Rahmenvereinbarung über die Erbringung von Leistungen der „Outboundtelefonie“

Kurze Beschreibung

Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die Sicherstellung der Kundinnen- / Kundenbindung durch definierte Serviceanrufe (Kundinnen- / Kundenbindungskontakte) sowie Kontakte zur Kundinnen- / Kundengewinnung mit dem Ziel der telefonischen Terminvereinbarung eines persönlichen Beratungsgespräches für den Vertrieb.
Die Auftragnehmerin / Der Auftragnehmer übernimmt insoweit eine Hilfsfunktion zur Erfüllung der Aufgaben der Auftraggeberin nach § 80 SGB X und hat die daraus resultierenden Datenschutzanforderungen vollumfänglich zu erfüllen (Anlage 09 der Bewerbungsbedingungen nebst Anlagen 09 a, 09 b, 09 c, 09 d, 09 e und 09 f).

Beschreibung der Beschaffung

Auftragsgegenstand ist die ausgehende telefonische Kontaktierung von verschiedenen Kundinnen / Kunden (Privat- und Firmenkunden), Partnerinnen / Partnern (Kooperations- und Vertragspartner) sowie Interessentinnen / Interessenten der Auftraggeberin zum Zweck der Kundinnen- / Kundenbindung beziehungsweise Neukundinnen- / Neukundengewinnung durch die Auftragnehmerin /den Auftragnehmer (Servicekontakte / telefonische Terminvereinbarung).
Die Akquise von Kundinnen / Kunden erfolgt vorrangig durch persönliche Beratungstermine, die beispielsweise im Rahmen von Hausbesuchsterminen bei den Kundinnen / Kunden oder in den Beratungscentern der Auftraggeberin stattfinden können. Es ist eine professionelle Terminvereinbarung für die Kundinnen- / Kundenakquise erforderlich.
Im Rahmen der ausgehenden telefonischen Kontaktierung werden auch Produkte und Tarife der Auftraggeberin sowie gegebenenfalls Tarife von Kooperationspartnerinnen / -partnern vorgestellt.
Hierzu werden Kundinnen / Kunden (Privat- und Firmenkunden), Partnerinnen / Partner (Kooperations- und Vertragspartner) sowie Interessentinnen/Interessenten der Auftraggeberin in der Regel von montags bis freitags im Zeitraum von 10.00 Uhr bis 20.00 Uhr (MEZ) kontaktiert, soweit sich aus den Unterlagen nichts anderes ergibt (vgl. Anlage 01 c „Kampagnenbeschreibung“ der Bewerbungsbedingungen).
Um eine hohe Ausschöpfung der Potenziale zu erreichen, ist ein kontinuierliches Monitoring der Vorgehensweise in Bezug auf Kundinnen- / Kundenbedarf und Marktentwicklung notwendig. Die beauftragte Leistung ist somit durch ein hohes Maß an Flexibilität und Transparenz gekennzeichnet.
Ein umfassendes und aussagekräftiges Berichtswesen (siehe auch Punkt 5 „Operatives Berichtswesen / Controlling“ der Leistungsbeschreibung) ist zur Verfügung zu stellen. Mit regelmäßigen Berichten und Auswertungen wird eine fortlaufende Steuerung der auszuführenden Kampagnen und des Erfolges sichergestellt.
Als Grundlage für die zu erbringenden Leistungen wird zwischen der Auftraggeberin und der Auftragnehmerin / dem Auftragnehmer eine Rahmenvereinbarung geschlossen. Leistungen sind entsprechend der Leistungsbeschreibung zu erbringen.
Die geschlossene Rahmenvereinbarung (Anlage 02 der Bewerbungsbedingungen) bildet die Grundlage für die zu erbringende Leistung. Innerhalb der Rahmenvereinbarung werden einzelne Kampagnen beauftragt, welche separat beschrieben werden. Art und Umfang der Kampagnen werden den jeweiligen Vertriebs- und Marktverhältnissen auch kurzfristig angepasst und der Auftragnehmerin / dem Auftragnehmer dann zur Umsetzung vorgegeben.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag tritt mit Unterschrift beider Vertragspartner in Kraft. Leistungsbeginn ist der 1.10.2021. Der Vertrag endet am 30.9.2022. Er verlängert sich automatisch um weitere 12 Monate, wenn die Auftraggeberin ihn nicht mit einer Frist von 4 Monaten jeweils zum Ende der Vertragslaufzeit kündigt. Maximal sind 3 Verlängerungen möglich.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Anlage_11_Erklärung zu Ausschlussgründen,
— Anlage_12_Eigenerklärung Wirtschaftsteilnehmer,
— Anlage_13_Auskunft Umsatz,
— Anlage_16_Eigenerklärung_Betriebshaftpflicht.

