Wiesbaden Congress & Marketing GmbH

Beschreibung der Beschaffung

Die Wiesbaden Congress & Marketing GmbH (WiCM) ist eine Gesellschaft unter dem Dach der TriWiCon und verantwortlich für den Betrieb des Veranstaltungshauses RheinMain CongressCenter.

Gegenstand der Ausschreibung ist die Ermittlung eines Unternehmens für die Entwicklung, Produktion, Anbringung und Entfernung von kundenspezifischem Werbeflächen-Branding für Veranstaltungen vorwiegend in der Veranstaltungsstätte RheinMain CongressCenter (RMCC), aber auch im Kurhaus mit Kolonnaden und Jagdschloss Platte sowie für Marketingmaßnahmen im Stadtgebiet von Wiesbaden.
Dies umfasst sowohl Planungsleistungen einschließlich ggf. notwendiger statischer Nachweise, die Kommunikation, Dokumentation gegenüber dem Endkunden, Lieferung, Anbringung und Entfernung der eingebrachten Werbeprodukte, Abrechnung, Mitwirkung bei der Erstellung von produktspezifischen Katalogen sowie damit in Zusammenhang stehenden Dienstleistungen.
Bei dem auszustellenden Vertrag handelt es sich um einen Dienstleistungsvertrag.
Die genauen Arbeitsumfänge und Prozessanforderungen werden im Rahmen dieser Leistungsbeschreibung spezifiziert.

Detailierte Beschreibungen der Dienstleistungen entnehmen Sie bitte der allgemeinen Aufgaben- und Leistungsbeschreibung sowie den Anlagen.

Der Leistungszeitraum beginnt voraussichtlich am 01.05.2027 und endet nach 24 Monaten, voraussichtlich am 30.04.2029. Wird er nicht 3 Monate vor Ablauf der Laufzeit schriftlich gekündigt, so verlängert er sich um 2 Jahre, zu den zum Zeitpunkt des jeweiligen Vertragsablaufs geltenden Bestimmungen. (insgesamt maximal 4 Jahre). Ein Anspruch des Auftragnehmers auf die Verlängerung des Vertrages besteht nicht.

Die Leistungen sind vorwiegend zu erbringen im:
• RheinMain CongressCenter (RMCC), Friedrich-Ebert-Allee 1, 65185 Wiesbaden.
In folgenden Veranstaltungsstätten sind optional ebenfalls Leistungen zu erbringen:
• Kurhaus Wiesbaden, Kurhausplatz 1, 65189 Wiesbaden
• Jagdschloss Platte, Auf der Platte / An der B417, 65195 Wiesbaden
• Werbeflächen im Stadtgebiet Wiesbaden

Nähere Informationen siehe Aufforderung zur Angebotsabgabe sowie allgemeine_Leistungsbeschreibung.

Objektbesichtigungen - verpflichtend:
Für die Angebotsabgabe ist die Teilnahme an einer Ortsbesichtigung verpflichtend. Allen Bietern wird hierfür die Möglichkeit eingeräumt, das RMCC im Rahmen eines abgestimmten Einzeltermins zu besichtigen. Eine Teilnahme ist Voraussetzung für die Angebotswertung.

Bitte melden Sie sich zur Koordination eines Besichtigungstermins bis spätestens 24.06.2026,jeweils per eHAD-Nachricht oder per E-Mail an vergabe@wibau-wiesbaden.de.

Ortsbesichtigungen finden an folgenden Tagen statt:
• 30.06.2026
• 01.07.2026

Die Termine werden einzeln vergeben und auf den erforderlichen Zeitrahmen begrenzt.

Im Rahmen der Ortsbesichtigung werden keine Fragen beantwortet.

Etwaige Rückfragen sind ausschließlich schriftlich über das Vergabeportal einzureichen. Diese werden im Nachgang anonymisiert an alle Bieter in Textform weitergeleitet.

Nach Eingang Ihrer Rückmeldung kommen wir zur genauen Terminvereinbarung auf Sie zu.

Im Anschluss an die Besichtigung erhalten die Teilnehmenden eine Teilnahmebestätigung, die sowohl vom Auftraggeber als auch vom jeweiligen Bieter zu unterzeichnen ist. Diese Bestätigung ist dem Angebot als Nachweis beizufügen.

