Telefonische und schriftliche Vorgangsbearbeitung

Kurze Beschreibung

Im Rahmen seiner Aufgabenstellung hat der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice" genannt) telefonische und schriftliche Anfragen von Beitragskonteninhabern zu beantworten. Der Beitragsservice setzt zur Bearbeitung dieser Anfragen neben seiner internen Sachbearbeitung Dienstleister für die telefonische und schriftliche Bearbeitung ein. Im Sinne eines größtmöglichen Wettbewerbs und zur Minimierung des Ausfallrisikos eines einzelnen Dienstleisters werden die Leistungen in fünf Losen an fünf unterschiedliche Dienstleister zu vergeben.
Die Abwicklung der telefonischen und schriftlichen Anfragen wird unter Nutzung der vom Beitragsservice zur Verfügung gestellten Online-Anwendungen in den Räumen des Auftragnehmers unter Nutzung von technischen Einrichtungen sowie Arbeitsplatzgeräten des Auftragnehmers durchgeführt. Die Bewerber müssen sicherstellen, dass die erforderlichen Datenleitungen 10 Mbps (Ethernet 10MB/s) im Falle einer Zuschlagserteilung mit Beginn der Leistungserbringung zur Verfügung stehen.
Die fachlichen Anforderungen des Beitragsservices für die Bearbeitung der telefonischen und schriftlichen Anfragen sind in den jeweiligen Arbeitsanweisungen des Beitragsservice festgelegt, die dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung zur Verfügung gestellt werden.
Die Bieter können sich im Rahmen der vorgesehenen Ortstermine (vgl. Vergabeunterlagen) einen Eindruck vom Umfang der Arbeitsanweisungen verschaffen und die Arbeitsanweisungen einsehen. Ggf. finden die Ortstermine aufgrund der aktuellen COVID 19-Pandemie in Form von Video-/Telefonkonferenzen statt (Zeitraum 28.09.2020 bis 09.10.2020).
Durch die mögliche Evaluierung der gesetzlichen Grundlagen für den Beitragseinzug wird es während der Vertragslaufzeit zu Veränderungen in der Bearbeitung schriftlicher Vorgänge und Telefonate kommen. Es findet zudem ein vollständiger Datenabgleich mit den Einwohnermeldebehörden (nachfolgend "Meldedatenabgleich" genannt), voraussichtlich von Mai 2022 bis in das Jahr 2023 statt. Das erhöhte Aufkommen während des Meldedatenabgleichs ist Bestandteil der ausgeschriebenen Leistungen.
Die ausgeschriebenen Leistungen werden in fünf unterschiedlichen Losen vergeben. Die Lose sind auf vier Losblöcke verteilt.
Als Arbeitstage gelten grundsätzlich Montag bis Freitag. In Abhängigkeit vom Vorgangsaufkommen wird ein bis mehrmals monatlich Samstagarbeit erforderlich.
Der jeweilige Vertrag kommt mit dem Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot zustande und hat eine Festlaufzeit bis zum 31.12.2024. Die Leistungserbringung beginnt mit Aufnahme der Schulungsmaßnahmen nach Aufforderung des Beitragsservice ca. 6 Wochen nach Zuschlagserteilung mit der Einarbeitungsphase. Der Beitragsservice ist darüber hinaus maximal 5 Mal berechtigt, den jeweiligen Vertrag um ein halbes Jahr zu verlängern (nachfolgend "Verlängerungsoption" genannt).
Der Beitragsservice kann den Vertrag zudem bei Verzögerung des anschließenden Vergabeverfahrens um weitere 3 Monate verlängern.
Hinweis:
Der Beitragsservice ist nicht zur Ausübung der vorgenannten Verlängerungsoptionen verpflichtet und kann auch nur einzelne Verträge verlängern. Der Beitragsservice kann vielmehr je nach aktuellem Bedarf entscheiden, inwieweit er die pro Los abgeschlossenen Verträge verlängern wird. Die Vertragslaufzeit kann daher auch innerhalb eines Losblocks unterschiedlich sein.
Nähere Einzelheiten zu den ausgeschriebenen sind der Teilnahmebroschüre (Teil B.) den Vergabeunterlagen (dort insbesondere der jeweiligen Leistungsbeschreibung sowie der Anlage A3 "wesentliche Vertragseckpunkte") zu entnehmen.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Der Beitragsservice behält sich vor, bei einer großen Anzahl von eingegangenen Teilnahmeanträgen den Kreis der Bewerber bereits im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs einzuschränken.
I. Loslimitierung
Der Beitragsservice wird die Auswahl der Bewerber für das nachfolgende Verhandlungsverfahren so durchführen, dass ein Bewerber jeweils nur zur Angebotsabgabe für einen Losblock aufgefordert wird.
