Unterstützungsleistungen für spezifische Tätigkeiten aus dem Bereich Customer Care

Mark-E Aktiengesellschaft

Ausgangslage.
Zur Erfüllung unterschiedlicher Dienstleistungsvereinbarungen benötigt die Mark-E Aktiengesellschaft zum Ausgleich von Überlasten – nachfolgend Auftraggeber oder AG genannt - verschiedene Unterstützungsleistungen für spezifische Tätigkeiten aus dem Bereich des Customer Care.
Rahmenbedingungen.
Voraussetzungen für eine Zusammenarbeit sind
Fallabschließende Bearbeitung;
Erfüllung der nachfolgend beschriebenen Anforderungsprofile;
Erfüllung der Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes;
Bereitschaft zur Übernahme von Teilleistungen;
Bereitschaft zur Abgabe von Pauschal(Stück-)preisen;
Schulung von Coaches/Multiplikatoren des Auftragnehmers (Train-The-Trainer);
Fernzugriff auf die Systeme des AG über On-Demand-Token (E-Mail-Adressen des AN müssen verfügbar sein);
Flexibel zu bewertende Reaktion auf optionale zusätzliche Aufgaben ggf. temporärer Einsatz der Endanwender des AN in den Räumlichkeiten des AG;
Bereitschaft zum temporären Einsatz von Endanwendern des AG;
Bereitschaft zur Übernahme sonstiger Leistungen durch Inkrafttreten neuer energiewirtschaftlicher Bestimmungen und Verordnungen.
Abruf der Leistungen.
Der Auftraggeber ruft die Leistungen nach Bedarf ab. Der AG stellt dem AN ein Forecast auf monatlicher Basis über die zu erwartenden Stückzahlen zur Verfügung. Eine Verpflichtung des AG zur Abnahme aller angebotenen Leistungen oder ein Anspruch des AN auf einen Mindestumsatz besteht nicht.
Anforderungsprofil Allgemein.
Basic:
Kaufmännische Grundkenntnisse und technisches Verständnis;
Tiefgründiges Branchenwissen der Mehr-Sparten-Versorgungswirtschaft (Strom, Gas, Wasser, Wärme, Abwasser);
Sehr hohe Kunden- und Serviceorientierung;
Mehrjährige Erfahrungen mit der SAP-Branchenlösung IS-U;
Basiswissen rechtliche Grundlagen der Versorgungswirtschaft auch Insolvenzrecht;
Marktkenntnisse insbesondere auch Fristen / Formate aus GPKE (Strom) und GeLi (Gas);
Spezielle Kenntnisse IS-U Vertragskontokorrent;
Beginn der Unterstützungsleistungen:
Die nachfolgend beschriebenen Unterstützungsleistungen werden ab dem 2.1.2014 benötigt.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-08-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-07-15.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2013-07-15 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2013-07-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Bürohilfsarbeiten
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Bürohilfsarbeiten 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für ein oder mehrere Los(e)
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Versorgungsunternehmen
Name des öffentlichen Auftraggebers: Mark-E Aktiengesellschaft
Postanschrift: Körnerstr. 40
Postleitzahl: 58095
Postort: Hagen
Kontakt
Internetadresse: http://www.enervie-gruppe.de 🌏
E-Mail: pinar.kayi@enervie-gruppe.de 📧
Telefon: +49 233112322581 📞
Fax: +49 233112312581 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-07-15 📅
Einreichungsfrist: 2013-08-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-07-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 138-240287
ABl. S-Ausgabe: 138
Zusätzliche Informationen
Bitte senden Sie Ihre Teilnahmebestätigung an die o.g. E-Mail Adresse. Nach Erhalt der Bestätigung erhalten Sie unverzüglich ergänzenden Unterlagen zum Teilnahmeantrag. Es handelt sich um ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Nach der Bewerberbewertung werden ausgewählte Bieter zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Hierzu erhalten die Bieter ein detailliertes Lastenheft und weitere Unterlagen. Nach Abgabe der Angebote durch die Bieter, werden die Unterlagen durch ein funktionsübergreifendes Team anhand einheitlicher Kriterien geprüft und bewertet. Nach Abschluss der Prüfung aller Bieterangebote entscheidet das Team, welche Bieter für ein Gespräch in unserem Hause eingeladen werden. Unternehmensprofil. Südwestfalen Energie und Wasser AG. Die ENERVIE - Südwestfalen Energie und Wasser AG ist der Unternehmensverbund der Mark-E Aktiengesellschaft, der Stadtwerke Lüdenscheid GmbH und der ENER-VIE AssetNetWork GmbH im südlichen Nordrhein-Westfalen und der bundesweit tätigen lekker Energie GmbH (51 %). Für die Versorgung der rund 