Ortsbesichtigungen für das Kurhaus sind im Rahmen dieses Verfahrens nicht vorgesehen. Soweit das Objekt öffentlich frei zugänglich ist, können Sie sich gerne Vorort einen Eindruck verschaffen.

Zusätzliche Informationen

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot i.S.v. § 127 Abs. 1 GWB gemäß § 58 VgV unter Berücksichtigung folgender Wertungskriterien in folgender Gewichtung ermittelt:

Gewichtung
1. Angebotener Gesamtpreis: 45 %
2. Angebotene Rabattierung: 10 %
3. Nacht- und Wochenendzuschlag: 5 %
4. Verspätungszuschläge: 10 %
5. Stornierungsbedingungen: 5 %
6. Konzeption/Herangehensweise (Fragenkatalog): 25 %

Die eingereichten Angebote werden nach Maßgabe der angegebenen prozentualen Gewichtung zunächst für jedes Einzelkriterium und dann insgesamt bewertet.

Bewertung Zuschlagskriterium Angebotener Gesamtpreis:
Bewertet wird der vom Bieter angebotene Gesamtpreis pro Jahr (netto), der sich aus der Summe der Preisbestandteile zusammensetzt, die sich aus dem den Angebotsunterlagen beigefügten Preisblatt ergeben.
Das günstigste Angebot (Gesamtpreis) nach Maßgabe des im Preisblatt enthaltenen Formblattes "Deckblatt Einzelpreise" erhält 100 Punkte. Angebote, die 100% über dem günstigsten Angebot liegen, erhalten 0 Punkte; Zwischenwerte werden linear interpoliert.

Bewertung Zuschlagskriterium Angebotene Rabattierung:
Vor dem Hintergrund, dass in jedem der im Preisblatt anzugebenden Einheitspreise die Kosten für Material, Produktion, Maschinen, Personal, Lieferung, Anbringung, Entfernung und Entsorgung einzukalkulieren sind, diese jedoch bei Aufträgen eines gewissen Umfangs nicht für jede Einzelleistung anfallen, hat der Bieter mit dem Angebot seine Rabattbedingungen auf Basis des im Angebotsschreiben enthaltenen Formblattes vorzulegen.
Dazu hat der Bieter im Einzelnen anzugeben, welche Rabattierung er prozentual bezogen auf die jeweilige Rechnungssumme einer Veranstaltung gewährt, wenn die Rechnungssumme
- den Betrag von EUR 2.500,00 erreicht
- den Betrag von EUR 5.000,00 erreicht
- den Betrag von EUR 10.000,00 erreicht
- den Betrag von EUR 20.000,00 erreicht
- den Betrag von EUR 50.000,00 erreicht
Damit soll dem Bieter die Möglichkeit eingeräumt werden, die bei den vorgenannten Rechnungssummen zu erwartenden Synergieeffekte im Angebot abzubilden. Der Bieter hat hierfür das im Preisblatt enthaltene Abfrage auszufüllen. Bewertet wird der Mittelwert der angegebenen Prozentsätze.
Das Angebot, das den höchsten Mittelwert, der für die angebotene Rabattierung angegebenen Prozentsätze ausweist, erhält 5 Punkte. Angebotene Rabattierungen, die über 50 % geringer sind als das Angebot mit den höchsten Rabattierungen, erhalten 0 Punkte; Zwischenwerte werden linear interpoliert.

Bewertung Zuschlagskriterium Nacht- und Wochenendzuschlag:
Der Bieter hat mit dem Angebot seine Bedingungen für einen etwaigen Nacht- und Wochenendzuschlag auf Basis der im Preisblatt enthaltenen Abfrage vorzulegen. Dazu hat der Bieter im Einzelnen anzugeben, welchen Zuschlag er für Leistungen, die an Wochenenden und in den Nachtstunden zwischen zwei Werktagen erbracht werden, prozentual bezogen auf die im Preisblatt für die jeweiligen Leistungen ausgewiesenen Einheitspreise in Rechnung stellt. Bewertet wird der angegebene Prozentsatz.
Hinweis:
- Der Wochenendzuschlag fällt im Zeitraum zwischen Samstag, 20:00 Uhr und dem darauffolgenden Montag, 06:00 Uhr an.
- Der Nachtzuschlag fällt in der Zeit von 22:00 Uhr bis 06:00 Uhr zwischen zwei Werktagen an.
- Eine doppelte Bezuschlagung aufgrund einer Kombination aus Wochenend- und Nachtzuschlag ist ausgeschlossen.