Die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern wird der Beitragsservice so vornehmen, dass in Bezug auf Losblock I 6 Bewerber, in Bezug auf Losblock II 3 Bewerber, in Bezug auf Losblock III 3 Bewerber sowie in Bezug auf Losblock IV 3 Bewerber zur weiteren Teilnahme am Verhandlungsverfahren und zur Abgabe eines Angebots auf Grundlage der Vergabeunterlagen aufgefordert werden.
Die Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, orientiert sich an den Eignungskriterien und wird auf Basis der nachfolgenden objektiven Kriterien erfolgen:
II. Objektive Kriterien
Der Beitragsservice wird maximal 110 Punkte pro Bewerber pro Losblock vergeben.
Sollte ein Bewerber ein Drittunternehmen für die Vorgangsbearbeitung bzw. Hauptleistung einsetzen, so werden die Punkte im prozentualen Verhältnis zu den jeweiligen Anteilen an der Leistung (wie in Anlage A3 "Erklärung zu Drittunternehmen (Unteraufträge/Eignungsleihe" vom Bewerber angegeben) vergeben.
Die pro Losblock zur Verfügung stehenden maximal 110 Punkte teilen sich wie folgt auf:
— Maximal 70 Punkte für die angegebene Referenz,
— Maximal 40 Punkte für das Konzept Personalbeschaffung und Mitarbeiterauswahl.
Sofern und soweit der Bewerber in seinem Teilnahmeantrag mehr als einen Referenzauftrag benannt haben sollte, wird der Beitragsservice alle angegebenen Referenzaufträge anhand der in der Bekanntmachung vorgegebenen Mindestanforderungen (vgl. auch Anlage A7 "Referenzliste") bewerten. Im Rahmen der Vergabe der maximal 70 Punkte für die angegebene Referenz wird der Beitragsservice ausschließlich denjenigen Referenzauftrag des Bewerbers zugrunde legen, der die vorgegebenen Mindestanforderungen am besten erfüllt und im Rahmen der Bewertung die höchste Punktzahl erzielt hat.
Das Konzept Personalbeschaffung und Mitarbeiterauswahl wird ebenfalls, wie nachstehend beschrieben, von der Vergabestelle bewertet, um die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern durchführen zu können.
Im Einzelnen orientiert sich die Punktevergabe an folgenden Kriterien:
1. Referenzbewertung (max. 70 Punkte)
Die zu bewertende Referenzliste muss insbesondere folgende Mindestvoraussetzungen erfüllen, um bewertbar zu sein:
Losblock I und Losblock II:
— mindestens einen Referenzauftrag, der den ausgeschriebenen Leistungen des jeweiligen Losblocks in Inhalt und Anforderungen ähnlich sein sollte,
— mit einem Auftragsvolumen von durchschnittlich mindestens 400.000 telefonischen Vorgängen pro Kalender-/Vertragsjahr,
— mit einem Auftragsvolumen von durchschnittlich mindestens 400.000 schriftlichen Vorgängen pro Kalender-/Vertragsjahr,
— innerhalb der letzten drei Jahre, d. h. laufende Vertragsverhältnisse, die bereits mindestens 2 Jahre bestehen und/oder beendete Vertragsverhältnisse, die mindestens 2 Jahre bestanden haben und deren Vertragsende nicht länger als ein Jahr zurückliegt.
Hinweis:
Neue Vertragsverhältnisse, deren Laufzeit noch nicht begonnen hat, sind nicht zum Nachweis zugelassen.
Die vom Bewerber angegebenen und wertbaren Referenzaufträge werden nach nachfolgenden Kriterien bewertet:
Losblöcke I und II:
a) Hat der Referenzauftrag vergleichbare inhaltliche (Berücksichtigung komplexer rechtlicher Rahmenbedingungen) und organisatorische Anforderungen?
— Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Vorgänge 10 Punkte
— Bearbeitung nur telefonischer Vorgänge 5 Punkte
— Bearbeitung nur schriftlicher Vorgänge 0 Punkte
b) In welchen Bereichen müssen die vorgenannten komplexen rechtlichen Rahmenbedingungen berücksichtigt werden?
— Öffentlich-rechtlicher Auftraggeber(inkl. Gesetzliche Krankenversicherung) 20 Punkte
— Versicherungen 10 Punkte
— Banken 5 Punkte
— Sonstige 1 Punkt
c) Hat die vorgelegte Referenz einen vergleichbares schriftliches Bearbeitungsvolumen?
