Digitalisierung DFG-Förderakten

Kurze Beschreibung

Aus Gründen der Bestandserhaltung und zur Erleichterung der Nutzung soll ausgewähltes, unikales Archivgut der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG), das bisher beim Bundesarchiv in Koblenz (BArch) aufbewahrt wurde, digitalisiert werden. Die DFG hat in der Vergangenheit Förderakten der frühen 70er bis 00er Jahre dem BArch übergeben, um sie dort der historischen Wissenschaftsforschung zugänglich zu machen. Die Akten sollen nun im Verfahren des ersetzenden Scannens digitalisiert werden. Vertragsgegenstand ist es im Kern, etwa 210.000 Förderakten der DFG zu digitalisieren. Darüber hinaus sind Aufgaben der Logistik (Transport der Akten) sowie der Aufbereitung, Lagerung und der abschließenden Vernichtung der Akten Vertragsgegenstand.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Unternehmensdarstellung: Unternehmensdarstellung/Erklärung über die Unternehmensstruktur, insb. Gründungsjahr, Hauptsitz, ggf. Niederlassungen, die organisatorische Gliederung, das Leistungsspektrum sowie personelle Kapazitäten.
Die Unternehmensdarstellung sollte max. zwei DIN A4 Seiten umfassen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

2. Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung: Erklärung darüber, dass der Bieter spätestens bei Beginn der Leistung über eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung verfügt.
Sollten für die Leistungserbringung Unterauftragnehmer eingesetzt werden, z. B. für die Transportleistungen, muss der Versicherer bestätigen, dass auch die Tätigkeiten, die der Unterauftragnehmer für den Auftragnehmer im Rahmen der Leistungserbringung für den Auftraggeber erbringt, von der Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung des Auftragnehmers umfasst sind.
Andernfalls muss das von ihm beauftragte Transportunternehmen über eine geeignete Transportversicherung in o. g. Höhe verfügen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

3. Eigenerklärung Nichtvorliegen der Ausschlussgründe zu §§ 123, 124 GWB
4. Eigenerklärung zu Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 (Russland-Sanktionen)
5. Eigenerklärung Nichtvorliegen der Ausschlussvoraussetzungen gem. § 19 Abs. 1 MiLoG: Der Auftraggeber weist darauf hin, dass er unabhängig von der Eigenerklärung gem. § 19 Abs. 1 MiLoG das Recht hat, jederzeit zusätzliche Auskünfte des Wettbewerbsregisters anzufordern (§ 19 Abs. 3 MiLoG). Bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 € netto fordert der Auftraggeber in jedem Fall für die Bieterin oder den Bieter, die oder der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister an.
6. Referenzen: Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten drei Jahren vor Veröffentlichung der Bekanntmachung erbrachten wesentlichen Leistungen mit Angabe von Art und Umfang der erbrachten Leistung, des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des Kunden (inkl. Angabe der Ansprechpartner und Kontaktdaten).
Geeignet ist eine Referenz, wenn die Leistungserbringung innerhalb des Dreijahreszeitraums liegt und Leistung mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar ist.
Vergleichbar ist eine Referenz, wenn sie sich auf die Digitalisierung von Papierdokumenten bezieht, die in Form von Akten vorgelegt wurden. Besonders einschlägig wären Referenzen auf Projekte des ersetzenden Digitalisierens, die also auch Leistungspakete wie Lagerung und anschließende Vernichtung der Akten umfassen.
7. Auftragsverarbeitung: Aufgrund der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer ist zwischen der DFG und dem Unternehmen, das den Zuschlag erhält, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden „DSGVO“) abzuschließen. Dies geschieht auf Grundlage des beiliegenden Entwurfs (Anhang C1). Die darin genannten datenschutzrechtlichen Anforderungen sind zu erfüllen und müssen bei der Angebotskalkulation berücksichtigt werden.
Hierfür sind folgende Angaben in den Anlagen zum Auftragsverarbeitungsvertrag zu machen und mit dem Angebot einzureichen:
a. Orte der Datenverarbeitung
Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 3 (Orte der Datenverarbeitung beim Auftragsverarbeiter) zum Auftragsverarbeitungsvertrag (Anhang C1). Alle die DFG-Akten betreffenden Daten und deren Datenverarbeitung und Datenspeicherung sind ausschließlich nur im Rechtsraum der Europäischen Gemeinschaft (Anwendungsbereich der Datenschutzrichtlinie 95/46/EG) zulässig.
b. Nennung der Ansprechpartner
Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 4 (Ansprechpartner und Weisungen des Verantwortlichen) zum Auftragsverarbeitungsvertrag (Anhang C1).
c. Konzept zum Datenschutz und zur Datensicherheit
Vorlage eines Datenschutzkonzepts, das gemäß Art. 28 DSGVO hinreichende Garantien dafür bietet, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet ist. Dies beinhaltet auch die Vorlage eines IT-Sicherheits- sowie Transportsicherheitskonzepts, das den Anforderungen des Art. 32 DSGVO zum Schutz von schützenswerten Daten und personenbezogenen Daten genügt.
Alle die DFG-Akten betreffenden Daten und deren Datenverarbeitung und Datenspeicherung sind ausschließlich nur im Rechtsraum der Europäischen Gemeinschaft (Anwendungsbereich der Datenschutzrichtlinie 95/46/EG) zulässig. Der Zugriff auf die Daten ist nur dem mit der DFG und dem BArch abgestimmten Personenkreis gestattet.
Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 5 (technisch-organisatorische Maßnahmen) zum Auftragsverarbeitungsvertrag (Anhang C1).
d. Ggf. Nennung der weiteren Auftragsverarbeiter
Falls Sie weitere Auftragsverarbeiter einsetzen, nennen Sie bitte Name und Anschrift der weiteren Auftragsverarbeiter, Gegenstand der Unterbeauftragung, sowie optional das Datum des Vertrags zur Unterbeauftragung.
Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 6 (weitere Auftragsverarbeiter) zum Auftragsverarbeitungsvertrag (Anhang C1).
8. Konzept gemäß TR-RESISCAN (BSI): Vorlage eines Konzepts, das den Anforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für Projekte des ersetzenden Scannens (mit anschließender Vernichtung der digitalisierten Akten) entsprechend des sehr hohen Schutzbedarfsniveaus nach TR-RESISCAN genügt.
9. Nachweise über Maßnahmen zur Qualitätssicherung: Nachweise über Maßnahmen zur Qualitätssicherung (z.B. Zertifizierung nach BSI TR-RESISCAN, ISO 9001, ISO 27001 oder gleichwertig).
Für die angegebenen Zertifizierung kann auch ein gleichwertiger Nachweis erbracht werden. Sollte der Bieter einen gleichwertigen Nachweis vorlegen, hat er dessen Gleichwertigkeit mit dem Angebot darzulegen.
10. Ansprechperson: Bitte nennen Sie uns Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse der für die Gesamtkoordination verantwortlichen Ansprechperson.
11. Startdatum: Die Leistung startet möglichst unmittelbar nach Zuschlag. Bitte nennen Sie in Ihrem Angebot das Ihnen mögliche Startdatum.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz 1, 169 Abs. 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 15 Kalendertage nach Absendung der Bieterinformation nach § 134 Abs. 1 GWB.
Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße 10 Kalendertage nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB).
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).
Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.