Das Angebot, das den geringsten Prozentsatz für den Nacht- und Verspätungszuschlag ausweist, erhält 5 Punkte. Angebotene Nacht- und Wochenendzuschläge, die über 50 % teurer sind als das günstigste Angebot, erhalten 0 Punkte; Zwischenwerte werden linear interpoliert.

Der Bieter hat mit dem Angebot seine Bedingungen für Verspätungszuschläge auf Basis des im Angebotsschreiben enthaltenen Formblattes vorzulegen. Dazu hat der Bieter im Einzelnen anzugeben, welche Verspätungszuschläge er prozentual bezogen auf die jeweilige Auftragssumme der zu spät beauftragten Leistungen einer Veranstaltung in Rechnung stellt, wenn die Leistungserbringung
• weniger als 21 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus,
• weniger als 14 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus oder
• weniger als 7 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus
von der Auftraggeberin bestellt werden oder die Druckdaten für die Produktion von der Auftraggeberin übermittelt werden. Bewertet wird der Mittelwert der angegebenen Prozentsätze.
Hinweis:
Die Regelung zu den Verspätungszuschlägen umfasst lediglich solche Fälle, in denen die verspätete Bestellung von der Auftraggeberin veranlasst wird. Im Falle der höheren Gewalt, Verzögerungen durch den Auftragnehmer sowie der keinerseits zu vertretenden Verspätung gelten die vertraglichen sowie - nachrangig - die allgemeinen gesetzlichen Regelungen.
Das Angebot, das den geringsten Mittelwert der für die Verspätungszuschläge angegebenen Prozentsätze ausweist, erhält 5 Punkte. Angebotene Verspätungszuschläge, die über 50 % teurer sind als das günstigste Angebot, erhalten 0 Punkte; Zwischenwerte werden linear interpoliert.

Bewertung Zuschlagskriterium Stornierungsbedingungen:
Der Bieter hat mit dem Angebot seine Stornierungsbedingungen auf Basis des im Angebotsschreiben enthaltenen Formblattes vorzulegen. Dazu hat der Bieter im Einzelnen anzugeben, welche Stornierungskosten er prozentual bezogen auf die jeweilige Auftragssumme einer Veranstaltung in Rechnung stellt, wenn die Leistungserbringung
• bis 21 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus,
• bis 14 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus,
• bis 7 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus oder
• weniger als 7 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus
von der Auftraggeberin abgesagt wird. Der Bieter hat hierfür das im Angebotsschreiben enthaltene Formblatt auszufüllen. Bewertet wird der Mittelwert der angegebenen Prozentsätze.
Das Angebot, das den geringsten Mittelwert der für die Stornierungskosten angegebenen Prozentsätze ausweist, erhält 5 Punkte. Angebotene Stornierungskosten, die über 50 % teurer sind als das günstigste Angebot, erhalten 0 Punkte; Zwischenwerte werden linear interpoliert.

Bewertung Zuschlagskriterium Konzeption/Herangehensweise (Fragenkatalog):
Der Bieter muss mit dem Angebot das ausgefüllte Formblatt "Anlage_Fragenkatalog" vorlegen.

Schriftliche Erläuterung der folgenden Aspekte unter Beachtung folgender Vorgaben:

Für die schriftliche Erläuterung ist der bereitgestellte Fragenkatalog zu verwenden. Dieser liegt der Erläuterung zu den Zuschlagskriterien als Anlage bei.