— > 800.000 Datensätze pro Kalender-/Vertragsjahr 10 Punkte
— > 600.000 - 800.000 Datensätze pro Kalender-/Vertragsjahr 5 Punkte
— 400.000 - 600.000 Datensätze pro Kalender-/Vertragsjahr 0 Punkte
d) Hat die vorgelegte Referenz einen vergleichbares telefonisches Bearbeitungsvolumen?
— > 800.000 Datensätze pro Kalender-/Vertragsjahr 10 Punkte
— > 600.000 - 800.000 Datensätze pro Kalender-/Vertragsjahr 5 Punkte
— 400.000 - 600.000 Datensätze pro Kalender-/Vertragsjahr 0 Punkte
e) Wie lange bestand/besteht der Referenzauftrag (Vertragslaufzeit)?
— > 3 Jahre 10 Punkte
— > 2 - 3 Jahre 5 Punkte
— 2 Jahre 0 Punkte
f) Hat die vorgelegte Referenz ein schwankendes Vorgangsaufkommen?
— Ja 10 Punkte
— Nein 0 Punkte
2. Bewertung Konzept Personalbeschaffung und Mitarbeiterauswahl (max. 40 Punkte)
Das vom Bewerber als gesonderte Anlage zur Anlage A9 vorzulegende Konzept "Personalbeschaffung und Mitarbeiterauswahl" sollte detaillierte und konkrete Darstellungen zu mindestens folgenden Punkten beinhalten:
— Beschaffungskanäle,
— Selektionsverfahren,
— Bewertungsschwerpunkte bei der Selektion sowie
— Methoden der Personalauswahl.
Der Beitragsservice wird eine vergleichende Bewertung aller eingegangenen Konzepte vornehmen.
Siehe auch II.2.14) Zusätzliche Angaben

Zusätzliche Informationen

III. Teilnahmeanträge eines Bewerbers für mehrere Losblöcke
Es liegt im Interesse der Bewerber, den Beitragsservice in die Lage zu versetzen, die angegebenen Kriterien möglichst umfassend bewerten zu können.
Es ist möglich, dass ein Bewerber, der sich auf mehrere Losblöcke beworben hat, in jedem Losblock eine unterschiedliche Punktzahl erhält. Dies liegt daran, dass sich die ausgeschriebenen Leistungen (schriftliche und/oder telefonische Vorgangsbearbeitung) der unterschiedlichen Losblöcke unterscheiden.
Beispiel:
Der Bewerber hat eine sehr gute Referenz abgegeben und erhält daher bei Losblock I 70 Punkte für die Referenz. Bei Losblock III erhält der Bewerber für diese Referenz lediglich 60 Punkte.
Für den Fall, dass ein Bewerber, sich für mehrere Losblöcke beworben hat und bei mehr als einem Losblock zum Bewerberkreis gehören würde, der zur Angebotsabgabe aufgefordert werden soll, wird der Beitragsservice - um Angebote desselben Bewerbers auf mehrere Losblöcke zu vermeiden - diesen Bewerber in dem Losblock zur Angebotsabgabe auffordern, in dem er die meisten Eignungspunkte erhalten hat.
Beispiel:
Bewerber A hat bei Losblock I 110 Punkte und bei Losblock III 100 Punkte erzielt und würde bei Losblock I zu den 6 Bewerbern und bei Losblock III zu den 3 Bewerbern zählen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden könnten. In diesem Fall wird Bewerber A nur bei Losblock I aufgefordert, ein Angebot abzugeben, weil er dort 10 Punkte mehr erzielt hat.
Hinweis:
Sofern und soweit ein Bewerber sich
— auf zwei oder mehrere Losblöcke beworben hat,
— in beiden/allen Losblöcken die gleiche Punktzahl erreicht und
— in beiden/allen Losblöcken zum Bieterkreis zählen würde.
Entscheidet die vom Bewerber angegebene Präferenz darüber, in welchem Losblock der Bewerber zur Abgabe eines Angebots aufgefordert wird.
Aus diesem Grund müssen alle Bewerber, die Teilnahmeanträge für mehrere Losblöcke abgeben, einen ausdrücklichen Hinweis in ihren Teilnahmeantrag aufnehmen, aus dem die Präferenz für einen Losblock eindeutig hervorgeht.
Des Weiteren ist Folgendes für den Fall der Bewerbung von mehr als 2 Unternehmen aus einem Konzernverbund zu beachten:
Rechtlich selbstständige Unternehmen, die in einem Herrschafts- oder Abhängigkeitsverhältnis (Mutter- und Tochterunternehmern) bzw. Konzernverhältnis zu einem anderen sich bewerbenden Unternehmen (gleichrangige Tochterunternehmen) stehen, gelten gemäß § 36 Absatz 2 Satz 1 GWB, §§ 17, 18 AktG als einheitliches Unternehmen. Entscheidend ist in diesem Zusammenhang nicht die Frage nach der rechtlichen Selbstständigkeit, sondern die Frage nach einer wettbewerblichen Einheit.
