Veranstaltungsagentur Sunset Picknick

Ruhr Tourismus GmbH

Die RTG sucht eine Agentur für die jährliche Gesamtplanung und Umsetzung des SunsetPicknicks. Die Beauftragung für das SunsetPicknick 2025 erfolgt spätestens mit dem Ende der Zuschlagsfrist am 08.04.2025 mit der Option zur Verlängerung um jeweils 1 Jahr bis maximal 2028. Das Leistungsspektrum umfasst nicht nur die Gesamtorganisation des Events, sondern auch die Beauftragung und Koordination aller erforderlichen Nachauftragnehmer für die Produktion inkl. der entsprechenden Verhandlungen. Die Nachauftragnehmer sind dem Auftraggeber anzuzeigen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-03-10. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-01-31.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Biwenko GmbH

Wer?

• Ruhr Tourismus GmbH

Wie?

Wo?

• Düsseldorf › Oberhausen, Kreisfreie Stadt
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Münster › Recklinghausen

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-01-31	Auftragsbekanntmachung
2025-03-05	Auftragsbekanntmachung
2025-04-16	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2025-01-31)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Veranstaltungsagentur Sunset Picknick
Referenznummer: RTG 12-25
Kurze Beschreibung:

Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 120 000 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: RTG 12-25
Beschreibung der Beschaffung:

Konzeption und Planung der Veranstaltung SunsetPicknick Die Agentur muss ein Feinkonzept erstellen, das den gesamten Ablauf des Events detailliert beschreibt. Dazu gehören insbesondere der konzeptionelle Ansatz sowie die Gesamtkostenplanung. Die Agentur übernimmt die gesamte Planung, Organisation, Durchführung sowie Nachbereitung der Veranstaltung auf Grundlage der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung geltenden Vorschriften.

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Event-Organisation 📦

Organisation von Festivals 📦

Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Die Veranstaltung findet auf der Halde Hoheward in Herten statt. Siehe Preisblatt und erweiterte Leistungsbeschreibung.

Postanschrift: Centroallee 261
Postleitzahl: 46047
Stadt: Oberhausen
Postanschrift: Halde Hoheward
Postleitzahl: 45699
Stadt: Herten
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung:

Oberhausen, Kreisfreie Stadt 🏙️

Recklinghausen 🏙️

Dauer: 1 Jahre
Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Die Beauftragung erfolgt für das SunsetPicknick 2025. Der Auftraggeber erhält die einseitig ausübbare Option zur Verlängerung um jeweils 1 Jahr (bis maximal insgesamt 4 Jahre) bis maximal 2028.

Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

Die Beauftragung erfolgt für das Jahr 2025 mit der Option zur Verlängerung um jeweils 1 Jahr bis maximal 2028.

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 30.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Umsetzungsskizze
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Gesamtkostenplanung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-03-10 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-03-10 10:01:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 30 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2025-03-10 10:01:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-03-03 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Nach Ermessen des Käufers können Unterlagen, Nachweise und Erklärungen zu Eignungskriterien nachgefordert werden.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Eintragung Berufs- oder Handelsregister: Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register (nicht älter als sechs Monate, wobei für die Berechnung der Tag maßgeblich ist, an dem die Angebotsfrist endet), soweit die Eintragung für den jeweiligen Leistungserbringer nach den jeweils einschlägigen Rechtsnormen vorgeschrieben ist (Auszug in Kopie beizufügen)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Berufs/Betriebshaftpflicht: Erklärung darüber, dass der Bieter spätestens bei Beginn der Leistung über eine marktübliche Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung verfügt und dem Auftraggeber entsprechende Nachweise der Versicherung nach Zuschlag unverzüglich vorlegt

Technische und berufliche Fähigkeiten

Referenzen: Vorlage geeigneter Referenzen (mindestens 2, maximal 3) über früher durchgeführte vergleichbare Projekte/Veranstaltungen (Hinweis: vor allem mit Blick auf die schwierige infrastrukturelle Erschließung eines Areals vergleichbar mit der Halde Hoheward für eine vergleichbare Veranstaltung!) innerhalb der letzten drei Jahren mit Angabe des Kunden, des Auftragsgegenstandes, des Auftragswerts und des Zeitraums der Leistungserbringung

Qualifikationen: Angaben zu den Qualifikationen und den fachbezogenen Erfahrungen der zum Einsatz kommenden Verantwortlichen bzw. leitenden Mitarbeiter/innen

Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigenerklärung Ausschlussgründe: Eigenerklärung zu Ausschlussgründen, (Formular 521 EU)

Eigenerklärung Sanktionen: Eigenerklärung Sanktionen (Formular 523 EU)

Bietergemeinschaften, Unteraufträge, Eignungsleihe: Bei Bietergemeinschaften: unterschriebene Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung (Formular 531 EU), bei Unteraufträgen: Erklärung Unteraufträge (Formular 533a oder 533b EU), bei Eignungsleihe: Erklärung Eignungsleihe (Formular 534a oder 534b EU),

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Auf die Ausführungsbestimmungen nach dem TVgG NRW wird hingewiesen. Diese werden als besondere Vertragsbedingungen der Vergabeunterlage beigefügt.

