Gehalts- / Reisekostenabrechnung für die Konzernvorstände der Deutschen Bahn AG / Zusammenstellung der Vergütungstabellen und Anhangsangaben zur Vorstandsvergütung im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss

Titel

Gehalts- / Reisekostenabrechnung für die Konzernvorstände der Deutschen Bahn AG / Zusammenstellung der Vergütungstabellen und Anhangsangaben zur Vorstandsvergütung im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss
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Kurze Beschreibung

Gehalts- / Reisekostenabrechnung für die Konzernvorstände der Deutschen Bahn AG / Zusammenstellung der Vergütungstabellen und Anhangsangaben zur Vorstandsvergütung im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss

Beschreibung der Beschaffung

1. Ausgangssituation und Handlungsbedarf
 Die monatlichen / regelmäßigen
- Gehaltsabrechnungen für die Konzernvorstände
- Reisekostenabrechnungen für die Konzernvorstände
- Betriebsrentenabrechnung für die ausgeschiedenen Konzernvorstände
der Deutschen Bahn AG sollen durch einen externen Steuerberater abgewickelt werden
 Im Zusammenhang mit dem jährlichen Jahresabschluss sollen die Vergütungstabellen und Anhangsangaben zur Vergütung aktiver und auch ehemaliger Vorstandsmitglieder durch einen Wirtschaftsprüfer zusammengestellt werden
2. Zielsetzung
 Fristgerechte Gehalts- / Reisekosten- / Betriebsrentenabrechnung
 Kompetente Beratung der Mitglieder des Konzernvorstands in lohnsteuerlichen Angelegenheiten
 Fristgerechte Zusammenstellung der Vergütungsdaten für den Jahresabschluss der Deutschen Bahn AG
3. Leistungen des Auftragnehmers
 Monatliche Gehalts- / Reisekosten- / Betriebsrentenabrechnung
 Korrekte steuerliche Würdigung und Behandlung der erhaltenen Informationen (insbesondere Firmenwagen, Fahrvergünstigungen, doppelte Haushaltsführung / ggf. auch rückwirkend). Soweit im Zusammenhang mit den Reisekosten steuer-pflichtige Leistungen oder Vorteile gewährt werden, werden diese in der Gehaltsabrechnung erfasst.
 Die Zahlungsabwicklung erfolgt über zwei vom Auftragnehmer geführte Treuhandkonten (1x Gehälter/Renten; 1x Reisekosten)
 Bei Bedarf können die Zahlungen des monatlichen Gehalts sowie die Erstattung der Reisekosten auf zwei verschiedene Girokonten der jeweiligen Vorstandsmitglieder erfolgen.
 Beratung der Deutschen Bahn AG in lohnsteuerlichen Angelegenheiten von Mit-gliedern des Vorstands.
 Mitwirkung bei der von den Finanzverwaltungen durchgeführten Lohnsteueraußenprüfungen.
 Bereitstellung von Abrechnungsunterlagen für die von den Wirtschaftsprüfern und der Revision durchgeführten Prüfungen und zu erstellenden Berichte (Bezügebericht / Reisekostenprüfung).
 Zusammenstellung der Vergütungstabellen und Anhangsangaben zur Vorstandsvergütung im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss. Die Erstellung der Vergütungstabellen im Vergütungsbericht erfolgt nach Maßgabe der handelsrechtlichen Vorschriften bzw. der International Financial Reporting Standards (wie sie in der EU verabschiedet worden sind).
Die Erstellung der Vergütungsangaben umfasst die Entwicklung der Vergütungstabellen und Anhangangaben aus den vorgelegten Belegen, Büchern und Verträ-gen unter Berücksichtigung der vom Auftraggeber erteilten Auskünfte. Die Erstellungsarbeiten sind zu dokumentieren und für die Gesellschaft und den Abschlussprüfer prüffähig aufzubereiten.
4. Leistungen des Auftraggebers
 Die DBAG ist dafür zuständig,
- dem Auftraggeber alle für die Gehaltsabrechnung erforderlichen Daten monatlich zu übermitteln
- auf Anforderung des Auftraggebers die Treuhandkonten mit ausreichenden Zahlungsmitteln zu bedienen
- nach der Übermittlung der Abrechnungsdaten die Lohnsteueranmeldung und die hausinterne korrekte Verbuchung sicherzustellen.
5. Leistungsumfang (anhand der derzeitigen Zahlen)
 Monatliche Gehaltsabrechnung: 8 Konzernvorstände
 Monatliche Betriebsrentenabrechnung: 23 Betriebsrentner