Dies betrifft insbesondere Unternehmen, die mit verschiedenen, rechtlich selbstständigen Standorten operieren. Die jeweiligen Standorte gelten dann als einheitliches Unternehmen.
Um den Sinn der Loslimitierung, nämlich größtmöglichen Wettbewerb und Minimierung eines Insolvenzrisikos des zukünftigen Auftragnehmers, nicht zu unterlaufen, können daher aus einer Unternehmensgruppe
— maximal ein Bewerber pro Losblock und
— maximal zwei Bewerber in zwei verschiedenen Losblöcken
Bei der Aufforderung zur weiteren Teilnahme am Vergabeverfahren berücksichtigt werden.
Daher sollten Bewerber, die als einheitliches Unternehmen im oben genannten Sinne gelten, in ihren Begleitschreiben aufnehmen,
— welches der betroffenen Unternehmen bei der weiteren Teilnahme berücksichtigt werden soll, falls mehrere Unternehmen zum Bieterkreis gehören würden und
— welche beiden Losblöcke jeweils präferiert werden.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Der Beitragsservice behält sich vor, bei einer großen Anzahl von eingegangenen Teilnahmeanträgen den Kreis der Bewerber bereits im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs einzuschränken.
I. Loslimitierung
Der Beitragsservice wird die Auswahl der Bewerber für das nachfolgende Verhandlungsverfahren so durchführen, dass ein Bewerber jeweils nur zur Angebotsabgabe für einen Losblock aufgefordert wird.
Die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern wird der Beitragsservice so vornehmen, dass in Bezug auf Losblock I 6 Bewerber, in Bezug auf Losblock II 3 Bewerber, in Bezug auf Losblock III 3 Bewerber sowie in Bezug auf Losblock IV 3 Bewerber zur weiteren Teilnahme am Verhandlungsverfahren und zur Abgabe eines Angebots auf Grundlage der Vergabeunterlagen aufgefordert werden.
Die Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, orientiert sich an den Eignungskriterien und wird auf Basis der nachfolgenden objektiven Kriterien erfolgen:
II. Objektive Kriterien
Der Beitragsservice wird maximal 110 Punkte pro Bewerber pro Losblock vergeben.
Sollte ein Bewerber ein Drittunternehmen für die Vorgangsbearbeitung bzw. Hauptleistung einsetzen, so werden die Punkte im prozentualen Verhältnis zu den jeweiligen Anteilen an der Leistung (wie in Anlage A3 "Erklärung zu Drittunternehmen (Unteraufträge/Eignungsleihe" vom Bewerber angegeben) vergeben.
Die pro Losblock zur Verfügung stehenden maximal 110 Punkte teilen sich wie folgt auf:
— Maximal 70 Punkte für die angegebene Referenz,
— Maximal 40 Punkte für das Konzept Personalbeschaffung und Mitarbeiterauswahl.
Sofern und soweit der Bewerber in seinem Teilnahmeantrag mehr als einen Referenzauftrag benannt haben sollte, wird der Beitragsservice alle angegebenen Referenzaufträge anhand der in der Bekanntmachung vorgegebenen Mindestanforderungen (vgl. auch Anlage A7 "Referenzliste") bewerten. Im Rahmen der Vergabe der maximal 70 Punkte für die angegebene Referenz wird der Beitragsservice ausschließlich denjenigen Referenzauftrag des Bewerbers zugrunde legen, der die vorgegebenen Mindestanforderungen am besten erfüllt und im Rahmen der Bewertung die höchste Punktzahl erzielt hat.
Das Konzept Personalbeschaffung und Mitarbeiterauswahl wird ebenfalls, wie nachstehend beschrieben, von der Vergabestelle bewertet, um die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern durchführen zu können.
Im Einzelnen orientiert sich die Punktevergabe an folgenden Kriterien:
1. Referenzbewertung (max. 70 Punkte)
Die zu bewertende Referenzliste muss insbesondere folgende Mindestvoraussetzungen erfüllen, um bewertbar zu sein:
Losbock III und IV:
— mindestens einen Referenzauftrag, der den ausgeschriebenen Leistungen des jeweiligen Losblocks in Inhalt und Anforderungen ähnlich sein sollte,
— mit einem Auftragsvolumen von durchschnittlich mindestens 800.000 schriftlichen Vorgängen pro Kalender-/Vertragsjahr,
— innerhalb der letzten drei Jahre, d. h. laufende Vertragsverhältnisse, die bereits mindestens 2 Jahre bestehen und/oder beendete Vertragsverhältnisse, die mindestens 2 Jahre bestanden haben und deren Vertragsende nicht länger als ein Jahr zurückliegt.