Allgemeine Auszüge aus Qualitätshandbüchern, Firmenprospekten und vergleichbaren Quellen werden nicht berücksichtigt und fließen nicht in die Bewertung ein. Auch Zusatzmaterialien zu den Konzeptfragen werden nicht bewertet.
Der Bieter hat darzulegen, wie er beabsichtigt,
- die Kommunikation mit der Auftraggeberin und den Endkunden in den einzelnen Vorbereitungsstadien zu gestalten und dabei insbesondere sicherzustellen, dass die Auftraggeberin über alle wesentlichen Abstimmungsprozesse zwischen dem Bieter und dem Endkunden stets in Kenntnis gesetzt wird;
- sicherzustellen, dass die Kommunikation mit den Kunden und das Verfassen der Angebote auch in englischer Sprache auf qualitativ hohem Niveau und ohne zeitlichen Mehraufwand erfolgen können, sofern die Auftraggeberin dies fordert;
- den Datenaustausch mit der Auftraggeberin zu gestalten und dabei auch die Datensicherheit zu gewährleisten;
- seine Erreichbarkeit für die Auftraggeberin während der Rüst-, Aufbau- und Abbauzeiten durchgehend und im Übrigen an den Werktagen zu den gewöhnlichen Geschäftszeiten sicherzustellen;
- die Organisation und die Ausführung der Aufbau- und Abbauarbeiten und der Beklebungen zu gestalten und dabei eine ordnungsgemäße Ausführung der Arbeiten auch außerhalb der gewöhnlichen Geschäftszeiten zu gewährleisten;
- das Verfahren zum Umgang mit kurzfristigen Bestellungen und Umbestellungen (Massenmehrung und Wechsel der Art der Bestellung) zu gestalten.

Jeder dieser Spiegelstriche stellt ein Unterkriterium dar. Alle Unterkriterien werden gleich gewichtet.

Bitte beachten Sie, dass sämtliche hier getätigten Angaben als Bestandteil des Vertrags gelten. Das heißt, der Auftragnehmer ist verpflichtet, diese in der angebotenen Form und im Inhalt zu erbringen und nachzuweisen. Außerdem müssen die Zahlen wirtschaftlich und rechnerisch mit den in den Stundenverrechnungssätzen kalkulierten Positionen übereinstimmen.

Im Rahmen der Prüfung und Wertung verpflichtet sich der Bieter, seine Angaben auf Verlangen der Vergabestelle durch entsprechende Nachweise nachzuweisen.

Die Güte und Qualität der Konzeption/Herangehensweise wird mit folgenden Punktnoten bewertet, wobei die Auftraggeberin nach konkreter Sachlage auch halbe Punkte vergeben kann (z. B. 1,5 Punkte):
0 Punkte: aus Sicht des Auftraggeberin ungenügend, da die geforderte Darstellung fehlt oder für eine Wertung nicht verwertbar ist
1 Punkt: aus Sicht der Auftraggeberin werden die Anforderungen nicht ausreichend erfüllt
2 Punkte: aus Sicht der Auftraggeberin werden die Anforderungen ausreichend erfüllt
3 Punkte: aus Sicht der Auftraggeberin werden die Anforderungen befriedigend erfüllt
4 Punkte: aus Sicht der Auftraggeberin werden die Anforderungen gut erfüllt
5 Punkte: aus Sicht der Auftraggeberin werden die Anforderungen sehr gut erfüllt

Für weitere Einzelheiten wird auf Formblatt Eignung_Zuschlagskriterien verwiesen.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Die Leistungen sind vorwiegend zu erbringen im:
• RheinMain CongressCenter (RMCC), Friedrich-Ebert-Allee 1, 65185 Wiesbaden.
In folgenden Veranstaltungsstätten sind optional ebenfalls Leistungen zu erbringen:
• Kurhaus Wiesbaden, Kurhausplatz 1, 65189 Wiesbaden
• Jagdschloss Platte, Auf der Platte / An der B417, 65195 Wiesbaden
• Werbeflächen im Stadtgebiet Wiesbaden

Beschreibung der Optionen

Der Leistungszeitraum beginnt voraussichtlich am 01.05.2027 und endet nach 24 Monaten, voraussichtlich am 30.04.2029. Wird er nicht 3 Monate vor Ablauf der Laufzeit schriftlich gekündigt, so verlängert er sich um 2 Jahre.

