Lesestart 1-2-3. Logistik

Kurze Beschreibung

Logistik im Rahmen des Programmes "Lesestart 1-2-3", insbesondere:
Modul 1: Warenannahme und Lagerung
Modul 2: Konfektionierung und termingerechter Versand von 500.000 Material-Sets für 3-Jährige (sowie Fulfillment / Versandservice (inkl. Retourenmanagement und Online-Reporting)
Modul 3: Callcenter-Betreuung/Onlinedatenbankpflege
Modul 4: Entwicklung (sofern nicht bereits vorhanden), Anbindung und Betreuung (Hosting) einer Schnittstelle für die Lesestart-
Onlinedatenbank
Modul 5: Versand von Informationsmaterialien und Durchführung von Zielgruppen-Mailings

Beschreibung der Beschaffung

"Lesestart 1-2-3" (im Weiteren "Lesestart") ist ein bundesweites Leseförderprogramm, das vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) gefördert und von der Stiftung Lesen durchgeführt wird.
Im Rahmen des mehrjährigen Programms - von April 2019 bis Dezember 2026 - erhalten Eltern Informationen zum Thema Vorlesen und Erzählen und ihre Kinder ein Buchgeschenk. Das Programm möchte Eltern für die Sprach- und Leseförderung ihrer Kinder gewinnen. In der jeweiligen Programmphase können jeweils ca. 50 Prozent aller Eltern mit kleinen Kindern von "Lesestart" profitieren.
Im Mittelpunkt des Programmes stehen insbesondere Familien, die in einem bildungsbenachteiligten Umfeld leben. Kinder sollen so früh wie möglich mit Vorlesen und Erzählen vertraut gemacht werden, um ihre Motivation, lesen zu lernen, frühzeitig zu stärken. Weitere Informationen erhalten interessierte Bieter unter www.lesestart.de.
Lesestart 1 richtet sich an Eltern und ihre einjährigen Kinder. Im November 2019, November 2021 und voraussichtlich November 2023 erhalten Kinder- und Jugendärzte Lesestart-Sets, die sie im Rahmen der U6-Vorsorgeuntersuchung an Familien weitergeben.
Lesestart 2 richtet sich an Eltern und ihre zweijährigen Kinder. Im November 2020, November 2022 und voraussichtlich November 2024 erhalten Kinder- und Jugendärzte Lesestart-Sets, die sie im Rahmen der U7-Vorsorgeuntersuchung an Familien weitergeben.
Lesestart 3 richtet sich an Eltern und ihre dann dreijährigen Kinder. Im November 2021, November 2023 und voraussichtlich November 2025 erhalten Bibliotheken Folge-Sets, die sie Familien und Kindern überreichen.
Set-Bedarf für Bibliotheken
Nach Rückmeldung der bei LS 3 registrierten Bibliotheken und in Abstimmung mit den Landeskoordinatoren/innen werden dann im September 2023 die Set-Mengen pro Bibliothek für LS 3 (Programmjahr 11/2023-10/2024) seitens der Auftraggeberin (im Folgenden AG) festgelegt.
3. Auftragsgegenstand und Beschreibung der Leistungen
Folgende Leistungen hat der Auftragnehmer (im Weiteren AN) zu erbringen:
1. Warenannahme und Lagerung
2. Konfektionierung und termingerechter Versand von 500.000 Material-Sets für 3-jährige mit nachstehend näher spezifiziertem Inhalt sowie Fulfillment / Versandservice (inkl. Retourenmanagement und Online-Reporting)
3. Callcenter-Betreuung/Onlinedatenbankpflege
4. Entwicklung, Anbindung und Betreuung (Hosting) einer Schnittstellenanbindung zur Schnittstellenkommunikation zwischen Lesestart-Onlinedatenbank, AN und Lesestart-Webseite
5. Versand von Informationsmaterialien und Durchführung von postalischen Zielgruppen-Mailings an "Lesestart 1-2-3"-Programmpartner
Die detaillierte Beschreibung findet sich in den Vergabeunterlagen im Dokument: Leistungsbeschreibung.
1. Zeitversetze Warenannahme und Lagerung von voraussichtlich ca. 400-600 Euro-Tausch-Paletten mit drei verschiedenen Produktformen bis zum Start der Konfektionierung:
- 1 Baumwolltasche (500.000 Stück)
- 5 verschiedene Pappbilderbücher (pro Set 1 Buch)
(5 Buchtitel x 100.000 Exemplare = 500.000 Bücher insgesamt)
- 1 Ratgeber-Broschüre (500.000 Exemplare)
2. Kommissionierung, Konfektionierung und Versand sowie Fulfillment und Versandservice
Konfektionieren von Material-Sets nach unseren Vorgaben (siehe Leistungsbeschreibung). Jedes Material-Set besteht aus:
- 1 Baumwolltasche (Größe ca. 23 x 27 cm, B x H), in die gepackt wird:
- 1 gebundenes Pappbilderbuch (Lesestart-3-Buch im Format Breite ca. 16 - 18 cm x Höhe ca. 18 - 22 cm, maximales Gewicht je Buch 250 Gramm, Dicke maximal 1,5 cm)
- 1 Ratgeber DIN A5, 64 Seiten (Gewicht: 111 Gramm)
Gesamtgewicht pro Material-Set: voraussichtlich max. ca. 400 Gramm
Die 500.000 Material-Sets im Programmjahr 2023/24 sollen in Verpackungseinheiten à 15, 25, und 30 Stück vorkonfektioniert werden. Der AN erhält alle relevanten Versanddaten von der AG und muss die Anzahl zu versendender Sets entsprechend der Verpackungseinheiten selbstständig nach einem Algorithmus errechnen und diese Daten der AG zwecks Freigabe zur Verfügung stellen. Hierbei ist die gewünschte Abdeckung mit Material-Sets pro Bundesland zu beachten. Die Set-Anzahl, die der jeweiligen Bibliothek zur Verfügung gestellt wird, wird seitens der AG nach einem Algorithmus anhand des gemeldeten Set-Bedarfs je Bibliothek ermittelt. Die Lieferungen an die Bibliotheken können Sets in den verschiedensten Mengen beinhalten. Die Varianz kann zwischen 15 und 6.700 Sets liegen.
Ein Infoschreiben/Merkzettel (nicht personalisiert) wird jedem Karton beigelegt und muss obenauf liegen.
Vorgesehen sind momentan ca.:
2.200 Pakete/Verpackungseinheiten x 15er-Einheiten (= 33.000 Sets)
7.430 Pakete/Verpackungseinheiten x 25er-Einheiten (= 185.750 Sets)
8.300 Pakete/Verpackungseinheiten x 30er-Einheiten (= 249.000 Sets)
- Erstellen und Anbringen von Lieferscheinen
- Sortenreine Einlagerung
- Versand der vorkonfektionierten Material-Sets (als Paket und als Palettensendung)
- Nachversand und Einzelversand
- Retouren- und Rückholungsmanagement
- Artikelnummern, Bestandslisten/Lagerartikellisten vergeben und führen
3. Callcenter-Betreuung/Onlinedatenbankpflege (inklusive aller Details gemäß Leistungsbeschreibung)
4. Entwicklung (sofern noch nicht vorhanden), Anbindung und Betreuung (Hosting) einer Schnittstellenanbindung
5. Versand von Informationsmaterialien und Durchführung von postalischen Zielgruppen-Mailings an "Lesestart 1-2-3"-Programmpartner
- Notfallkonzept

