Wiesbaden Congress & Marketing GmbH; Dienstleistungsvertrag Lichtinszenierung

Beschreibung der Beschaffung

Die Wiesbaden Congress & Marketing GmbH (WiCM) ist eine Gesellschaft unter dem Dach der TriWiCon und verantwortlich für den Betrieb des Veranstaltungshauses RheinMain CongressCenter.

Gegenstand der Ausschreibung ist die Lieferung-, Auf- und Abbau einer weihnachtlichen Lichtinszenierung auf dem Luisenplatz, Wiesbaden in den Jahren 2026 bis 2028, optional 2029.

Die Lichtinszenierung auf dem Luisenplatz soll in Anlehnung der Lichtinszenierungen der Jahre 2022 - 2025 umgesetzt werden.
Die Lichtinszenierung des Luisenplatzes soll mindestens folgende Aspekte berücksichtigen:
• Inszenierung der Fassade der Bonifatiuskirche (solange die Kirche wegen der Baustelle eingerüstet ist, werden zusätzliche Lichtobjekte im Wert der Kirchenbeleuchtung aufgestellt. Bitte den Wert der Kirchenbeleuchtung benennen.)
• Inszenierung der Bäume - rund um den Luisenplatz (40 St.)
• Inszenierung der Bäume des Wichtelwaldes (ca. 200 St.)
• Innenbeleuchtung der Wichtelhäuser
• Inszenierung Hecken (2 Felder mit je 112 lfm Hecke)
• Inszenierung des Rundbeetes
• Beleuchtung Obelisk und Reiter
• Aufstellung von 3D-Lichtskulpturen
Die Programmierung erfolgt durch den Auftragnehmer.
Einschl. notwendigem Zubehör wie Verkabelungsmaterialen, Kabelbrücken für alle Positionen ab Stromübergabepunkten.
Die Lichtinszenierung soll täglich 24 h sichtbar sein. Die Programmierung erfolgt durch den Auftrag-nehmer.

Detailierte Beschreibungen der Reinigungsleistungen entnehmen Sie bitte der allgemeinen Aufgaben- und Leistungsbeschreibung sowie den Anlagen. Ebenso entnehmen Sie diesen Lagepläne, Grundrisse und Basisinformationen für das Objekt.

Zeitraum Lichtinszenierung: jeweils Dienstag nach Totensonntag bis 30. Dezember des Jahres
Aufbau: ab 01. November in Abstimmung mit der Auftraggeberin abgeschlossen und betriebsbereit bis 1 Kalendertag vor Eröffnung
Abbau: die Folgewoche nach Ende der Veranstaltung, in Abstimmung mit der Auftraggeberin abgeschlossen bis 1 Woche nach Ende der Veranstaltung

Die Laufzeit des Vertrages beträgt zwei Jahre, beginnend am 01.08.2026 und endet am 31.07.2028.

Es besteht eine Option den Vertrag um zwei weitere Jahre zu verlängern. Maximale Vertragslaufzeit beträgt somit vier Jahre.

Nähere Informationen siehe Aufforderung zur Angebotsabgabe.

Zusätzliche Informationen

#Besonders auch geeignet für:freelance#, #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#Zuschlagskriterien, Gewichtung und Wertungsformel
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Dabei kommen die nachfolgend aufgeführten Einzelkriterien mit folgender prozentualer Gewichtung zur Anwendung:

Angebotener Pauschalpreis gemäß Preisblatt - Gewichtung 10% - (Max.) Punktezahl Einzelkriterium 100 - Produkt Gew. x Punkte 10
Angebotene prozentuale Stornierungskosten gemäß Stornierungskonzept - Gewichtung 20% - (Max.) Punktezahl Einzelkriterium 100 - Produkt Gew. x Punkte 20
Gestaltungskonzept - Gewichtung 70% - (Max.) Punktezahl Einzelkriterium 100 - Produkt Gew. x Punkte 70