700.000 Kunden und Energiehandelspartner liefert die ENERVIE Gruppe Strom, Gas, Wärme und Trinkwasser. Damit gehört die ENERVIE Gruppe zu den größten unabhängigen Energiedienstleistern mit Eigenerzeugung in Nordrhein-Westfalen und steht auch bundesweit für effiziente Energielösungen. Die Kompetenzen der ENERVIE Gruppe: Gebündeltes Know-how ENERVIE Erzeugt: Mit einer Leistung von insgesamt 1.300 MW betreibt die ENERVIE Tochtergesellschaft Mark-E eigene Kraftwerke zur Stromerzeugung aus Erdgas, Steinkohle, Wasserkraft, Biomasse sowie Wind- und Sonnenenergie. Zum Leistungsspektrum gehören zudem die Versorgung mit Fernwärme, die Trinkwassergewinnung und erzeugungsnahe Dienstleistungen wie die Projektierung und der Betrieb von Anlagen zur Energiegewinnung. ENERVIE Vernetzt: Die Netzgesellschaft ENERVIE AssetNetWork stellt das Gas- und Stromnetz der ENERVIE Gruppe allen Netzkunden oder deren Lieferanten zur Verfügung und sorgt gemäß den Vorgaben des Energiewirtschaftsgesetzes für den transparenten und diskriminierungsfreien Zugang zum Netz. Den Bau und Betrieb des 12.000 km umfassenden Leitungsnetzes für die Verteilung von Strom, Gas und Wasser übernimmt der Service ENERVIE Vernetzt. ENERVIE Handelt: In der ENERVIE Gruppe übernimmt der Energiehandel der Mark-E die Vermarktung der Stromerzeugung aus den eigenen Kraftwerken und die Optimierung der Energiebeschaffung für Strom und Gas an den Handelsbörsen. Für die Versorgung der Kunden der Mark-E und Stadtwerke Lüdenscheid sowie Energie-handelspartner setzt Mark-E im Stromhandel jährlich rund 5 Mrd. kWh Strom und 0,6 Mrd. kWh Gas um. Mark-E Aktiengesellschaft Seit dem 1.1.2007 gehört der regionale Energie- und Infrastrukturdienstleister Mark-E Aktiengesellschaft zum Unternehmensverbund der ENERVIE - Südwestfalen Energie und Wasser AG. Die 100-prozentige Tochtergesellschaft liefert jährlich rund 13 Milliarden Kilowattstunden Strom an über 300.000 Privat- und Geschäftskunden, 1.200 Industriekunden und an Energiehandelspartner. Darüber hinaus versorgt Mark- E Kunden mit Fernwärme, Heiz- und Prozessdampf sowie in Hagen auch mit Gas und Trinkwasser. Mark- E ist ein Energieversorger mit eigenen Erzeugungsanlagen und produziert in Kraftwerken mit insgesamt 1.300 Megawatt Leistung an den Standorten Werdohl-Elverlingsen, Herdecke, Hagen-Kabel und Finnentrop- Rönkhausen rund 3,6 Milliarden Kilowattstunden Strom im Jahr aus Steinkohle, Gas, Biomasse, Wasserkraft und Sonnenenergie. Die Gesellschaft verfügt über einen eigenen Handelsbereich. Stadtwerke Lüdenscheid GmbH Seit dem 1. Januar 2007 gehört die Stadtwerke Lüdenscheid GmbH zum Energieverbund der ENERVIE - Südwestfalen Energie und Wasser AG. Die 100-prozentige Tochtergesellschaft versorgt rund 80.000 Kunden im Raum Lüdenscheid und im Märkischen Kreis mit Strom, Gas, Wasser und Wärme. Derart verwurzelt in der Region sind die Stadtwerke Lüdenscheid zu einem leistungsstarken und an Dienstleistungen orientierten Unternehmen gewachsen, das neben technischen und kaufmännischen Dienstleistungen sowie Energiedienstleistungen und Telekommunikation auch das Familienbad am Nattenberg sowie das Saunadorf betreiben. ENERVIE AssetNetWork GmbH Die ENERVIE AssetNetWork GmbH (vormals SEWAG Netze GmbH) ist eine 100-prozentige Tochtergesellschaft der ENERVIE - Südwestfalen Energie und Wasser AG. Sitz der Gesellschaft ist Lüdenscheid. Als Netzgesellschaft stellt sie die Verteilnetze für Strom, Gas und Trinkwasser in Hagen, Lüdenscheid und der märkischen Region allen Netzkunden oder deren Lieferanten bereit. Die ENERVIE AssetNet-Work sorgt gemäß den Vorgaben des Energiewirtschaftsgesetzes für den transparenten und diskriminierungsfreien Zugang zu einem zuverlässigen und preisgünstigen Netz. lekker Energie GmbH lekker Energie steht als einer der führenden neuen Energieanbieter für Wettbewerb im Strom – und Gasmarkt. Mit innovativen Produkten für Privat- und Geschäftskunden wie lekker Strom, dekkel Strom oder wakker Gas hat lekker Energie Bewegung in die deutsche Energiewirtschaft gebracht. Seit dem 1.1.2010 unter dem Dach der ENERVIE Gruppe, steht lekker Energie weiterhin für ambitioniertes Wachstum und tritt aktiv für faire Wettbewerbsbedingungen auf dem deutschen Energiemarkt ein.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Dienstleistungskategorie: 27
Kurze Beschreibung:
Ausgangslage.
