Rahmenvereinbarung Full Service Kommunikations-Agentur

Kurze Beschreibung

Vertragsgegenstand ist die Unterstützung bei der Umsetzung unterschiedlicher Projekte innerhalb der Kommunikationsarbeit des AG sowie die fortlaufende kommunikative Beratung durch den AN.

Beschreibung der Beschaffung

Der AG sucht eine Full Service Kommunikations-Agentur, die folgende Kompetenzen mitbringt:
- Erfahrung im Bereich Projektsteuerung
- hohe Reaktionsgeschwindigkeit
- breites Leistungsspektrum
- besondere Stärke in kreativer Produktion
- Kompetenz im Bereich Krisenkommunikation
- Kompetenzen im Bereich Barrierefreiheit hinsichtlich aller Medientypen

Beschreibung der Verlängerungen

Es gelten die Festlegungen unter § 19 Abs. 2 des Rahmenvertrages: Die Leistungszeit beginnt am 01.03.2024 und läuft bis 28.02.2025. Der Vertrag kann einseitig durch den AG um jeweils ein weiteres Jahr bis spätestens zum 29.02.2028 verlängert werden. Hierzu teilt der AG dem AN jeweils spätestens drei (3) Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit die Vertragsverlängerung schriftlich mindestens in Textform mit. Im Fall einer Vertragsverlängerung ist der AN zur Erbringung der Leistung verpflichtet. Es besteht kein Anspruch des AN auf Abruf der Verlängerungsoption. Die Laufzeit des Vertrages endet in jedem Fall spätestens am 29.02.2028, ohne dass es hierfür einer gesonderten Kündigung bedarf.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

I.) Angaben zu verantwortlichem Personal - journalistische/r Mitarbeiter/in (20 %)
1.) Persönliche Referenzen - Referenzart 1 (20 %)
-- 2 Referenzen: 2,50 Punkte (ungewichtet)
-- 3 Referenzen: 5,00 Punkte (ungewichtet)
II.) Angaben zu verantwortlichem Personal - Mitarbeiter/in Kommunikations-/Grafikdesign (15 %)
1.) Persönliche Referenzen - Referenzart 1 (15 %)
a) Anzahl Referenzen
-- 2 Referenzen: 2,50 Punkte (ungewichtet)
-- 3 Referenzen: 5,00 Punkte (ungewichtet)
b) Leistungsart (Gewertet werden bis zu 3 Referenzen.)
-- Referenz erfüllt 2 der benannten Leistungsarten: 3,00 Punkte (ungewichtet) je Referenz
-- Referenz erfüllt 3 der benannten Leistungsarten: 5,00 Punkte (ungewichtet) je Referenz
III.) Angaben zu verantwortlichem Personal - weitere/r Mitarbeiter/in (10 %)
1.) Ausbildung / Studium (4 %)
