Rahmenvereinbarung Agenturleistungen für Digital Hub Initiative

Kurze Beschreibung

GTAI sucht einen Partner, der GTAI bei Bedarf bei der Planung, Umsetzung, laufenden Betreuung und ggf. Weiterentwicklung von Maßnahmen zur Digital Hub Initiative unterstützt. Schwerpunkt der zu erbringenden Leistungen wird die Planung und Umsetzung von Messe- und sonstigen Veranstaltungen im In- und Ausland sein, dabei insbesondere die operative Umsetzung von verschiedenen Veranstaltungsformaten (Messeevents, Side Events, Auslandsveranstaltungen, digitale bzw. hybride Events) sowie der damit zusammenhängenden Nebenleistungen (z. B. Konzeptionierung Messestand, Messestandbau, mediale Begleitung, social Media Leistungen, Blogs, Medienbeiträge, Pressearbeit, Konzeption und Druck von Flyern, Booklets, usw.). Auch sonstige Agenturleistungen können im Zusammenhang mit der Digital Hub Initiative im Laufe der nächsten 4 Jahre benötigt werden (z. B. Konzeptionierung und Produktion von Videos, Kurzfilmen, Moderationen, Projektmanagement einzelner Maßnahmen, sonstige Unterstützungsleistungen, strategische Beratung, usw.).

Beschreibung der Beschaffung

Ziel dieser Vergabe ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die o. g. Agenturleistungen für die Dauer von 24 Monaten (mit Option auf Verlängerung) mit einer monetären Höchstmenge von insgesamt 600.000 EUR/netto.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Reduzierung der Bewerber auf max. 5 findet anhand nachfolgender Kriterien statt. Die 5 Bewerber mit der höchsten Punktzahl werden in Phase II (Angebotsphase) aufgefordert ein Angebot abzugeben. Die Angaben sind in FB 1 zu machen.
30% Gewichtung
Referenzaufträge aus den letzten 3 Jahren (2020 bis heute) für Planung und Umsetzung von Messebeteiligungen des Auftraggebers im Ausland, hier insbesondere Projektmanagement, Messeorganisation, Standdesign, Standbau und Standbetreuung sowie Planung und Durchführung von Bühnenprogrammen. Dabei soll es sich um eine in Format und Größe vergleichbare Messe zur WebSummit handeln (Anzahl ausstellende Unternehmen: über 1500; Besuchende: über 50.000; Branche: Digitalisierung, Technologie)
Mindestanforderung: 2 Referenzaufträge
3 Referenzaufträge mit entsprechenden Mindestanforderungen in den letzten 3 Jahren
5 Punkte
4 Referenzaufträge mit entsprechenden Mindestanforderungen in den letzten 3 Jahren
10 Punkte
5 Referenzaufträge mit entsprechenden Mindestanforderung in den letzten 3 Jahren
15 Punkte
15% Gewichtung
1 Referenzaufträge mit Mindestanforderungen für öffentlichen Auftraggeber durchgeführt in den letzten 3 Jahren
5 Punkte
2 Referenzaufträge mit Mindestanforderungen für öffentlichen Auftraggeber durchgeführt in den letzten 3 Jahren
10 Punkte
10 % Gewichtung
Referenzaufträge aus den letzten 3 Jahren (2020 bis heute) für Planung und Umsetzung von Side-Events zu Messebeteiligungen und/oder Groß-veranstaltungen im Ausland, insbesondere Planung und Umsetzung des Veranstaltungsprogramms, Raumbuchung und Catering
3 Referenzauftrag mit entsprechenden Mindestanforderungen in den letzten 3 Jahren
5 Punkte
4 Referenzaufträge mit entsprechenden Mindestanforderungen in den letzten 3 Jahren
10 Punkte
10% Gewichtung
