Provision of a facility management (FM) service desk and switchboard and related consultancy services

European Central Bank

The ECB is seeking a contractor who will operate the ECB's facility management (FM) service desk and switchboard under its own responsibility (lot 1). Tasks shall include the following elements: operation of a telephone switchboard, an internal facility management service line, internal meeting management, administrative support services, etc.
Furthermore, the ECB is also looking for a contractor (lot 2) who will provide consultancy services for the service desk. Tasks shall include the definition of measures, KPIs and service levels for the service desk, in cooperation with the contractor under lot 1, the monitoring of the operation and the performance of the FM service desk, providing the ECB with financial analysis and calculations of the service desk contract, regular reporting, provision of advice on service improvements, etc.
Due to the relation between the services, bidders are not allowed to bid for both lots simultaneously.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-05-13. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-04-11.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Serco Services GmbH

Wer?

• European Central Bank

Wie?

Wo?

• Deutschland › Hessen

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-04-11	Auftragsbekanntmachung
2017-06-09	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2016-04-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: EZB - Bereitstellung eines Service Desks und einer Telefonzentrale für die Gebäudeverwaltung und zugehörige Beratungsleistungen
Menge oder Umfang: 5 000 0007 000 000
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Englisch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Telefonauftragsdienste 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot ausschließlich für ein Los
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation
Name des öffentlichen Auftraggebers: Den Europæiske Centralbank
Postanschrift: Sonnemannstraße 22
Postleitzahl: 60314
Postort: Frankfurt-on-Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.ecb.europa.eu 🌏
E-Mail: procurement@ecb.europa.eu 📧
Telefon: +49 69/13440 📞
Fax: +49 69/13447110 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-04-11 📅
Einreichungsfrist: 2016-05-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-04-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 078-138255
ABl. S-Ausgabe: 78
Zusätzliche Informationen

Dokumentation i forbindelse med dette udbud kan downloades fra en internetplatform. Personer med interesse i at deltage i udbudsproceduren bedes venligst registrere sig via internetplatformen ved anvendelse af følgende internetadresse, brugernavn og password: internetadresse: https://www.ecb.europa.eu/secure/procurement/ brugernavn: 002079/A/ADS/2016 password: 8BCEF2 Efter registrering vil man få tilsendt en e-mail med et nyt brugernavn og password. Internetadressen vil forblive den samme. Det nye brugernavn og password bedes anvendt til at downloade den relevante dokumentation. Registrering og download af materialet alene udgør ikke en ansøgning. Deres ansøgning skal indgives i papirform til ECB, rettidigt, i det påkrævede format og med indhold som specificeret i ansøgningsmaterialet. Hvis der opstår problemer med at opnå adgang til internetplatformen i forbindelse med registrering og/eller download af ansøgnings-/udbudsmaterialet, kan ECB kontaktes via den følgende e-mailadresse: procurement@ecb.europa.eu med angivelse af udbudsnummer og det pågældende problem. ECB bestræber sig på at besvare alle spørgsmål vedrørende adgang hurtigst muligt, men kan ikke garantere en mindste svartid. ECB er ikke forpligtet til at besvare spørgsmål, der modtages mindre end 7 dage før sidste frist for afgivelse af bud. Udbudsproceduren er åben på lige vilkår for alle fysiske eller juridiske personer, der er bosiddende eller beliggende i Den Europæiske Union, og for alle fysiske og juridiske personer, som er bosiddende eller beliggende i et land, der har ratificeret Verdenshandelsorganisationens aftale om offentlige indkøb, eller som med Den Europæiske Union har indgået en bilateral aftale om indkøb i henhold til de bestemmelser, der er fastsat i disse aftaler. Udbudsproceduren gennemføres i overensstemmelse med Den Europæiske Centralbanks afgørelse af 3.7.2007 om regler for offentligt udbud (ECB/2007/5) (som ændret), der er tilgængelig på ECB's websted på http://www.ecb.europa.eu (se under linket »for suppliers« (til leverandører)). Under udbudsproceduren må tilbudsgivere ikke kontakte andre ECB-medarbejdere eller organisationer/personer, der arbejder for ECB, i forbindelse med denne udbudsprocedure, bortset fra kontaktpersonen angivet i afsnit I.1). Tilbudsgivere må heller ikke tage kontakt til potentielle konkurrenter, medmindre de har til hensigt at etablere en midlertidig sammenslutning med dem eller inddrage dem som underkontrahenter. Enhver overtrædelse af denne bestemmelse omkring kommunikationen kan føre til udelukkelse af tilbudsgiveren.