-- Studium wurde im Bereich Politikwissenschaft, Sozialwissenschaften, Journalismus oder Rechtswissenschaft abgeschlossen: 5,00 Punkte (ungewichtet)
2.) Persönliche Referenzen - Referenzart 1 (6 %)
-- 1 Referenz: 1,00 Punkt (ungewichtet)
-- 2 Referenzen: 3,00 Punkte (ungewichtet)
-- 3 Referenzen: 5,00 Punkte (ungewichtet)
IV.) Angaben zu verantwortlichem Personal - Mitarbeiter/in Social Media (15 %)
1.) Ausbildung / Studium (7,5 %)
-- 2 der benannten Qualifikationen liegen vor: 1,00 Punkte (ungewichtet)
-- 3 der benannten Qualifikationen liegen vor: 3,00 Punkte (ungewichtet)
-- 4 der benannten Qualifikationen liegen vor: 5,00 Punkte (ungewichtet)
2.) Berufserfahrung (7,5 %)
-- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in 2 der benannten Bereiche liegt vor: 2,00 Punkte (ungewichtet)
-- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in 3 der benannten Bereiche liegt vor: 5,00 Punkte (ungewichtet)
V.) Angaben zu Referenzprojekten des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaft (40 %)
1.) Referenzart 1 (15 %)
a) Anzahl Referenzen
-- 2 Referenzen: 2,50 Punkte (ungewichtet)
-- 3 Referenzen: 5,00 Punkte (ungewichtet)
b) Referenz wurde auf den Feldern Gesundheit und Soziales erbracht
-- 1 Referenz: 1,00 Punkt (ungewichtet)
-- 2 Referenzen: 3,00 Punkte (ungewichtet)
-- 3 Referenzen: 5,00 Punkte (ungewichtet)
c) Referenz wurde für einen öffentlichen Auftraggeber oder einen nicht gewinnorientierten Auftraggeber erbracht
-- 1 Referenz: 1,00 Punkt (ungewichtet)
-- 2 Referenzen: 3,00 Punkte (ungewichtet)
-- 3 Referenzen: 5,00 Punkte (ungewichtet)
2.) Referenzart 2 (15 %)
a) Anzahl Referenzen
-- 2 Referenzen: 2,50 Punkte (ungewichtet)
-- 3 Referenzen: 5,00 Punkte (ungewichtet)
b) Referenz wurde auf den Feldern Gesundheit und Soziales erbracht
-- 1 Referenz: 1,00 Punkt (ungewichtet)
-- 2 Referenzen: 3,00 Punkte (ungewichtet)
-- 3 Referenzen: 5,00 Punkte (ungewichtet)
c) Referenz wurde für einen öffentlichen Auftraggeber oder einen nicht gewinnorientierten Auftraggeber erbracht
-- 1 Referenz: 1,00 Punkt (ungewichtet)
-- 2 Referenzen: 3,00 Punkte (ungewichtet)
-- 3 Referenzen: 5,00 Punkte (ungewichtet)
3.) Referenzart 3 (10 %)
-- 2 Referenzen: 2,50 Punkte (ungewichtet)
-- 3 Referenzen: 5,00 Punkte (ungewichtet)

