Scanleistungen / Aktendigitalisierung

Vivantes - Netzwerk für Gesundheit GmbH

Scanleistung/Aktendigitalisierung

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-03-16. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-02-11.

Wer?

• Vivantes - Netzwerk für Gesundheit GmbH

Wie?

• Datendienste › Datenverarbeitung
• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Berlin › Berlin
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-02-11	Auftragsbekanntmachung
2026-03-06	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-02-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanleistungen / Aktendigitalisierung
Referenznummer: VSG-SEK-2026-05
Kurze Beschreibung: Scanleistung/Aktendigitalisierung
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Datenverarbeitung 📦
Beschreibung
Interne Kennung: VSG-SEK-2026-05
Beschreibung der Beschaffung:

Vivantes betreibt seit 2014 ein digitales Archiv- und Dokumentenmanagementsystem (nachfolgend Archivsystem bezeichnet) und archiviert dort alle patientenbezogenen klinischen und administrativen Akten sowie u. a. auch Verwaltungsakten, Buchhaltungsunterlagen und Projektakten. Tochtergesellschaften und Unternehmen im Kooperationsverbund haben eigene Instanzen im Archivsystem. Die Scanleistung soll unter anderem für die Digitalisierung von Personalakten, Patientenakten, Studienakten, sowie Unterlagen des betriebsärztlichen Diensts, erbracht werden. Die Scanleistung muss für Papierakten an einem Standort auf dem Gelände der AG erfolgen (Betrieb als Servicestelle). Die digitalisierten Dokumente müssen automatisiert an die jeweilige Instanz des vorhandenen Archivsystem der AG übergeben werden.

Zusätzliche Informationen:

1. Die Vivantes - Netzwerk für Gesundheit GmbH hat die Vivantes Service GmbH beauftragt, alle Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem zentralen Einkauf für die Vivantes - Netzwerk für Gesundheit GmbH einschließlich ihrer Tochtergesellschaften zu erbringen. Dies umfasst insbesondere die Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibungen / Vergabeverfahren bis zur Auftragsvergabe / Zuschlagserteilung. Die Vivantes Service GmbH ist dabei bevollmächtigt, im Namen und auf Rechnung der Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH sowie ihrer Tochtergesellschaften zu handeln und für sie Verträge abzuschließen. 2. Die Bieter werden auf die Pflicht zur Einhaltung von Tarifverträgen gem. § 1 Abs. 2 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz bzw. zur Zahlung Mindestlohnes von EUR 14.84 brutto gem. § 1 Abs. 4 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz sowie auf die Verpflichtung zur Weitergabe dieser Pflicht an Nachunternehmer hingewiesen. Einzelheiten ergeben sich aus dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz. 3. Allgemeine Rückfragen und Bieterfragen sind ausschließlich per E-Mail an die unter Ziffer I.1. angegebene E-Mail-Adresse zu richten. Telefonische Bieteranfragen werden nicht beantwortet. 4. Angebote und Verfahrenskorrespondenz sind nur in deutscher Sprache zulässig

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2026-04-07 📅
Datum des Endes: 2028-03-31 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Die Vertragslaufzeit verlängert sich automatisch um jeweils ein Jahr, sofern nicht die Auftraggeber, vertreten durch die Vivantes - Netzwerk für Gesundheit GmbH, einzeln oder gemeinsam der Verlängerung schriftlich widersprechen. Die erste automatische Verlängerung erfolgt um ein Jahr bis zum 31.03.2029. Die zweite automatische Verlängerung erfolgt um ein weiteres Jahr bis zum 31.03.2030.

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 55.0
5.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Umsetzungs- und Lösungsbeschreibung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-03-16 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-03-16 12:05:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 12 Wochen
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2026-03-16 12:05:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-03-09 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Vivantes behält sich gem. § 56 Abs. 2 VgV vor, fehlende Unterlagen nachzufordern. Ein Anspruch des Bieters besteht nicht.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Vorlage von 3 bis zu 6 mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Referenzangaben gemäß Formblatt über die Digitalisierung von Patientenakten. Hiervon müssen mindestens 3 Referenzen den Mindestanforderungen entsprechen. Der Auftraggeber prüft die eingereichten Referenzen so lange Stück für Stück ab, bis er 3 ordnungsgemäße Referenzen zusammen hat. Genügen am Ende nicht mindestens 3 von den maximal 6 eingereichten Referenzen den Mindestanforderungen, wird der Bieter als ungeeignet ausgeschlossen. Mindestanforderungen: 1. Auftragnehmer der durch den Bieter eingereichten Referenzangabe ist ein Krankenhausunternehmen mit mindestens 1000 Betten 2. Scanvolumen pro Monat: mind. 100.000 Belege (beidseitig) 3. Belegerkennung 4. Übergabe der digitalen Dokumente an ein Fremd-Archivsystem (Archivsystem beim Auftraggeber, das nicht vom Auftragnehmer selber entwickelt und geliefert wurde oder vom Auftragnehmer beim Auftraggeber betrieben wird) 5. Datenschutzrechtliche Vernichtung im Auftragsumfang enthalten Die Referenzleistung muss nicht abgeschlossen sein, jedoch zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe eine Restlaufzeit von mindestens 12 Monaten aufweisen.

Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

aktueller Handelsregister- oder entsprechender Firmenregisterauszug des Herkunftslandes, nicht älter als 1 Jahr ab Zeitpunkt der Angebotsabgabe (z.B. in Form eines Internet-Ausdrucks mit Datumsangabe);

Eignungskriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Umweltmanagementsysteme oder -standards
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis der Zertifizierung eines Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001:2000 bzw. einer aktuelleren Fassung der DIN EN ISO 9001-Norm oder gleichwertiger Art (z. B. eigenes QM-Handbuch)

Eigenerklärung zum Fehlen von Ausschlussgründen zur Teilnahme am Wettbewerb gemäß Formblatt 3;

Besondere Vertragsbedingungen und Eigenerklärung zur…

… Tariftreue, Mindestentlohnung und Sozialversicherungsbeiträgen gemäß Anlage 5;

… Förderung von Frauen entsprechend den Regelungen der Berliner Frauenförderungsverordnung gemäß Anlage 5;

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Da der Auftraggeber zur Einhaltung des Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetzes (BerlAVG) in seiner jeweils aktuellen Fassung verpflichtet ist, werden Bieter auf die entsprechenden Pflichten zur Einhaltung der Vertragsbedingungen (u.a. die Pflicht zur Einhaltung von Tarifverträgen sowie zur Zahlung eines Mindestlohnes im Rahmen der Auftragsdurchführung sowie die Frauenförderung) hingewiesen. Die Bieter haben sämtliche Pflichten/ Vertragsbedingungen des BerlAVG bei der Auftragsausführung einzuhalten/ zu akzeptieren.

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Alle Ausschlussgründe gemäß der gesetzlichen Regelungen nach §§ 123, 124 GWB: https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__123.html; https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__124.html

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Vivantes - Netzwerk für Gesundheit GmbH
Nationale Registrierungsnummer: 11-2100031000-94
Postanschrift: Aroser Allee 72-76
Postleitzahl: 13407
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: manuela.menger@vivantes.de 📧
Telefon: 030130114851 📞
URL: https://www.vivantes.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Gesundheit
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y67MB1D/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y67MB1D 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y67MB1D 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
#Bekanntmachungs-ID: CXP4Y67MB1D#
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Nationale Registrierungsnummer: 11-1300000V00-74
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postleitzahl: 10825
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabekammer des Landes Berlin
E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de 📧
Telefon: +49 3090138316 📞
Fax: +49 3090137613 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-02-11+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 030-102237 (2026-02-11)

Auftragsbekanntmachung (2026-03-06)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-03-26 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-03-26 12:05:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2026-03-26 12:05:00 📅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-03-19 23:59:59 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-03-06+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

die Angebotsfrist verschiebt sich auf den 26.03.2026 12:00 Uhr die Zuschlags-/Bindefrist verschiebt sich auf den 28.04.2026 Datum der Angebotsöffnung verschiebt sich auf den 26.03.2026 12:05 Uhr

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2026-03-06 📅
Andere zusätzliche Informationen

auf Grund von Bieterfragen wurden die Ausschreibungsdokumente überarbeitet folgende Unterlagen sind geändert: - Leistungsbeschreibung -Rahmenvertrag -Verfahrensbeschreibung -Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, Anlage 4 -Preisblatt

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 4676aa07-ada8-4d6d-83d1-d877eb859823-01
Quelle: OJS 2026/S 048-164755 (2026-03-06)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (>20 neue Beschaffungen)

Datendienste (13)

Datenverarbeitung (11)

Computertabellierung
Datenanalyse (1)
Datenbereitstellung (2)
Dateneingabe (1)
Datenerfassung (1)
Datenerhebung und -zusammentragung (2)
Datennetzverwaltungs- und -unterstützungsdienste (2)
Datenspeicherung (2)
Datenübertragung