Rahmenvereinbarung Videodolmetschen Hessische Polizei

Beschreibung der Beschaffung

Mit der Dienstleistung „Videodolmetschen“ soll die Möglichkeit geschaffen werden, innerhalb eines kurzen Zeitfensters eine Kommunikationsbrücke zwischen den polizeilichen Einsatzkräften und fremdsprachigen Personen herzustellen, ohne auf einen Präsenzdolmetscher zurückgreifen zu müssen. Die Kommunikation erfolgt in Form des Konsekutivdolmetschens per Audio- und Videoübertragung. Dabei wird der Dolmetscher über das Video-System (Ende-zu-Ende-Verbindungen) hinzu geschaltet. Der Inhalt des Gespräches wird fernübermittelt. Es werden von dem Gespräch keine Bild- oder Tondaten – auch nicht ausschnittsweise – aufgezeichnet oder gespeichert.
Der Abruf von Übersetzungsleistungen erfolgt sowohl terminiert als auch adhoc. Die Übersetzungsleistung muss vom Auftragnehmer von montags bis sonntags rund um die Uhr zur Verfügung gestellt werden (24 / 7 / 365).
Für welche Sprachen und in welchem zeitlichen Umfang Dolmetscherleistungen benötigt werden, kann aufgrund des nicht vorhersehbaren polizeilichen Einsatzgeschehens nicht abschließend prognostiziert werden. Die bisher am häufigsten nachgefragten Sprachen sind:
1. Albanisch,
2. Amharisch,
3. Arabisch,
4. Dari,
5. Farsi,
6. Kosovo-Albanisch,
7. Kroatisch,
8. Kurdisch,
9. Mazedonisch,
10. Panjabi,
11. Paschtu,
12. Russisch,
13. Serbisch,
14. Somalisch,
15. Tigrinja,
16. Türkisch,
17. Urdu.
Bei den Sprachen Nr. 1 bis 17 handelt es sich um die anzubietenden Mindestsprachen.
Vereinzelt sind bislang auch Sprachen wie z. B. Armenisch, Chinesisch, Englisch, Französisch, Oromo, Tschetschenisch und Vietnamesisch aufgetreten, die nach vorheriger Terminabsprache verfügbar sein sollen. Dies wird ebenso für selten vorkommende Dialekte, wie z. B. Romani, erwartet. Es ist auch nicht auszuschließen, dass vereinzelt weitere Sprachen benötigt werden.
Die Rahmenvereinbarung kommt mit Zuschlag zustande (voraus. 1.2.2022). Die Vertragslaufzeit beträgt 48 Monate.
Geschätztes Auftragsvolumen:
Das Gesamtvolumen pro Jahr beläuft sich demnach auf geschätzt 45 200 Minuten.
Durchschnittlich ergibt sich ein erwartetes Gesprächsvolumen von rund 54 Minuten pro Gerät pro Monat.
Derzeit sind beim Auftraggeber 74 mobile Endgeräte im Einsatz.
Der Auftraggeber behält sich vor, während der Vertragslaufzeit mit einer Vorlaufzeit von einem Monat je nach Bedarf die Anzahl der Einsatzorte zu erweitern oder zu reduzieren. Das Gesprächsvolumen kann je nach polizeilichem Einsatzgeschehen variieren und ist vom Auftraggeber insofern nur eingeschränkt einzuschätzen bzw. zu steuern.