 Monatliche Treuhandkontenabrechnung: 2 Stück
 Jährlich Reisekostenabrechnungen: 200 Stück bzw. 80 Std.
 Jährlich Jahresabschlussangaben: 15 Std.
6. Zeitlicher Rahmen
 Der Vertrag mit dem bisherigen Dienstleister endet spätestens am 31.12.2023. Der Auftrag soll frühestmöglich, d. h. möglichst bereits zum 01.10.2023 übernommen werden, um eine lückenlose und professionelle Übernahme der Gehalts- / Reisekosten- / Betriebsrentenabrechnung gewährleisten zu können.
 Die Zusammenstellung der Vergütungstabellen und Anhangsangaben zur Vorstandsvergütung für den Jahresabschluss 2023 erfolgt voraussichtlich noch durch den bisherigen Dienstleister. Es muss sichergestellt werden, dass die bisherigen Prozesse spätestens mit dem Jahresabschluss 2024 durch den neuen Auftraggeber garantiert werden können.
7. Sonstiger Datenschutz
 Zusätzlich und unabhängig von den üblichen berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten darf kein Mitarbeiter des Auftragnehmers Informationen an andere Mitarbeiter des Auftragnehmers oder andere Mitarbeiter des Auftraggebers weitergeben, die mit diesem Auftrag nicht befasst sind.
8. Ergänzende Anforderungen in Bezug auf die EVB Informationssicherheit
 Der Schutzbedarf der vom Vertrag abgedeckten Informationen und Anwendungen (Schutzbedarf Informationssicherheit) wurde am 22.06.2023 durch die DB AG folgendermaßen festgelegt: hoch
9. Schätz- und Höchstmengen
Die geschätzte Menge der Leistungen, die während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung abgerufen wird (Schätzmenge), beträgt:
96 Gehaltsabrechnungen p.a. (8 Vorstände à 12 Monate)
276 Betriebsrentenabrechnungen p.a. (23 ehemalige Vorstände à 12 Monate)
24 Treuhandkontenabrechnungen p.a. und sonstige Ausgaben
(2 Treuhandkonten à 12 Monate)
200 Reisekostenabrechnungen p. a. (ca. 80 Std.)
24 Std./p.a. Anfragen zu Einzelthemen
12 Std./p.a. Mitwirkung bei Lohnsteueraußenprüfungen / Bereitstellung von
Abrechnungsunterlagen (Bezügebericht / Reisekostenprüfung)
15 Std./p. a. Zusammenstellung der Vergütungsdaten für den Jahresabschluss
Die Höchstmenge der Leistungen, die während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung abgerufen werden kann, beträgt:
108 Gehaltsabrechnungen p.a.
300 Betriebsrentenabrechnungen p.a.
30 Treuhandkontenabrechnungen p.a. und sonstige Ausgaben
(2 Treuhandkonten à 12 Monate)
250 Reisekostenabrechnungen p. a. (ca. 100 Std.)
30 Std./p.a. Anfragen zu Einzelthemen
15 Std./p.a. Mitwirkung bei Lohnsteueraußenprüfungen / Bereitstellung von
Abrechnungsunterlagen (Bezügebericht / Reisekostenprüfung)
20 Std./p. a. Zusammenstellung der Vergütungsdaten für den Jahresabschluss
11. Preismodell
 Monatliche pauschale Gebühr für die Gehaltsabrechnung (je Vorstandsmitglied)
 Monatliche pauschale Gebühr für die laufende Abrechnung der Reisekosten (je Reisekostenabrechnung)
 Monatliche pauschale Gebühr für die Betriebsrentenabrechnung (je Betriebsrentner)
 Monatliche pauschale Gebühr für die Führung und Abrechnung der Treuhandkon-ten und sonstiger Auslagen
 Die pauschalen Gebühren umfassen alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Gehalts- / Reisekosten- / Betriebsrentenabrechnung (d. h. zum Beispiel auch Nachberechnungen und rückwirkende Anpassungen von Bezügen inklusive etwaiger verbundenen Einzel/-Rückfragen)
 Die Gebühren für die Beratung der Deutschen Bahn in lohnsteuerlichen Angelegenheiten von Mitgliedern des Vorstands richten sich nach dem entstehenden Zeitaufwand der eingesetzten Mitarbeiter. Die voraussichtlichen Kosten werden vor Beratung mit dem Auftraggeber abgestimmt.
 Die Gebühren für die Bereitstellung der Jahresabschlussangaben richten sich nach dem entstehenden Zeitaufwand der eingesetzten Mitarbeiter.
 Rechnungserstellung für die Gehalts-/ Reisekosten- / Betriebsrentenabrechnung sowie für lohnsteuerliche Beratung erfolgt monatlich
 Rechnungserstellung für die Jahresabschlussangaben erfolgt jährlich