Zusätzliche Informationen

Dokumentation i forbindelse med dette udbud kan downloades fra en internetplatform. Personer med interesse i at deltage i udbudsproceduren bedes venligst registrere sig via internetplatformen ved anvendelse af følgende internetadresse, brugernavn og password:

internetadresse: https://www.ecb.europa.eu/secure/procurement/

brugernavn: 002079/A/ADS/2016

password: 8BCEF2

Efter registrering vil man få tilsendt en e-mail med et nyt brugernavn og password. Internetadressen vil forblive den samme. Det nye brugernavn og password bedes anvendt til at downloade den relevante dokumentation.

Registrering og download af materialet alene udgør ikke en ansøgning. Deres ansøgning skal indgives i papirform til ECB, rettidigt, i det påkrævede format og med indhold som specificeret i ansøgningsmaterialet.

Hvis der opstår problemer med at opnå adgang til internetplatformen i forbindelse med registrering og/eller download af ansøgnings-/udbudsmaterialet, kan ECB kontaktes via den følgende e-mailadresse: procurement@ecb.europa.eu med angivelse af udbudsnummer og det pågældende problem.

ECB bestræber sig på at besvare alle spørgsmål vedrørende adgang hurtigst muligt, men kan ikke garantere en mindste svartid. ECB er ikke forpligtet til at besvare spørgsmål, der modtages mindre end 7 dage før sidste frist for afgivelse af bud.

Udbudsproceduren er åben på lige vilkår for alle fysiske eller juridiske personer, der er bosiddende eller beliggende i Den Europæiske Union, og for alle fysiske og juridiske personer, som er bosiddende eller beliggende i et land, der har ratificeret Verdenshandelsorganisationens aftale om offentlige indkøb, eller som med Den Europæiske Union har indgået en bilateral aftale om indkøb i henhold til de bestemmelser, der er fastsat i disse aftaler.

Udbudsproceduren gennemføres i overensstemmelse med Den Europæiske Centralbanks afgørelse af 3.7.2007 om regler for offentligt udbud (ECB/2007/5) (som ændret), der er tilgængelig på ECB's websted på http://www.ecb.europa.eu (se under linket »for suppliers« (til leverandører)).

Under udbudsproceduren må tilbudsgivere ikke kontakte andre ECB-medarbejdere eller organisationer/personer, der arbejder for ECB, i forbindelse med denne udbudsprocedure, bortset fra kontaktpersonen angivet i afsnit I.1). Tilbudsgivere må heller ikke tage kontakt til potentielle konkurrenter, medmindre de har til hensigt at etablere en midlertidig sammenslutning med dem eller inddrage dem som underkontrahenter. Enhver overtrædelse af denne bestemmelse omkring kommunikationen kan føre til udelukkelse af tilbudsgiveren.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Derudover søger ECB også en kontrahent (parti 2), som skal yde rådgivning til servicedesken. Opgaver omfatter definition af foranstaltninger, nøglepræstationsindikatorer og serviceniveau for servicedesken, i samarbejde med kontrahenten for parti 1, overvågning af driften og præstationen af servicedesken til bygningsforvaltning, forsyne ECB med finansielle analyser og beregninger af servicedesk-kontrakten, regelmæssig rapportering, rådgivning vedrørende forbedringer af servicen osv.

På grund af forholdet mellem tjenesterne må tilbudsgivere ikke afgive bud på begge partier samtidig.

Losnummer: 1
Bezeichnung des Loses: Levering af servicedesk til bygningsforvaltning samt omstilling
Kurze Beschreibung:

ECB søger en kontrahent, der skal drive ECB's servicedesk til bygningsforvaltning samt omstilling på eget ansvar i overensstemmelse med gældende standarder og serviceniveauer. Servicedesken til bygningsforvaltning og omstilling er centrale funktioner inden for generaldirektoratet for forvaltning, der leverer en bred vifte af tjenesteydelser til de interne kunder såsom f.eks. bygningsforvaltningstjenester inden for teknik, infrastruktur og sikkerhed, og den er det første kontaktpunkt for udefrakommende opkald.

Losnummer: 2
Bezeichnung des Loses: Levering af rådgivningstjenester i forbindelse med servicedesken til bygningsforvaltning
Kurze Beschreibung:

ECB søger en udbyder af rådgivningstjenester til at arbejde sammen med den valgte kontrahent i forbindelse med parti 1 om alle emner vedrørende kontraktlige præstationer, herunder vurdering i forhold til fastlagte standarder og serviceniveauer. Derfor har ECB behov for rådgivning vedrørende gennemførelsen af kontrakten, der afgives bud på i parti 1, med regelmæssige mellemrum og ad hoc-basis.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 5 000 000 💰
7 000 000 💰
Zahl der möglichen Verlängerungen: 1
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 12 Monate
Dauer: 36 Monate
Referenznummer: PRO-002079.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Frankfurt-on-Main, TYSKLAND.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Jf. venligst oplysningerne i ansøgningsmaterialet, der skal rekvireres fra det i punkt I.1 og VI.3 angivne kontaktpunkt.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Jf. venligst oplysningerne i ansøgningsmaterialet, der skal rekvireres fra det i punkt I.1 og VI.3 angivne kontaktpunkt.

