Verwaltung des zentralen Staatsangehörigkeitsarchives - Archivdienste

Senatsverwaltung für Inneres und Sport

Verwaltung des zentralen Staatsangehörigkeitsarchives. Die Archivierungsmenge beträgt 224.000 Akten (4.500 lfd. m).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-09-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-08-03.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2023-08-03 Auftragsbekanntmachung
2023-08-31 Ergänzende Angaben
2023-09-12 Ergänzende Angaben
2023-10-04 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2023-08-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Archivierung
Kurze Beschreibung:
Verwaltung des zentralen Staatsangehörigkeitsarchives. Die Archivierungsmenge beträgt 224.000 Akten (4.500 lfd. m).
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Archivierung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Senatsverwaltung für Inneres und Sport
Postanschrift: Klosterstr. 47
Postleitzahl: 10179
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: https://www.berlin.de/vergabeplattform 🌏
E-Mail: vergabestelle-seninnds@vergabeberlin.de 📧
URL der Dokumente: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/172126 🌏
URL der Teilnahme: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/172126 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-08-03 📅
Einreichungsfrist: 2023-09-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-08-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 151-482587
ABl. S-Ausgabe: 151

Objekt
Umfang der Beschaffung
Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Optionen:
Optionale Leistungen:
- Anfertigung eines Einzelaktenscans und elektronische Übermittlung
- Vernichtung von Akten einschließlich Transport
Die Positionen werden im Falle eines Auftrags nur im Bedarfsfall durch den Auftraggeber zu den im Angebot genannten Preisen abgerufen, eine Verpflichtung des Auftraggebers hierzu besteht jedoch nicht.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Eigenerklärung zur Eignung (Wirt 124)
Nachweis über Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Vorstellung des Auftragnehmers, der für die Leistungserbringung vorgesehenen Unterauftragnehmer (soweit bekannt) und des Personals zu Leistungsfähigkeit und Vorerfahrung (Max. 5 DIN-A4-Seiten). Erklärung, dass Unterauftragnehmer zur Auftragserfüllung geeignet sein werden, soweit diese noch nicht bekannt sind. Beschreibung und Nachweis der vorhandenen entsprechenden Fähigkeiten, Erfahrungen, Infrastruktur und Zertifizierungen.
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Nachweis mindestens einer vergleichbaren Referenz aus den letzten 3 Jahren.
Der Referenzauftrag ist anhand der erbrachten Leistung und des Auftragsumfangs zu beschreiben. Eine Referenz ist vergleichbar, wenn der einzulagernde und zu verwaltende Aktenbestand mindestens 200 lfd. m/10.000 Akten umfasst hat oder die Dienstleistung für einen öffentlichen Auftraggeber erfolgte.
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Um die Referenz überprüfen zu können, ist die Angabe des Namens und Adresse des Referenzauftraggebers, die Nennung einer Ansprechpartnerin / eines Ansprechpartners beim Referenzauftraggeber mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse und die Angabe des Auftragsvolumens erforderlich. Der Auftraggeber kann die Referenzauftraggeber nach Ausschlussgründen (§ 31 UVgO bzw. §§ 123, 124 GWB) befragen.
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Für die Angabe der Referenz kann die beigefügte Referenzliste verwendet werden.
Erklärung, dass für den ausgeschriebenen Auftrag ausreichend geeignete Lagerflächen und Infrastruktur und die sonst erforderlichen Kapazitäten zur Verfügung stehen oder beschafft werden können, um das Auftragsvolumen zu übernehmen. Die Anforderungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.
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Erklärung über die personellen Kapazitäten in den letzten 3 Jahren (alternativ Auszug aus dem ULV oder Präqualifizierung).
Beschreibung der technischen Ausstattung des Unternehmens. Aus der Beschreibung muss hervorgehen, inwieweit die in der Leitungsbeschreibung dargestellten Anforderungen eingehalten und sichergestellt werden.
Nachweis oder Beschreibung der Qualitätssicherungs- und Datenschutzmaßnahmen zur reibungslosen Auftragsausführung. Erklärung, dass die Anforderungen an die Vertraulichkeit und an den Datenschutz umgesetzt werden. Aus der Beschreibung muss hervorgehen, durch welche Maßnahmen sichergestellt wird, dass die in der Leistungsbeschreibung und in den Anlagen dargestellten datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden.
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Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
Es bestehen gesonderte Anforderungen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG), siehe Vergabeunterlagen.
Erklärung gem. § 1 Abs. 2 der Frauenförderverordnung.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-11-03 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-09-04 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Gesamtkonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25%
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Übernahmegeschwindigkeit, Vorbereitungszeit
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15%
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Verpackung und Transport
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10%
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lagerung und Verwaltung der Akten
Registrierung und Zurverfügungstellung der Akten
Preis (Gewichtung): Einfache Richtwertmethode

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Adresse des Käuferprofils: https://www.berlin.de/vergabeplattform 🌏
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/172126 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3090138316 📞
E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de 📧
Fax: +49 3090137613 📠
Internetadresse: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/ 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den
Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur
Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im
Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn
Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der
Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der
zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen
(GWB)).
Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB
den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt
der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet
ist.
Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages
hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder
ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der
Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist,
kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren
innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und
Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags,
jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden
ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union
bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der
Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135
GWB).
Quelle: OJS 2023/S 151-482587 (2023-08-03)
Ergänzende Angaben (2023-08-31)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung 📦

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-08-31 📅
Einreichungsfrist: 2023-09-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-09-05 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 170-535559
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 151-482587
ABl. S-Ausgabe: 170
Zusätzliche Informationen
Im Hinblick auf die große Zahl an Bieteranfragen die bereits gestellt wurden und den erheblichen Umfang an zu verwaltenden physischen Akten zeigt sich, dass der Auftrag sowohl sachlich als auch quantitativ eine erhebliche Komplexität aufweist. Daher erscheint nunmehr die anfängliche Frist von 30 Tagen als zu kurz festgesetzt. Die Frist wird daher um 10 Tage auf insgesamt 40 Tage verlängert.
Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2023/S 170-535559 (2023-08-31)
Ergänzende Angaben (2023-09-12)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-09-12 📅
Einreichungsfrist: 2023-09-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-09-15 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 178-556655
ABl. S-Ausgabe: 178
Zusätzliche Informationen
Aufgrund eines technischen Problems seit dem 31.08.2023 wird die Angebotsfrist bis zum 25.09.2023
Quelle: OJS 2023/S 178-556655 (2023-09-12)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-10-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: SenInnSport 105-2023
Kurze Beschreibung: Verwaltung des zentralen Staatsangehörigkeitsarchives.
Gesamtwert des Auftrags: 247 640 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-10-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-10-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 194-606510
ABl. S-Ausgabe: 194

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Verwaltung des zentralen Staatsangehörigkeitsarchives. Die Archivierungsmenge beträgt ca. 224.000 Akten (4.500 lfd. m).

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-10-04 📅
Name: Rhenus Archiv Services GmbH
Postort: Holzwickede
Land: Deutschland 🇩🇪
Unna 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 247 640 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Ergänzende Informationen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Senatsverwaltung für Inneres und Sport
Postanschrift: Klosterstr. 47
Postleitzahl: 10179
Quelle: OJS 2023/S 194-606510 (2023-10-04)
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