Referenzaufträge aus den letzten 3 Jahren (2020 bis heute) für Planung und Produktion von Begleitmaterial (Booklets, Flyer) für Messebeteiligungen, Veranstaltungen und/oder Delegationsreisen, hier insbesondere Konzeption des Begleitmaterials
Mindestanforderung: 2 Referenzaufträge
3 Referenzaufträge mit entsprechenden Mindestanforderungen in den letzten 3 Jahren
5 Punkte
4 Referenzaufträge mit entsprechenden Mindestanforderungen in den letzten 3 Jahren
10 Punkte
5 Referenzaufträge mit entsprechenden
Mindestanforderung in den letzten 3 Jahren
15 Punkte
10% Gewichtung
Referenzaufträge aus den letzten 3 Jahren (2020 bis heute) für mediale Begleitung von Messebeteiligung oder Veranstaltungen für den Auftraggeber im In- und Ausland, insbesondere im Social-Media Bereich für eine vergleichbare Zielgruppe: Stakeholder/ Multiplikatoren aus Bereich Wirtschaft, Digitalisierung, Technology
Mindestanforderung: 2 Referenzaufträge
3 Referenzaufträge mit entsprechenden Mindestanforderungen in den letzten 3 Jahren
5
10
4 Referenzaufträge mit entsprechenden Mindestanforderungen in den letzten 3 Jahren
10
5 Referenzaufträge mit entsprechenden
Mindestanforderung in den letzten 3 Jahren
15
25 % Gewichtung
Referenzaufträge aus den letzten 3 Jahren (2020 bis heute) für die Konzeption und Produktion von Videos insbesondere die Planung, Entwicklung, Gestaltung, Redaktion, die Produktion und Post-Produktion sowie die Vermarktung von Videos
Mindestanforderung: 2 Referenzaufträge
3 Referenzaufträge mit entsprechenden Mindestanforderungen in den letzten 3 Jahren
5 Punkte
4 Referenzaufträge mit entsprechenden Mindestanforderungen in den letzten 3 Jahren
10 Punkte
5 Referenzaufträge mit entsprechenden
Mindestanforderung in den letzten 3 Jahren
15 Punkte

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Anmeldung Handelsregister (Befähigung zur Berufsausübung)
a. Bieter mit Sitz in der Bundesrepublik Deutschland Ordnungsgemäße Anmeldung im Handelsregister für die Ausführung der angebotenen Leistung. Hierüber ist ein aktueller Auszug aus dem Handelsregister (nicht älter als 3 Monate, wobei für die Berechnung der Tag maßgeblich ist, an dem die Teilnahmefrist endet) einzureichen.
b. Bieter ohne Sitz in der Bundesrepublik Deutschland Ausländische Unternehmen haben die Bescheinigung (Handelsregister) als gleichwertige Bescheinigung ihres Herkunftslandes vorzulegen. Form: Die Vorlage einer Fotokopie reicht insofern aus.
2. Gewerbezentralregister
Bei öffentlichen Aufträgen ab einer Höhe von mindestens 30.000 Euro muss die Auftraggeberin vor der Erteilung des Zuschlages eine Gewerbezentralregisterauskunft nach § 150a GewO für den Bestbieter einholen (vgl. § 19 Abs. 4 MiLoG; § 21 Abs. 4 AEntG). Bei ausländischen Bietern wird eine gleichwertige Bescheinigung von Gerichts- oder Verwaltungsbehörden ihres Herkunftslandes verlangt. Die gleichwertige Bescheinigung darf nicht älter als drei Monate sein. Die Auskunft aus dem Gewerbezentralregister wird von der Vergabestelle vor Auftragserteilung eingeholt, die gleichwertige Bescheinigung ist vor Zuschlagserteilung vom angefragten Bieter vorzulegen. Von der weiteren Teilnahme an diesem Vergabeverfahren werden die Bieter ausgeschlossen, die wegen eines Verstoßes nach § 23 AEntG und § 21 MiLoG mit einer Geldbuße von wenigstens zweitausendfünfhundert Euro belegt worden sind.