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1.) Daten zum Bewerber: Darstellung des Bewerberunternehmens unter Angabe v.a. der Anschrift, der Ansprechpartner für das Vorhaben sowie zahlungsrelevanter Daten. Die Eigenerklärung ist jeweils vom Bewerber bzw. dem Mitglied der Bewerbergemeinschaft und von allen Unterauftragnehmern abzugeben.
2.) Zuverlässigkeitserklärung: Eigenerklärung, dass für den Bewerber die in §§ 123 f. GWB aufgeführten Tatbestände nicht zutreffen. Die Eigenerklärung ist jeweils vom Bewerber bzw. dem Mitglied der Bewerbergemeinschaft und von allen Unterauftragnehmern abzugeben.
3.) Eigenerklärung Eintragung in das Berufs- / Handelsregister, Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft, Erklärung in Insolvenzsachen sowie Abführung der Krankenversicherungsbeiträge und Steuern: Eigenerklärung, dass die Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft besteht, ein Insolvenzverfahren weder beantragt noch anhängig ist und die Krankenversicherungsbeiträge der Mitarbeiter sowie Steuern ordnungsgemäß abgeführt wurden. Ein Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, soweit der Bewerber dort eingetragen ist, nicht älter als 6 Monate zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist ist in Kopie beizufügen. Eigenerklärung und Nachweis sind jeweils vom Bewerber bzw. dem Mitglied der Bewerbergemeinschaft und allen Unterauftragnehmern abzugeben.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1.) Eigenerklärung Betriebshaftpflichtversicherung: Gefordert ist der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungs-summe von mindestens 3.000.000,00 EUR je Schadensfall für Personen- und Sachschäden sowie 1.500.000,00 EUR je Schadensfall für Vermögensschäden (jeweils pro Jahr 2-fach maximiert) oder eine Erklärung, dass der Bewerber eine solche Versicherung spätestens bis zur Auftragserteilung abgeschlossen haben wird (= Mindestanforderung).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1.) Eigenerklärung Mitarbeiterzahl: Die Bewerber haben mit ihrem Teilnahmeantrag Angaben zur Anzahl der jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitnehmer für jedes der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre zu machen. Es wird eine Mindestmitarbeiterzahl von mindestens 20 im Durchschnitt der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre gefordert (= Mindestanforderung).
2.) Angaben zu verantwortlichem Personal: Die Bewerber haben mit ihrem Teilnahmeantrag für das zur Leistungserbringung vorgesehene Personal gemäß den nachfolgenden Anforderungen jeweils das tabellarische Mitarbeiterprofil gemäß Bewerbungsbogen einzureichen (= Mindestanforderung).
a) Hauptansprechpartner/in
b) Journalistische/r Mitarbeiter/in (Hinweis: Als Mindestanforderung ist mindestens eine Person mit der entsprechenden Qualifikation zu benennen.):
aa) Ausbildung / Studium: Abgeschlossene redaktionelle oder journalistische Ausbildung (= Mindestanforderung)
bb) Berufserfahrung: Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in der Redaktion eines journalistisch arbeitenden Mediums (= Mindestanforderung)
cc) Persönliche Referenzen:
(1) Referenzart 1 (Hinweis: Als Mindestanforderung ist mindestens 1 Referenz einzureichen. Weitere bis zu 2 Referenzen werden im Rahmen der Reduzierung berücksichtigt.)
-- Leistungsart: Beratung von Kunden in Fragen des Reputationsmanagements
c) Mitarbeiter/in Kommunikations-/Grafikdesign (Hinweis: Als Mindestanforderung ist mindestens eine Person mit der entsprechenden Qualifikation zu benennen.):
aa) Ausbildung / Studium: Abgeschlossenes Studium (mindestens Bachelor) in Kommunikations- oder Grafikdesign oder einem verwandten Studiengang an einer Fachhochschule oder Hochschule (= Mindestanforderung)
bb) Berufserfahrung: Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer Kommunikationsagentur mit Aufgaben in der Konzeption und Gestaltung von Medien für die Öffentlichkeitsarbeit (Plakate, Anzeigen, Websites, Social Media-Ads, Motive für Kampagnen usw.) (= Mindestanforderung)
cc) Berufserfahrung: Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer leitenden Position in einer Kommunikationsagentur (z.B. als Art Director) (= Mindestanforderung)
dd) Persönliche Referenzen:
(1) Referenzart 1 (Hinweis: Als Mindestanforderung ist mindestens 1 Referenz mit einer der benannten Leistungsarten einzureichen. Weitere bis zu 2 Referenzen werden im Rahmen der Reduzierung berücksichtigt. Das Vorliegen aller / mehrerer der benannten Leistungsarten in der gleichen Referenz wird im Rahmen der Reduzierung berücksichtigt.)