Hinweis:
Neue Vertragsverhältnisse, deren Laufzeit noch nicht begonnen hat, sind nicht zum Nachweis zugelassen.
Die vom Bewerber angegebenen und wertbaren Referenzaufträge werden nach nachfolgenden Kriterien bewertet:
Losblöcke III und IV:
a) Hat der Referenzauftrag vergleichbare inhaltliche (Berücksichtigung komplexer rechtlicher Rahmenbedingungen) und organisatorische Anforderungen?
— Bearbeitung schriftlicher Vorgänge 10 Punkte
— Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Vorgänge 5 Punkte
— Bearbeitung nur telefonischer Vorgänge 0 Punkte
b) In welchen Bereichen müssen die vorgenannten komplexen rechtlichen Rahmenbedingungen berücksichtigt werden?
— Öffentlich-rechtlicher Auftraggeber (inkl. Gesetzliche Krankenversicherung) 20 Punkte
— Versicherungen 10 Punkte
— Banken 5 Punkte
— Sonstiger 1 Punkt
c) Hat die vorgelegte Referenz einen vergleichbares schriftliches Bearbeitungsvolumen?
— > 1.600.000 Datensätze pro Kalender-/Vertragsjahr 20 Punkte
— > 1.200.000 - 1.600.000 Datensätze pro Kalender-/Vertragsjahr 10 Punkte
— 800.000 - 1.200.000 Datensätze pro Kalender-/Vertragsjahr 0 Punkte
d) Wie lange bestand/besteht der Referenzauftrag (Vertragslaufzeit)?
— > 3 Jahre 10 Punkte
— > 2 - 3 Jahre 5 Punkte
— 2 Jahre 0 Punkte
e) Hat die vorgelegte Referenz ein schwankendes Vorgangsaufkommen?
— Ja 10 Punkte
— Nein 0 Punkte
2. Bewertung Konzept Personalbeschaffung und Mitarbeiterauswahl (max. 40 Punkte)
Das vom Bewerber als gesonderte Anlage zur Anlage A9 vorzulegende Konzept "Personalbeschaffung und Mitarbeiterauswahl" sollte detaillierte und konkrete Darstellungen zu mindestens folgenden Punkten beinhalten:
— Beschaffungskanäle,
— Selektionsverfahren,
— Bewertungsschwerpunkte bei der Selektion sowie
— Methoden der Personalauswahl.
Der Beitragsservice wird eine vergleichende Bewertung aller eingegangenen Konzepte vornehmen.
Siehe auch II.2.14) Zusätzliche Angaben

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die Bewerber haben zum Nachweis ihrer Eignung sämtliche geforderten Eignungsunterlagen mit Ihrem Teilnahmeantrag einzureichen.
Die geforderten Eigenerklärungen, Nachweise und Unterlagen müssen aktuell sein und den gegenwärtigen Tatsachen entsprechen. Sollten sich während des Verfahrens Änderungen insbesondere an den vom Bewerber erbrachten Eigenerklärungen ergeben, ist der Bewerber verpflichtet, den Auftraggeber unverzüglich über die Änderungen zu informieren und gegebenenfalls aktualisierte Eigenerklärungen abzugeben. Der Auftraggeber ist verpflichtet, diese Änderungen bei der Prüfung der Eignung des Bewerbers zu berücksichtigen.
Bewerbergemeinschaften steht es frei, die in den Anlagen zum Teilnahmeantrag geforderten Eigenerklärungen zum Nachweis ihrer Eignung jeweils entweder
— von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft separat oder
— einheitlich für alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft nur vom bevollmächtigten Vertreter der Bewerbergemeinschaft vorzulegen.
Beabsichtigt der Bewerber:
— die Leistung oder Teile der Leistung von anderen Unternehmen ausführen zu lassen (Unterauftrag) oder
— für den ausgeschriebenen Auftrag im Hinblick auf die wirtschaftliche und finanzielle (§ 45 VgV) bzw. technische und berufliche Leistungsfähigkeit (§ 46 VgV) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen (sog. Eignungsleihe), so sind die geforderten Eignungsnachweise auch für diese Drittunternehmen einzureihen, soweit dies erforderlich ist.
Der Beitragsservice behält sich vor, von der Nachforderungsmöglichkeit gemäß § 56 VgV nach pflichtgemäßem Ermessen Gebrauch zu machen.
Bewerber haben zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB sowie zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung eine Eigenerklärung abzugeben.
Der Bewerber/Die Bewerbergemeinschaft/Das Drittunternehmen (Unterauftrag/Eignungsverleiher) erklärt, dass keine zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe gemäß §§ 123,124 GWB vorliegen.
