Kreis Herford, OWL GmbH, OWL live, Marketingberatung/-umsetzung sowie technischer Betrieb (2 Lose)

Kreis Herford im Auftrag der OstWestfalenLippe GmbH

Mit vorliegender Ausschreibung werden im Rahmen des Projektes „OWL live – Die Kulturplattform für OstWestfalenLippe“ Auftragnehmer für die Marketingberatung und -umsetzung (LOS 1) sowie für den technischen Betrieb (technischen Kunden-Support, Wartung, modulare Weiterentwicklung der Software sowie Infrastruktur-Bereitstellung) (LOS 2) gesucht.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-09-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-08-04.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2023-08-04 Auftragsbekanntmachung
2023-12-13 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2023-08-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Werbeberatung
Referenznummer: 60-VgV-O-OWL 1/2023 ZV 279/2023
Kurze Beschreibung:
Mit vorliegender Ausschreibung werden im Rahmen des Projektes „OWL live – Die Kulturplattform für OstWestfalenLippe“ Auftragnehmer für die Marketingberatung und -umsetzung (LOS 1) sowie für den technischen Betrieb (technischen Kunden-Support, Wartung, modulare Weiterentwicklung der Software sowie Infrastruktur-Bereitstellung) (LOS 2) gesucht.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Werbeberatung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Werbeverwaltung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bielefeld, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kreis Herford im Auftrag der OstWestfalenLippe GmbH
Postanschrift: Amtshausstr. 3
Postleitzahl: 32051
Postort: Herford
Kontakt
Internetadresse: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@kreis-herford.de 📧
Telefon: +49 5221132472 📞
Fax: +49 522113173100 📠
URL der Dokumente: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/47D9EC76-2DE3-4DC9-9667-6C7871F2DBE2 🌏
URL der Teilnahme: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/47D9EC76-2DE3-4DC9-9667-6C7871F2DBE2 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-08-04 📅
Einreichungsfrist: 2023-09-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-08-09 📅
Datum des Endes: 2025-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 152-483384
ABl. S-Ausgabe: 152
Zusätzliche Informationen
Diese Auschreibung erfolgt im Namen und auf Rechnung von: OstWestfalenLippe GmbH, OWL Kulturbüro, Walther-Rathenau-Str. 33-35, 33602 Bielefeld