Die Tabelle verdeutlicht den Rechengang der Wertung. Maximal werden je Einzelkriterium 100 Punkte vergeben, die dann mit der Gewichtung multipliziert werden. Somit errechnet sich die Punktezahl für das konkrete Angebot auf der Ebene der Einzelkriterien. Aufsummiert ergibt sich die Gesamtpunktzahl für das Angebot (maximal 100 Punkte). Das Angebot des Bieters mit der höchsten Punktzahl nach den bekannt gemachten Kriterien stellt das wirtschaftlich günstigste Angebot dar.
Angebotener Pauschalpreis gemäß Preisblatt (Gewichtung 10 %)
Bewertet wird die vom Bieter im Preisblatt angebotene Angebotssumme (netto) pro Jahr. Diese ist in dem im Angebotsschreiben enthaltenen Preisblatt anzugeben. Dem Auftraggeber steht für die Durchführung der Leistung ein Budget in Höhe von 52.000,00 Euro (netto) jährlich zur Verfügung.
Vor diesem Hintergrund gilt folgende Mindestbedingung: Die angebotene Angebotssumme (netto) pro Jahr darf das zur Verfügung stehende Maximalbudget der Auftraggeberin in Höhe von 52.000,00 EUR (netto) pro Jahr nicht überschreiten. Angebote, die den vorgenannten Betrag überschreiten, werden ausgeschlossen.
Das günstigste Angebot (Angebotssumme (netto) pro Jahr) nach Maßgabe des Preisblattes erhält 10 Punkte. Angebote, die das Maximalbudget der Auftraggeberin erreichen, erhalten 0 Punkte. Zwischenwerte werden interpoliert.
Angebotene prozentuale Stornierungskosten gemäß Stornierungskonzept (Gewichtung 20 %)
Der Bieter hat mit dem Angebot seine Stornierungsbedingungen auf Basis des im Angebotsschreiben enthaltenen Formblattes vorzulegen. Dazu hat der Bieter im Einzelnen anzugeben, welche Stornierungskosten er prozentual bezogen auf die Auftragssumme in Rechnung stellt, wenn die Lichtinszenierung bis sechs, drei, eine und weniger als eine Woche vor Veranstaltungsbeginn vom Auftraggeber abgesagt sowie wenn die Lichtinszenierung während oder nach Aufbau, aber noch vor Veranstaltungsbeginn oder während der Veranstaltung durch den Auftraggeber abgebrochen wird. Der Bieter hat in dem Formblatt außerdem anzugeben, welche Leistungen er bis zu dem jeweiligen Stornierungszeitpunkt bereits erbracht hat.

Hinweis: Die Regelung zu den Stornierungsbedingungen umfasst lediglich solche Fälle, in denen die Nichtdurchführung der Veranstaltung von der Auftraggeberin veranlasst wird. Im Falle der höheren Gewalt, des Abbruchs durch den Auftragnehmer sowie der keinerseits zu vertretenden Nichtdurchführung gelten die vertraglichen sowie - nachrangig - die allgemeinen gesetzlichen Regelungen.
Das Angebot, das die geringsten Stornierungskosten verlangt, erhält 20 Punkte. Angebotene Stornierungskosten, die über 100 % teurer sind als das günstigste Angebot, erhalten 0 Punkte; Zwischenwerte werden linear interpoliert.
Bei der Ermittlung der günstigsten Stornierungskosten werden die Kosten, die bei einem Abbruch der Veranstaltung im Aufbaustadium oder schon nach Beginn der Veranstaltung sowie die Kosten, die bei Absage der Veranstaltung eine oder weniger als eine Woche vorher anfallen, doppelt gewichtet, die Kosten, die für die Stornierung sechs oder drei Wochen vorher anfallen, einfach.
Gestaltungskonzept (70 %)
Der Bieter hat mit dem Angebot ein Grobkonzept vorzulegen, aus dem hervorgeht, wie er an die Umsetzung der weihnachtlichen Lichtinszenierung des Luisenplatzes herangehen wird. Dabei soll der Bieter insbesondere auf die Herangehensweise zur Umsetzung der gestalterischen (Soll ) Vorgaben der Leistungsbeschreibung eingehen und aufzeigen, wie er die Inszenierung des Luisenplatzes kreativ und zugleich ästhetisch ansprechend umsetzen möchte. Im Hinblick auf eine kreative und ästhetisch ansprechende Inszenierung des Luisenplatzes legt die Auftraggeberin insbesondere Wert auf eine weihnachtliche Lichtinszenierung sowie die Einbindung des gesamten Platzes einschließlich der Kirche St. Bonifatius im Rahmen der Illuminierung. Weiterhin erwartet die Auftraggeberin, dass möglichst viele Elemente der (Soll-) Vorgaben der Leistungsbeschreibung illuminiert werden und dabei wechselnde Lichteffekte zum Einsatz kommen. Zudem sind auch die Anzahl und die Verteilung der Lichtobjekte für die Auftraggeberin bedeutsam.
Das Konzept soll eine plausible, nachvollziehbare und schlüssige Darstellung enthalten, der sich entnehmen lässt, dass und wie die auftraggeberseitig vorgegebenen Erwartungen umgesetzt werden sollen. Abweichungen von dem Gestaltungskonzept sind vor und während der Auftragsausführung grundsätzlich in enger Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich, sofern sie nicht wesentlich sind.
Die Angebote werden nach Maßgabe der angegebenen prozentualen Gewichtung in einem relativen Vergleich, zunächst für jedes Einzelkriterium und dann insgesamt, zueinander bewertet.
Das Angebot, welches aus Sicht der Auftraggeberin in gestalterischer Hinsicht die beste Herangehensweise an die Lichtinszenierung des Luisenplatzes erwarten lässt, erhält die beste Bewertung. Die Bewertung wird durch ein dreiköpfiges vierköpfiges Gremium der Auftraggeberin durchgeführt. Diesem werden angehören:
• Geschäftsführer/Prokurist TriWiCon
• Leiter der Abteilung Veranstaltung/Outdoor TriWiCon
• Projektleiter aus Abteilung Veranstaltung/Outdoor TriWiCon
• Ein Vertreter des Citymanagements der LH Wiesbaden
Das Zuschlagskriterium "Gestaltungskonzept" wird nach Maßgabe der nachstehenden Punktnoten bewertet:
0 Punkte Aus Sicht der Auftraggeberin lässt das angebotene Konzept lediglich eine ungenügende Zielerreichung erwarten.
1 Punkt Aus Sicht der Auftraggeberin lässt das angebotene lediglich eine ausreichende Zielerreichung erwarten.
2 Punkte Aus Sicht der Auftraggeberin lässt das angebotene Konzept lediglich eine befriedigende Zielerreichung erwarten.
3 Punkte Aus Sicht der Auftraggeberin lässt das angebotene Konzept eine gute Zielerreichung erwarten.
4 Punkte Aus Sicht der Auftraggeberin lässt das angebotene Konzept eine sehr gute Zielerreichung erwarten.
5 Punkte Aus Sicht der Auftraggeberin lässt das angebotene Konzept eine hervorragende Zielerreichung erwarten.
Maximal können 5 Punkte erzielt werden, wobei je nach Sachlage halbe Punkte vergeben werden. Diese werden mit dem Faktor 14 multipliziert (= max. 70 Punkte) und dann in die Tabelle unter Ziffer B.III.3 2., in die jeweilige Spalte 3 (Punktezahl Einzelkriterium) übertragen. Aus dem Produkt Punktezahl Einzelkriterium × Gewichtung des Wertungskriteriums folgt die nach Maßgabe der Tabelle unter Ziffer B.III.3., Spalte 4 für das jeweilige Kriterium erzielte Punktezahl.