Weitere Einzelheiten ergeben sich aus Anlage A5 der Teilnahmebroschüre, die registrierungsfrei unter https://prego-vergabeplattform.prhos.com/NetServer/ zum Abruf bereitsteht.
Der Bewerber/Die Bewerbergemeinschaft/Das Drittunternehmen (Unterauftrag/Eignungsverleiher) erklärt, dass das Unternehmen in das Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist, sofern dies gesetzlich in dem Staat, in dem es ansässig ist vorgeschrieben ist bzw. dass eine Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach den jeweiligen für das Unternehmen einschlägigen gesetzlichen Regelungen nicht vorgeschrieben ist.
Weitere Einzelheiten ergeben sich aus Anlage A5 der Teilnahmebroschüre, die registrierungsfrei unter https://prego-vergabeplattform.prhos.com/NetServer/ zum Abruf bereitsteht.
Die Eigenerklärung gemäß Anlage A5 „Eigenerklärung – Allgemeine Eignungsanforderungen“ ist von:
— dem Bewerber bzw.
— bei Bildung einer Bewerbergemeinschaft entweder von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft separat oder einheitlich für alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft nur vom bevollmächtigten Vertreter der Bewerbergemeinschaft und
— von jedem Drittunternehmen (Unterauftragnehmer für die Hauptleistung/Eignungsverleiher), auf dessen Kapazitäten sich ein Bewerber bzw. eine Bewerbergemeinschaft berufen will, einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Des Weiteren erklärt der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft/das Drittunternehmen (Unterauftrag/Eignungsverleiher), dass das Unternehmen über eine Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung verfügt bzw. im Fall der Zuschlagserteilung eine solche unverzüglich abschließen wird.
Die Versicherung hat mindestens folgende Deckungssummen je Schadensereignis aufzuweisen:
— von 2 000 000,00 EUR pauschal für Personen- und Sachschäden;
— von 3 000 000,00 EUR für Vermögensschäden.
Die Deckungssummen stehen jeweils 2-fach maximiert pro Versicherungsjahr zur Verfügung.
Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft/das Drittunternehmen (Unterauftrag/Eignungsverleiher) erklärt, dass bei Vorliegen einer Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. im Fall der Eignungsleihe die bestehende bzw. abzuschließende Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung im Zuschlagsfall auch das konkrete Auftragsverhältnis umfasst.
Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft/das Drittunternehmen (Unterauftrag/Eignungsverleiher) verpflichtet sich, auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle, einen entsprechenden Nachweis durch Vorlage einer Kopie der Versicherungsurkunde zu erbringen.
Die Eigenerklärung gemäß Anlage A6 „Eigenerklärung über die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit“ ist von:
— dem Bewerber bzw.
— demjenigen Mitglied der Bewerbergemeinschaft, auf dessen Kapazität sich die Bewerbergemeinschaft zur Erfüllung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit beruft (sog. Eignungsleihe);
— einheitlich für alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft nur vom bevollmächtigten Vertreter der Bewerbergemeinschaft und/oder
— demjenigen Drittunternehmen, auf dessen Kapazität sich der Bewerber zur Erfüllung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit beruft (sog. Eignungsleihe), einzureichen.
Weitere Einzelheiten ergeben sich aus Anlage A6 der Teilnahmebroschüre, die registrierungsfrei unter https://prego-vergabeplattform.prhos.com/NetServer/ zum Abruf bereitsteht.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Des Weiteren erklärt der Bewerber/ die Bewerbergemeinschaft/ das Drittunternehmen (Unterauftrag/ Eignungsverleiher), dass
a) dass das Unternehmen im Fall der Zuschlagserteilung bei der Leistungserbringung und Bereitstellung der Datenleitungen die jeweils geltenden gesetzlichen Datenschutzregelungen (insbesondere zur Auftragsdatenverarbeitung nach EU-Datenschutzgrundverordnung) während der gesamten Vertragslaufzeit einhalten werden;
b) dass das Unternehmen im Fall der Zuschlagserteilung bei der Leistungserbringung alle relevanten Sicherheitserfordernisse angelehnt an die ISO 27001f. oder einen vergleichbaren nationalen Standard (bspw. IT-Grundschutz des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik) des Mitgliedsstaats, in dem der Auftragnehmer seinen Sitz hat, während der gesamten Vertragslaufzeit einhalten werden;
c) dass alle für die ausgeschriebenen Leistungen eingesetzten Mitarbeiter/innen über eine mindestens kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation verfügen;
d) dass alle für die ausgeschriebenen Leistungen eingesetzten Mitarbeiter/innen eine aktuelle Auskunft oder ein aktuelles polizeiliches Führungszeugnis (Ausstellungsdatum liegt nicht mehr als 3 Monate zurück) vorgelegt haben, aus der/dem sich ergibt, dass keine Einträge erfolgt sind;
e) dass alle für die ausgeschriebenen Leistungen eingesetzten Mitarbeiter/innen über sehr gute und fließende Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift verfügen;
f) dass alle für die ausgeschriebenen Leistungen eingesetzten Mitarbeiter/innen nachweisbar über eine Qualifikation in der "kundenorientierten Gesprächsführung" und im "Umgang mit schwierigen Gesprächssituationen, Beschwerden und Reklamationen" verfügen (gilt nur bei einer Bewerbung für Losblock I oder Losblock II);
g) dass seine technische Ausrüstung den in der Kurzbeschreibung der ausgeschriebenen Leistungen (Teil B. der Teilnahmebroschüre) im Einzelnen genannten Anforderungen (bei einer Bewerbung für Losblock I oder Losblock II ist die lokale ACD-Anlage unter Angabe des Releasestands zu benennen, die im Fall der Zuschlagserteilung eingesetzt wird) entspricht
Oder
Dass er bereit ist, im Falle der Zuschlagserteilung die technische Ausrüstung an die in der Kurzbeschreibung der ausgeschriebenen Leistungen (Teil B. der Teilnahmebroschüre) genannten Anforderungen anzupassen.
