RV Evaluierungsverfahren

Kurze Beschreibung

Die Evaluation der wissenschaftlichen Eignung von Berufungskandidat*innen für Direktor*innen-Positionen soll durch eine, auf dem Gebiet der akademischem Executive Search ausgewiesene, Persönlichkeit erweitert werden.
--
Hierzu soll ein kleiner Pool von geeigneten externen Expert*innen aufgebaut werden, die die Evaluierungsleistung je Fall zu festen Konditionen durchführen.
--
Als weiterer, damit verbundener Vergabegegenstand, beinhaltet dieses Verfahren die Vergabe von Management- / Trainingsleistungen für die interne Beratung und Qualifizierung von "Leadership-Beauftragten", durchgeführt von denselben Personen.
--
Der Leistungsumfang setzt sich aus folgenden Leistungskomponenten zusammen:
• Durchführung der Evaluierungsverfahren für Berufungskandidat*innen der Sektionen der MPG;
• Managementberatungs- und Trainingsleistungen für die interne Beratung und Qualifizierung von Leadership Beauftragten.

Beschreibung der Beschaffung

Die Evaluation der wissenschaftlichen Eignung von Berufungskandidat*innen für Direktor*innen-Positionen soll, neben einer internen Berufungskommission, um die ganzheitliche Evaluation der persönlichen Eignung des/der Kandidat*in, durch eine auf dem Gebiet der akademischem Executive Search ausgewiesene Persönlichkeit, erweitert werden. Die persönliche Eignung einer*s Berufskandidat*in soll sich auf das Führungspotenzial, auf die Kollegialität und das Mentoring beziehen. Überdies sollen die Ergebnisse der Beratungen für die Planung von bedarfsgerechten Support-Maßnahmen dienen.
--
Hierzu soll ein kleiner Pool von geeigneten externen Expert*innen die Evaluierungsleistung je Fall zu festen Konditionen durchführen.
Als weiterer, damit verbundener Vergabegegenstand beinhaltet dieses Verfahren die Vergabe von Management- / Trainings-leistungen für die interne Beratung und Qualifizierung von "Leadership-Beauftragten", durchgeführt von denselben Personen. --
Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, mehrere Auftragnehmer*innen ("AN" bzw. "RV-Partner")/ Expert*innen zu finden, die auf Abruf aus einer Rahmenvereinbarung ("RV", "Vertrag" oder "Vereinbarung") den Auftraggeber bei der Durchführung des Evaluierungsverfahrens unterstützen und mit o.g. Trainingsleistungen versorgen.
Der Leistungsumfang setzt sich aus folgenden Leistungskomponenten zusammen:
• Durchführung der Evaluierungsverfahren für Berufungskandidat*innen der Sektionen der MPG
• Managementberatungs- und Trainingsleistungen für die interne Beratung und Qualifizierung von Leadership Beauftragen.
--
Für eine ausführliche Leistungsbeschreibung siehe Kapitel 5 der Vergabeunterlagen.

Beschreibung der Optionen

Der beabsichtigte Leistungsbeginn ist der 05.12.2023.
Die Basis-Vertragslaufzeit beträgt zwei Jahre (24 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns.
--
Die gesamte Vertragslaufzeit beträgt maximal vier Jahre (48 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns, ggf. zuzüglich der Vorlaufzeit. Zum bzw. nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit steht dem Auftraggeber jährlich ein ordentliches Kündigungsrecht zu (jährliche Kündigungsoption). Macht der Auftraggeber von seinem Kündigungsrecht keinen Gebrauch, läuft der Vertrag nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit noch maximal zwei Mal je ein Jahr (max. 24 Monate) weiter (Optionslaufzeit).