Die Parteien vereinbaren eine Probezeit von 6 Monaten. Innerhalb der Probezeit kann jede Partei das Vertragsverhältnis mit einer Frist von 2 Wochen kündigen.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Es werden mindestens 3, jedoch maximal fünf Bewerber, die aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die ausgeschriebene Leistung unter Einbezug der unter Ziffer III.1.3) geforderten Referenzen die qualitativ höchste Beurteilung erfahren, zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Die Auswahl der nach Einschätzung des Auftraggebers am besten geeigneten Bewerber für Stufe 2 (Aufforderung zur Angebotsabgabe) erfolgt wie im Folgenden dargestellt:
Die fristgerecht eingehenden Teilnahmeanträge werden vom Auftraggeber anhand der nachfolgenden objektiven Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von fünf Bewerbern wie folgt geprüft:
1. Prüfung auf Vorliegen der abgefragten Nachweise und Erklärungen,
2. Prüfung von Ausschlussgründen und Einhaltung der Mindestanforderungen und
3. Auswahl der nach Einschätzung des Auftraggebers am besten geeigneten Bewerber für Stufe 2 anhand der vorgelegten Referenzen und deren Vergleichbarkeit zum vorliegenden Projekt. Je stärker sich das Referenzprojekt und der zu vergebende Auftrag ähneln, als umso vergleichbarer wird die Referenz beurteilt. Referenzanforderungen siehe Ziffer III.1.3).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Nachweis für eine branchenübliche Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung. Die Betriebshaftpflichtversicherung muss Personen-, Sach- und Vermögensschäden erfassen. Der Nachweis kann durch Vorlage einer Kopie des Versicherungsscheins, durch Vorlage eines Bestätigungsschreibens der Versicherungsgesellschaft oder durch Abgabe einer Eigenerklärung über das Bestehen der Betriebshaftpflichtversicherung und ihre Laufzeit geführt werden. Im Falle der Abgabe einer Eigenerklärung ist der Nachweis für eine branchenübliche Betriebshaftpflichtversicherung unverzüglich nach Zuschlagserteilung durch Vorlage des Versicherungsscheins zu erbringen,
— Der Bewerber hat mit dem Teilnahmeantrag eine Eigenerklärung abzugeben, dass er seinen Verpflichtungen zur ordnungsgemäßen Zahlung von Steuern und Abgaben sowie von Sozialbeiträgen nachgekommen ist. Er hat ebenso das Nichtvorliegen illegaler Beschäftigungen, dem Nichtvorliegen von Insolvenzen/Liquidationen sowie dem Vorliegen der gewerberechtlichen Voraussetzungen zu erklären; bei Bewerber-/Bietergemeinschaften ist diese Erklärung von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft abzugeben.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Referenzen
Zum Nachweis der fachlichen Eignung hat der Bewerber mindestens eine geeignete und vergleichbare Referenz über die in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen mit folgenden Angaben nachzuweisen:
— Art und Umfang der Leistung,
— Empfänger und Zeitraum der Leistung,
— Ansprechpartner, Telefon, E-Mail-Adresse,
— Sprachenpool.
Referenzen sind dann geeignet und vergleichbar, wenn diese in ihrer Art dem hier zu vergebenden Auftrag entsprechen, d. h. die Erbringung von Videodolmetscherleistungen für Behörden betreffen. Es ist mindestens eine (1) aussagekräftige, mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbare Referenz vorzulegen. Aus der Referenz muss die einschlägige Erfahrung und Praxis mit vergleichbaren Aufträgen im Bereich des Videodolmetschens hervorgehen.
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine aussagekräftige Darstellung der Referenzen hereinzureichen.
Hinweis:
Sofern eine Bewerber-/Bietergemeinschaft gebildet wird bzw. Nachunternehmer eingesetzt werden sollen, so können auch deren Referenzen herangezogen werden. Die Referenzen sind hinsichtlich des Erbringers (also des Mitgliedes der Bewerber-/Bietergemeinschaft, des Nachunternehmers) zu kennzeichnen.
— Nachweis Sprachenpool und Sprachniveau
Der Bewerber hat nachzuweisen, dass die von ihm einzusetzenden Dolmetscher die Gespräche in den angeforderten Sprachen
1. Albanisch,
2. Amharisch,
3. Arabisch,
4. Dari,
5. Farsi,
6. Kosovo-Albanisch,
7. Kroatisch,
8. Kurdisch,
9. Mazedonisch,
10. Panjabi,
11. Paschtu,
12. Russisch,
13. Serbisch,
14. Somalisch,
15. Tigrinja,
16. Türkisch,
17. Urdu.
Und Umfang korrekt und rechtssicher übersetzen. Das Niveau der Dolmetscherdienste muss mindestens der europäischen Kompetenzstufe C 2 (nahezu muttersprachliche Sprachbeherrschung) des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens entsprechen. Die Vorlage eines entsprechenden Zertifikats o. ä. ist nicht zwingend erforderlich. Der Nachweis kann ebenso in Form einer verbindlichen Eigenerklärung erbracht werden.
— Der Bewerber hat mit dem Teilnahmeantrag ein Datenschutz- und Datensicherheitskonzept gemäß Ziffer 19 der Leistungsbeschreibung vorzulegen, aus dem schlüssig und nachvollziehbar hervorgeht, durch welche technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) der Auftragnehmer Datenschutz und -sicherheit gewährleistet,
— Konzept zur Qualitätssicherung
Der Bewerber hat mit seinem Teilnahmeantrag ein Konzept zur Qualitätssicherung der Leistungserbringung vorzulegen, aus dem schlüssig und nachvollziehbar hervorgehen muss:
— Wie setzt sich der zur Verfügung stehende bzw. der zur Aufgabenerfüllung geplante Dolmetscher-Pool zusammen (z. B. zentraler Pool an festen Dolmetschern mit Sitz in..., Freiberufler, Telearbeit/Home-Office (Anzahl und jeweilige Sprachbereiche) etc.)?
— Wie werden neue Dolmetscher rekrutiert?
— Durch welche Maßnahmen und Qualifizierungsnachweise wird die berufliche Qualifikation und Befähigung, Zuverlässigkeit, Gesetzestreue und Redlichkeit der zum Einsatz kommenden Dolmetscher entsprechend den Anforderungen an die Leistungserbringung sichergestellt?
— Wie wird die Einhaltung der garantierten Abrufzeiten und die jeweilige Verfügbarkeit der Dolmetscher sichergestellt?
— Wie schnell kann auf Anforderungen selten vorkommender Sprachen und Dialekte, wie z. B. Oromo, Romani reagiert werden?
— Wie wird die Bereitstellung der technischen Voraussetzungen (externe Internetverbindung, funktionsfähige Hard- und Software etc.) gewährleistet?
— Wie wird die Bereitstellung der notwendigen Sicherheits- und Software-Updates und der laufende Support gewährleistet?

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (diese wird mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt) zur Tariftreue und zum Mindestentgelt mit dem Angebot abzugeben haben.
Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU Ausland erbringen. Für jeden schuldhaften Verstoß gegen einen sich aus der Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentgelt ergebende Verpflichtung ist eine Vertragsstrafe in Höhe von einem Prozent der Nettoauftragssumme vom Auftragnehmer zu zahlen.

Dem Teilnahmeantrag ist (bei Bewerber-/Bietergemeinschaften von jedem Mitglied) die Erklärung bezüglich Nichtvorliegens einer Vergabesperre beizulegen.
Bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft ist bereits mit dem Teilnahmeantrag eine Erklärung gemäß Ziffer 5 der VGV – Bewerbungsbedingungen EU (Formular 632EU) abzugeben (vgl. Vordruck 234 – Erklärung Bieter-/Arbeitsgemeinschaft).
Des Weiteren ist dem Teilnahmeantrag eine kurze Darstellung der betrieblichen Strukturen (Rechtsform, Sitz, Organisationsstruktur und Personalbestand) beizufügen.
Bitte beachten Sie die Hinweise zum Vergabeverfahren (gesondertes Dokument).
Die Teilnahmewettbewerbsunterlagen werden ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform des Landes Hessen (http://www.vergabe.hessen.de) zur Verfügung gestellt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen, insbesondere auf die Frist des § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.