Offenes Verfahren zum Abschluss eines Vertrages über die facharztgestützte Medizinberatung im Zeitraum vom 1.1.2020 bis 31.12.2023

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist der Abschluss eines Vertrages zur Bereitstellung und Unterhaltung einer facharztgestützten telefonischen Medizinberatung der Versicherten der AOK Baden-Württemberg. Die AOK Baden-Württemberg erbringt medizinische Informations- und Beratungsleistungen für ihre Versicherten durch ein Medizinisches Beratungscenter, das dabei durch ein Callcenter unterstützt wird. Zum Leistungsumfang dieser verfahrensgegenständlichen Callcenter-Leistungen gehören neben der telefonischen Beratungsleistung und Medizininformation auch eine softwaregestützte Datenbank zur Dokumentation der
Anrufe (Dokumentationsdatenbank). Der Bieter stellt der AOK Baden-Württemberg zudem Patienteninformationstexte zu bestimmten häufigen Krankheiten zur Verfügung. Alles Weitere ergibt sich aus den Vergabeunterlagen.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftragnehmer soll die AOK Baden-Württemberg im Zeitraum vom 1.1.2020 bis 31.12.2023 (Leistungszeitraum) bei der Wahrnehmung von Aufgaben unterstützen, die sie durch ihr Medizinisches Beratungscenter nicht selbst erledigen kann. Zu diesem Zweck hat der Auftragnehmer im Leistungszeitraum während der Betriebszeiten des Medizinischen Beratungscenters (Montag bis Freitag, 8.00 bis 18.00 Uhr) alle Anrufe entgegenzunehmen, die das Medizinische Beratungscenter nicht selbst entgegennehmen kann (sog. Überlauf). Außerdem hat der Auftragnehmer im Leistungszeitraum alle Anrufe entgegenzunehmen, die außerhalb der Betriebszeiten des Medizinischen Beratungscenters eingehen. Es gilt das in den Vergabeunterlagen definierte Servicelevel 80/20. Der Auftragnehmer hat ein Kernteam bestehend aus mindestens 15 Mitarbeitern/innen zu bilden, die nach Maßgabe der Vergabeunterlagen für die Beantwortung von Basis- und First-Level-Anfragen qualifiziert sind und die vorrangig für die Entgegennahme von Anrufen von Leistungsberechtigten der AOK Baden-Württemberg eingesetzt werden. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer nach näherer Maßgabe der Leistungsbeschreibung medizinisches Fachpersonal vorzuhalten, das Second-Level-Anfragen im Sinne der Leistungsbeschreibung entgegennimmt.
Das Anrufvolumen während des Leistungszeitraums ist nicht verlässlich prognostizierbar. Die Auftraggeberin stellt den interessierten Unternehmen im Rahmen der Vergabeunterlagen Daten zu dem Anrufaufkommen in der Vergangenheit zur Verfügung. Die Vergütung erfolgt durch eine Monatspauschale, die ein gewisses Kontingent an Anrufen pro Monat umfasst, und durch vom Bieter anzubietende Staffelpreise für Anrufe, die über das von der Monatspauschale umfasste Anrufvolumen hinausgehen.
Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass alle Anrufe in pseudonymisierter Form in einer Dokumentationsdatenbank erfasst werden. Die in der Datenbank zu erfassenden Parameter ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass eine Zusammenführung der Stammdaten des Anrufers mit der gespeicherten Gesprächsdokumentation ausschließlich dem Beschwerdeteam der AOK Baden-Württemberg sowie im Rahmen der Wiedervorlagen zwecks Rückruf möglich ist.
Zum Leistungsumfang gehört auch die Erstellung von Monats- und Jahresstatistiken während des Leistungszeitraums anhand von Daten aus der Dokumentationsdatenbank. Der Auftragnehmer hat der AOK Baden-Württemberg spätestens am fünften Werktag eines Monats die Monatsstatistik für den Vormonat und spätestens am 15.01. eines Jahres die Jahresstatistik für das Vorjahr zur Verfügung zu stellen.

Zusätzliche Informationen

Der Vertrag tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Bis zum 31.12.2019 sind nur Vorbereitungshandlungen vorzunehmen. Die Bereitstellung einer facharztgestützten telefonischen Medizinberatung nach Maßgabe des Vertrages und der Leistungsbeschreibung schuldet der Auftragnehmer im Zeitraum vom 1.1.2020 bis 31.12.2023 (Leistungszeitraum).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Mit dem Angebot hat der Bieter eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung vorzulegen, welche in den Teilen I, II, III, IV, VI nach näherer Maßgabe der Vergabeunterlagen ausgefüllt ist. Bei der Teilnahme als Bietergemeinschaft muss jedes Mitglied der Bietergemeinschaft eine entsprechend ausgefüllte EEE vorlegen. Beruft sich der Bieter zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit auf die Kapazitäten von Drittunternehmen (Eignungsleihe), hat er mit dem Angebot eine EEE für jedes dieser Drittunternehmen vorzulegen (auszufüllen sind insoweit die Teile II [Abschnitte A und B], III, IV und V (soweit für die spezifischen Kapazitäten relevant) und VI.