Objekt
Umfang der Beschaffung
Bezeichnung des Loses: Marketingberatung und -umsetzung
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:
Los 1 – Marketingberatung und -umsetzung
Im Rahmen der Start- und Stabilisierungsphase von „OWL live“ sollen digitale und analoge Kommunikations- und Marketingmaßnahmen konzipiert und erstellt werden, mit dem Ziel, sowohl Kulturschaffende als auch Kulturinteressierte auf die Funktionen der Plattform aufmerksam zu machen. Ein Marken- und Kommunikationskonzept liegt bereits vor (siehe Los 1, Anlage 1 und Los 1, Anlage 2) und soll als Grundlage aller weiteren Maßnahmen genutzt werden.
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Darüber hinaus soll eine regelmäßige SEO-Analyse stattfinden, so dass mögliche Optimierungen durch das Redaktionsteam sowie den technischen Dienstleister umgesetzt werden können.
Des Weiteren werden UX- und UI-Design Aufgaben bei der Optimierung des laufenden Betriebs der Plattform anfallen.
Der Auftragnehmer erstellt ein Kommunikations- und Marketingkonzept, das die bereits vorhandenen Konzepte weiterentwickelt und den Produktionskostenrahmen von 40.000€ brutto (inkl. 19.% Mehrwertsteuer) pro Jahr für die Jahre 2023-2025 berücksichtigt. Ein erstes Kurzkonzept ist Grundlage des anzureichenden Angebots. Das mit dem Auftraggeber abgestimmte finale Konzept soll bis zum 01. November 2023 vorliegen.
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Zusätzliche Informationen:
Diese Auschreibung erfolgt im Namen und auf Rechnung von: OstWestfalenLippe GmbH, OWL Kulturbüro, Walther-Rathenau-Str. 33-35, 33602 Bielefeld
Bezeichnung des Loses: Kunden-Support sowie Wartung
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:
LOS 2 – Kunden-Support sowie Wartung und modulare Weiterentwicklung der Software
Die Individualsoftware „OWL live“ ist eine Open Source Software und dient zur Bündelung und Ausspielung von Daten für einen Veranstaltungskalender und einen Servicebereich für Kulturmanagement. Eine Übersicht zur Architektur und der Technologie der Software entnehmen Sie bitte der Anlage: Los 2, Anlage 1. Der Auftragnehmer soll das Verfahren übernehmen, pflegen und einen Kunden-Support bereitstellen. Darüber hinaus sind Weiterentwicklungen einzelner Module sowie deren Implementierung in die Produktionsumgebung der Software Gegenstand des Auftrags. Ferner muss die IT-Infrastruktur bereitgestellt, der Traffic sichergestellt sowie ggf. Hostinggebühren für externe Services berücksichtigt werden.
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Schnittstellenmanagement:
Für die Pflege der Software soll in einem 3-monatigen Turnus eine Analyse erstellt und mögliche technische Aktualisierungen mit dem Auftraggeber besprochen, priorisiert und daraufhin umgesetzt werden.
Kunden-Support:
Für den Kunden-Support soll ein Ticketsystem aufgesetzt werden, dass die Kommunikation zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber organisiert. Das Team des OWL Kulturbüros sammelt das Kunden-Feedback und bereitet es für das Ticketsystem auf.
Softwareentwicklung:
Für die Weiterentwicklung einzelner Module der Software werden die Bedarfe durch das OWL Kulturbüro ermittelt und in regelmäßigen Meetings mit dem Auftragnehmer analysiert, priorisiert und daraufhin umgesetzt. Ab dem Jahr 2024 sollen auch Software-Elemente aus dem Projekt Datenraum Kultur in das Produktivsystem von OWL live überführt werden. Hier muss nach Beauftragung ein Workflow zwischen den beiden Teams hergestellt werden.
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Infrastruktur:
Bereitstellung von Infrastruktur, Kubernetes Cluster, Log Daten, Netzwerk, Traffic, Storage, Software Lizenzen und Hostinggebühren für externe Services.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: in den Vergabeunterlagen aufgeführt

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Der Bewerber/jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft hat zur Beurteilung der persönlichen Lage mit dem Angebot folgende Angaben/Unterlagen einzureichen:
1. Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Formular 521 EU); der Auftraggeber behält sich vor, bei Zweifeln an der Richtigkeit der Eigenerklärungen Fremdbescheinigungen über das Nichtvorliegen der vorgenannten Ausschlussgründe nachzufordern;
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2. Eigenerklärung Sanktionspaket Russland (Formular 523 EU);
3. bei Unteraufträgen mit Eignungsleihe: — Erklärung Unterauftrag/Eignungsleihe, Formular 532 EU — Verpflichtungserklärung Nachunternehmer, Formular 533 EU;
4. Ein aktueller Auszug aus dem Handelsregister oder Vergleichbares (Vereinsregister, Partnerschaftsregister etc.), sofern eine Eintragung gesetzlich vorgeschrieben ist (nicht älter als 6 Monate und pro Los einzureichen).
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Der Bieter/jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft hat zur Beurteilung der persönlichen Lage einzureichen:
1. Die ausführliche schriftliche Darstellung von mindestens drei relevanten Referenzen pro Los aus denen die Fach- und Sachkunde abgeleitet werden kann (inkl. Nennung des Auftraggebers) in den letzten drei Jahren (ab 01/2020); dabei sollte je Los jeweils eine Referenz aus dem Bereich Kultur kommen.
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2. Die Angabe des jeweils für das Los gesamtverantwortlichen Ansprechpartners und eines festen Stellvertreters.
3. Die Angabe aller für das Los vorgesehenen Projekt-Team-Mitarbeiter*innen mit Kennzeichnung der jeweiligen Kompetenz bzw. des Arbeitsbereiches im Projekt. (darunter mindestens eine Person mit langjähriger Berufserfahrung) inklusive folgender Angaben (bitte vollständige und übersichtliche Auflistung):
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- Kommunikationsdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail)
- ggf. Mitarbeiter*innen von Nachunternehmen
4. Angaben zu Namen und Sitz der Gesellschaft sowie Gesellschaftsform und deren Eigentumsverhältnisse (pro Los einzureichen).