Anlage_13_Auskunft Umsatz
Als Mindeststandard fordert die Auftraggeberin, dass der durchschnittliche spezifische Netto-Umsatz in EUR für die Erbringung von Leistungen der Outboundtelefonie der Geschäftsjahre 2018 bis 2020 mindestens den Betrag von 1 200 000,00 EUR aufweist. Bei Bietergemeinschaften werden die Gesamtumsätze der Mitglieder addiert. Die Auftraggeberin betrachtet Bieterinnen / Bieter, die den Mindestumsatz nicht erreichen, als ungeeignet, so dass diese ausgeschlossen werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Anlage_09 a_Anhang_A_DSB,
— Anlage_09 b_Anhang_B_Geschäftsstandorte,
— Anlage_09 c_Anhang_C_Techn-org_Maßnahmen,
— Anlage_09 d_Anhang_D_Verpflichtungserklärung,
— Anlage_09 e_Anhang_E_Unterauftragnehmer,
— Anlage_09 f_Anhang_F_Fern_Wartungsfirmen,
— Anlage_14_Referenzliste.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

— Anlage_09 a_Anhang_A_DSB,
— Anlage_09 b_Anhang_B_Geschäftsstandorte,
— Anlage_09 c_Anhang_C_Techn-org_Maßnahmen,
— Anlage_09 d_Anhang_D_Verpflichtungserklärung,
— Anlage_09 e_Anhang_E_Unterauftragnehmer,
— Anlage_09 f_Anhang_F_Fern_Wartungsfirmen.
Zur Prüfung der Geeignetheit ist erforderlich, dass die im Anhang C zum Datenschutzvertrag (Anhang C zu Anlage 09 c der Bewerbungsbedingungen) gestellten Fragestellungen zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen von Bieterinnen / Bietern zu beschreiben sind. Dazu ist die Anlage C vollständig auszufüllen. Dabei müssen die technischen und organisatorischen Maß-nahmen mindestens den Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entsprechen. Informationen hierzu erhalten Sie z.B. im Internet unter: www.bsi.bund.deDE/Themen/ITGrundschutz/itgrundschutz_node.html
Bieterinnen / Bietern, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, werden als nicht geeignet angesehen und sind von der Bewertung auszuschließen.
Anlage_14_Referenzliste
De Auftraggeberin die Bewerberinnen / Bewerber / Bewerbergemeinschaften, die nicht mindestens 2 Referenzen nach Punkt 2.11.3. lit e. der Bewerbungsbedingungen vorweisen können, als für die Auftragserfüllung nicht geeignet, so dass diese ausgeschlossen werden.