Nähere Informationen siehe Aufforderung zur Leistungsbeschreibung sowie Aufforderung zru Angebotsabgabe.

Zusätzliche Informationen

Nachforderungsbedingungen gem. § 56 VgV.

Der Auftraggeber ist entsprechend § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV verpflichtet, Bieter, die die nachgeforderten Erklärungen und/oder Nachweise nicht vollständig innerhalb der festgelegten Frist vorgelegt haben, vom weiteren Verfahren auszuschließen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Wir bitten Sie, uns vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren (2022-2025) unter Angabe des Leistungsgegenstandes, Auftragswertes, Erbringungszeitpunkt / - zeitraums und des öffentlichen oder privaten Auftraggebers mit Ansprechperson und Kontaktdaten zu nennen.

Mindestkriterien:
Es sind insgesamt mindestens zwei Referenzen der letzten 3 Jahre für vergleichbare Leistungen aus dem Bereich Werbeflächenbranding zu erbringen, welche einen Mindestumsatz von 30.000€ oder größer nachweisen. In Summe müssen zwei der folgenden drei Anforderungen erfüllt werden, jede Referenz muss jedoch mindestens eine Anforderung erfüllen.
• Banner outdoor oder indoor mit mind. 15 qm bedruckter Fläche
• Treppenstufenbeklebung mit mind. 15 Stufen
• Glasflächenbeklebung mit mind. 40 qm

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Erklärung über das in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigte Personal des Bieters.
Mindestkriterium:
Es sind in den letzten 3 Jahren stetig mindestens 10 Personen in der Produktion/Monatge sowie 2 Personen im Bereich Layout beschäftigt gewesen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Nachweis einer bestehenden Haftpflichtversicherung des Einzelbieters / aller Mitglieder einer Bietergemeinschaft mit folgenden Deckungssummen nachzuweisen: für Personen- und Sachschäden 5.000.000 €, für Vermögensschäden 250.000 €, für das Abhandenkommen der den Versicherungsnehmer oder seiner Angestellten zur Leistungsdurchführung überlassenen Schlüssel bis zu 250.000 €.

Der Nachweis wird durch eine Bestätigung des Versicherers über das Bestehen der Versicherung mit den genannten Deckungssummen bereitgestellt. Ist das nicht der Fall, hat der Bieter den Nachweis durch eine Bestätigung des Versicherers über die Bereitschaft, im Auftragsfall eine Versicherung mit den genannten Deckungssummen bereitzustellen, zu erbringen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind.
Mindestkriterium: Der durchschnittliche Umsatz der letzten 3 Jahre muss mindestens 500.000 €, netto betragen.

Zusätzliche Informationen

Die Wiesbaden Congress & Marketing GmbH hat die städtische WiBau Gesellschaft mbH (WiBau) mit der Durchführung des hier ausgeschriebenen Vergabeverfahrens beauftragt. Sämtliche Kommunikation im Vergabeverfahren ist daher mit der WiBau zu führen.

Das gesamte Verfahren inkl. Kommunikation wird elektronisch in Textform, möglichst über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD (elektronische Hessische Ausschreibungsdatenbank) oder per E-Mail anvergabe@wibau-wiesbaden.de unter Angabe der Dokumentenbezeichnung und Gliederungsnummer der Vergabeunterlagen abgewickelt.

Angebote sind ausschließlich elektronisch über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD einzureichen.

Dies erfordert eine kostenfreie Registrierung. Wenn Sie sich registriert haben werden Sie aktiv informiert, sobald eine neue Version der Unterlagen von der Vergabestelle veröffentlicht wird oder sobald die Vergabestelle neue Nachrichten zum Verfahren verschickt.

Angebote, die schriftlich in Papierform oder auf anderem elektronischen Wege sowie welche, die nach der Angebotsfrist eingehen, werden von der Wertung ausgeschlossen.

Verwendung der Vergabeunterlagen:

Die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die die Bewerber im Rahmen des Vergabeverfahrens erhalten, sind nur für dieses Vergabeverfahren zu verwenden. Die Nutzung der Vergabeunterlagen für andere Zwecke ist nicht gestattet.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)