Hinweis:
Bei einer Bewerbung für Losblock III oder Losblock IV muss diese Eigenerklärung die Anforderungen in der Kurzbeschreibung der ausgeschriebenen Leistungen (Teil B. der Teilnhamebroschüre) zur Telekommunikationsanlage und zur im Netz des Verbindungsnetzbetreibers befindlichen virtuellen ACD (Netz-ACD) nicht umfassen.
Weitere Einzelheiten ergeben sich aus Anlage A7 der Teilnahmebroschüre, die registrierungsfrei unter https://prego-vergabeplattform.prhos.com/NetServer/ zum Abruf bereitsteht.
Die Eigenerklärung gemäß Anlage A7 "Eigenerklärung - Besondere Eignungsanforderungen" ist von
— dem Bewerber bzw.,
— demjenigen Mitglied der Bewerbergemeinschaft, dessen Kapazitäten die Bewerbergemeinschaft zur Erfüllung dieser Eigungskriterien bzw. zur Leistungserbringung in Anspruch nehmen will,
— einheitlich für alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft nur vom bevollmächtigten Vertreter der Bewerbergemeinschaft und/oder
— demjenigen Drittunternehmen (Unterauftragnehmer für die Hauptleistung/Eignungsverleiher), dessen Kapazitäten der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft zur Erfüllung dieser Eigungskriterien bzw. zur Leistungserbringung in Anspruch nehmen will, einzureichen.
Im Fall einer sog. Eignungsleihe kann der Bewerber im Hinblick auf die geforderten Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit oder die berufliche Erfahrung die Kapazitäten von Drittunternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn dieses Drittunternehmen im Zuschlagsfall die Leistungen erbringen wird, für die diese Kapazitäten benötigt werden (vgl. § 47 Abs. 1 S. 3 VgV).
Der Bewerber/ Die Bewerbergemeinschaft/ Das Drittunternehmen (Unterauftrag/Eignungsverleiher) hat zusätzlich zu den geforderten Eigenerklärungen (Anlagen A5 bis A7) zum Nachweis seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit die nachfolgend geforderten Unterlagen mit seinem Teilnahmeantrag vorzulegen.
1. Referenzliste
Die Referenzliste ist unter Verwendung der Anlage A8 "Referenzliste" abzugeben und muss folgende Mindestangaben enthalten:
Der Bewerber/ Die Bewerbergemeinschaft/ Das Drittunternehmen (Unterauftrag/Eignungsverleiher) hat eine Referenzliste vorzulegen, die mindestens einen Referenzauftrag umfasst, der innerhalb der letzten drei Jahre bestanden hat (d.h. laufende Vertragsverhältnisse oder Vertragsverhältnisse, die innerhalb der letzten drei Jahre beendet wurden), und der dem ausgeschriebenen Auftrag in Inhalt, Anforderung und Volumen möglichst ähnlich ist, mit folgenden Mindestangaben:
Losblock I und Losblock II:
— mit einem Auftragsvolumen von durchschnittlich mindestens
400.000 telefonischen Vorgängen pro Kalender-/Vertragsjahr,
— mit einem Auftragsvolumen von durchschnittlich mindestens
400.000 schriftlichen Vorgängen pro Kalender-/Vertragsjahr,
Losblock III und Losblock IV:
— mit einem Auftragsvolumen von durchschnittlich mindestens 800.000 schriftlichen Vorgängen pro Kalender-/Vertragsjahr.
