Callcenter-Dienstleistung für die Kompetenzzentren-Betreuung nach Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 2 Anlage 4

Kurze Beschreibung

- Bereitstellung und Betrieb eines Callcenters (Inbound/Outbound) für die Beratungs-Hotline des KPZ-Portals der VBG.
- Kompetenzzentren-Betreuung der VBG nach DGUV Vorschrift 2 Anlage 4.

Beschreibung der Beschaffung

Bereitstellung und Betrieb eines Callcenters (Inbound/Outbound) für die Beratungs-Hotline des KPZ-Portals der VBG: Fachliche Beratung der Unternehmer beim Selbstlernen einschließlich einer Wirkungskontrolle, die durch Anwendung der erworbenen Kenntnisse bei der Erstellung eines PRAXIS-CHECKs erreicht wird. Die erforderliche Lernerfolgskontrolle (LEK) entspricht der Durchführung dieses PRAXIS-CHECKs, der gleichzeitig zur Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung für das Unternehmen dient. Unterstützung bei auftretenden Fragen zur Nutzung und Bedienung des Kompetenzzentren-Portals (KPZ-Portal) der VBG. Bedarfsorientierte Beratung und Unterstützung der Unternehmer/Unternehmerinnen und Versicherten bei allen Fragen zu Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit durch Betriebsärzte (BA) und Fachkräfte für Arbeitssicherheit (Sifa) der Kompetenzzentren-Hotline (KPZ-Hotline). Dokumentation der Leistung unter Nutzung der von der VBG zur Verfügung gestellten Callcenter-Software zum KPZ-Portal. Diese Dienstleistung soll kleinen Unternehmen aller Branchen, die bei der VBG versichert sind, als Angebot offenstehen, um ihnen die "Alternative bedarfsorientierte betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung für Betriebe mit 10 und weniger Beschäftigten durch Kompetenzzentren" nach Anlage 4 der DGUV Vorschrift 2 (siehe Anlage 1) zu ermöglichen. Diese Dienstleistung ist bundesweit für alle Mitgliedsunternehmen der VBG mit bis zu 10 Beschäftigten, die sich beim KPZ-Portal registriert haben, zu erbringen (potenziell rund 700.000 Unternehmen). Derzeit sind rund 4.000 Nutzer (Stand: Januar 2022) registriert und die Zahl der Nutzer wächst stetig.
Die Kompetenzzentren-Betreuung der VBG nach DGUV Vorschrift 2 Anlage 4: Mit der KPZ-Betreuung können Kleinstbetriebe nicht nur ihre Pflicht zur Bestellung einer Betriebsärztin oder eines Betriebsarztes und einer Fachkraft für Arbeitssicherheit nach der DGUV-Vorschrift 2 erfüllen, sondern erhalten auch eine Online-Plattform, die sie bei der Umsetzung von Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit kontinuierlich und rund um die Uhr (24/7) unterstützt.
Adressaten dieser Ausschreibung: Die mit der Ausführung der Beratungstätigkeit betrauten Mitarbeiter des Dienstleisters (DL) müssen die Voraussetzung erfüllen, dass sie als Fachkräfte für Arbeitssicherheit oder Betriebsärztinnen beziehungsweise Betriebsärzte im Rahmen einer Bestellung gemäß den Anforderungen nach dem Arbeitssicherheitsgesetz und der DGUV Vorschrift 2 tätig werden dürfen. Der DL muss gleichzeitig über Beschäftigte beider Gruppen (Fachkräfte für Arbeitssicherheit sowie Betriebsärz-tinnen und Betriebsärzte) verfügen.
Vertragslaufzeit und Einarbeitungszeit für den Dienstleister: Die Leistung ist ab dem 01.07.2022 für 18 Monate bis zum 31.12.2023 zu erbringen. Die Laufzeit des Vertrags endet, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Zwei Verlängerungen um je 15 Monate, bis zum 31.03.2025 beziehungsweise längstens bis zum 30.06.2026, sind möglich. Diese Optionen werden jeweils spätestens drei Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit bekannt gegeben. Dem DL wird die Gelegenheit gegeben, sich innerhalb eines Zeitraums vom 01.06. bis 30.06.2022 in das KPZ-Portal einzuarbeiten. Zur Einarbeitung erfolgt eine Schulung durch die VBG in die Nutzung der Callcenter-Software.
Qualitätsanforderungen bei der Leistungserbringung: fachlich
Anforderungen an das Personal der KPZ-Hotline: - Fachwissen zur DGUV Vorschrift 2 mit den Anlagen 1 bis 4 und den Anhängen - Einsatz von qualifizierten Mitarbeitenden in der Kundenberatung, die die arbeitsmedizinische oder sicherheitstechnische Fachkunde nach DGUV Vorschrift 2 besitzen, - grundlegende Kenntnisse zu den Branchen der VBG und den Besonderheiten der Unternehmen mit bis zu 10 Beschäftigten - grundlegende Kenntnisse der Organisationsstrukturen der VBG sowie des Leistungsspektrums der gesetzlichen Unfallversicherung - Kenntnis über das KPZ-Portal und dessen Bedienung, auch bei bedarfsorientierter Anpassung, gegebenenfalls mit Briefing und anlassbezogener Schulung durch die VBG - regelmäßige Fortbildung des vom DL eingesetzten Personals zum Arbeitsschutz allgemein und insbesondere zur KPZ-Betreuung durch den DL selbst (nach Aufforderung Übermittlung der Fortbildungsinhalte an die VBG) - Bereitschaft zur Kooperation und zum konstruktiven fachlichen Austausch mit der VBG
Anforderungen: technisch und organisatorisch: - Die VBG stellt dem DL die notwendigen Software-Module als Arbeitsmittel zur Verfügung, die durch Mitarbeitende des DL bedient werden. - Sicherstellung einer 24/7-Telefonanschlusserreichbarkeit der von der VBG zur Verfügung gestellten kostenfreien KPZ-Hotline-Nummer
- außerhalb der Service-Zeiten wird die Erreichbarkeit durch einen Anrufbeantworter gewährleistet - Servicezeit: Montag bis Freitag von 08:00 bis 18:00 Uhr; ausgenommen Samstag, Sonntag und bundeseinheitliche Feiertage. An regionalen oder landesbezogenen Feiertagen muss die Erreichbarkeit innerhalb der angegebenen Zeiten gewährleistet werden. - Die Besetzung der KPZ-Hotline ist mit qualifizierten Personen sicherzustellen. - Servicelevel für den telefonischen Betrieb der KPZ-Hotline: 80/60, das heißt 80% der Anrufe sollen persönlich in 60 Sekunden angenommen werden. - Hardware-technisch sind Rechner mit Java Script erforderlich und ein Internetzugang. Die Masken der Call-Center-Software sind für große Monitore optimiert (24 Zoll). Mobile Betriebs-systeme (Android, iOS und Windows Phone) sind daher nicht zweckmäßig. - Folgende Browser werden unterstützt (JavaScript muss eingeschaltet sein): Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari und Microsoft Edge. - Aus Sicherheitsgründen sind die Browser immer in der aktuellsten Version (neuester Patch-Level) zu verwenden. - Die Beratung der Unternehmen erfolgt nur telefonisch und/oder als Noreply-E-Mail und nur über die Callcenter-Software der VBG.
Weitere Informationen sind den Vergabeunterlagen - insbesondere der Leistungsbeschreibung - zu entnehmen.

Beschreibung der Verlängerungen

Dieser Vertrag tritt am 01.07.2022 für 18 Monate, bis zum 31.12.2023 in Kraft. Die Laufzeit des Vertrags endet, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Zwei Verlängerungen um je 15 Monate, bis zum 31.03.2025 beziehungsweise längstens bis zum 30.06.2026, sind möglich. Diese Optionen werden jeweils spätestens drei Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit bekannt gegeben.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Einzureichende Unterlagen:
- Berufs- oder Handelsregisterauszug (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Der Bieter / das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft reicht einen Auszug (Kopie) aus dem Berufs- oder Handelsregister, soweit er dort eingetragen ist, oder einen vergleichbaren Nachweis der Existenz des Unternehmens ein, der zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als drei Monate ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
- Angabe Gesamtjahresumsatz (mit dem Angebot vorzulegen): Zur Sicherstellung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit erwartet die Auftraggeberin die Angabe des Gesamtjahresumsatzes des Bieters/des geschäftsführenden Mitglieds der Bietergemeinschaft der Jahre 2018 bis 2020.
- Jahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (mit dem Angebot vorzulegen): Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft gibt an, welchen Umsatz er in den drei abgeschlossenen Geschäftsjahren 2018 bis 2020 mit Leistungen, die mit der ausgeschriebenen Leistung entsprechend der Leistungsbeschreibung vergleichbar sind, gemacht hat.
- Eigenerklärung: Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung, Sachversicherungen (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft erklärt in Form einer Eigenerklärung, dass er über eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung oder vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedstaat der EU mit mindestens folgenden Deckungssummen pro Schadensfall verfügt:
. Betriebshaftpflicht Sachschäden: 1.000.000 EUR
. Betriebshaftpflicht Personenschäden: 1.000.000 EUR
. Betriebshaftpflicht: Vermögensschäden: 500.000 EUR
Die Versicherung hat sich auch auf die persönliche Haftpflicht der Personen, deren er sich zur Erfüllung seiner Verpflichtungen aus diesem Vertrag bedient, insoweit zu erstrecken, als diese Personen Schäden in Ausführung ihrer Tätigkeiten verursachen.
Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft erklärt weiter, dass er über eine ausreichende Deckungssumme einer Sachversicherung (Geräte und/oder Elektronikversicherung), die eine Wiederaufnahme des Callcenter-Betriebs nach Schadenereignissen gewährleistet, verfügt. Dies betrifft z. B. Schäden an den betrieblichen Arbeitsmitteln (u. a.: Telefonanlage, Hardware zur Datenverarbeitung).
Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft bestätigt, dass der Versicherungsschutz der Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung sowie der Sachversicherung während der Laufzeit des Vertrages aufrechterhalten bleibt.
Der Versicherungsschutz ist vor Zuschlagserteilung nach Aufforderung nachzuweisen.
Sollte der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft über eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung verfügen, die nicht die geforderten Deckungssummen enthält, erklärt der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft, dass die Deckungssummen im Auftragsfalle zum Vertragsbeginn entsprechend erhöht werden.
- Erklärung zur Zahlung von Tarif- oder Mindestlohn (mit dem Angebot vorzulegen): Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft erklärt, dass seine Mitarbeitenden mindestens nach Tarif- oder Mindestlohn entlohnt werden.
- Angaben zur wirtschaftlichen Verknüpfung (mit dem Angebot vorzulegen): Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft ist:
. Einzelunternehmer ohne jede gesellschaftsrechtliche Verflechtung mit anderen Unterneh-men und ohne Beteiligung an anderen Unternehmen
. Konzernunternehmen
. in anderer Weise mit anderen Unternehmen wirtschaftlich verknüpft
Im Falle der Konzernzugehörigkeit oder einer sonstigen wirtschaftlichen Verknüpfung mit anderen Unternehmen werden hierzu in der Anlage aussagekräftige Angaben gemacht.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
- Referenzen (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft weist in Form von Eigenerklärungen geeignete Referenzen über früher ausgeführte Aufträge über die Erbringung von nachfolgend genannten Leistungen der letzten höchstens drei Jahre vor, gerechnet vom Da-tum der Bekanntmachung (01.03.2022 = 01.03.2019).
Die Eigenerklärungen sind mit folgenden Angaben abzugeben:
. Kurze Beschreibung der Leistung
. Angabe des Werts
. Angabe des Erbringungszeitraumes
. Angabe des öffentlichen oder privaten Referenzunternehmens
. Zustimmung zur Nachfrage durch die AG beim Referenzgeber
Mindestens drei eingereichte Referenzen müssen folgende Voraussetzungen erfüllen:
. Betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung von Unternehmen mit bis zu 50 Beschäftigten in unterschiedlichen Branchen
Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft macht anhand einer Kurzbeschreibung Angaben zum Referenzunternehmen mit bis zu 50 Beschäftigten unterschiedlicher Branchen, die er betriebsärztlich und sicherheitstechnisch, ggf. mit Kooperationspartnern/Nachunternehmern, betreut hat. Die Betreuung der Refe-renzunternehmen muss über eine Laufzeit von mindestens 12 Monaten stattgefunden haben. In der Kurzbeschreibung sind Angaben zu machen, wie der Bieter auf die Arbeitsschutzorganisation des Referenzunternehmens Einfluss genommen hat.
Mindestens eine Referenz muss eine Dienstleistung mit folgender Voraussetzung erfüllen:
. Erfahrungen in der telefonischen Betreuung durch Betriebsärztinnen bezie-hungsweise Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit
Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft gibt an, wie und in welchem Umfang er die telefonische Betreuung oder die Hotline-Betreuung durch Betriebsärztinnen beziehungsweise Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit für das Referenzunternehmen erbracht hat. Hierbei sollen Angaben gemacht werden, in welchen Stufen (First Level, Second Level) Erfahrungen vorliegen.
- Eigenerklärung: Fachliche Voraussetzungen für das Personal der Kompetenzzentren-Hotline (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Die Voraussetzungen und Anforderungen, die das eingesetzte Personal erfüllen muss, sind in der Leistungsbeschreibung aufgeführt.
Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft erklärt, dass das Unter-nehmen vor Zuschlagserteilung die Nachweise der Fachkunde für die mit der Ausführung der Beratungstätigkeit betrauten Mitarbeiter vorlegen kann.
Ihre Angaben können in Form von Eigenerklärungen mit dem Angebot einzureichen und die Nachweise sind spätestens vor Zuschlagserteilung auf Anforderung vorzulegen.
Es sind folgende Nachweise spätestens vor Zuschlagserteilung vorzulegen:
. Urkunden, die den erfolgreichen Abschluss der Ausbildung zur Fachkraft für Arbeitssi-cherheit bestätigen
. Nachweise über die Berechtigung, die Gebietsbezeichnung "Arbeitsmedizin" oder die Zusatzbezeichnung Betriebsmedizin zu führen
. Aktuelle Fortbildungsnachweise oder Weiterbildungsnachweise der Fachkräfte für Arbeitssicherheit und der Fachärzte/-ärztinnen für Arbeitsmedizin oder Ärzte/Ärztinnen mit der Zusatzbezeichnung Betriebsmedizin
- Umsetzung der Arbeitsschutzvorschriften beim DL (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft erklärt in Form einer Eigenerklärung, dass das Unternehmen die Unfallverhütungsvorschriften (UVV) sowie die staatlichen Regeln zum Arbeitsschutz (Arbeitsschutzgesetz und staatliche Verordnungen zum Arbeitsschutz) einhält.
- Eigenerklärung: Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung für ausgeschriebene Leistung des DL (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft erklärt in Form einer Eigenerklärung, dass das Unternehmen eine Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung für alle Bereiche und Tätigkeiten des Unternehmens erstellt und nach Erfordernis auf dem aktuellen Stand gehalten hat.
Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft erklärt in Form einer Eigenerklärung, dass das Unternehmen vor Zuschlagserteilung (innerhalb der Informations- und Wartefrist vom 21.04. - 05.05.2022) eine aktuelle Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung für den betrieblichen Bereich und die Tätigkeiten des Call-Centers vorlegen kann. Entsprechend den rechtlichen Vorgaben, dass eine Gefährdungsbeurteilung vor Aufnahme der Tätigkeit vorzunehmen ist, muss insoweit auch für die beabsichtigte Einrichtung und Nutzung dieses betrieblichen Bereiches dieses Dokument erstellt werden.
- Erklärung Interessenkonflikt (mit dem Angebot vorzulegen): Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft bestätigt, dass im Falle der Zuschlagserteilung während der Ausführung des öffentlichen Auftrags keine die Unabhängigkeit gefährdende Geschäftsbeziehung zur Verwaltungs-Berufsgenossenschaft besteht und / bzw. insbesondere kein Interessenkonflikt zu erwarten ist.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Einzureichende Unterlagen:
- Angebotsformblatt (mit dem Angebot vorzulegen)
- Besondere Vertragsbedingungen Pandemie (mit dem Angebot vorzulegen)
- Formblatt Eignungskriterien (mit dem Angebot vorzulegen)
- Erklärung Ausschlussgründe, ggf. inkl. Anlagen (mit dem Angebot vorzulegen)
- Preisblatt (mit dem Angebot vorzulegen)
- Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (mit dem Angebot vorzulegen)
- Vertrag (mit dem Angebot vorzulegen)
- Vertraulichkeitsvereinbarung NDA zum Vertragsschluss (mit dem Angebot vorzulegen)
- Einsatzplanungskonzept für die KPZ-Hotline (1. Pkt. der Angebotswertung: 30%) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Inhalt:
1.1 Organisation der Callcenter-Hotline (25%)
1.2 Einsatzplanung für die Servicezeiten auf Basis der Ticketanzahl (25%)
1.3 Raumplanung und technische Ausstattung der KPZ-Hotline (25%)
1.4 System für die Durchführung von Eigenkontrollen (25%)
Weitere Informationen sind der Vergabeunterlage "Bewertungsmatrix" zu entnehmen.
- Beratungskonzept für die KPZ-Hotline (2. Pkt. der Angebotswertung: 40%) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter soll in dem einzureichenden Konzept eine vollständige und schlüssige Beratung beschreiben, wie er eine Unternehmerin/einen Unternehmer eines Kleinstunternehmens (mit bis zu 10 Beschäftigten) informiert und motiviert, eine Arbeitsschutzorganisation aufzubauen und eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen. In dem Konzept soll auch dargestellt werden nach welchen Grundlagen und mit welchen Methoden in der telefonspezifischen Kommunikation beraten wird. Zu den Grundlagen und Methoden gehören z. B. Wortwahl, Sprechweise, Kommunikationstechniken und der Umgang mit schwierigen Kunden.
Weitere Informationen sind der Vergabeunterlage "Bewertungsmatrix" zu entnehmen.
- Schulungskonzept für das Personal der KPZ-Hotline (3. Pkt. der Angebotswertung: 30%) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter soll in dem einzureichenden Schulungskonzept ein vollständiges und schlüssiges Verfahren beschreiben, wie er die erforderliche Fachkunde und die Beratungsqualität der KPZ-Hotline sicherstellt. Dazu sollen unter anderem Soll-Ist-Profile der Personen, die in der täglichen KPZ-Hotline Beratung tätig sind, erstellt werden und möglicher Schulungsbedarf dargestellt werden.
Weitere Informationen sind der Vergabeunterlage "Bewertungsmatrix" zu entnehmen.

Das Vergabeverfahren wird elektronisch in der vollständig webbasierten E-Vergabeplattform (Deutsches Vergabeportal) durchgeführt und ist unter folgender URL im Internet erreichbar: www.dtvp.de. Die elektronische Teilnahme an Vergabeverfahren sowie die Registrierung für die E-Vergabeplattform sind für Bieter vollständig kostenfrei.
Die von der Vergabestelle übermittelten Informationen werden entweder direkt in der bzw. über die Oberfläche der E-Vergabeplattform bzw. dem virtuellen Projektraum zum Vergabeverfahren (z. B. Bekanntmachungen, Kommunikationsnachrichten) oder innerhalb der Plattform bzw. virtuellen Projekträume als Datei-Downloads bereitgestellt (Vergabeunterlagen oder Anhänge zu Kommunikationsnachrichten).
Zur Nutzung der E-Vergabeplattform bis zur Abgabe elektronischer Teilnahmeanträge und Angebote sind lediglich ein aktueller Internet-Browser sowie ein Internetzugang erforderlich. Hierbei werden ausschließlich HTML- und Javascript-konforme Standardtechnologien und keinerlei Add-Ons/Plugins oder sonstige ggf. (sicherheits-)kritische Technologien verwendet.
Aktuell sind folgende Internet-Browser zur Nutzung freigegeben:
- Microsoft Internet Explorer bzw. Microsoft Edge in der jeweils aktuellen Version
- Mozilla Firefox in der jeweils aktuellen Version
- Google Chrome in der jeweils aktuellen Version
- Apple Safari ab Version 5
Für die Abgabe elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen wird innerhalb der E-Vergabeplattform ein kostenfreies Bietertool bereitgestellt. Das Bietertool ist eine Desktop-Anwendung, welche auf Ihrem Computer installiert werden muss. Die Dateien zur Installation des Bietertools werden im entsprechenden Projektraum des Vergabeverfahrens für das entsprechende Betriebssystem zum Download angeboten. Installationsroutinen stehen für Linux-, Mac-OS- und Windows-Betriebssysteme (64 und 32 Bit) zur Verfügung. I.d.R. sind für die Installation keine administrativen Rechte erforderlich.
Das Bietertool ist zudem ein "Multi-Plattform-Bieter-Client", sodass mit einer Installation des Bietertools an Vergabeverfahren auf allen E-Vergabeplattformen auf Basis der cosinex Technologie Vergabemarktplatz teilgenommen werden kann.
Die Informationen über die eigentlichen Vergabeverfahren werden über so genannte Projektdateien in das Bietertool transportiert. Sie laden die Projektdateien (Dateiendung: cbx) aus dem entsprechenden Projektraum herunter und führen diese aus, wodurch das Bietertool gestartet wird und die entsprechenden Informationen zum Vergabeverfahren von der Vergabeplattform heruntergeladen werden.
Die lokale Installation des Bietertools stellt eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung der elektronischen Angebote und Teilnahmeanträge zwischen dem Computer des Bieters und der Öffnung der Angebote und Teilnahmeanträge auf Seiten der Vergabestelle sicher.
Für die elektronische Angebotsabgabe sind unterschiedliche Signaturniveaus technisch möglich. Die zugelassene Form der Angebotsabgabe bzw. das zulässige Signaturniveau (qualifizierte elektronische und/oder fortgeschrittene elektronische Signatur und/oder Textform nach § 126b BGB) für das konkrete Vergabeverfahren entnehmen Sie bitte der Bekanntmachung bzw. den Vergabeunterlagen zur Ausschreibung. Bei Einreichung der Angebote in Textform muss die erklärende Person über das Deutsche Vergabeportal benannt werden. Auf sämtlichen eingereichten Formblättern muss diese Person ebenfalls namentlich aufgeführt werden.
Der vollständige Eingang übermittelter elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen wird (je nach E-Vergabeplattform) mit einem qualifizierten oder einem einfachen elektronischen Zeitstempel dokumentiert.
Die Kommunikation zwischen der AG und den Bewerbern/Bietern ist ausschließlich über den Projektraum des Vergabeverfahrens auf der Vergabeplattform möglich. Wir weisen darauf hin, dass nur zuverlässige Unternehmen den Zuschlag erhalten können (etwa keine Ausschlussgründe nach § 123, § 124 GWB vorliegen).
Weitere Informationen sowie Support zum Vergabemarktplatz und dem Bietertool erhalten Sie unter folgendem Link: https://support.cosinex.de/unternehmen/.
Sollten Bieterfragen gestellt werden, die Betriebsgeheimnisse der VBG betreffen, z. B. zum Betrieb der Hotline, ist eine Beantwortung an den fragenden Bieter nur möglich, wenn dieser mit seiner Bieterfrage/seinen Bieterfragen die mit den Vergabeunterlagen überlassene und unterzeichnete "Vertraulichkeitsvereinbarung NDA vor Vertragsschluss" bei der VBG über die Kommunikation des DTVP einreicht.
Wertung der Angebote:
Folgende Wirtschaftlichkeitsberechnung (Preis-Quotient-Methode) ist festgelegt:
- Gewichtung des Preises 40 %
- Gewichtung der Bewertungskriterien 60 % mit folgenden Unterkriterien:
X Einsatzplanungskonzept für die KPZ-Hotline (30 %)
- Organisation der Callcenter-Hotline (25%)
- Einsatzplanung für die Servicezeiten auf Basis der Ticketanzahl (25%)
- Raumplanung und technische Ausstattung der KPZ-Hotline (25%)
- System für die Durchführung von Eigenkontrollen (25%)
X Beratungskonzept für die KPZ-Hotline (40 %)
X Schulungskonzept für Personal der KPZ-Hotline (30 %)
Die Einreichung der drei Konzepte mit dem Angebot ist zwingend für die Auftragserfüllung. Werden nicht alle drei Konzepte mit dem Angebot eingereicht, wird der Bieter zwingend vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
Die einzelnen Bewertungskriterien sind der Anlage "Bewertungsmatrix" zu entnehmen.
Der Wertungspreis für das Angebot ergibt sich aus den Angaben im "Preisblatt".
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt.
Gemäß der mit den Vergabeunterlagen übermittelten "Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, § 80 SGB X, Art. 28 DS-GVO" und der "Checkliste TOM" werden Mitarbeiter der VBG insbesondere Personen aus der betroffenen Abteilung der Informationstechnik den für den Zuschlag vorgesehenen Dienstleister für Besichtigungen und Prüfungen aufsuchen. Dieses ist in der Zeit vom 24.04.2022 bis 05.05.2022 geplant.
Die Abgabe von mehr als einem Hauptangebot führt zum Ausschluss aller Hauptangebote.
Sonstige Unterlagen, die ggf. mit dem Angebot eingereicht werden müssen:
- Bietergemeinschatserklärung
- Erklärung Eignungsleihe
- Erklärung Unterauftragnehmer
- Verpflichtungserklärung Eignungsleihe
- Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer
- Vertraulichkeitsvereinbarung NDA vor Vertragsschluss
Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.
Bekanntmachungs-ID: CXSUYYDYHN1

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen und Rügen ergeben sich aus § 160 Abs. 3 GWB.
Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u.a. die folgenden Regelungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):
§ 134, Informations- und Wartepflicht,
§ 135, Unwirksamkeit,
§ 160, Einleitung, Antrag.