Kommunikationsagentur für das Zentrum für Safe Sport (ZfSS)

Kurze Beschreibung

Mit dem Zentrum für Safe Sport (nachfolgend bezeichnet als ZfSS) entsteht in Kassel erstmals eine unab-hängige Institution zur Prävention, Intervention und Aufarbeitung von interpersonaler Gewalt im deut-schen Sport. Als zentrale bundesweite Einrichtung soll das ZfSS einen sicheren und gewaltfreien Sport för-dern und wirksame Schutzstrukturen im deutschen Sport stärken. Aufgabe des ZfSS ist es, Vorfälle psychischer, physischer und sexualisierter Gewalt im Spitzensport – auch unterhalb der Strafbarkeits-schwelle – unabhängig von bestehenden Sportstrukturen und auf Grundlage einheitlicher Verfahrensstan-dards zu untersuchen und zu sanktionieren. Dieses Angebot wird sukzessive auf weitere Bereiche des or-gansierten Sports ausgeweitet.

Daneben soll das ZfSS künftig auch Aufgaben in den Bereichen Prävention, Intervention und Aufarbeitung bündeln, Standards und Zertifizierungen für Safe Sport entwickeln und die Zusammenarbeit relevanter Akteure aus Sport, Wissenschaft, Politik und Zivilgesellschaft stärken. Das ZfSS wurde auf Grundlage eines gemeinsamen Beschlusses von Bund und Ländern in der Rechtsform eines gemeinnützigen Vereins im Juli gegründet und befindet sich derzeit im Aufbau, bevor es Mitte 2027 in den Regelbetrieb übergeht und erste Fälle untersucht werden können.

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beauftragung einer Kommunikationsagentur mit der Entwicklung und dem praktischen Aufbau eines initialen Markenauftritts für das Zentrum für Safe Sport (ZfSS), der Konzeption, Gestaltung und technischen Umsetzung eines ersten eigenständigen Webauftritts sowie der Unterstützung bei Presse- und Öffentlichkeitsarbeit einschließlich Social Media.

Die Leistungen sollen die Aufbauphase des ZfSS unterstützen und eine tragfähige Grundlage für die weitere institutionelle Entwicklung und öffentliche Wahrnehmung schaffen. Der Auftrag umfasst sowohl einmalige initiale Leistungen als auch – nach Maßgabe der Vergabeunterlagen und des abzuschließenden Vertrags – laufende, optionale oder abrufbare Unterstützungsleistungen.

Die Leistungserbringung gliedert sich in eine initiale Aufbauphase bis zum 30. April 2027 sowie eine anschließende Phase der laufenden Unterstützung und Weiterentwicklung.

Der Auftragnehmer erbringt die nachfolgend beschriebenen Leistungen. Die Leistungen sind in enger Kooperation mit dem Auftraggeber zu planen, abzustimmen, zu dokumentieren und nach Freigabe umzusetzen:

1. Entwicklung eines initialen Markenauftritts und einer initialen graphischen Linie einschließlich eines Logos,
2. Konzeption, Gestaltung, Realisierung und Betreuung eines ersten eigenständigen Web-Auftrittes für das ZfSS,
3. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit einschließlich Social Media

Auf Basis der Beistellungen vom Auftraggeber bereitet die Agentur die gelieferten Informationen zielgruppengerecht auf, pflegt sie in den digitalen Newsroom der Website ein und streut sie über die ausgewählten Social-Media-Kanäle. Sie erstellt daraus publikationsfähige Pressemitteilungen sowie ansprechende Posts und sorgt für eine technisch wie optisch einwandfreie Veröffentlichung.

Die Leistungserbringung gliedert sich in eine initiale Aufbauphase bis zum 30. April 2027 sowie eine anschließende Phase der laufenden Unterstützung und Weiterentwicklung. In der initialen Aufbauphase stehen insbesondere die in der Leistungsbeschreibung in den Ziffern 2.1 bis 2.3 beschriebenen initialen Liefergegenstände und der Aufbau der erforderlichen Kommunikationsstrukturen im Vordergrund. Nach Abschluss der initialen Aufbauphase erfolgen weitere Leistungen bedarfsgerecht auf Abruf innerhalb der vereinbarten Leistungskontingente und des Höchstauftragswertes.

Der Vertragsgegenstand umfasst die in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistungsbausteine 1 bis 3. Hierzu gehören insbesondere die Entwicklung des initialen Markenauftritts und der graphischen Linie, die Erstellung und Betreuung des Webauftritts sowie die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit einschließlich Social Media.

Die einzelnen Leistungen werden von der Auftraggeberin nach Bedarf und im Rahmen der vertraglich vereinbarten Höchstgrenze durch Einzelabruf in Textform beauftragt. Die Auftraggeberin ist berechtigt, einzelne Leistungsbausteine vollständig, teilweise oder überhaupt nicht abzurufen. Eine Verpflichtung zur Beauftragung oder Abnahme eines bestimmten Leistungsbausteins, einer bestimmten Anzahl von Arbeitstagen oder eines bestimmten Vergütungsvolumens besteht nicht.

Weitere Informationen zur Verlängerung

Der Leistungsbeginn für Leistungspakete nach Ziffer 2 ist unmittelbar nach Zuschlagserteilung, d.h. voraussichtl. im Dezember 2026. Die Vertragslaufzeit beträgt zunächst 24 Monate ab Zuschlag vertraglich vereinbarten Leistungsbeginn. Der Auftraggeber erhält die Option, den Vertrag zweimal um jeweils weitere zwölf Monate zu verlängern. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt somit 48 Monate.