Zur Erfüllung unterschiedlicher Dienstleistungsvereinbarungen benötigt die Mark-E Aktiengesellschaft zum Ausgleich von Überlasten – nachfolgend Auftraggeber oder AG genannt - verschiedene Unterstützungsleistungen für spezifische Tätigkeiten aus dem Bereich des Customer Care.
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Rahmenbedingungen.
Voraussetzungen für eine Zusammenarbeit sind
Fallabschließende Bearbeitung;
Erfüllung der nachfolgend beschriebenen Anforderungsprofile;
Erfüllung der Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes;
Bereitschaft zur Übernahme von Teilleistungen;
Bereitschaft zur Abgabe von Pauschal(Stück-)preisen;
Schulung von Coaches/Multiplikatoren des Auftragnehmers (Train-The-Trainer);
Fernzugriff auf die Systeme des AG über On-Demand-Token (E-Mail-Adressen des AN müssen verfügbar sein);
Flexibel zu bewertende Reaktion auf optionale zusätzliche Aufgaben ggf. temporärer Einsatz der Endanwender des AN in den Räumlichkeiten des AG;
Bereitschaft zum temporären Einsatz von Endanwendern des AG;
Bereitschaft zur Übernahme sonstiger Leistungen durch Inkrafttreten neuer energiewirtschaftlicher Bestimmungen und Verordnungen.
Abruf der Leistungen.
Der Auftraggeber ruft die Leistungen nach Bedarf ab. Der AG stellt dem AN ein Forecast auf monatlicher Basis über die zu erwartenden Stückzahlen zur Verfügung. Eine Verpflichtung des AG zur Abnahme aller angebotenen Leistungen oder ein Anspruch des AN auf einen Mindestumsatz besteht nicht.
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Anforderungsprofil Allgemein.
Basic:
Kaufmännische Grundkenntnisse und technisches Verständnis;
Tiefgründiges Branchenwissen der Mehr-Sparten-Versorgungswirtschaft (Strom, Gas, Wasser, Wärme, Abwasser);
Sehr hohe Kunden- und Serviceorientierung;
Mehrjährige Erfahrungen mit der SAP-Branchenlösung IS-U;
Basiswissen rechtliche Grundlagen der Versorgungswirtschaft auch Insolvenzrecht;
Marktkenntnisse insbesondere auch Fristen / Formate aus GPKE (Strom) und GeLi (Gas);
Spezielle Kenntnisse IS-U Vertragskontokorrent;
Beginn der Unterstützungsleistungen:
Die nachfolgend beschriebenen Unterstützungsleistungen werden ab dem 2.1.2014 benötigt.
Losnummer: 1
Bezeichnung des Loses: Unterstützung Abrechnung
Kurze Beschreibung:
Der AG beabsichtigt einen erfahrenen Dienstleister – nachfolgend Auftragnehmer oder AN genannt – mit dem nachfolgend beschriebenen Tätigkeiten zu beauftragen:
Rechnungskorrekturen im SLP-Bereich;
Plausibilisierungen Abrechnungswerte im SLP-Bereich;
kfm. / techn. Stammdatenaufbau im SLP-Bereich;
Gerätewechsel;
Neuanlagen;
Neukundenimporte/-einzüge;
Stichtagsabrechnungen;
Optionale Leistungen wie z.B. Durchführung von
Individualschriftverkehr etc. nach vorheriger Abstimmung;
Anforderungsprofil Abrechnung;
Durchführung Regelabrechnung (Abrechnung und Faktura);
Durchführung von Schluss-, Zwischen- und Simulationsrechnungen;
Erfassen, Pflegen und Dokumentieren aller abrechnungsrelevanten Daten;
Plausibilisieren von Verbrauchswerten ggf. einschl. notwendiger Recherche;
Abwicklung Neukundenbearbeitung;
Durchführen von Rechnungskorrekturen;
Protokollbearbeitungen einschl. durchzuführender Korrekturmaßnahmen;
Servicezeiten Montag bis Freitag 7.30 Uhr bis 16.00 Uhr, außer an Feiertagen in Nordrhein-Westfalen.