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-10-10 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-09-04 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): 1. Transparenz des Angebots und Schlüssigkeit der vorgeschlagenen Vorgehensweise 2. Fachliche Qualität des vorgelegten Kurzkonzepts 3. Gestalterische Qualität des vorgelegten Kurzkonzepts
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Preis (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): 1. Transparenz des Angebots 2. Schlüssigkeit der vorgeschlagenen Vorgehensweise 3. Qualität der Referenzen und Nachweise

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/47D9EC76-2DE3-4DC9-9667-6C7871F2DBE2 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
1. Fragen zu den Vergabeunterlagen sind in schriftlicher Form ausschließlich über das Portal der Deutschen E-Vergabe (www.deutsche-evergabe.de) einzureichen. Weitere Kommunikationswege sind ausgeschlossen. Die gesamte Kommunikation zwischen dem Auftraggeber und den Bietern erfolgt ausschließlich über das Portal der Deutschen E-Vergabe. Zur Teilnahme an der Bieterkommunikation mit dem Auftraggeber ist eine Registrierung des Bieters auf dem Portal der Deutschen E-Vergabe zwingend erforderlich. Auftretende Fragen sind dementsprechend umgehend, jedoch spätestens bis 10 Kalendertage vor Ablauf der Abgabefrist des Angebots unter Bezugnahme auf die entsprechende Textstelle sowie das Los der Vergabeunterlagen über die Plattform www.deutsche-evergabe.de zu stellen. Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt.
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2. Angebote können ausschließlich elektronisch eingereicht werden. Bei der elektronischen Übermittlung müssen die kompletten Unterlagen über das Portal der Deutschen E-Vergabe (www.deutsche-evergabe.de) eingereicht werden.
Das Angebot ist in deutscher Sprache zu verfassen. Auch der weitere Schriftverkehr (und die weiteren Abstimmungen im Rahmen der Umsetzung) mit dem Auftraggeber sind in deutscher Sprache zu führen. Die Preise sind in Euro netto anzugeben. Die Rechnungsstellung erfolgt nach Leistungszeitraum und den sich daraus ergebenden Mehrwertsteuersätzen. Die übersandten Vergabeunterlagen sind mit allen Anlagen für die Angebotserstellung zu berücksichtigen. Des Weiteren muss das Angebot den geltenden gesetzlichen Anforderungen und den in den Vergabeunterlagen genannten Vorgaben entsprechen. Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig.
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Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Postort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 251411-691 📞
E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de 📧
Fax: +49 251411-2165 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
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(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Quelle: OJS 2023/S 152-483384 (2023-08-04)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-12-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Kreis Herford, OWL GmbH, OWL live, Marketingberatung/-umsetzung sowie technischer Betrieb (2 Lose)
Referenznummer: 60-VgV-O-OWL 1/2023 ZV 279/2023
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Werbeberatung 📦
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅

1️⃣
Interne Kennung: 0001
Titel: Marketingberatung und -umsetzung
Beschreibung der Beschaffung:
Los 1 – Marketingberatung und -umsetzung Im Rahmen der Start- und Stabilisierungsphase von „OWL live“ sollen digitale und analoge Kommunikations- und Marketingmaßnahmen konzipiert und erstellt werden, mit dem Ziel, sowohl Kulturschaffende als auch Kulturinteressierte auf die Funktionen der Plattform aufmerksam zu machen. Ein Marken- und Kommunikationskonzept liegt bereits vor (siehe Los 1, Anlage 1 und Los 1, Anlage 2) und soll als Grundlage aller weiteren Maßnahmen genutzt werden. Darüber hinaus soll eine regelmäßige SEO-Analyse stattfinden, so dass mögliche Optimierungen durch das Redaktionsteam sowie den technischen Dienstleister umgesetzt werden können. Des Weiteren werden UX- und UI-Design Aufgaben bei der Optimierung des laufenden Betriebs der Plattform anfallen. Der Auftragnehmer erstellt ein Kommunikations- und Marketingkonzept, das die bereits vorhandenen Konzepte weiterentwickelt und den Produktionskostenrahmen von 40.000€ brutto (inkl. 19.% Mehrwertsteuer) pro Jahr für die Jahre 2023-2025 berücksichtigt. Ein erstes Kurzkonzept ist Grundlage des anzureichenden Angebots. Das mit dem Auftraggeber abgestimmte finale Konzept soll bis zum 01. November 2023 vorliegen.
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Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Bielefeld, Kreisfreie Stadt 🏙️
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): 1. Transparenz des Angebots und Schlüssigkeit der vorgeschlagenen Vorgehensweise 2. Fachliche Qualität des vorgelegten Kurzkonzepts 3. Gestalterische Qualität des vorgelegten Kurzkonzepts
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 40
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