Die Auftraggeberin kann die Bieter/Bietergemeinschaften jederzeit auffordern, sämtliche oder einen Teil der Eignungsnachweise zum Beleg der Eignung beizubringen, wenn dies zur angemessenen Durchführung des Verfahrens erforderlich ist (§ 50 Abs. 2 Satz 1 VgV).
Vor der Zuschlagserteilung sind auf Aufforderung der Auftraggeberin jedenfalls von den Bietern/Bietergemeinschaften, die auf einem der ersten 2 Plätze der vorläufigen Wirtschaftlichkeitsbewertung liegen, innerhalb einer Frist von neun Kalendertagen die im Folgenden beschriebenen Eignungsnachweise beizubringen:
Einfacher Ausdruck aus dem Handelsregister oder Berufsregister.
Dieser Nachweis darf nicht älter als vom 1.2.2019 sein. Ausländische Bieter haben einen entsprechenden Ausdruck/Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister oder einem gleichwertigen öffentlichen Verzeichnis nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem sie ansässig sind, in Kopie beizufügen. Bei Bietergemeinschaften ist ein einfacher Ausdruck aus dem Handels- oder Berufsregister (nicht älter als vom 1.2.2019) für jedes Mitglied vorzulegen. Nimmt der Bieter zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit Kapazitäten eines anderen Unternehmens in Anspruch, hat er auch für dieses Unternehmen einen Ausdruck aus dem Handels- oder Berufsregister (nicht älter als vom 1.2.2019) vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Auf Aufforderung der Auftraggeberin vor Zuschlagserteilung sind vorzulegen:
a) Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung (nicht älter als vom 1.2.2019);
b) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich des Bereichs Medizinberatung, jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind, nach näherer Maßgabe der Vergabeunterlagen;
c) Im Fall einer Bietergemeinschaft sind die oben genannten Nachweise gemäß a) und b) für jedes Mitglied gesondert zu erbringen. Die Mindestanforderungen müssen dabei nur kumulativ für die Bietergemeinschaft insgesamt vorliegen;
d) Im Fall des Einsatzes von Drittunternehmen (Unterauftragnehmer i. S. d. § 36 VgV oder Eignungsleihe i. S. d. § 47 VgV) sind zusätzlich vorzulegen:
Aa) Drittunternehmerverzeichnis, aus dem ersichtlich ist, welche vertragsgegenständlichen Leistungen der Bieter im Zuschlagsfall von welchem (namentlich zu benennenden) Drittunternehmen ausführen lassen will;
Bb) EEEs der im Drittunternehmerverzeichnis aufgeführten Unternehmen, soweit nicht schon mit dem Angebot vorgelegt; auszufüllen sind die Teile II, III und VI;
cc) Verpflichtungserklärung der im Drittunternehmerverzeichnis benannten Drittunternehmen sowie aller Drittunternehmen, deren Kapazitäten der Bieter zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit in Anspruch nimmt, aus der hervorgeht, dass dem Bieter im Zuschlagsfall die erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen.

Zu a) Aus dem Nachweis muss hervorgehen, dass Versicherungsschutz für Personen-, Sach- und Vermögensschäden besteht und dass für Personenschäden eine Mindestdeckungssumme von 3,5 Mio. EUR je Schadensfall versichert ist;
Zu b) Der Bruttojahresumsatz des Bieters muss mind. 600 000,00 EUR, der davon auf den Bereich Medizinberatung entfallende Umsatz mind. 300 000,00 EUR betragen haben.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Auf Aufforderung der Auftraggeberin vor Zuschlagserteilung sind vorzulegen:
a) Unternehmensdarstellung, die folgende Angaben umfassen muss: Eigenerklärung zur Beschreibung der technischen Ausrüstung und Maßnahmen zur Qualitätssicherung des Unternehmens; Erklärung zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl des Unternehmens und zur Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 3 Jahren; Erklärung zur Ausstattung, Geräten und technischer Ausrüstung des Unternehmens für die Ausführung des Auftrags. Zu Informationszwecken ohne Auswirkungen auf die Angebotsbewertung hat die Unternehmensdarstellung auch Angaben zu folgenden Themen zu enthalten: Gesellschaftsform, Leistungsportfolio, Standorte, Standortorganisation und Serviceniederlassungen, Spezialgebiete/Schwerpunkte, Gesamtzahl des Personals in Europa (Verhältnis Anzahl der Mitarbeiter im Callcenter zu Anzahl der Gesamtbeschäftigten), Anzahl der Callcenter-Kunden und Dauer der bestehenden Kundenbeziehungen, Zeitraum seit Markteintritt im Bereich Medizinische Beratung, Erfahrung in Aufbau, Betrieb und Administration von Callcenterplattformen unter Einschluss des Datenaustauschs;
b) Liste der wesentlichen Aufträge der letzten 3 Jahre, die mit dem Auftragsgegenstand in Art (medizinische Beratung von Versicherten einer privaten oder gesetzlichen Krankenkasse) und Umfang vergleichbar sind, mit Erklärung des Bieters zu den Auftraggebern, der Leistungszeit sowie dem jeweiligen Leistungsumfang (Rechnungswert, brutto);