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

A Bietereigenerklärung
Der Bieter hat auf Grundlage des Vordruckes „Bietereigenerklärung“ eine ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärung abzugeben.
B Handelsregisterauszug
Der Bieter hat im Vorfeld einen aktuellen Handelsregisterauszug vorzulegen. Dieser darf nicht älter als 3 Monate sein.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

C Erklärung des Gesamtumsatzes des Unternehmens bzw. eines Rechtsvorgängers sowie den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre.
C.1 Gesamtumsatz in Deutschland 1. Jahr (2020) > 500 Millionen Euro
C.2 Gesamtumsatz in Deutschland 2. Jahr (2021) > 500 Millionen Euro
C.3 Gesamtumsatz in Deutschland 3. Jahr (2022) > 500 Millionen Euro
D.1 durch eine Bankauskunft mit Aussage zur generellen Finanzsituation (insbesondere Liquidität). Diese darf nicht älter als 3 Monate sein
D.2 durch eine Wirtschaftsauskunft wie z.B. Bürgel, Creditreform, Dun & Bradstreet oder gleichwertig. Eine – gegenüber dem Branchenwert - deutlich unterdurchschnittliche Auskunft kann zum Ausschluss führen. Diese darf nicht älter als 3 Monate sein. Eine Bankauskunft, wie in E2 gefordert, ist nicht ausreichend.
E Haftpflichtversicherung
Bitte geben Sie einen Nachweis über die abgeschlossene Haftpflichtversicherung mit Angabe des Versicherers, der Höhe der Deckung und der Gültigkeit ab.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