2️⃣
Interne Kennung: 0002
Titel: Kunden-Support sowie Wartung
Beschreibung der Beschaffung:
LOS 2 – Kunden-Support sowie Wartung und modulare Weiterentwicklung der Software Die Individualsoftware „OWL live“ ist eine Open Source Software und dient zur Bündelung und Ausspielung von Daten für einen Veranstaltungskalender und einen Servicebereich für Kulturmanagement. Eine Übersicht zur Architektur und der Technologie der Software entnehmen Sie bitte der Anlage: Los 2, Anlage 1. Der Auftragnehmer soll das Verfahren übernehmen, pflegen und einen Kunden-Support bereitstellen. Darüber hinaus sind Weiterentwicklungen einzelner Module sowie deren Implementierung in die Produktionsumgebung der Software Gegenstand des Auftrags. Ferner muss die IT-Infrastruktur bereitgestellt, der Traffic sichergestellt sowie ggf. Hostinggebühren für externe Services berücksichtigt werden. Schnittstellenmanagement: Für die Pflege der Software soll in einem 3-monatigen Turnus eine Analyse erstellt und mögliche technische Aktualisierungen mit dem Auftraggeber besprochen, priorisiert und daraufhin umgesetzt werden. Kunden-Support: Für den Kunden-Support soll ein Ticketsystem aufgesetzt werden, dass die Kommunikation zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber organisiert. Das Team des OWL Kulturbüros sammelt das Kunden-Feedback und bereitet es für das Ticketsystem auf. Softwareentwicklung: Für die Weiterentwicklung einzelner Module der Software werden die Bedarfe durch das OWL Kulturbüro ermittelt und in regelmäßigen Meetings mit dem Auftragnehmer analysiert, priorisiert und daraufhin umgesetzt. Ab dem Jahr 2024 sollen auch Software-Elemente aus dem Projekt Datenraum Kultur in das Produktivsystem von OWL live überführt werden. Hier muss nach Beauftragung ein Workflow zwischen den beiden Teams hergestellt werden. Infrastruktur: Bereitstellung von Infrastruktur, Kubernetes Cluster, Log Daten, Netzwerk, Traffic, Storage, Software Lizenzen und Hostinggebühren für externe Services.
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Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): 1. Transparenz des Angebots 2. Schlüssigkeit der vorgeschlagenen Vorgehensweise 3. Qualität der Referenzen und Nachweise
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)

Auftragsvergabe

1️⃣
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 6
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 6
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 6
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 1 EUR 💰
Kennung des Angebots: Marketingberatung und -umsetzung
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: TMC GmbH _ The Marketing Company
Nationale Registrierungsnummer: DE163428391
Postleitzahl: 33104
Postort: Paderborn
Region: Paderborn 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@tmc-gmbh.de 📧
Telefon: +49 05251688870 📞
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen

2️⃣
Informationen über nicht gewährte Zuschüsse
Es sind keine Angebote oder Teilnahmeanträge eingegangen oder alle wurden abgelehnt
Grund, warum kein Gewinner ausgewählt wurde: Es sind keine Angebote, Teilnahmeanträge oder Projekte eingegangen
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 0

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Kreis Herford im Auftrag der OstWestfalenLippe GmbH
Nationale Registrierungsnummer: 5720
Postanschrift: Amtshausstr. 3
Postleitzahl: 32051
Postort: Herford
Region: Herford 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabestelle@kreis-herford.de 📧
Telefon: +49 5221132472 📞
URL: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Nationale Registrierungsnummer: 50527633-75ea-41f5-9e49-85a6cdbd1615
Region: Herford 🏙️
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2023-12-13+00:00 📅
Quelle: OJS 2023/S 242-761557 (2023-12-13)
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