3. Eigenerklärung zur Eignung (Nichtvorliegen von Ausschlussgründen)
Siehe Formblatt (FB 2) - ist mit dem Teilnahmeantrag einzureichen
4. Erklärung Bewerbergemeinschaft (sofern relevant)
Siehe Formblatt FB 3 - Erklärung der Bieter-/Bewerbergemeinschaft; ggf. mit dem Teilnahmeantrag einzureichen
5. Erklärung Unterauftragnehmer/ Eignungsleihe (sofern relevant)
Siehe Formblatt-FB4 - Unteraufträge, Eignungsleihe; ggf. mit dem Teilnahmeantrag einzureichen
6. Ausländische Bewerber
Sonstiges Ausländische Bewerber haben vergleichbare, für den Sitz des Unternehmens geltende Nachweise vorzulegen. Der Bewerber bzw. die Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft (einschließlich eventueller Drittunternehmer) dürfen weder einen Eintrag im Gewerbezentralregister noch in den Sanktionslisten der EG-Antiterrorismusverordnung (EG) Nr. 2580/2001 und 881/2002 haben. Des Weiteren dürfen die Bewerber bzw. Mitglieder der Bewerbergemeinschaft nicht durch das Land Berlin wegen Verfehlungen gesperrt und vom Wettbewerb ausgeschlossen sein.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Versicherungen
Betriebshaftpflichtversicherung (Formblatt 1) Eigenerklärung über das Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung, mit einer Deckungssumme für Vermögensschäden von mindestens 250.000,00 EUR für den einzelnen Versicherungsfall bei einer Jahreshöchstleistung von mindestens 1.000.000 EUR. In der abzugebenden Eigenerklärung muss die Deckungshöhe angegeben sein. Vor Zuschlagserteilung ist der Vergabestelle auf Verlangen der Nachweis über die Betriebshaftpflicht-versicherung in den entsprechenden Mindesthöhen vorzulegen. Im Falle einer Bietergemeinschaft ist der Betriebshaftpflichtversicherungsnachweis jedes Mitglieds der Bietergemeinschaft vorzulegen (vor Zuschlagserteilung).
2. Mindestumsätze
finanzielle Leistungsfähigkeit (Mindestjahresumsatz) - Formblatt 1 Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens (für die Jahre 2020 - 2022) sowie den spezifischen Umsatz (für die Jahre 2020 - 2022) für die Leistungsbereiche des hier beschriebenen Auftrags. Der Mindestjahresumsatz für die Leistungsbereiche Eventmanagement (In- und Ausland), Communication, Filmproduktion beträgt insgesamt 400.000 EUR/netto/Jahr.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Nachweis der Eignung durch Teilnahme an Präqualifizierungssystemen/Eignung
2. Anforderungen an das Unternehmen / Unternehmensreferenzen / Kernteam (Formblatt 1)
2.1 Unternehmensdarstellung
Der Bewerber beschreibt in vorgegebener Weise die Unternehmensstruktur und das Leistungs-portfolio.