F "Allgemeine Informationen zum Unternehmen
Bitte stellen Sie Ihr Unternehmen kurz und prägnant vor. Gehen Sie hierbei insbesondere auf nachfolgende Punkte ein: "
F.1 Wann war das Gründungsjahr?
F.2 Welche Gesellschaftsform besitzt das Unternehmen?
F.3 Wie ist die Gesellschafterstruktur des Unternehmens?
F.4 Gab es in den letzten Jahren weitreichende Änderungen in der Gesellschafterstruktur? Und wenn ja, welche?
F.5 Bitte fügen Sie eine Aufstellung über den/die Standort/-e des Unternehmens bei. Dabei sind konzernverbundene Standorte und die von Partnern / Subunternehmern kenntlich zu machen.
F.6 Erläutern Sie bitte Ihre Unternehmensstruktur und Geschäftsbereiche.
G "Leistungsspektrum/Leistungsportfolio
Erläutern Sie bitte Ihr Leistungsspektrum/Leistungsportfolio Ihres Unternehmens bezogen auf den Vergabegegenstand. Gehen Sie dabei insbesondere auf folgende Punkte ein: "
G.1 Erfahrungen Gehalts- / Reisekostenabrechnung für Vorstände von großen Aktiengesellschaften (mind. 3 Referenzen/Referenzprojekte, nicht älter als 2 Jahre)
G.2 Erfahrungen Zusammenstellung der Vergütungstabellen und Anhangsangaben zur Vergütung aktiver und auch ehemaliger Vorstandsmitglieder im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss von großen Aktiengesellschaften (mind. 3 Referenzen/Referenzprojekte, nicht älter als 2 Jahre)
G.3 Bestätigung, dass der Vertragsstart ab voraussichtlich den 01.10.2023 für die Abrechnungspositionen gewährleistet werden kann.
H Erfahrungen, Kenntnisse, Kompetenzen, die das Unternehmen bzw. die von Ihm entsendeten Personen besitzen müssen, für die reine Fachkräfteunterstützung, d. h. Leistungserbringung
H.1 Für die Leistungserbringung bzgl. der Gehalts- / Reisekostenabrechnung bedarf es mindestens bei 1 Person die Qualifkation eines Steuerberaters mit mindestens 5 jähriger Berufserfahrung
H.2 Für die Leistungserbringung bzgl. der Zusammenstellung der Vergütungstabellen und Anhangsangaben bedarf es mindestens bei 1 Person die Qualifkation eines Wirtschaftsprüfers mit mindestens 5 jähriger Berufserfahrung
I "Ansprechpartner bei Leistungserbringung / in der Vertragslaufzeit /
Leistungserbringung bei kurzfristigen Änderungen"
I.1 Der Bewerber verpflichtet sich einen zentralen sowie einen Stellvertreter dem Auftraggeber zu benennen, der Mo - Fr zwischen 9 und 17 Uhr ansprechbar und erreichbar sein wird. In Absprache auch außerhalb dieser Zeit. Eine Eigenerklärung ist ausreichend.
I.2 Der Bewerber kann kurzfristige Änderungen bei Gehalts- / Reisekosten- / Betriebsrentenabrechnungen zeitnah berücksichtigen, d. h. Unterlagen, die bis zu 5 Arbeitstage vor Abrechnung eingereicht werden, können noch im Abrechnungsmonat berücksichtigt werden
J "Sprache (während Verhandlungsverfahren mit ÖT als auch während Vertragslaufzeit)
Sämtliche Kommunikation und Dokumentation zwischen Auftraggeber und ihrem Unternehmen erfolgt in Wort und Schrift in Deutsch. Bitte bestätigen Sie dies durch eine Eigenklärung. "
K Qualität. Standards, Datenschutz
K.1 Über welche ISO-Zertifizierungen oder andere gleichwertige, neutrale Qualitätsbescheinigungen sowie Standards verfügt Ihr Unternehmen. Bitte legen Sie entsprechende Nachweise bei und erläutern Sie, wie Ihr Unternehmen eine gleichbleibende Qualität in der Leistungserbringung gewährleistet.
K.2 Bitte bestätigen Sie mittels Eigenerklärung , dass Ihr Unternehmen die am Sitz des Auftraggebers geltenden datenschutzrechtlichen Regelungen bezogen auf den Vergabegegenstand jederzeit einhalten wird.
K.3 Bitte erläutern Sie, wie Ihr Unternehmen die datenschutzrechtlichen Anforderungen im Hinblick auf die Leistungserbringung einzuhalten gedenkt. Hierfür wird um Vorlage eines aussagekräftigen Datenschutzkonzeptes gebeten.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

— alle Unterlagen sind ausschließlich elektronisch vorzulegen
— alle im Anhang A1 (Bewerbungsbedingungen) sowie im Anhang B1 (Eignungskriterien) geforderten Nachweise sind unbedingt vorzulegen. Das Fehlen von geforderten Erklärungen/Unterlagen kann zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren führen
— nur diejenigen Bewerber oder Bietergemeinschaften, die die im Anhang B1 (Eignungskriterien) geforderten Nachweise vollständig vorlegen, die genannten Mindestanforderungen erfüllen und somit geeignet sind, diese Leistung zu erbringen, kommen in die weitere Auswahl und werden zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert
— maßgeblich zur Wahrung der Fristen sind immer der Zeitpunkt des Uploads sowie die Einreichung im Bieterportal der Deutschen Bahn AG

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll

Bietergemeinschaft deutschen Rechts oder gleichwertig. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft müssen gesamtschuldnerisch haften und einen bevollmächtigten Vertreter mit Abgabe des Teilnahmeantrages benennen.

Verweis auf die einschlägige Rechts- oder Verwaltungsvorschrift

Die Erbringung der Dienstleistung ist einem besonderen Berufsstand vorbehalten
Verweis auf die einschlägige Rechts- oder Verwaltungsvorschrift:
Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften

Wir weisen darauf hin, dass die VO (EU) 2022/576 zur Änderung der VO (EU) Nr. 833/2014 Anwendung findet und Unternehmen, die den Sanktionsmaßnahmen in Art. 5k der VO (EU) 2022/576 unterfallen, aus dem Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Wenn der Zuschlag bereits wirksam erteilt worden ist, kann dieser nicht mehr vor der Vergabekammer angegriffen werden (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Der Zuschlag darf erst 10 Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder per E-Mail bzw. 15 Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post erteilt werden (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 3 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.