Menge oder Umfang: s.o.
Losnummer: 2
Bezeichnung des Loses: Unterstützung Lieferantenwechsel und Marktkommunikation
Kurze Beschreibung:
Der AG beabsichtigt einen erfahrenen Dienstleister mit dem nachfolgend beschriebenen Tätigkeiten zu beauftragen:
Kündigungen (elektr./schriftl.);
Clearing / Abwicklungen Lieferantenwechsel;
Kundenrückgewinnungen;
Rückabwicklungen;
Bearbeitung ORDERS;
Reklamationsavise/REMADV;
Monitoring Datenaustausch;
Anforderungsprofil Lieferantenwechsel und Marktkommunikation;
Bearbeitung EDI-Nachrichten im Rahmen der Marktkommunikation;
Umstellung auf elektronische Netznutzungsabrechnung;
Bearbeiten von Lieferanten-Anfragen;
Bearbeiten von Netzbetreiber-Anfragen;
Lieferbeginn / Lieferende im Rahmen von Lieferantenwechselprozessen;
Abwicklung Ersatz- und Grundversorgung, Drittwechsler etc.;
Zwangsabmeldungen;
Storno und Rückabwicklungen;
Protokollbearbeitung einschl. durchzuführender Korrekturmaßnahmen;
Servicezeiten Montag bis Freitag 7.30 Uhr – 16.00 Uhr, außer an Feiertagen in Nordrhein-Westfalen.
Losnummer: 3
Bezeichnung des Loses: Unterstützung Debitorenmanagement
Kurze Beschreibung:
manuelle Zahlungszuordnung / Clearing über Verteilungsstapel und Avise (elektr./schriftl.)
Bearbeitung Rückläufer (Buchen / Anschreiben versenden)
Allgemeine debitorische Sachbearbeitungsvorgänge(Kontenpflegen,
Ausgleichsrücknahmen, Sicherheitsanforderungen, Stammdatenpflege, Zahlungsanweisungen, Buchen/Umbuchungen/Ausbuchungen/Stornos/Verrechnungen
Saldenbestätigungen aus Vertragskonto IS-U
Kontenaufstellungen aus Vertragskonto IS-U
Anforderungsprofil Debitorenmanagement
Bearbeitung debitorischer Geschäftsvorfälle
Erfassen, Pflegen und Dokumentieren von Stammdaten bzw. Vertragskonten
Tagesaktuelle Buchungen ggf. einschl. Clearing
Kontenklärungen und -aufstellungen
Setzen bzw. Löschen von Mahn-/Bank- und Zahlsperren
Belege buchen / stornieren / umbuchen / ausbuchen
Aufbau von Zahlstapeln
Protokollbearbeitung einschl. durchzuführender Korrekturmaßnahmen
Spezielle Kenntnisse ISU-Vertragskontokorrent
Losnummer: 4
Bezeichnung des Loses: Unterstützung Forderungsmanagement
Kurze Beschreibung:
Der AG beabsichtigt einen erfahrenen Dienstleister – nachfolgend Auftragnehmer genannt – mit einem jährlichen systemübergreifenden Auftragsvolumen von
Bearbeitung Verbraucherinsolvenz und Zwangsverwaltungen (z.B. Recherche,
Bewertung, Ablesung und Abrechnung veranlassen, Zusammenstellung
Unterlagen, Abklären weiteres Vorgehen, Vorausleistung anfordern)
Außergerichtliche Schuldenbereinigungsverfahren
(z.B. Bewerten, Korrespondenz, Systemeinstellung)
Vereinnahmung und Auszahlung aus Insolvenzverfahren /
Quotenzahlungen etc.
fachspezifischer Standard-Schriftverkehr einschließlich
Widersprüche/Vergleichsanfragen
Einleitung / Abschluss / Abgabe Gerichtliches Mahnverfahren bzw.