Mindestangaben Unternehmensstruktur:
- Aktuelles Organigramm bzw. Beschreibung der Bereiche mit Anzahl der entsprechenden Mitarbeitenden
- Anzahl Mitarbeitende insgesamt
- Anzahl Mitarbeitende in folgenden Leistungsbereichen: Eventmanagement (In- und Ausland), Communication, Filmproduktion
- Anzahl frei Mitarbeiter
- Anzahl Trainees, Praktikanten, Volontäre oder anderen, die sich in der Ausbildung befinden
Mindestanforderung Anzahl Mitarbeitende in den Leistungsbereichen Eventmanagement (In- und Ausland), Communication, Filmproduktion:
als Mindestanforderung gilt eine Anzahl von insgesamt 6 festangestellten Mitarbeitenden im Durchschnitt der letzten 3 Geschäftsjahre
Mindestanforderungen zum Leistungsportfolio des Unternehmens:
- Angaben über gesamtes Leistungsportfolio -
- Unternehmen Eventmanagementagentur, Eventmanagement (In- und Ausland), Communication, Filmproduktion
- Kompetenz in nationalen und internationalen wirtschaftlichen/wirtschaftspolitischen Themen und Zielgruppen, insbesondere Digitalisierung und/oder Technology
- Kompetenz im Umgang mit der Zielgruppe: Wirtschaftsentscheider/innen und Meinungsbildner (Multiplikatoren) im Bereich Digitalisierung und/oder Technology
2.2 Unternehmensreferenzen
Anzugeben sind Referenzaufträge (je Leistungsbereich) in vorgegebener Weise, in deren Rahmen ihr Unternehmen in den letzten 3 Geschäftsjahren (2020 bis heute) eine in Art und Umfang mit der hier zu vergebenen vergleichbaren Leistung erbracht hat bzw. gegenwärtig erbringt. Vergleichbar ist die Leistung, wenn die angegebenen Referenzaufträge die Anforderungen, insbesondere, aus der hier vorliegenden Leistungsbeschreibung als Leistungsgegenstand beinhaltet.
Die Referenzaufträge enthalten mindestens Angaben zu:
- Aufgabe/Ziel
- Lösung der Agentur (Beschreibung)
- Tätigkeiten der Agentur
- Umsetzungszeitraum sowie Messe bzw. Veranstaltungsdatum
- Ansprechperson des AG mit Angabe der Kontaktdaten
- Dauer der Zusammenarbeit
- Auftragswert in EUR/brutto
Hinweis: Die Referenzaufträge müssen nicht zwingend unter Beteiligung der vorgeschlagenen Projektleitungen oder deren Vertretungen durchgeführt worden sein.
2.2.1 Leistungsbereich: Eventmanagement
- 2 Referenzaufträge aus den letzten 3 Jahren (2020 bis heute) für Planung und Umsetzung von Messebeteiligungen des Auftraggebers im Ausland, hier insbesondere Projektmanagement, Messeorganisation, Standdesign, Standbau und Standbetreuung sowie Planung und Durchführung von Bühnenprogrammen. Dabei soll es sich um eine in Format und Größe vergleichbare Messe zur WebSummit handeln (Anzahl ausstellende Unternehmen: über 1500; Besuchende: über 50.000; Branche: Digitalisierung, Technologie)
- 1 Referenzauftrag aus den letzten 3 Jahren (2020 bis heute) für Organisation von Delegationen/Delegationsreisen ins Ausland für Unternehmen (Startups) aus dem Bereich Digitalisierung und/oder Technology
- 2 Referenzaufträge aus den letzten 3 Jahren (2020 bis heute) für Planung und Umsetzung von Side-Events zu Messebeteiligungen und/oder Großveranstaltungen im Ausland, insbesondere Planung und Umsetzung des Veranstaltungsprogramms, Raumbuchung und Catering
2.2.2 Leistungsbereich: Communication
- 2 Referenzaufträge aus den letzten 3 Jahren (2020bis heute) für Planung und Produktion von Begleitmaterial (Booklets, Flyer) für Messebeteiligungen, Veranstaltungen und/oder Delegationsreisen, hier insbesondere Konzeption des Begleitmaterials
- 2 Referenzaufträge aus den letzten 3 Jahren (2020 bis heute) für mediale Begleitung von Messebeteiligung oder Veranstaltungen für den Auftraggeber im Ausland, insbesondere im Social-Media Bereich für eine vergleichbare Zielgruppe: Stakeholder/ Multiplikatoren aus Bereich Wirtschaft, Digitalisierung, Technology
2.2.3 Leistungsbereich: Filmproduktion
2 Referenzaufträge aus den letzten 3 Jahren (2020 bis heute) für die Konzeption und Produktion von Videos insbesondere die Planung, Entwicklung, Gestaltung, Redaktion, die Produktion und Post-Produktion sowie die Vermarktung von Videos
2.3 Kernteam
Für die Erbringung der Leistung stellt der Bewerber ein Team zusammen, das alle Auftragsinhalte vollumfänglich abdeckt (=Kernteam). Das Kernteam besteht aus jeweils einer Hauptansprechperson und jeweils seiner Vertretung des jeweiligen Leistungsbereichs. Hauptansprechperson und Vertretung haben die vorausgesetzte Eignung für ihre jeweilige Zuständigkeit zu erfüllen. Der Bewerber weist nach, dass er über die zur Erbringung der geforderten Leistungen notwendige Kapazitäten verfügt. Die Kapazitäten müssen ausreichen, um die in der Leistungsbeschreibung geforderten Anforderungen in qualitativer und quantitativer Hinsicht zu erfüllen.