-- Leistungsart: Konzeption einer Plakatkampagne für die Außenwerbung oder Konzeption einer Website für eine Kampagne oder Konzeption einer Anzeigenserie für soziale Medien
d) Weitere/r Mitarbeiter/in (Hinweis: Als Mindestanforderung ist mindestens eine Person mit der entsprechenden Qualifikation zu benennen.):
aa) Ausbildung / Studium: Abgeschlossenes Studium (mindestens Bachelor) (Hinweis: Als Mindestanforderung ist mindestens eine Person mit der entsprechenden Qualifikation zu benennen. Sofern das Studium in den Bereichen Politikwissenschaft, Sozialwissenschaften, Journalismus oder Rechtswissenschaft abgeschlossen wurde, wird dies im Rahmen der Reduzierung berücksichtigt.)
bb) Berufserfahrung: Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer Kommunikationsagentur oder einer Kommunikationsabteilung (= Mindestanforderung)
cc) Persönliche Referenzen:
(1) Referenzart 1 (Hinweis: Bis zu 3 Referenzen werden im Rahmen der Reduzierung berücksichtigt.)
-- Leistungsart: Beratung von gesellschaftlichen Akteurinnen und Akteuren bei der Konzeption und Umsetzung von Kommunikationsaktivitäten mit dem Ziel der Interessenvertretung gegenüber Politik, Wirtschaft oder zivilgesellschaftlichen Akteurinnen und Akteuren
e) Mitarbeiter/in Social Media (Hinweis: Als Mindestanforderung ist mindestens 1 Person mit der entsprechenden Qualifikation zu benennen.):
aa) Ausbildung / Studium: Abgeschlossenes Studium im Bereich Kommunikationswissenschaften / Journalistik / Marketing oder Weiterbildung in den Bereichen Contenterstellung für soziale Medien oder Weiterbildung im Bereich Community Management oder Weiterbildung im Bereich Werbekampagnen und Anzeigenschaltung für soziale Medien (Hinweis: Als Mindestanforderung muss eine der vorstehenden Qualifikationen vorliegen. Das Vorliegen aller / weiterer der vorstehenden Qualifikationen wird im Rahmen der Reduzierung berücksichtigt.)
bb) Berufserfahrung: Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Contenterstellung für soziale Medien oder Community Management oder Werbekampagnen und Anzeigenschaltung für soziale Medien (Hinweis: Als Mindestanforderung muss entsprechende Berufserfahrung in einem der vorstehenden Bereiche vorliegen. Das Vorliegen von entsprechender Berufserfahrung in allen / weiteren der vorstehenden Bereiche wird im Rahmen der Reduzierung berücksichtigt.)
dd) Social Media Profile: Die benannte Person muss über persönliche Profile in den großen sozialen Netzwerken (mindestens facebook, LinkedIn, Xing) verfügen (= Mindestanforderung)
3.) Angaben zu Referenzprojekten des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaft: Die Bewerber haben mit ihrem Teilnahmeantrag - gemäß der vorgegebenen Struktur - vollständige Informationen zu - entsprechend der nachfolgend aufgeführten Leistungs-arten - mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren, bereits abgeschlossenen oder noch in Bearbeitung befindlichen Projekten, deren Abschluss (Vertragsende) zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Einreichung der Teilnahmeanträge maximal 3 Jahre zurückliegen darf, einzureichen.
Die Referenzen werden wie folgt zur Erfüllung der Mindestanforderungen berücksichtigt:
aa) Referenzart 1 (Hinweis: Als Mindestanforderung ist mindestens 1 Referenz einzureichen. Weitere bis zu 2 Referenzen werden im Rahmen der Reduzierung berücksichtigt. Daneben wird im Rahmen der Reduzierung berücksichtigt, wenn die Referenzen auf den Feldern Gesundheit und Soziales und / oder für einen öffentlichen Auftraggeber oder einen nicht gewinnorientierten Auftraggeber erbracht wurden.):
-- Leistungsart: Entwicklung und Umsetzung einer kurzen Kampagne mit dem Ziel kurzfristigen Agendasettings zu einem konkreten Thema
-- Bisherige Leistungsdauer (Dauer der Kampagne): mindestens 1 - 2 Monate
bb) Referenzart 2 (Hinweis: Als Mindestanforderung ist mindestens 1 Referenz einzureichen. Weitere bis zu 2 Referenzen werden im Rahmen der Reduzierung berücksichtigt. Daneben wird im Rahmen der Reduzierung berücksichtigt, wenn die Referenzen auf den Feldern Gesundheit und Soziales und / oder für einen öffentlichen Auftraggeber oder einen nicht gewinnorientierten Auftraggeber erbracht wurden.):
-- Leistungsart: Konzeption und Umsetzung einer Website im Rahmen einer kurz- oder längerfristigen crossmedialen Kampagne mit dem Ziel, Bewusstsein für ein gesellschaftlich relevantes Thema zu schaffen
cc) Referenzart 3 (Hinweis: Als Mindestanforderung ist mindestens 1 Referenz einzureichen. Weitere bis zu 2 Referenzen werden im Rahmen der Reduzierung berücksichtigt.):
-- Leistungsart: Konzeption und Umsetzung von Plakaten, Werbeanzeigen, Social Media-Anzeigen und -Postings für diese crossmediale Kampagne