Zusätzliche Informationen

A) Schätzwert/Schätzmenge:
Auf der Grundlage der Erfahrungen des Auftraggebers aus den letzten Jahren und unter Berücksichtigung der Anzahl an zu erwartenden Evaluierungsverfahren in den kommenden Jahren wird das Auftragsvolumen auf unverbindlich insgesamt bis zu 20 Verfahren pro Jahr, d.h. ca. 150.000 EUR pro Jahr und somit ca. 600.000 EUR über die maximal mögliche Vertragslaufzeit insgesamt geschätzt (Schätzwert/Schätzmenge).
Die Trainings- und Beratungsleistungen sind nach Bedarf der Sektionen der MPG und der Generalverwaltung zu entwickeln und mit der Abteilungsleitung Personalentwicklung & Chancen abzustimmen. Sie sind in Bezug auf Art und Weise sowie Umfang/Mengengerüst derzeit nur bedingt zu kalkulieren. Das Auftragsvolumen wird zunächst - bei maximal geschätzten 40 Stunden/Jahr - auf maximal 16.800 EUR geschätzt.
--
B) Höchstwert:
Höchstens beträgt das Gesamtauftragsvolumen aus diesem Rahmenvertrag mit mehreren Partnern (AN) 700.000 € (Höchstwert), für beide Leistungsteile.
--
C) Angebotseinreichung:
Angebote können ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal www.tender24.de abgegeben werden. Die Einreichung von Angeboten auf dem Postweg, direkt, per E-Mail oder per Telefax ist nicht zulässig.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Allgemein zur Eignung, zur Bietergemeinschaft und zum Einsatz anderer Unternehmen siehe unten VI.3.
--
A) Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (EK-01-A):
--
Nachzuweisen ist das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123 bzw. 124 GWB. Hierzu hat der/die Bieter*in unter Verwendung der Anlage 4 Abschnitt "Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" zu erklären, dass keiner der dort genannten Ausschlussgründe vorliegt. Die Erklärung ist zwingend von jedem Unternehmen einzureichen (vgl. bei bloßem Unterauftrag-nehmer allerdings Kapitel 2.2. der Bewerbungsbedingungen).
--
B) Unternehmensdarstellung (EK-02-A):
--
Verlangt werden folgende Angaben zur Tätigkeit des Wirtschaftsteilnehmers:
• Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Telefon, Telefax, E-Mail, ggf. Internetadresse,
• Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunter-nehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36]), falls gegeben die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Be-zeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer und Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente), Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie organisatorische Gliederung des Unternehmens. Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 4 der Vergabeunterlagen Abschnitt "Unternehmensdarstellung" vorzunehmen. Die geforderten Angaben und Nachweise sind zwingend von jedem Unternehmen (außer einem bloßen Subunterauftragnehmer) einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A) Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (EK-03-A):
--
Gefordert wird mit dem Angebot zunächst nu eine Eigenerklärung zum Vorliegen bzw. der Möglichkeit des Abschlusses einer Versicherung im Falle der Zuschlagserteilung zur Minimierung von Haftungsrisiken mit folgenden Versicherungssummen: für Personen- und Sachschäden mindestens drei (3) Mio. EUR (zweifach maximiert je Versicherungsjahr) sowie für Vermögensschäden mindestens 250.000 EUR (zweifach maximiert je Versicherungsjahr).
--
Diese Eigenerklärung ist ebenfalls mit und nach Maßgabe der Anlage 4 zur VU abzugeben.
--
Im Falle einer Bietergemeinschaft (BG) hat jedes Mitglied der BG entsprechend der dortigen Maßgaben das Vorliegen der genannten Mindestdeckung zu erklären und vor Zuschlagserteilung nachzuweisen. Es wird insoweit nicht auf gemeinschaftlich addierte Werte abgestellt.
--
Kann ein Unternehmen auf Anforderung den Nachweis nicht führen oder übermittelt dieses einen Nachweis, dessen Deckungssummen nicht den vorstehenden Vorgaben entspricht, führt dies zum Ausschluss des Angebots.
--
B) Umsatzdarstellung (EK-04-A und EK-05-A)
--
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der/die Bieter*in eine Erklärung über den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-04-A) sowie den spezifischen Jahresumsatz des Unternehmens im Bereich Leadership-Evaluierungen im Top Executive Level (EK-05-A) jeweils bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2020 - 2022) abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Sofern für das letzte Jahr noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen.
--
Die Angaben sind unter Verwendung der Anlage 4 Abschnitt "Umsatzdarstellung"der VU zu tätigen.

