Empfangs- und Pfortendienste

Beschreibung der Beschaffung

I. Empfangs-Pfortendienst in der Oper- und Schauspielpforte I.1.Empfangs-Pfortendienst nach festem Dienstplan. I.2.Springer-Einsatz bei Urlaub oder Krankheit der hauseigenen Pförtner. I.3. Notruf- und Serviceleitstelle

Diese Tätigkeit umfasst:
• Einlasskontrolle des Hauspersonals, der Besucher und der Fremdfirmen
• Bedienung der Telefonzentrale
• Telefonische und persönliche Erteilung von Auskünften
• Annahme undWeiterleitung von Post und sonstigenWaren
• Verwaltung und Ausgabe von Schlüsseln
• Überwachung verschiedener Alarmmonitore und Feuerwehrzufahrten, der Brandmeldeanlage und im Bedarfsfall umgehende Einleitung und Koordination der notwendigen Maßnahmen

Zu I.1. und I.2.
Die Opernpforte ist von 06.30 Uhr - 14:30 Uhr in der Frühschicht,
von 14:30 Uhr - 22.30 Uhr in der Spätschicht zu besetzen.
Die Schauspielpforte ist in 2 Schichten wie folgt zu besetzen: von 06.30 Uhr - 14:30 Uhr und von 14:30 Uhr - 23.00 Uhr oder bis zur späteren Hausschließung nach Betriebsverlängerung.

O.g. Betriebsverlängerungen werden im bestätigten Wochenplan, immer am Donnerstag der Vorwoche, mitgeteilt. Kurzfristige Änderungen werden dem Auftragnehmer zeitnah mitgeteilt.

Erforderlich für den kontrollierten Ein- bzw. Ausgang an der Opern- und Schauspielpforte ist, dass diese in der Zeit von 06.30 Uhr bis ca. 23.00 durchgängig besetzt ist.
Durch den Proben- und Spielbetrieb sowie diverse Arbeiten auf unseren Bühnen kann es erforderlich sein, die Schauspielpforte auch in der Nachtschicht (zw. 23.00 Uhr und 06.30 Uhr) für einen flexiblen Zeitraum zu besetzen.

Aufgrund dieser Anforderungen und durch Krankheits- und Urlaubstage ist es dem hauseigenen Pfortenpersonal nicht möglich, diese Zeiten abzudecken.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Pforten bei kurzfristiger Personalbestellung innerhalb von 2 Stunden nach Beauftragung durch eingewiesene Pfortenmitarbeiter zu besetzen.

Gesucht wird ein Dienstleistungsunternehmen, das über pfortenerfahrenes Personal und über die Kapazität verfügt, im o.g. Zeitraum zuverlässig personelle Lücken im Pfortendienstplan der SBF zu schließen.
Beispielhaft sind in der Anlage die Anforderungen der festen Dienste und der Ersatzdienste (lila markiert) des letzten Geschäftsjahres dargestellt.
Es werden deshalb insbesondere in diesem Punkt höchste Anforderungen an die Flexibilität und Leistungskraft des zukünftigen Partners gestellt.

Wir setzen einen fest eingewiesenen Mitarbeiterpool von mindestens 5 Personen zusätzlich zu den eingewiesenen Mitarbeitern der Pausenablösung voraus.
Die Einarbeitung des Mitarbeiterpools erfolgt nach Absprache und auf Kosten des
Auftraggebers.
Mitarbeiter die vom Auftragnehmer zu einem späteren Zeitpunkt eingesetzt werden
sind ausschließlich vom Personal des Auftragnehmers und auf dessen Kosten einzuweisen.
Die Einarbeitung hat entsprechend den inhaltlichen und zeitlichen Standards des
Auftraggebers adäquat zu erfolgen.

Aufgrund der Komplexität des Hauses und der daraus resultierenden umfangreichen
Einarbeitungsphase ist eine hohe Personalfluktuation nicht akzeptabel.

II. IHK geprüfter oder technischer Sicherheitsmitarbeiter im Nachtdienst an der
Opernpforte
zusätzlich zu den Tätigkeiten des Pfortendienstes sind folgende Aufgaben zu erledigen:
• Kontrollgänge in der gesamten Liegenschaft laut Begehungsplan und Einweisung.
• Schließen verschiedener Türen und Hoftore anhand einer Schließanlagenliste.
• Pro Nachtdienst 3 Aussenkontrollgänge (0:00 Uhr, 2:30 Uhr und 5:00 Uhr);
Ein geeignetesWächter-Kontrollsystem ist vom Auftragnehmer zu stellen.
• Im Falle von Störmeldungen in unseren Außenliegenschaften:
 Bockenheimer Depot, Carlo -Schmidt-Platz 1
 Sontraer Straße16
 Schielestraße 39-41
 Franziusstraße 20

hat der technische Sicherheitsmitarbeiter
 während der Hausöffnungszeiten die zuständigen Stellen im Haus zu
benachrichtigen
 außerhalb der Hausöffnungszeiten umgehend die Notrufzentrale seiner Bewachungsfirma zu benachrichtigen. Die Notrufzentrale hat sofort geeignete Mitarbeiter zum Alarmobjekt zu entsenden (Objekterreichbarkeit innerhalb von 20 Minuten nach Notrufeingang ist Voraussetzung).
 die Störmeldungen entsprechend zu protokollieren
Der Einsatz erfolgt täglich an der Opernpforte von 22.30 Uhr - 06.30 Uhr. In einzelnen, nicht vorhersehbaren Fällen muss eine kurzfristige und außerordentliche Dienstzeitverlängerung auf bis zu 12 Stunden möglich sein. Diese Verlängerung kann auch im Rahmen einer Ablösung durch einen ins Objekt eingearbeiteten Mitarbeiter des Auftragnehmers erfolgen.
Ein Mitarbeiterpool von zwei Personen ist Voraussetzung. Zwei weitere Mitarbeiter müssen ins Objekt eingearbeitet sein.
Zu 1.3.
Der Arbeitnehmer ist zur Einrichtung einer VdS-zertifizierten zentralen Notruf- und
Serviceleitstelle verpflichtet, die 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr, in Bereitschaft ist.