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

-- vgl. Ziffer III.1.3), Pkt. 1 des Bekanntmachungstextes (Eigenerklärung Mitarbeiterzahl)
-- vgl. Ziffer III.1.3), Pkt. 2 des Bekanntmachungstextes (Erfahrung und Qualifikation des verantwortlichen Personals)
-- vgl. Ziffer III.1.3), Pkt. 3 des Bekanntmachungstextes (Referenzprojekte des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaft)

1.) Die Vergabeunterlagen stehen ausschließlich zum kostenlosen Download auf dem Deutschen Vergabeportal unter www.dtvp.de zur Verfügung. Das Projekt kann über die Suchfunktion gefunden und die Vergabeunterlagen können heruntergeladen werden. Auch alle weiteren verfahrensbedeutsamen Informationen (Bewerber- / Bieterfragenkatalog, Fristverlängerungen etc.) werden ausschließlich über die Vergabeplattform DTVP bereitgestellt. Ebenso wird die Kommunikation hierüber abgewickelt. Es ist deshalb für alle Interessenten entscheidend, dass Zugang zum Projektraum auf dem DTVP besteht und sie sich selbstständig über den aktuellen Stand informieren.
2.) Die zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen sind durch die Interessenten umgehend auf Vollständigkeit, Widerspruchsfreiheit und eventuelle Unklarheiten zu prüfen. Fragen und Anmerkungen sind unverzüglich, spätestens jedoch bis zu dem im Zeitplan im Dokument A. genannten Zeitpunkt und ausschließlich über den Kommunikationsbereich des DTVP zu stellen (durch Hinterlassen von Nachrichten im Projektraum). Die Vergabestelle wird die Fragen und die Antworten darauf in anonymisierter Form allen Interessenten zur Verfügung stellen, ebenfalls über den Kommunikationsbereich des DTVP.
3.) Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist ein bevollmächtigter Vertreter zu benennen, dem von allen Mitgliedern, insbesondere hinsichtlich der rechtsverbindlichen Abgabe und dem Empfang von Erklärungen, der Entgegennahme von Zahlungen mit uneingeschränkter Wirkung für jedes Mitglied sowie zur Vornahme von Verfahrenshandlungen auch im Rahmen dieses Vergabeverfahrens, Vertretungsmacht eingeräumt wird. Ferner ist eine Erklärung abzugeben, dass alle Mitglieder der Bietergemeinschaft für die Vertragserfüllung und etwaige Schadensersatzansprüche gegenüber dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch haften. Das gesonderte Formular Bewerbergemeinschaftserklärung ist einmal durch die gesamte Bewerbergemeinschaft auszufüllen.
4. Beruft sich der Bewerber oder die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer wirtschaftlichen und finanziellen oder technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit gemäß § 47 Abs. 1 S. 1 VgV auf die Kapazitäten anderer Unternehmen (z. B. eines Unterauftragnehmers oder der Muttergesellschaft) oder eines einzelnen Mitglieds der Bewerbergemeinschaft (sog. Eignungsleihe), so muss der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft das Unternehmen benennen und für dieses Unternehmen die Unterlagen in dem Umfang vorlegen, indem er sich auf die Fähigkeiten des Dritten zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit beruft. Zudem muss der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung (gesondertes Formular Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer) dieses Unternehmens vorlegen, mit der dieses/dieser bestätigt, dass es/er dem Bewerber/der Bewerbergemeinschaft im Auftragsfall die erforderlichen Mittel zur Verfügung stellt. Es wird darauf hingewiesen, dass ein anderes Unternehmen i.S.v. § 47 Abs. 1 S. 1 VgV nicht nur ein selbständiges, von dem Bewerber/der Bewerbergemeinschaft rechtlich verschiedenes Unternehmen sein kann, sondern hierunter auch ein(konzern-) verbundenes Unternehmen (Mutter-/Tochter-/Schwestergesellschaft) zu verstehen ist. Beabsichtigt der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft, Teile der zu vergebenden Leistung durch Unterauftragnehmer ausführen zu lassen, ohne sich zugleich auf deren Leistungsfähigkeit und/oder Fachkunde zu berufen, muss er die zum Einsatz geplanten Unterauftragnehmer angeben und deren Einsatzbereiche aufzählen (Formular Eignungsbogen). Auf Verlangender Vergabestelle muss der Bieter Unterlagen zum Nachweis der Eignung des Nachunternehmers vorlegen.
5.) Der Auftraggeber behält sich im Fall von fehlenden, unvollständigen oder fehlerhaften unternehmensbezogenen und fehlenden oder unvollständigen leistungsbezogenen Unterlagen vor, gemäß § 56 Abs. 2 VgV vorzugehen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y6C6PTP

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Einlegung von Rechtsbehelfen gegen dieses Vergabeverfahren richtet sich nach den Vorschriften der §§ 155 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Auf die Frist des § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB wird explizit hingewiesen. Danach ist ein Nachprüfungsantrag vor der Vergabekammer nur zulässig, soweit nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.