Für weitere Einzelheiten wird auf Formblatt Eignung_Zuschlagskriterien verwiesen.

Beschreibung der Optionen

Die Laufzeit des Vertrages beträgt zwei Jahre, beginnend am 01.08.2026 und endet am 31.07.2028.

Es besteht eine Option den Vertrag um zwei weitere Jahre zu verlängern. Maximale Vertragslaufzeit beträgt somit vier Jahre.

Nähere Informationen siehe Aufforderung zur Angebotsabgabe.

Zusätzliche Informationen

Nachforderungsbedingungen gem. § 56 VgV.

Der Auftraggeber ist entsprechend § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV verpflichtet, Bieter, die die nachgeforderten Erklärungen und/oder Nachweise nicht vollständig innerhalb der festgelegten Frist vorgelegt haben, vom weiteren Verfahren auszuschließen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Wir bitten Sie, uns vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren (2021-2025) bis heute, die mit der zu vergebenden Leistung (Kreative Lichtinszenierung des öffentlichen Raumes) hinsichtlich der Komplexität vergleichbar sind unter Angabe des Leistungsgegenstandes, Auftragswertes, Erbringungszeitpunkt / - zeitraums und des öffentlichen oder privaten Auftraggebers mit Ansprechperson und Kontaktdaten zu nennen.

Mindestanforderungen:
Es ist mindestens eine Referenz zu erbringen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Nachweis einer Haftpflichtversicherung im Falle der Beauftragung mit einer Deckungssumme je Schadensereignis von mindestens 10.000.000,00 EUR für Personenschäden und Sachschäden sowie 250.000,00 EUR für reine Vermögensschäden. Der Nachweis wird durch eine Bestätigung des Versicherers über das Bestehen der Versicherung mit den genannten Deckungssummen bereitgestellt. Ist das nicht der Fall, hat der Bieter den Nachweis durch eine Bestätigung des Versicherers über die Bereitschaft, im Auftragsfall eine Versicherung mit den genannten Deckungssummen bereitzustellen, zu erbringen

Zusätzliche Informationen

Die Wiesbaden Congress & Marketing GmbH hat die städtische WiBau Gesellschaft mbH (WiBau) mit der Durchführung des hier ausgeschriebenen Vergabeverfahrens beauftragt. Sämtliche Kommunikation im Vergabeverfahren ist daher mit der WiBau zu führen.

Das gesamte Verfahren inkl. Kommunikation wird elektronisch in Textform, möglichst über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD (elektronische Hessische Ausschreibungsdatenbank) oder per E-Mail anvergabe@wibau-wiesbaden.de unter Angabe der Dokumentenbezeichnung und Gliederungsnummer der Vergabeunterlagen abgewickelt.

Angebote sind ausschließlich elektronisch über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD einzureichen.

Dies erfordert eine kostenfreie Registrierung. Wenn Sie sich registriert haben werden Sie aktiv informiert, sobald eine neue Version der Unterlagen von der Vergabestelle veröffentlicht wird oder sobald die Vergabestelle neue Nachrichten zum Verfahren verschickt.

Angebote, die schriftlich in Papierform oder auf anderem elektronischen Wege sowie welche, die nach der Angebotsfrist eingehen, werden von der Wertung ausgeschlossen.

Verwendung der Vergabeunterlagen:

Die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die die Bewerber im Rahmen des Vergabeverfahrens erhalten, sind nur für dieses Vergabeverfahren zu verwenden. Die Nutzung der Vergabeunterlagen für andere Zwecke ist nicht gestattet.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)