Mindeststandards:

for parti 1: akkumuleret samlet nettoomsætning i de seneste 3 regnskabsår på 15 000 000 EUR

for parti 2: akkumuleret samlet nettoomsætning i de seneste 3 regnskabsår på 500 000 EUR.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Jf. venligst oplysningerne i ansøgningsmaterialet, der skal rekvireres fra det i punkt I.1 og VI.3 angivne kontaktpunkt.

Mindeststandards:

for parti 1:

— 3 lignende kontrakter gennemført inden for de seneste 3 regnskabsår, som er sammenlignelige med ECB's udbudte kontrakt i forhold til emneområde, størrelse og kompleksitet.

— Mindst 30 medarbejdere, der arbejder på området for servicedesk til bygningsforvaltning.

— Tilbudsgiverne skal være i besiddelse af en DIN EN ISO 9000 kvalitetssikringsakkreditering eller tilsvarende.

— Ansøgerne skal kunne udføre tjenester internt på kundens lokaler.

— Ansøgere skal kunne tilbyde deres tjenesteydelser både på tysk og engelsk som minimum på niveau C1

for parti 2:

— Mindst 5 medarbejdere, der arbejder på området med rådgivning af bygningsforvaltning.

— Ansøgere, der byder på parti 2, skal være uafhængige af tjenesteyderen til parti 1, og derfor må ansøgeren, dets datterselskaber eller påtænkte underkontrahenter ikke yde tjenester på området for servicedesks til bygningsforvaltning som led i deres virksomhedsportefølje.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Der kræves intet depositum.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Betalingsvilkår i overensstemmelse med vilkår og betingelser i kontrakten. Jf. venligst oplysningerne i udbudsmaterialet, der skal rekvireres fra det i punkt I.1 og VI.3 angivne kontaktpunkt.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Det er tilladt at stifte en midlertidig sammenslutning af virksomheder i henhold til betingelserne fastsat i ansøgningsmaterialet. Midlertidige sammenslutninger behøver ikke at antage en bestemt retlig form, men hæfter solidarisk for samtlige forpligtelser i kontrakten. Jf. venligst oplysningerne i ansøgningsmaterialet, der skal rekvireres fra det i punkt I.1 og VI.3 angivne kontaktpunkt.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Objektive Auswahlkriterien:

Ansøgere vil blive udvalgt på grundlag af en ranglistning af ansøgninger i overensstemmelse med dokumentationen. Jf. venligst oplysningerne i ansøgningsmaterialet, der skal rekvireres fra det i punkt I.1 og VI.3 angivne kontaktpunkt.

Sprachen
Sprache: Englisch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Miklos Karoly
URL der Teilnahme: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html 🌏
Land: Frankreich 🇫🇷
URL der Dokumente: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: PRO-002079.
Zusätzliche Informationen

internetadresse: https://www.ecb.europa.eu/secure/procurement/

brugernavn: 002079/A/ADS/2016

password: 8BCEF2

Efter registrering vil man få tilsendt en e-mail med et nyt brugernavn og password. Internetadressen vil forblive den samme. Det nye brugernavn og password bedes anvendt til at downloade den relevante dokumentation.

Registrering og download af materialet alene udgør ikke en ansøgning. Deres ansøgning skal indgives i papirform til ECB, rettidigt, i det påkrævede format og med indhold som specificeret i ansøgningsmaterialet.

Hvis der opstår problemer med at opnå adgang til internetplatformen i forbindelse med registrering og/eller download af ansøgnings-/udbudsmaterialet, kan ECB kontaktes via den følgende e-mailadresse: procurement@ecb.europa.eu med angivelse af udbudsnummer og det pågældende problem.

ECB bestræber sig på at besvare alle spørgsmål vedrørende adgang hurtigst muligt, men kan ikke garantere en mindste svartid. ECB er ikke forpligtet til at besvare spørgsmål, der modtages mindre end 7 dage før sidste frist for afgivelse af bud.

Udbudsproceduren er åben på lige vilkår for alle fysiske eller juridiske personer, der er bosiddende eller beliggende i Den Europæiske Union, og for alle fysiske og juridiske personer, som er bosiddende eller beliggende i et land, der har ratificeret Verdenshandelsorganisationens aftale om offentlige indkøb, eller som med Den Europæiske Union har indgået en bilateral aftale om indkøb i henhold til de bestemmelser, der er fastsat i disse aftaler.

