Ausschr. Agenturausschreibungen BWegt

Kurze Beschreibung

2.1 Ausgeschriebene Leistung

Gegenstand der Ausschreibung ist es, einen Dienstleister zu beauftragen, der/die für die Jahre 2024-2026

- die bestehende PR- und Social-Media-Strategie weiterentwickelt sowie sämtliche PR- und Social-Media-Maßnahmen mit innovativem und kreativem Content für die Dachmarke bwegt entwickelt und durchführt sowie anhand von KPIs evaluiert (Los 1),

- für einzelne Kampagnen der Marke bwegt sämtliche Medialeistungen sowohl offline als auch online von der Mediaberatung über die Mediastrategie, die Mediaplanung, den Mediaeinkauf, die Mediaabwicklung, die Kampagnensteuerung bis zur Mediakontrolle durchführt (Los 2)

Die konkreten Anforderungen der zu erbringenden Leistung ergeben sich aus Teil B, Kap. 6ff.

Zusätzliche Informationen

3. Ausschreibungsbedingungen

3.1 Grundlagen

Der Auftraggeber geht davon aus, dass der Auftragswert den Schwellenwert für Leistungen nach § 106 GWB überschreitet. Es wird eine europaweite Ausschreibung des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb gem. § 119 GWB durchgeführt, da nicht alle inhaltlichen und vertraglichen Fragen abschließend geklärt sein können.

Das Verhandlungsverfahren ist wie folgt geplant:

Schritt 1: Teilnahmewettbewerb

Der Auftraggeber veröffentlicht einen Teilnahmewettbewerb und fordert die Bieter im Teilnahmewettbewerb dazu auf, zum festgesetzten Termin ein Konzept abzugeben.

Der Auftraggeber wird anhand der Auswahlkriterien mindestens drei und maximal fünf geeignete Bieter für Schritt 2 auswählen und die zukünftige Zusammenarbeit verhandeln.

Schritt 2: Verhandlungsverfahren

Die in Schritt 1 ausgewählten Bieter werden voraussichtlich in der KW 36 des Jahres 2023 zur Präsentation in KW 38-39 eingeladen. In diesem Termin sollen die ausgewählten Bieter ihr Konzept in einer präsentationsfähigen Form darstellen und erläutern. Mit den Bietern wird das Projektvorgehen erörtert und der Rahmenvertrag verhandelt.

Es werden ggf. weitere Präsentationen / Verhandlungen geführt. Der Auftraggeber behält sich vor, die Zahl der Bieter, die zu weiteren Verhandlungsgesprächen eingeladen werden und die in Schritt 3 aufgefordert werden, weiter zu reduzieren.

Schritt 3: Vertragsabschluss

Die nach Schritt 2 ausgewählten Bieter werden zur Abgabe eines finalen Angebotes aufgefordert. Das finale Angebot besteht aus dem ausverhandelten Rahmenvertrag. Der anhand der Zuschlagskriterien ausgewählte Bieter erhält den Zuschlag auf den Rahmenvertrag.

Die Verdingungsunterlagen dürfen nur zur Erstellung eines Antrages verwendet werden; jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) ist ohne die ausdrückliche Genehmigung der ausschreibenden Stelle nicht gestattet.

Der Bieter hat, auch nach Beendigung der Angebotsphase, über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen geschäftlichen Angelegenheiten der NVBW, des VM sowie weiterer Partner Verschwiegenheit zu wahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung und Vorbereitung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter zu verpflichten. Ebenso verpflichten sich die NVBW und das VM alle Angebotsunterlagen vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben.

3.2 Bestimmung über die Einsendung und Abgabe der Anträge

Der Antrag muss vollständig, in deutscher Sprache und von einer zeichnungsberechtigten Person unterschrieben bis zum

Montag, 07.08.2023, 12:00 Uhr

in elektronischer Form bei der

NVBW - Nahverkehrsgesellschaft Baden-Württemberg mbH - Vergabestelle

auf dem Portal von DTVP unter www.dtvp.de mit der dort angegebenen Nummer vorliegen.

Anträge, die zu diesem Zeitpunkt nicht in vollständiger Form vorliegen, werden nicht berücksichtigt. Die Öffnung erfolgt am selben Tag bei der NVBW. Bieter sind bei der Öffnung nicht zugelassen.

Die Teilnahmeanträge und Angebote werden im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vertraulich behandelt. Die von den Bietern erbetenen personenbedingten Angaben werden im Rahmen des Vergabeverfahrens verarbeitet und gespeichert, siehe dazu die datenschutzrechtlichen Hinweise auf der Homepage der NVBW.