c) Angabe der für die Leistung verantwortlichen Person(en) sowohl bezüglich der fachlichen Leitung als auch der technischen Leitung (zusammen: „Leitung") und dessen/deren Stellvertreter sowie Vorlage geeigneter Nachweise und Bescheinigungen über die berufliche Befähigung und Qualifikation der verantwortlichen Person(en) (einschließlich Kurzlebenslauf und Angaben zur Einbindung in die angegebenen Referenzprojekte);
d) Eigenerklärung über die Vorhaltung medizinischen Personals und Benennung eines Kernteams für die AOK Baden-Württemberg einschließlich Angaben zur Qualifikation der Mitglieder des Kernteams nach näherer Maßgabe der Vergabeunterlagen;
e) Im Fall einer Bietergemeinschaft sind die unter a) bis d) genannten Eignungsnachweise für jedes Mitglied zu erbringen. Die Mindestanforderungen müssen nur kumulativ für die Bietergemeinschaft insgesamt erfüllt sein. Zusätzlich muss die Bietergemeinschaft eine Eigenerklärung zur Zulässigkeit der Eingehung einer Bietergemeinschaft nach näherer Maßgabe der Vergabeunterlagen vorlegen;
f) Beruft sich der Bieter zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit auf Kapazitäten eines Drittunternehmens („Eignungsleihe"), muss er für jedes Drittunternehmen, dessen Kapazitäten er in Anspruch nimmt, zusätzlich folgende Unterlagen einreichen:
Aa) Unternehmensdarstellung des Drittunternehmens (vgl. oben a));
Bb) Liste der wesentlichen Aufträge (vgl. oben b));
cc) Eigenerklärung über die Vorhaltung medizinischen Personals (vgl. oben d)).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu b) Der Bieter muss wenigstens 3 Referenzprojekte für 3 unterschiedliche Krankenkassen oder private Krankenversicherungen in den vergangenen 2 Jahren angeben, die mit dem Auftragsgegenstand der Art nach vergleichbar sind. Darunter muss mindestens ein Referenzprojekt (inkl. Anschrift, Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des jeweiligen Kunden) sein, das auch dem Umfang nach mit dem hier zu vergebenden Auftrag vergleichbar ist. Referenzprojekte mit einem Umfang (Rechnungswert, brutto) von weniger als 300 000,00 EUR (pro Jahr) sind im Umfang nicht mit dem hier zu vergebenden Auftrag vergleichbar. Es ist allerdings auch ausreichend, wenn der Bieter 2 Referenzprojekte mit einem Umfang (Rechnungswert, brutto) von insgesamt wenigstens 300 000,00 EUR (pro Jahr) mit 2 verschiedenen Auftraggebern nachweist;
Zu c) Die fachliche Leitung muss durch eine/n Arzt/Ärztin gewährleistet sein. Die mit der Leitung betraute(n) Person(en) hatte(n) (hat/haben) in mindestens einem im Umfang vergleichbaren Projekt die Beratung von Versicherten verantwortlich betreut (zur Vergleichbarkeit des Umfangs siehe oben);
Zu d) Alle zur Erbringung vertragsgegenständlicher Leistungen eingesetzten Mitarbeiter müssen über die in den Vergabeunterlagen aufgeführten Qualifikationen verfügen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die Bieter müssen die Vorgaben des Landestariftreue- und Mindestlohngesetzes Baden-Württemberg (LTMG) beachten und vor Vertragsschluss eine Mindestentgelterklärung gemäß § 4 LTMG (gemäß den Bewerbungsbedingungen) vorlegen. Allgemeine Hinweise zu den Anforderungen und abzugebenden Erklärungen nach dem LTMG sind den Bewerbungsbedingungen und der Anlage 10a zu den Bewerbungsbedingungen zu entnehmen. Im Falle der Abgabe eines Angebots durch eine Bietergemeinschaft ist die Mindestentgelterklärung gemäß § 4 LTMG sowohl von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft als auch von der Bietergemeinschaft selbst vor Zuschlagserteilung vorzulegen.
Unterauftragnehmer des Bieters/der Bietergemeinschaft haben ebenfalls gemäß § 4 i. V. m. §§ 5 Abs. 1, 6 Abs. 2 LTMG eine Mindestentgelterklärung abzugeben. Dies gilt gemäß § 6 Abs. 1 LTMG auch für Verleihunternehmen, die dem Bieter Arbeitskräfte verleihen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u. a. die folgenden Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in der seit dem 18.04.2016 geltenden Fassung:
§ 134 Informations- und Wartepflicht
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich
In Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist;
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an;
(3) [...]
§ 135 Unwirksamkeit
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
1) gegen § 134 verstoßen hat oder
2) den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist;
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den Öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
§ 160 Einleitung, Antrag:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht;
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
Zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
[...]
§ 168 Entscheidung der Vergabekammer:
(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken,
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden. [...]