Das Angebot ist ausschließlich elektronisch in Textform einzureichen (siehe Punkt 2.5.3 der Bewerbungsbedingungen).
Die Angebote sind zusammen mit den Anlagen (siehe Angebotsaufforderung) bis zum Ende der Angebotsfrist (siehe unter Pkt. 2.6. der Bewerbungsbedingungen) über das Vergabeportal www.dtvp.de bei der Auftraggeberin einzureichen. Nur registrierte Bieter können Angebote abgeben. Zur Registrierung siehe Pkt. 2.4. der Bewerbungsbedingungen.
Für die Abgabe elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen wird innerhalb der E-Vergabeplattform ein kostenfreies Bietertool bereitgestellt. Das Bietertool ist eine Desktop-Anwendung, welche auf Ihrem Computer installiert werden muss. Die Dateien zur Installation des Bietertools werden im entsprechenden Projektraum des Vergabeverfahrens für das entsprechende Betriebssystem zum Download angeboten. Installationsroutinen stehen für Linux-, Mac-OS- und Windows-Betriebssysteme (64 und 32 Bit) zur Verfügung. I. d. R. sind für die Installation keine administrativen Rechte erforderlich. Weitere Informationen sind der den Vergabeunterlagen beigefügten Information nach § 11 VgV zu entnehmen.
Für die elektronische Angebotsabgabe ist - vorbehaltlich abweichender Angaben im konkreten Verfahren - für das vorliegende Vergabeverfahren die Textform nach § 126 b BGB vorgesehen.
Hiernach ist eine lesbare Erklärung ausreichend, in der die Person des Erklärenden genannt ist und die auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert werden kann. Ei-ne eingescannte Unterschrift ist nicht notwendig. Die Nennung der Person des Erklärenden erfordert die Angabe der Identität desjenigen, dem die Erklärung zugerechnet werden soll. Bei natürlichen Personen ist der Name zu nennen, bei juristischen Personen und Handelsgesellschaften der Firmenname sowie der konkrete Vertreter.
Bei Angeboten von Bietergemeinschaften muss das Angebot von dem bevollmächtigten Mitglied der Bietergemeinschaft in Textform nach § 126 b BGB oder signiert ein-gereicht und hochgeladen werden.
Sind Anlagen in den Bewerbungsbedingungen ausnahmsweise mit Unterschrift und Firmenstempel zu versehen (z. B. etwaige Erklärungen Dritter), so können die jeweiligen Anlagen mit den weiteren Angebotsunterlagen auf folgendem Weg eingereicht werden:
1. Datei der unterschriebenen und eingescannten Dritterklärung oder
2. Datei der unterschriebenen und abfotografierten Dritterklärung oder
3. Datei der E-Mail, mit dem der Dritte seine Erklärung an die Bieterin / den Bieter übersandt hat.
Sind Anlagen in den Bewerbungsbedingungen mit Vor- und Nachnamen der ausstellenden Person zu versehen, werden diese als Word-Datei zur Verfügung gestellt. Diese Anlagen sind elektronisch auszufüllen und in PDF-Format dem Angebot beizufügen. Alternativ können diese Anlagen auch elektronisch ausgefüllt, ausgedruckt und eingescannt beigefügt werden. Insofern dienen die Word-Dateien lediglich als Ausfüllhilfen.
Die Dateinamen aller Dokumente müssen sich an den Namen der Originaldateien orientieren, um Verwechslungen auszuschließen.
Hinweis: Die Angebote sind so abzugeben, dass alle Angebotsbestandteile nachträglich nicht mehr veränderbar sind.
Auf anderem Wege übermittelte Angebote, insbesondere solche per Telefax, E-Mail, über die Schaltfläche „Kommunikation“ auf der Vergabeplattform dtvp oder per Fernschreiben, sind nicht zulässig und werden ausgeschlossen. Ebenso unzulässig und unbeachtlich sind insbesondere eine Rücknahme oder Änderung eines Angebots per Telefax, E-Mail, über die Schaltfläche „Kommunikation“ auf der Vergabeplattform dtvp oder per Fernschreiben.
Auf die Ausschlussgründe des § 57 Abs. 1 VgV wird verwiesen.
Bekanntmachungs-ID: CXS0Y5SYYB3.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Einlegung von Rechtsbehelfen
§ 134 GWB Informations- und Wartepflicht.
„(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb
Wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist“.
§ 135 GWB Unwirksamkeit.
„(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat“.
§ 160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt.
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden“.
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
§ 168 GWB Entscheidung der Vergabekammer.
„(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken.
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden“.