2.3.1 Kernteam Leistungsbereich Eventmanagement
Das Kernteam besteht aus einer verantwortlichen Projektleitung und ihrer Vertretung.
Mindestanforderungen an Projektleitung und Vertretung:
- mind. 5 jährige (in den letzten 10 Jahren) Berufserfahrung in der Planung und Umsetzung von Messebeteiligungen und/oder Großveranstaltungen im In- und Ausland, insbesondere im Bereich Digitalisierung und/oder Technology mit Angabe von mind. 2 Referenzaufträgen
- Sprachkenntnisse: Englisch (fortgeschrittenes Niveau; vergleichbar mit GERS-Stufe C1)
2.3.2 Kernteam Leistungsbereich Communication
Das Kernteam besteht aus einer verantwortlichen Projektleitung und ihrer Vertretung.
Mindestanforderungen an Projektleitung und Vertretung:
- mind. 5 jährige (in den letzten 10 Jahren) Berufserfahrung in der Planung und Produktion von Begleitmaterial für Messebeteiligung und/oder Großveranstaltungen und/oder Delegationsreisen mit Angabe von mind. 2 Referenzaufträgen
- mind. 5 jährige (in den letzten 10 Jahren) Berufserfahrung in medialer Begleitung von Messebeteiligung oder Veranstaltungen im In- und Ausland
- Sprachkenntnisse: Englisch (fortgeschrittenes Niveau; vergleichbar mit GERS-Stufe C1)
2.3.3 Kernteam Leistungsbereich Filmproduktion
Das Kernteam besteht aus einer verantwortlichen Projektleitung und ihrer Vertretung.
Mindestanforderungen an Projektleitung und Vertretung:
- mind. 5 jährige (in den letzten 10 Jahren) Berufserfahrung in der Planung und Produktion von Videos mit Angabe von mind. 2 Referenzaufträgen
3. Benennung der Auftragsanteile für die ein Nachunternehmer vorgesehen ist
Die Abfrage bezieht sich ausschließlich auf die gemäß Leistungsbeschreibung abgefragten Leistungsbereiche (Eventmanagement, Communication, Filmproduktion)
Siehe Formblatt 4 - dem Teilnahmeantrag beizufügen
4. Erklärung zum Datenschutzbeauftragten / Erklärung zum Konzept für technisch-organisatorische Maßnahmen
siehe Formblatt 1 - dem Teilnahmeantrag beizufügen
Für die Beurteilung der Eignung erklärt der Bewerber, dass er - soweit eine gesetzliche Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten besteht (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) - einen Datenschutzbeauftragten bestellt hat. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten fügt der Bewerber im Auftragsfall vor Zuschlagserteilung in Anlage 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags bei.
Für die Beurteilung der Eignung erklärt der Bewerber, dass er ein Konzept für technisch-organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO erstellt hat, welches die in Anlage 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags genannten Punkte berücksichtigt. Das Konzept für technisch-organisatorische Maßnahmen fügen wir im Auftragsfall vor Zuschlagserteilung bei