Udbudsproceduren gennemføres i overensstemmelse med Den Europæiske Centralbanks afgørelse af 3.7.2007 om regler for offentligt udbud (ECB/2007/5) (som ændret), der er tilgængelig på ECB's websted på http://www.ecb.europa.eu (se under linket »for suppliers« (til leverandører)).

Under udbudsproceduren må tilbudsgivere ikke kontakte andre ECB-medarbejdere eller organisationer/personer, der arbejder for ECB, i forbindelse med denne udbudsprocedure, bortset fra kontaktpersonen angivet i afsnit I.1). Tilbudsgivere må heller ikke tage kontakt til potentielle konkurrenter, medmindre de har til hensigt at etablere en midlertidig sammenslutning med dem eller inddrage dem som underkontrahenter. Enhver overtrædelse af denne bestemmelse omkring kommunikationen kan føre til udelukkelse af tilbudsgiveren.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Procurement Review Body of the European Central Bank, c/o Legal Advice Team
Postanschrift: Sonnemannstraße 20
Postort: Frankfurt-on-Main
Postleitzahl: 60314
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6913440 📞
Internetadresse: http://www.ecb.europa.eu 🌏
Fax: +49 6913446886 📠
Name: Den Europæiske Ombudsmand
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

15 dage fra modtagelse af oplysningerne angivet i artikel 28, stk. 3, i Den Europæiske Centralbanks afgørelse af 3.7.2007 om regler for offentligt udbud (ECB/2007/5) eller, hvis der ikke er krævet oplysninger, 15 dage fra ikke-valgte tilbudsgiveres modtagelse af meddelelsen. Yderligere krav er anført i artikel 33 i denne afgørelse. En klage til Den Europæiske Ombudsmand medfører ikke, at fristen for indgivelse af en klage forlænges.

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Postanschrift: 1 avenue du Président Robert Schuman
Postort: Strasbourg
Postleitzahl: 67001
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Central Procurement Office
Quelle: OJS 2016/S 078-138255 (2016-04-11)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-06-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

ECB søger en kontrahent, der skal drive ECB's servicedesk til bygningsforvaltning samt omstilling på eget ansvar (parti 1). Opgaver omfatter følgende elementer: drift af en telefonomstilling, en intern servicelinje til bygningsforvaltning, intern mødeforvaltning, administrativ støtte osv. Derudover søger ECB også en kontrahent (parti 2), som skal yde rådgivning til servicedesken. Opgaver omfatter definition af foranstaltninger, nøglepræstationsindikatorer og serviceniveau for servicedesken, i samarbejde med kontrahenten for parti 1, overvågning af driften og præstationen af servicedesken til bygningsforvaltning, forsyne ECB med finansielle analyser og beregninger af servicedesk-kontrakten, regelmæssig rapportering, rådgivning vedrørende forbedringer af servicen osv. På grund af forholdet mellem tjenesterne må tilbudsgivere ikke afgive bud på begge partier samtidig.

Gesamtwert des Auftrags: 5 000 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Zusätzlicher CPV-Code: Telefonauftragsdienste 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hessen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Postort: Frankfurt am Main

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-06-09 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-06-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 117-234269
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 078-138255
ABl. S-Ausgabe: 117
Zusätzliche Informationen

Efter udbuddets første fase er parti 2 blevet annulleret af ECB, og der er dermed ikke blevet tildelt nogen kontrakt.

Objekt
Umfang der Beschaffung

Efter udbuddets første fase er parti 2 blevet annulleret af ECB, og der er dermed ikke blevet tildelt nogen kontrakt.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Frankfurt am Main, Tyskland.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Det foreslåede teams erfaring og kvalifikationer
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Detaljeret beskrivelse af metodologien til daglige driftstjenester
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Detaljeret beskrivelse af metodologien til statistiske rapporter
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Overholdelse af kontrakten
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5
Gewichtung des Preises: 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Parti er blevet annulleret — ingen evalueringskriterier er blevet fastlagt
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Gewichtung des Preises: 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-03-16 📅

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Den Europæiske Centralbanks organ for gennemgang af udbud, c/o juridisk rådgivning
Postort: Frankfurt am Main
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Land: Frankreich 🇫🇷
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Det centrale kontor for indkøb
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2017/S 117-234269 (2017-06-09)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit (>20 neue Beschaffungen)

Bürohilfsarbeiten (10)

Telefonauftragsdienste (2)

Call-Center (1)
Telefonistendienste (1)