Alle Losblöcke:
— Name und Sitz des Referenzunternehmens,
— Ansprechpartner des Referenzunternehmens (inkl. Kontaktdaten: E-Mail-Adresse und Telefonnummer),
— Vertragslaufzeit (TT.MM.JJJJ - TT.MM.JJJJ) innerhalb der letzten drei Jahre, d.h. laufende Vertragsverhältnisse, die bereits mindestens 2 Jahre bestehen und/oder beendete Vertragsverhältnisse, die mindestens 2 Jahre bestanden haben und deren Vertragsende nicht länger als ein Jahr zurückliegt.
Hinweis:
Neue Vertragsverhältnisse, deren Laufzeit noch nicht begonnen hat, sind nicht als Referenznachweis zugelassen.
— Anzahl der Kapazitäten, die für den Referenzauftrag eingesetzt werden/wurden,
— Detaillierte Beschreibung des Vertragsgegenstands, insbesondere unter Berücksichtigung der folgenden Aspekte:
a) Schwierigkeitsgrad unterschiedlicher telefonischer Vorgangsarten (nur bei Losblock I und Losblock II)
b) Schwierigkeitsgrad unterschiedlicher schriftlicher Vorgangsarten,
c) Schwankungen des Vorgangs-/ Anrufaufkommens,
d) Organisation des Referenzauftrags, Dauer/ Umfang der Einarbeitung, fachliche Führungsspanne sowie Arbeitszeitmodelle.
Hinweise:
— Bewerber, die sich für mehrere Losblöcke bewerben, müssen für jeden Losblock mindestens einen Referenzauftrag angeben. Sollte der Bewerber der Auffassung sein, dass ein Referenzauftrag bei mehr als einem Losblock die in der Bekanntmachung und in dieser Anlage A8 genannten Mindestvorgaben erfüllt, steht es ihm frei, denselben Referenzauftrag in mehreren Losblöcken anzugeben,
— Teilnahmeanträge mit einer unvollständigen Referenzliste (insbesondere
Fehlende Mindestangaben, wie bspw. fehlende Angabe der Kontaktdaten des Ansprechpartners) können vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden.
— Es ist nicht ausreichend, wenn der Ansprechpartner des Referenzunternehmens dem Beitragsservice nur auf Anfrage konkret benannt wird.
Die Referenzliste gemäß Anlage A8 "Referenzliste" der Teilnahmebroschüre ist von:
— dem Bewerber bzw,
— demjenigen Mitglied der Bewerbergemeinschaft, dessen Kapazitäten die Bewerbergemeinschaft zur Erfüllung dieser Eigungskriterien bzw. zur Leistungserbringung in Anspruch nehmen will,
— einheitlich für alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft nur vom bevollmächtigten Vertreter der Bewerbergemeinschaft und/oder
— demjenigen Drittunternehmen (Unterauftragnehmer für die Hauptleistung/Eignungsverleiher), dessen Kapazitäten der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft zur Erfüllung dieser Eigungskriterien bzw. zur Leistungserbringung in Anspruch nehmen will, einzureichen.
2. Konzept "Personalbeschaffung und Mitarbeiterauswahl"
Der Bewerber/ Die Bewerbergemeinschaft/ Das Drittunternehmen (Unterauftrag/Eignungsverleiher) hat zusätzlich zum Nachweis ihrer/seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit ein "Konzept Personalbeschaffung und Mitarbeiterauswahl" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Die Vergabestelle erwartet eine ausführliche und umfassende Beschreibung des Verfahrens zur "Personalbeschaffung und Mitarbeiterauswahl", die mindestens die nachfolgenden Aspekte umfassen muss:
— Beschaffungskanäle,
— Selektionsverfahren,
— Bewertungsschwerpunkte bei der Selektion sowie
— Methoden der Personalauswahl.
Hinweis:
Der Beitragsservice wird eine vergleichende Bewertung aller eingegangenen Konzepte vornehmen.
Die Beschreibung ist als gesonderte Anlage zu Anlage A8 der Teilnahmebroschüre beizufügen.
Weitere Einzelheiten ergeben sich aus Anlage A8 und Anlage A9 der Teilnahmebroschüre, die registrierungsfrei unter https://prego-vergabeplattform.prhos.com/NetServer/ zum Abruf bereitsteht.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist darauf hin, dass ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB unzulässig ist, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber der Vergabestelle nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber der Vergabestelle gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber der Vergabestelle gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Weitere Einzelheiten hierzu können dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), insbesondere §§ 160 ff. GWB, entnommen werden. Das GWB kann unter www.gesetze-im-internet.de eingesehen werden.