Anforderungsgerechte Vorlage der geforderten Eigenerklärungen und Erfüllung der genannten Mindestanforderungen (EK-01-A bis EK-05-A):
--
Hinsichtlich der Berufs- oder Haftpflichtversicherung wird eine Eigenerklärung zum Vorliegen bzw. der Möglichkeit des Abschlusses einer Versicherung im Falle der Zuschlagserteilung zur Minimierung von Haftungsrisiken mit folgenden Versicherungssummen gefordert:
für Personen- und Sachschäden mindestens fünf (3) Mio. EUR (zweifach maximiert je Versicherungsjahr) sowie für Vermögensschäden mindestens 250.000 EUR (zweifach maximiert je Versicherungsjahr).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zur Durchführung eines professionalisierten Evaluierungsverfahrens, im Hinblick auf die Eignung von Berufungskandidat*innen für Direktor*innen-Positionen und damit für eine Rolle als verantwortliche Führungskraft, ist fundiertes Wissen/Expertise im Bereich psychologischer Leadership-Evaluierungen und damit eine spezifische Qualifizierung in den Bereichen Psychologie, Coaching, Beratung und akademischer Rekrutierung von wissenschaftlichen Führungskräften erforderlich. Weiterhin sind langjährige Erfahrungen in der professionellen Evaluation der Zielgruppe wissenschaftlicher Führungskräfte gefragt.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

A) Datenschutzrechtliche Bestimmungen (XK-01-A):
--
Zum Nachweis der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung, muss jede*r Bieter*in die gesamte Anlage 1a zu den Vergabeunterlagen, d.h. den "Vertrag zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DS-GVO" 4.2, sowie dessen Anlagen 4.2 a "Technische und organisatorische Maßnahmen" und 4.2 b "Unterauftragsverarbeiter gemäß § 8 Absatz 1 zum Vertrag zur Auftragsvereinbarung gemäß Art. 28 DS-GVO", an den vorgesehenen Stellen auszufüllen/ergänzen, dessen Anwendung/Einhaltung bestätigen, sowie die gesamte Anlage 1a zur Vergabeunterlagen) mit seinem/ihrem schriftlichen Angebot bis spätestens zum Ende der Angebotsfrist an den Auftraggeber übermitteln.
--
Alternativ kann der/die Bieter*in mit seinem/ihrem Angebot ein eigenes Dokument übermitteln, durch welches er die Datenverschlüsselung und -verarbeitung (Übermittlung, Speicherung, Datenhaltung in der EU, usw.) der zu verarbeitenden Daten, gemäß den geforderten Maßnahmen der Anlage 1a "Datenschutzrechtliche Bestimmungen" zur VU, erklärt.
--
B) Nichtvorliegen eines Zuschlags- und Erfüllungsverbots (Russland-Sanktionen) (XK-02-A):
--
Jede/r Bieter*in muss unter Verwendung von Anlage 5 der Vergabeunterlagen erklären, dass kein Zuschlags- und Erfüllungs-verbot gemäß Art. 5k Abs.1 Verordnung (EU) Nr. 833/2014 i. V. m. der Verordnung (EU) 2022/576 für öffentliche Aufträge im Zusammenhang mit russischen Personen, Organisationen und Einrichtungen besteht.

