Dienstleister für die Beantwortung telefonischer Anfragen zur Haupterhebung des Zensus 2021 (Callcenter)

Beschreibung der Beschaffung

Effiziente, sachgerechte und kundenfreundliche Anfragenbearbeitung mittels Unterstützung eines externen Dienstleisters für die Beantwortung telefonischer Anfragen (externes Callcenter).

Beschreibung der Verlängerungen

Optionales Recht der AG, die Laufzeit der RV im Rahmen der vergaberechtlichen Zulässigkeit zweimal um 12 Monate zu verlängern. Die AG wird die AN frühzeitig, jedoch spätestens 3 Monate vor Ende der ursprünglich vereinbarten Laufzeit der RV über die Inanspruchnahme der Verlängerungsoption in Kenntnis setzen. Eine Pflicht für die Auftraggeberin zur Inanspruchnahme dieser Option besteht nicht.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenzen:
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte eine Liste mit mindestens 2 geeigneten Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.
Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
—— Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
—— Wert des Auftrages,
—— Zeitraum der Leistungserbringung,
—— Angabe der zuständigen Kontaktstelle beim Auftraggeber der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
—— Die Referenzen dürfen nicht älter als 3 Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung – gerechnet bis zum Ende der Angebotsfrist).
—— Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale kumulativ aufweisen:
— Gesamtauftragswert in Höhe von mindestens 200 000 Euro netto,
— Anfragevolumen von bis zu vierstelligen Anrufzahlen täglich in der Spitze,
— Kontinuierlicher Leistungserbringungszeitraum von mindestens 3 Monaten.
—— Erfahrungen mit Inbound-Telefonie für (Bundes-)Behörden oder andere öffentliche Auftraggeber, einschließlich Krankenversicherungen, Rentenversicherungen sowie andere Sozialversicherungsträger wünschenswert aber nicht zwingend erforderlich,
—— Die genannten Referenzprojekte müssen abgeschlossen sein,
—— Für die Referenzen ist die Vorlage „Vordruck Referenzen“ zu verwenden. Nutzen Sie die Vorlage bitte mehrfach (1x je Referenz).
Es sind nur 2 Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.
Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe dem Beschaffungsamt mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie das Beschaffungsamt des BMI unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass Sie bei einer Mindestanforderung an den Wert des Auftrags auch Margen angeben können (bsp. > 100 000 EUR oder zwischen 100 000 und 200 000 EUR).
Angabe der technischen Fachkräfte > weiter siehe Ziffer VI.3) der Bekanntmachung.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Maßnahmen zur Qualitätssicherung:
Bitte legen Sie die folgenden Nachweise mit dem Angebot vor:
— DIN EN ISO 9001 (Qualitätsmanagement) oder vergleichbar,
— DIN EN ISO 18295 (Anforderungen an Kundenkontaktzentren) oder vergleichbar,
— DIN ISO/IEC 27001:2017 (Informationssicherheitsmanagementsysteme) oder vergleichbar.

Angabe der technischen Fachkräfte:
Stellen Sie bitte die Ansprechpersonen vor, die Sie für die Projektleitung einsetzen werden (vgl. LB Kap. 2.1.3). Achten Sie hierbei bitte darauf, die Namen der Personen nicht zu nennen, sondern verwenden Sie Bezeichnungen wie z. B. „Mitarbeiter 1“.
Für die zu benennende Hauptansprechperson gelten folgende Anforderungen:
— mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer Führungsposition sowie mehrjährige Erfahrungen in der Kundenbetreuung eines Callcenters,
— Führungserfahrung in der Steuerung und Durchführung aus vergleichbaren Hotline-Projekten – hier vergleichbare Menge der Anrufe mit bis zu vierstelligen Anrufzahlen täglich in der Spitze im Einzelprojekt,
— Führungserfahrungen in der Steuerung und Durchführung von Hotline-Projekten in der Inbound-Telefonie für (Bundes-)Behörden oder andere öffentliche Auftraggeber, einschließlich Krankenversicherungen, Rentenversicherungen sowie andere Sozialversicherungsträger wünschenswert aber nicht zwingend erforderlich.
Für die Vertretung gelten folgende Anforderungen:
— mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer Führungsposition sowie mehrjährige Erfahrungen in der Kundenbetreuung eines Callcenters,
— Führungserfahrung in der Steuerung und Durchführung aus vergleichbaren Hotline-Projekten – hier vergleichbare Menge der Anrufe mit bis zu vierstelligen Anrufzahlen pro Tag im Einzelprojekt,
— Führungserfahrung in der Steuerung und Durchführung von Hotline-Projekten in der Inbound-Telefonie für (Bundes-)Behörden oder andere öffentliche Auftraggeber wünschenswert aber nicht zwingend erforderlich.
Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen:
Öffentliche Aufträge werden nicht an Unternehmen vergeben, bei denen Ausschlussgründe gemäß §§123 oder 124 GWB vorliegen. Das Beschaffungsamt des BMI hat zu prüfen, ob zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen können bzw. müssen. Hierzu dient das Formular „Eigenerklärung Ausschlussgründe“. Bestehen Zweifel an der Richtigkeit der abgegebenen Erklärung, werden diese im Einzelfall aufgeklärt und es kann die Vorlage von weiteren Nachweisen (z. B. eines behördlichen Führungszeugnisses) verlangt werden.
Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften oder bei der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der Allgemeinen Bewerbungsbedingungen verwiesen.
Unternehmensdaten:
Das Formular „Unternehmensdaten“ ist vollständig auszufüllen und Ihrem Angebot beizufügen. Die Angaben zur Unternehmensgröße dienen statistischen Zwecken. Die übrigen Angaben benötigt das Beschaffungsamt des BMI für die vor dem Zuschlag einzuholende Auskunft aus dem Gewerbezentralregister insbesondere gemäß § 150a Gewerbeordnung, § 19 Mindestlohngesetz,
§ 21 Arbeitnehmerentsendegesetz.
Bei Bietergemeinschaften ist das Formular für jedes Mitglied einzureichen.
Eigenerklärung Auftragsverarbeitung:
Im Rahmen der Leistungserbringung wird eine Auftragsverarbeitung erfolgen, d. h. es werden durch die künftige Auftragnehmerin personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt. Deren Mitarbeiter werden auf diese personenbezogenen Daten Zugriff erhalten bzw. diese Daten selbst im Rahmen Ihrer Tätigkeit verwenden.
Da der Bedarfsträger für diese Auftragsverarbeitung die verantwortliche Stelle ist, wird der Bedarfsträger nach der Zuschlagserteilung die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit der zukünftigen Auftragnehmerin abschließen.
Der Inhalt dieser Vereinbarung wurde bereits festgelegt. Die Vereinbarung steht mit den Vergabeunterlagen zum Download bereit. Die darin genannten Anforderungen sind zu erfüllen und müssen bei der Angebotskalkulation berücksichtigt werden.
Bitte fügen Sie Ihrem Angebot die Eigenerklärung Auftragsverarbeitung bei, in der Sie sich verpflichten, die in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung getroffenen Festlegungen im Fall der Auftragserteilung an Ihr Unternehmen einzuhalten.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BeschA).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabe-vorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.
Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.

Beschreibung der Beschaffung

effiziente, sachgerechte und kundenfreundliche Anfragenbearbeitung mittels Unterstützung eines externen Dienstleisters für die Beantwortung telefonischer Anfragen (externes Callcenter)

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Antrag auf Nachprüfung kann schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn, gerichtet werden. Die Unwirksamkeit des Vertrages gemäß § 135 GWB kann innerhalb von 30 Kalendertagen nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union geltend gemacht werden.