SEWA_01 Provision of a scoping study to assess the current landscape of early warning and Impact-based Forecast initiatives across Africa

European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF)

ECMWF, as an entrusted entity for the implementation of the European Union’s Africa – EU Space partnership programme - Space for Early Warning in Africa (AESPP-SEWA), invites Tenders for the provision of a study to assess the current landscape of early warning and Impact-based Forecast initiatives across Africa. This ITT covers the provision of a scoping study to assess the current landscape of early warning and Impact-based Forecast (IbF) initiatives across Africa. The scoping study is an essential precursor to the four regional IbF pilot demonstrators, focusing on West Africa, East Africa, Central Africa and Southern Africa. The study shall identify existing initiatives, user needs, gaps and priorities to ensure a coherent and complementary approach to capacity building and service development across Africa as a continent, the four sub-Saharan regions and the Indian Ocean Islands. Further details are contained within the Volume II document of the ITT. Kindly note that an extension to the deadline for receipt of tenders is not anticipated and any such requests for an extension should be entirely avoided.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-07-31. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-06-12.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2025-06-12 Auftragsbekanntmachung
2025-10-22 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2025-06-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: SEWA_01 Provision of a scoping study to assess the current landscape of early warning and Impact-based Forecast initiatives across Africa
Referenznummer: SEWA_01
Kurze Beschreibung:
ECMWF, as an entrusted entity for the implementation of the European Union’s Africa – EU Space partnership programme - Space for Early Warning in Africa (AESPP-SEWA), invites Tenders for the provision of a study to assess the current landscape of early warning and Impact-based Forecast initiatives across Africa. This ITT covers the provision of a scoping study to assess the current landscape of early warning and Impact-based Forecast (IbF) initiatives across Africa. The scoping study is an essential precursor to the four regional IbF pilot demonstrators, focusing on West Africa, East Africa, Central Africa and Southern Africa. The study shall identify existing initiatives, user needs, gaps and priorities to ensure a coherent and complementary approach to capacity building and service development across Africa as a continent, the four sub-Saharan regions and the Indian Ocean Islands. Further details are contained within the Volume II document of the ITT. Kindly note that an extension to the deadline for receipt of tenders is not anticipated and any such requests for an extension should be entirely avoided.
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Forschungs- und Entwicklungsdienste und zugehörige Beratung 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 450 000 EUR 💰
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Beliebiger Ort
Beschreibung
Interne Kennung: SEWA_01
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:
The successful tenderer shall deliver a comprehensive scoping study. The study shall map the landscape of existing weather and climate-related early warning initiatives, collect user requirements, assess hazard priorities, and propose an action plan for regional Impact-based Forecasting (IbF) pilots. The study will also reflect on sustainability, ownership, and lessons learned from previous scoping study initiatives. The contractor is required to deliver the following components: Work Package 0 (WP0): Management and coordination Work Package 1 (WP1): Literature review and mapping of existing initiatives, data and interfaces Work Package 2 (WP2): Stakeholder engagement and user requirements Work Package 3 (WP3): Hazard landscape assessment Work Package 4 (WP4): Reflection on sustainability, ownership, and lessons from past initiatives Work Package 5 (WP5): Action plan for regional pilots
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Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Service shall be performed on Contractor's premises, located either in the ECMWF Member States or in a country or territory in accordance with Article 28 of NDICI Regulation. (Regulation (EU) 2021/947 of the European Parliament and of the Council of 9 June 2021 establishing the Neighbourhood, Development and International Cooperation Instrument – Global Europe, amending and repealing Decision No 466/2014/EU of the European Parliament and of the Council and repealing Regulation (EU) 2017/1601 of the European Parliament and of the Council and Council Regulation (EC, Euratom) No 480/2009, OJ L 209, 14.6.2021, p. 1–78, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2021/947/oj) and Volume I of the Invitation to Tender documents.
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Dauer: 6 Monate
Dauer
Datum des Beginns: 2025-10-01 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Tenderer’s Financial & Legal Organisation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 15
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Methodology and Approach
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Team Expertise and Experience
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Understanding of the Context
Project Management and Coordination
Quality Assurance and Risk Management
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Andere
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-07-31 15:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-07-31 15:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): ECMWF's eProcurement Portal
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 9 Monate
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2025-07-31 15:00:00 📅
Ort des Eröffnungstermins: ECMWF's eProcurement Portal
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-07-16 23:59:59 📅
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Please refer to Volume V of the ITT documents.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF)
Nationale Registrierungsnummer: n/a
Postanschrift: Robert-Schuman-Platz 3
Postleitzahl: 53175
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Procurement at ECMWF
E-Mail: procurement@ecmwf.int 📧
Telefon: +44 118 949 9000 📞
Adresse des Käuferprofils: https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation
Haupttätigkeit
Umwelt
Kommunikation
Teilnahme-URL: https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
Name: Please refer to Volume I of the ITT documents for a complete description of the communication and tender submission procedure. Tenderers must register their organsiation on the ECMWF's eProcurement Portal to be able to access the ITT documents and to be able to submit a response to the ITT. Registration is free and the process is managed by the portal provider.
