maßnahmen zur Selbstreinigung ergriffen hat, durch die die Unternehmen die Zuverlässigkeit wieder hergestellt wurde.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadt Euskirchen - Fachbereich 1, Allgemeine Verwaltung
Nationale Registrierungsnummer: DE122395343
Postanschrift: Kölner Straße 75
Postleitzahl: 53879
Postort: Euskirchen
Region: Euskirchen 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
E-Mail: zvs@euskirchen.de 📧
Telefon: +49 225114-512 📞
URL: https://www.euskirchen.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXQ1YYLYVZN/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXQ1YYLYVZN 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXQ1YYLYVZN 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXQ1YYLYVZN
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Nationale Registrierungsnummer: DE812110859
Postanschrift: Zeughausstraße 2 - 20
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: poststelle@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 2211473-045 📞
Fax: +49 2211472-889 📠
URL: https://www.bezreg-koeln.nrw.de 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

- Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). - Bieter können die Unwirksamkeit eines Vertragsschlusses feststellen lassen, wenn der öffentliche Auftraggeber gegen die Informations- und Wartepflicht aus § 134 GWB verstoßen hat oder der Auftrag rechtswidrig ohne vorherige Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben wurde. Wurde der Bieter ohne Vorabinformation direkt durch den öffentlichen Auftraggeber informiert oder die Auftragsvergabe im EU-Amtsblatt bekanntgemacht, muss er einen Nachprüfungsantrag innerhalb von 30 Tagen einlegen, selbst bei unterbliebener Information jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss (§ 135 Abs. 2, Abs. 1 GWB). Neben den vorgenannten Rechtsbehelfsfristen sind folgende Rügefristen zu beachten: - Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). - Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB).

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-05-13+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 093-314227 (2025-05-13)

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