Inkassodienstleister bzw. Verwaltungszwangsverfahren
Optionale Leistungen wie z.B. Einleiten von Inkassotätigkeiten
(Sperrung/Wiederinbetriebnahme/Kündigung/Ratenpläne/Sperrkontrollen), Forderungsüberwachung, Zusammenstellen von rechtssicheren Unterlagen zur Einleitung des Gerichtlichen Mahnwesens
Anforderungsprofil Forderungsmanagement
Bearbeitung forderungsüberwachender Geschäftsvorfälle
Spezielle Kenntnisse Insolvenzrecht und ISU-Vertragskontokorrent
Kenntnisse energiewirtschaftlicher Grundlagen wie z.B. GVV, AVB
Zahl der möglichen Verlängerungen: 1
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 12 Monate
Dauer: 36 Monate
Referenznummer: 99/10/07

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Zur Abgabe von Angeboten werden nur solche Unternehmen aufgefordert, die nachweisen, dass sie mit ihrer Fachkunde, Erfahrung, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit Lieferungen und Leistungen in vergleichbarer Art und Größenordnung in den letzten drei Jahren federführend mit Erfolg durchgeführt haben. Die Nachweise und Referenzen sind der Bewerbung zwingend beizulegen. Unvollständige Bewerbungsunterlegen können zum Ausschluss vom Verfahren führen.
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- Verbindliche Erklärung über die Anwendbarkeit des deutschen materiellen Rechts;
- Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder eidesstattliche Erklärung des Mitgliedsstaates in dem der Bewerber ansässig ist;
- Bescheinigung der zuständigen Stellen des Mitgliedsstaates, dass der Bewerber der Verpflichtung zu Zahlung von Steuern und Abgaben, sowie der Beitrag zur Sozialversicherung nach den Rechtsvorschriften seines Mitgliedsstaates nachkommt;
- Verbindliche Erklärung darüber, dass bei allen Teilen des Projektes die deutsche Sprache angewandt wird.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
- Detaillierte Angaben zum Firmenprofil wie:
Unternehmensform, Geschäftsfelder, Firmenstandorte,
etc.
- Den Ausschreibungsunterlagen ist ein Formblatt
"wirtschaftliche Situation des Bieters" beigefügt. Dieses
ist dem Teilnahmeantrag ausgefüllt und unterschrieben
beizufügen.
- Nachweis über eine Berufshaftpflichtversicherung und
deren Deckungshöhe
- Vorlage einer allgemeinen Bankauskunft über die
wirtschaftliche Situation und das Zahlungsverhalten
(Bonität)
- Vorlage von Bilanzen und Geschäftsberichten,
etc. falls deren Veröffentlichung nach dem
Gesellschaftsrecht des Staates, in dem der Bewerber
ansässig ist, vorgeschrieben ist.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Zur Abgabe von Angeboten werden nur Unternehmen
aufgefordert, die nachweisen, dass sie mit ihrer
Erfahrung, Fachkunde, Leistungsfähigkeit und
Zuverlässigkeit Dienstleistungen in vergleichbarer
Art und Größenordnung in den letzten drei Jahren
durchgeführt haben. Eine Vorlage einer Referenzliste
vergleichbarer Aufträge unter Benennung eines
Ansprechpartners beim Auftraggeber und der
Telefonnummer dieses Ansprechpartners, sowie
Leistungsumfang und Auftragssumme ist notwendig
- Nachweis und Abgabe von mindestens 3 aktuellen Referenzen für die geforderte Unterstützungsleistung mit einer Kundenanzahl > 200.000 (nicht älter als drei Jahre, typische Call-Center-Tätigkeiten im Frontoffice sind nicht aufzuzählen)
- Nachweis über mehrere Niederlassungen, an denen die geforderte Unterstützungsleistung durchgeführt wird.
- Nachweis über die SAP ISU-Erfahrung gemäß Anforderungsprofil, sowie energiewirtschaftliche Kenntnisse eines Mehr-Sparten-Unternehmens, für die geplant einzusetzenden Projektmitglieder.
- Nachweis über eine hohe Kommunikationskompetenz und die gesamte Abwicklung des Projektes in deutscher Sprache.
- Beschreibung der Massnahmen des Unternehmens
zur Gewährleistung der Qualität
- Erklärung des Lieferanten zur Vergabe an
Nachlieferanten (hier ist auch anzugeben welche
Nachunternehmer vorgesehen sind und ob mit diesen
Subunternehmern in der Vergangenheit bereits
zusammengearbeitet wurde)

Verfahren
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Pinar Kayi
Internetadresse: www.enervie-gruppe.de 🌏
E-Mail: vergabekammer@bezreg-arnsberg.nrw.de 📧

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer der Bezirksregierung Arnsberg
Postort: Arnsberg
Postleitzahl: 59821
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@bezreg-arnsberg.nrw.de 📧
Telefon: +49 2931822197 📞
Fax: +49 29318240067 📠
Quelle: OJS 2013/S 138-240287 (2013-07-15)