EU-Mittel — Programm: Instrument für Nachbarschaft, Entwicklungszusammenarbeit und internationale Zusammenarbeit (NDICI) (2021/2027)
Begründung für die Beschränkung des Zugangs zu bestimmten Auftragsunterlagen: Instrumente, Vorrichtungen oder Dateiformate nicht allgemein verfügbar
Der Zugang zu den Auftragsunterlagen ist beschränkt
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
The procurement for the contract will be conducted in accordance with ECMWF's procedures as set out in Invitation to Tender documents, which will be available on ECMWF's eProcurement Portal (http://procurement.ecmwf.int/) and no other procedures will apply. In submitting this notice ECMWF does not waive the privileges and immunities granted to it by virtue of its status as an intergovernmental organisation or submit itself to any jurisdiction. Tenders must be submitted using ECMWF's eProcurement Portal. Hard copy (paper) submissions will not be accepted. Due to the need to include performance and compliance obligations in the contract, ECMWF will contract only with a single legal person or entity which is competent to undertake and commit to these obligations. ECMWF recognises that some bids will involve a number of organisations which may wish to work together to deliver the contract requirements. In such cases, these organisations must identify a lead contractor who will sign the contract with ECMWF and who will be responsible for putting in place legal arrangements to ensure that it can guarantee that all other organisations will also meet the contract obligations. ECMWF will not enter into multiple contracts with individual members of consortia or groups of service providers. Eligibility: Refer to Section 3.2 of Volume I of the ITT documents.
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Körper überprüfen
Name: European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF)
Nationale Registrierungsnummer: not applicable
Postanschrift: Shinfield Park
Postleitzahl: RG2 9AX
Postort: Reading
Land: Vereinigtes Königreich 🇬🇧
Kontaktperson: Procurement at ECMWF
E-Mail: procurement@ecmwf.int 📧
Telefon: +44 118 949 9000 📞
Fax: +44 118 986 9450 📠
URL: https://www.ecmwf.int/ 🌏
Endpunkt für den Informationsaustausch (URL): https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Please refer to ECMWF's Procurement Debriefing and Review Procedure published at the ECMWF Suppliers webpage (https://www.ecmwf.int/en/about/suppliers ).
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Quelle: OJS 2025/S 113-384982 (2025-06-12)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2025-10-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
ECMWF, as an entrusted entity for the implementation of the European Union’s Africa – EU Space partnership programme - Strengthening Early Warning in Africa (AESPP-SEWA), entered into a contract for Provision of a scoping study to assess the current landscape of early warning and Impact-based Forecast initiatives across Africa.
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Geschätzter Wert ohne MwSt: 450 000 EUR 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): 449226.16 EUR 💰
Bezeichnung des von der EU finanzierten Projekts oder Programms: Europäisches Raumfahrtprogramm (2021/2027)
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
This contract covers the provision of a scoping study to assess the current landscape of early warning and Impact-based Forecast (IbF) initiatives across Africa. The scoping study is an essential precursor to four regional IbF pilot demonstrators, focusing on West Africa, East Africa, Central Africa and Southern Africa.
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Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: ECMWF/ AESPP- SEWA/2025/01
Datum des Vertragsabschlusses: 2025-10-01 📅
Titel: Agreement for africa – eu space programme – strengthening early warning in africa (aespp- sewa) services – agreement for the provision of a scoping study to assess the current landscape of early warning and impact-based forecast initiatives across africa
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 10
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 449226.16 EUR 💰
Kennung des Angebots: SEWA_01 Tender 1
Informationen über die Vergabe von Unteraufträgen
Wert der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt ✅
Prozentanteil der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt ✅
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert ohne MwSt., der voraussichtlich an Dritte weitervergeben wird: 224775.6 EUR 💰
Prozentsatz (%): 50
Der Auftrag wird wahrscheinlich an Unterauftragnehmer vergeben ✅
Informationen über Ausschreibungen
Name der anbietenden Partei: Hkv
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: HKV Lijn in Water B.V.
Nationale Registrierungsnummer: 39060355
Postanschrift: Botter 11-29
Postleitzahl: 8232 JN
Postort: Lelystad
Region: Flevoland 🏙️
Land: Niederlande 🇳🇱
E-Mail: tenderdesk@hkv.nl 📧
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: European Centre for Medium Range Weather Forecasts (ECMWF)
Nationale Registrierungsnummer: fiscal code no. 91148050684
Kommunikation
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 384982-2025
Quelle: OJS 2025/S 204-699373 (2025-10-22)
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