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Entrichtung von Steuern

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Ruhr Tourismus GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE196884225
Postanschrift: Centroallee 261
Postleitzahl: 46047
Postort: Oberhausen
Region: Oberhausen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabestelle
E-Mail: vergaben@ruhr-tourismus.de 📧
Telefon: +49 20889959-143 📞
Fax: +49 20889959-297 📠
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Freizeit, Sport, Kultur und Religion
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXPSYYWDZUH/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXPSYYWDZUH 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXPSYYWDZUH 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 30 Tage
Maximale Verlängerungen: 3
Objekt
Art des Vertrags: Dienstleistungen

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPSYYWDZUH
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Nationale Registrierungsnummer: 00492211473055
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 221147-3055 📞
Fax: +49 211147-2889 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme rügen. . 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach §160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. . 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. . 4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-01-31+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 023-071461 (2025-01-31)

Auftragsbekanntmachung (2025-03-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 120 000 EUR 💰

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-03-12 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-03-12 10:01:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-03-12 10:01:00 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-03-05+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Änderung Angebotsfrist/Einreichungstermin (12.03.2025, 10.00 Uhr) und Zuschlagsfrist (10.04.2025)

Andere zusätzliche Informationen

Änderung Angebotsfrist/Einreichungstermin auf den 12.03.2025, 10.00 Uhr. Die Zuschlagsfrist beginnt mit dem Einreichungstermin und läuft am 10.04.2025 ab.

Hauptgrund für die Änderung: Informationen sind jetzt verfügbar
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 978095e4-89b2-49d0-a881-2fd501c508ce-01
Quelle: OJS 2025/S 047-149939 (2025-03-05)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2025-04-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die RTG suchte eine Agentur für die jährliche Gesamtplanung und Umsetzung des SunsetPicknicks. Die Beauftragung für das SunsetPicknick 2025 erfolgte mit der Option zur Verlängerung um jeweils 1 Jahr bis maximal 2028. Das Leistungsspektrum umfasst nicht nur die Gesamtorganisation des Events, sondern auch die Beauftragung und Koordination aller erforderlichen Nachauftragnehmer für die Produktion inkl. der entsprechenden Verhandlungen.

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Geschätzter Wert ohne MwSt: 120 000 EUR 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): -1 EUR 💰
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:

Konzeption und Planung der Veranstaltung SunsetPicknick Die Agentur musste ein Feinkonzept erstellen, das den gesamten Ablauf des Events detailliert beschreibt. Dazu gehörten insbesondere der konzeptionelle Ansatz sowie die Gesamtkostenplanung. Die Agentur übernimmt die gesamte Planung, Organisation, Durchführung sowie Nachbereitung der Veranstaltung auf Grundlage der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung geltenden Vorschriften.

Hauptstandort oder Erfüllungsort: Die Veranstaltung findet auf der Halde Hoheward in Herten statt.
Informationen über Optionen
Beschreibung der Optionen:

Die Beauftragung erfolgte für das Jahr 2025 mit der Option zur Verlängerung um jeweils 1 Jahr bis maximal 2028.

Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: RTG 12-25
Datum des Vertragsabschlusses: 2025-04-07 📅
Titel: Veranstaltungsagentur Sunset Picknick
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 5
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 5
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: -1 EUR 💰
Kennung des Angebots: 1
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Informationen über die Vergabe von Unteraufträgen
Der Auftrag wird wahrscheinlich an Unterauftragnehmer vergeben ✅
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Biwenko GmbH
Nationale Registrierungsnummer: 023452007220
Postanschrift: Königsallee 178b
Postleitzahl: 44799
Postort: Bochum
Region: Bochum, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: briefe@biwenko.de 📧
Telefon: 0234 52007220 📞
URL: http://biwenko.de 🌏
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleinstunternehmen

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
URL: https://www.ruhr-tourismus.de 🌏
Kommunikation
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 71461-2025

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPSYYWDJSQ
Körper überprüfen
URL: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/indes.html 🌏
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-04-16+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 076-251103 (2025-04-16)

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