3.3 Mitteilung von Unklarheiten in den Verdingungsunterlagen

Enthalten die Verdingungsunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, so hat der Bewerber unverzüglich die Vergabestelle vor Angebotsabgabe in ausschließlich schriftlicher Form über das Portal von DTVP darauf hinzuweisen.

Fragen zum Angebot müssen ausschließlich schriftlich in deutscher Sprache bis zum

Donnerstag, 27.07.2023, 12:00 Uhr

auf dem Portal von DTVP unter www.dtvp.de mit der dort angegebenen Nummer eingereicht werden.

Die Antworten werden ebenfalls schriftlich gegeben. Sowohl Fragen als auch Antworten werden, soweit sie von allgemeinem Interesse sind, in anonymisierter Form an alle Bewerber bekannt gegeben. Die Bieter müssen sich fortlaufend und eigeninitiativ über neue Informationen durch Besuch der Webseite unterrichten.

3.5 Nebenangebote und Änderungsvorschläge

Nebenangebote sind nicht zulässig.

3.6 Erstattung von Aufwendungen

Aufwendungen, die bei der Antrags-/Angebotserstellung und im weiteren Verlauf des Ausschreibungsvorgangs entstehen, werden nicht erstattet.

Die ausgewählten Bieter, die nach Kapitel 3.1 zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden, ein zuschlagsfähiges Angebot abgeben und nicht den Zuschlag erhalten, erhalten je Los eine Aufwandentschädigung in Höhe von je 5.000 EUR (netto).

4. Formale Anforderungen an die Teilnahmeanträge und Angebote

4.1 Abgabe in deutscher Sprache

Der Teilnahmeantrag (und das spätere Angebot) sind in allen Bestandteilen, inklusive aller geforderten Nachweise und Erklärungen, in deutscher Sprache abzufassen. Ausländischen Schriften müssen neben dem Original auch deutsche Übersetzungen der Nachweise und Erklärungen beiliegen. Hierfür entstehende Kosten sind vom Bieter zu tragen. Die Bieter tragen die Verantwortung für die korrekte Übersetzung der eingereichten Nachweise und Erklärungen.

4.2 Notwendiger Inhalt (Liste der vorzulegenden Unterlagen)

siehe Vergabeunterlagen

4.3 Vollständigkeit des Antrages

Der Antrag muss vollständig sein; unvollständige Anträge können ausgeschlossen werden. Der Antrag muss die Preise und die in den Verdingungsunterlagen geforderten Erklärungen, Nachweise und Angaben (erforderlichenfalls mit den deutschen Übersetzungen) enthalten. Fehlende oder unvollständige Nachweise und Erklärungen können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Alle Eintragungen müssen dokumentenecht sein. Änderungen an den Verdingungsunterlagen sind unzulässig.

4.4 Bindefrist

Die Bindefrist läuft bis 31.12.2023. Bis zum Ablauf dieses Datums ist der Bieter an seinen Antrag, bzw. Angebot, gebunden.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YNB6Q05

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Zur Beurteilung der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Bieters hat dieser den Geschäftsbericht des letzten Kalender- oder Wirtschaftsjahres, aus dem auch die Eigentums- und Gesellschaftsverhältnisse hervorgehen, vorzulegen. Falls durch einen Bieter kein eigener Geschäftsbericht herausgegeben wird, ist die Vorlage des Jahresabschlusses (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und ggf. des Lageberichts) sowie eine Erklärung über die aktuellen Eigentums- und Gesellschaftsverhältnisse ausreichend. Diese Unterlagen sind zwingend für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr vorzulegen.

Mindeststandards

Zur Beurteilung der für die Durchführung der ausgeschriebenen Leistung erforderlichen Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Erfahrung und Zuverlässigkeit, sind vom Bieter und ggfls. von Subunternehmern Referenzen über bisher erbrachte vergleichbare Leistungen im Bereich der Betreuung, Weiterentwicklung und Umsetzung von großen kanalübergreifenden Marketing-kampagnen vorzulegen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die Vergütung erfolgt zu den vereinbarten Preisen grundsätzlich nach Leistungserbringung und auf Nachweis durch Rechnungsstellung. Die gesetzliche Mehrwertsteuer ist auszuweisen.

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Zuständig für die Nachprüfung der Vergabe dieses Auftrags im Verfahren nach §§ 155 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist die Vergabekammer Baden-Württemberg, beim Regierungspräsidium Karlsruhe. Etwaige Vergabeverstöße muss der Bieter gem. § 160 Abs. 3 GWB unverzüglich rügen. Ein Vergabenachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung der Auftraggeber, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.