1) Bezeichnung Eignungskriterien:
(Kürzel Eignungskriterium-Nummer-Kürzel Ausschlusskriterium), d. h. z. B. (EK-01-A). Die Nichterfüllung bereits eines Ausschlusskriteriums führt zum Ausschluss des Angebots.
--
2) Bietergemeinschaften ("BG"):
BG sind grundsätzl. zugelassen. Die erforderlichen Angaben zur BG sind in der Anlage 2 "Bietergemeinschaft" der Vergabeunterlage ("VU") vorzunehmen, die dem Angebot beizufügen ist.
--
3) Einsatz anderer Unternehmen:
In der Anlage 3 "Teilleistungen anderer Unternehmen" der VU ist anzugeben, ob d. Bieter*in die Vergabe von nachrangigen Teilleistungen an ein anderes Unternehmen beabsichtigt oder nicht.
--
4) Selbstausführungsgebot:
Es besteht ein Selbstausführungsgebot im Hinblick auf alle kritischen Aufgaben (vgl. Kapitel 5 der VU) Leistungen, d.h. der Durchführung d. Evaluierungsverfahren für Berufungskandidat*innen und d. Managementberatungs- und Trainingsleistungen für die interne Beratung und Qualifizierung von Leadership Beauftragen selbst. Diese müssen direkt von d. angebotenen/m Experten*in ausgeführt werden; es ist keinerlei Subunternehmereinsatz in diesen Bereichen zugelassen.
--
5) Hinweise zum Bewertungsverfahren
Je angebotener*m Experten*in ist ein separates schriftl. Hauptangebot einzureichen; bietet ein Unternehmen mehrere Einzelpersonen an, hat es entsprechend mehrere schriftl. Hautpangebote einzureichen.
--
Die eingegangenen Angebote werden auf Erfüllung der formalen Anforderungen geprüft und hinsichtlich der Leistungskriterien "schriftl. Angebote" (vgl. Kapitel 4.2 der VU) bewertet.
--
Durch die Gesamtpunktzahl "schriftliche Angebote" wird eine Rangreihenfolge unter d. schriftl. Hauptangeboten gebildet. Die schriftl. Hauptangebote der max. 5 Experten*innen mit der höchsten addierten Gesamtpunktzahl "schriftliche Angebote", werden zu e. Auswahlgespräch/ Präsentation eingeladen, in welchem d. Experten*innen persön. ihre Hauptangebote (teilw.) in engl. Sprache vorzustellen. Am Auswahlgespräch muss jeweils der-/diejenige Expert*in teilnehmen, die für d. Leistungserbringung vorgesehen ist. Der/die Bieter*innen sind gehalten, die in den VU für die Auswahlgespräche genannten Termine bereits jetzt vorzumerken.
--
Die Auswahlgespräche der Experten*innen werden ebenfalls vom Auftraggeber bewertet (vgl. Kapitel 4.2 der VU).
--
Die Gesamtpunktzahl "schriftl. Angebot" aus d. schriftl. Hauptangebot eines/r Experten*in und die Gesamtpunktzahl "Auswahlgespräch" werden zu einer Gesamtleistungspunktzahl L je Experten*in addiert und eine Rangreihenfolge unter den Hauptangeboten jedes/r angebotenen/r Experten*in gebildet.
--
Den Zuschlag für die Rahmenvereinbarung ("RV") erhalten die 2 wirtschaftlichsten Angebote mit der höchsten Gesamtleistungspunktzahl L.
Erreichen 2 oder mehrere Hauptangebote dieselbe Gesamtleistungspunktzahl L, erhalten alle punktgleichen Angebote einen Zuschlag, d.h. die RV übersteigt bei Punktgleichheit die als "maximal" angegebene Anzahl an Experten*innen.
--
6) Bieterfragen/Zusätzliche Informationen:
Bieterfragen zum Vergabeverfahren können ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform des Staatsanzeigers Baden-Württemberg-"www.tender24.de" - (eVergabe-Tool AI Vergabe) gestellt werden.
--
Zusätzl. Informationen zur Vorbereitung der Angebote sowie Antworten zu Bieterfragen oder aufklärende/berichtigende Angaben zu den VU werden zeitgleich allen Bietern elektron. über das Vergabeportal rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist zur Verfügung gestellt und werden damit Teil der VU.
--
Die Bieter sind grunds. verpflichtet, sich selbstständig über d. jeweils aktuellen Stand der VU sowie der Beantwortung der Bieterfragen über das Vergabeportal zu informieren. Eine systemseitige Benachrichtigung wird nur an beim Vergabeportal registrierte Nutzer versandt. Es wird daher empfohlen, sich möglichst frühzeitig freiwillig beim Vergabeportal zu registrieren.
--
7) Erreichbarkeit Vergabeplattform:
Die Vergabeplattform ist vom 29.06.2023 bis zum 02.07.2023 nicht erreichbar.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen.
--
Der Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung unter IV.2.2 genannten Frist gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben unter I.1 benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
--
Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bewerber*innen/Bieter*innen innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben unter I.1 benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB).
--
Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Ein-leitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
--
Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der/die Bieter*in mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig.