Hotlinedienstleistungen Publikumsservice

Westdeutscher Rundfunk Köln

Der Westdeutsche Rundfunk Köln (WDR) beabsichtigt, einen Rahmenvertrag über Hotlinedienstleistungen abzuschließen.
Die zeitnahe, vollständige und kompetente Beantwortung und Betreuung von Publikumsanfragen und -kommentaren ist ein essentielles Qualitätsmerkmal des Westdeutschen Rundfunks. Der kontinuierliche Austausch mit dem Publikum ist darüber hinaus ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Dazu pflegt der Westdeutsche Rundfunk über seine programmbegleitenden Services den direkten Kontakt zu seinem Publikum.
Die Art der Kommunikation hat sich in den vergangenen Jahren von einer überwiegend synchronen Kommunikation per Telefon längst zu einer "Omni-Channel-Kommunikation" mit vielen Kontaktkanälen gewandelt. Der WDR trägt dieser Entwicklung Rechnung und bietet seinem Publikum vielfältige Möglichkeiten zur Kommunikation mit dem Sender und seinen Redaktionen an.
Die Services via Telefon, E-Mail, Apps, soziale Medien, Online-Tools, Brief, Fax, SMS, Gästebücher, WhatsApp und weiteren Kommunikationswegen sind mit rund
1,7 Millionen Bearbeitungsvorgängen pro Jahr längst zu einem grundlegenden Bestandteil der Publikumsbindung geworden. An den Hotlines für WDR Fernsehen, 1LIVE, WDR 2, WDR 3, WDR 4, WDR 5, COSMO, Sportschau und Die Maus werden derzeit rund 1,4 Millionen Vorgänge pro Jahr bearbeitet. Darüber hinaus werden rund 300.000 Vorgänge intern in der WDR-Telefonzentrale bearbeitet.
Die vorliegende Ausschreibung deckt rund 1,4 Millionen Bearbeitungsvorgänge pro Jahr ab. Die Leistungen werden in einem Auftrag zusammengefasst und zeitlich synchronisiert, damit durch die Bündelung der Hotline-Dienstleistungen die Synergieeffekte voll ausgeschöpft werden können.
Die Hotlines des WDR verfügen über unterschiedliche Servicezeiten, die sich an der Nutzung der Programme durch unser Publikum orientieren. Sie reichen zurzeit von 5.00 Uhr am Morgen bis 23.00 Uhr am Abend. Bei Aktionen sind auch erweiterte Servicezeiten durch das Callcenter ein-zurichten. Der Auftrag umfasst ebenfalls ein tägliches/wöchentliches/monatliches Berichtswesen für die einzelnen Hotlines, das termingebunden an einen WDR-internen Verteiler gemailt wird.
Um künftig der Vielfalt der Kommunikationsmöglichkeiten sowie der Herausforderung der unter-schiedlichen Ansprüche und Erwartungshaltungen des Publikums gerecht zu werden, besteht ein hoher Anspruch an die auszuschreibende Dienstleistung. Mit einem hohen Grad an Digitalisierung und unter Hinzunahme modernster Technik wie z.B. KI und Spracherkennung (z.B. Speech-to-Text) soll der Dialog effizient, professionell und in exzellenter Qualität abgebildet werden.
Der Rahmenvertrag umfasst:
- Regelleistungen, die ohne gesonderten Abruf erbracht werden und auf Basis von monatlichen Servicepauschalen abgerechnet werden
sowie
- Zusätzliche Leistungen, die per Einzelabruf in Anspruch genommen werden können und auf Basis angebotener Stundensätze abgerechnet werden.
Mit der Auftragsvergabe erfolgt der Abschluss eines Rahmenvertrages mit einem Auftragnehmer. Der Rahmenvertrag hat eine Grundlaufzeit von 24 Monaten, vom 1. April 2023 bis 31. März 2025. Diesen Vertrag kann der WDR zweimal um je 12 Monate verlängern. Der WDR verpflichtet sich zu einer Mindestabnahme in Höhe von 2,5 Millionen EUR pro Jahr. Darüber hinaus besteht keine Abnahmeverpflichtung seitens des WDR.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-01-09. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-11-25.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?

Wie?

Wo?

Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2022-11-25 Auftragsbekanntmachung
2022-12-12 Ergänzende Angaben
2023-07-24 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2022-11-25)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Westdeutscher Rundfunk Köln
Postanschrift: Appellhofplatz 1
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentraler Einkauf
E-Mail: eu-verfahrenscenter@wdr.de 📧
Fax: +49 221220-5870 📠
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
URL: www.wdr.de 🌏
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YZG6BMM/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YZG6BMM 🌏

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Hotlinedienstleistungen Publikumsservice ZE 2022-110-05
Produkte/Dienstleistungen: Call-Center 📦
Kurze Beschreibung:
“Der Westdeutsche Rundfunk Köln (WDR) beabsichtigt, einen Rahmenvertrag über Hotlinedienstleistungen abzuschließen. Die zeitnahe, vollständige und kompetente...”    Mehr anzeigen

1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen in Verbindung mit Rundfunk- und Fernsehprogrammen 📦
Ort der Leistung: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Beschreibung der Beschaffung:
“Der Westdeutsche Rundfunk Köln (WDR) beabsichtigt, einen Rahmenvertrag über Hotlinedienstleistungen abzuschließen. Die zeitnahe, vollständige und kompetente...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40 %
Preis (Gewichtung): 60 %
Dauer
Datum des Beginns: 2023-04-01 📅
Datum des Endes: 2025-03-31 📅
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar
Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen: 2 x 1 Jahr

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Der Bieter hat zu erklären, dass sein Unternehmen in das Berufs- oder Handelsregister bzw. bei ausländischen Bietern in ein vergleichbares Register eingetragen ist.”    Mehr anzeigen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“1. Betriebshaftpflichtversicherung Der Bieter hat zu erklären, dass er als Unternehmen eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden...”    Mehr anzeigen
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Zum Nachweis der speziellen Eignungsanforderungen hat der Bieter dem Angebot zusätzlich die im Folgenden genannten Unterlagen beizufügen bzw....”    Mehr anzeigen

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2023-01-09 23:59 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2023-05-15 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2023-01-10 09:00 📅

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YZG6BMM
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 2211472889 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Der WDR weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften...”    Mehr anzeigen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: die in Ziffer I.1) genannte Stelle
Postort: Köln
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2022/S 231-665474 (2022-11-25)
Ergänzende Angaben (2022-12-12)

Ergänzende Informationen
Referenz der ursprünglichen Mitteilung
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2022/S 231-665474

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: III.1.3
Alter Wert
Text:
“Zum Nachweis der speziellen Eignungsanforderungen hat der Bieter dem Angebot zusätzlich die im Folgenden genannten Unterlagen beizufügen bzw....”    Mehr anzeigen
Neuer Wert
Text:
“Zum Nachweis der speziellen Eignungsanforderungen hat der Bieter dem Angebot zusätzlich die im Folgenden genannten Unterlagen beizufügen bzw....”    Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2022/S 243-700666 (2022-12-12)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-07-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 1 💰

Verfahren
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2022/S 231-665474

Auftragsvergabe

1️⃣
Vertragsnummer: ZE 2022-110-05
Titel: Hotlinedienstleistungen Publikumsservice
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-07-06 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 7
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 2
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 7
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Capita Customer Services (Germany) GmbH
Postort: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Berlin 🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Geschätzter Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 1 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 1 💰

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YZG67US
Quelle: OJS 2023/S 144-458972 (2023-07-24)