Beschreibung der Optionen

Die AG behält sich vor, die Option zur Verlängerung wie folgt beschrieben dreimal auszuüben. Ein Rechtsanspruch seitens des AN auf Abruf der genannten Optionen besteht nicht. Es wird darauf hingewiesen, dass sich die Höhe des der Stiftung Lesen über das Programm "Lesestart 1-2-3" zur Verfügung stehenden Budgets zwischenzeitlich ändern kann und bei einer Auftragsvergabe z. B. weniger Mittel zur Verfügung stehen als aktuell geplant. Dies könnte evtl. zur Folge haben, dass im Zuge einer Auftragsvergabe einzelne Bestandteile dieser Leistungsbeschreibung nicht vergeben werden oder in verringertem Ausmaß durchgeführt werden.
ERSTE Verlängerungsoption (für die 1. Phase/Set 1 der 3. Kohorte)
Je nach Programmverlauf sowie vorbehaltlich eines neuen Zuwendungsbescheids, der voraussichtlich Jahresanfang 2023 zugeteilt wird, behält die AG sich vor, den Vertrag für das Abrufen der identischen Leistungen in gleichem oder ähnlichem Umfang für die erste Phase (Set 1) der dritten Kohorte 2023/2024 ebenfalls abzurufen. Diese Option übt die AG voraussichtlich bis 1. März 2023 aus. Diese Vertragsverlängerung endet voraussichtlich Ende 2024. Im Falle einer Optionsausübung sind alle anderen Bestandteile der Leistungsbeschreibung zutreffend und durch den AN auszuführen.
Die Änderungen für LS 1 betreffen hauptsächlich die Adressaten: Hier handelt es sich nicht um Bibliotheken, sondern um voraussichtlich 5.300 am Programm teilnehmende Kinder- und Jugendärzte.
WICHTIG:
Im Falle, dass die AG diese erste Verlängerungsoption ausübt, findet der Versand der beiden Sets (Set 3 / 2. Kohorte und Set 1 / 3. Kohorte) parallel im sog. "Doppeljahr 2023" statt. Das bedeutet, dass der AN zeitgleich ca. 800 - 1.200 Paletten einlagern, verwalten, konfektionieren und die entsprechenden Pakete versenden können muss.
Die Materialien (Taschen, Bücher, Druckmaterialien und ggf. Informationsmaterialien) werden voraussichtlich für dieses Set 1 / 3. Phase 2023 vom 01.07.2023 bis 30.09.2023 angeliefert.
Für die 1. Phase der 3. Kohorte werden 500.000 Material-Sets wie folgt kommissioniert:
Jedes Material-Set besteht aus einer Baumwolltasche (Größe ca. 23 x 27 cm, B x H), in die gepackt wird:
- 1 gebundenes Pappbilderbuch (je Set 1 Buch)
(es gibt voraussichtlich vier verschiedene Buchtitel, die in der Auflage von je 125.000 Exemplaren auf die Sets aufgeteilt werden), max. ca. 17 - 18 x 13 - 16 cm (B x H), Dicke ca. 1,5 cm. Die unterschiedliche Dicke der Bücher muss bei der Auswahl der passenden Kartonagen beachtet werden
- 1 Ratgeber-Broschüre mit 64 Seiten plus Umschlag im Format 14,8 x 21,0 cm (geschlossen, Gewicht: 110 Gramm)
Gesamtgewicht pro Material-Set: max. ca. 300 g
ZWEITE Verlängerungsoption (2. Phase/Set 2 der 3. Kohorte):
Je nach Programmverlauf (der 3. Phase - 2. Kohorte sowie der 1. Phase - 3. Kohorte) behält die AG sich vor, den Vertrag für das Abrufen der identischen Leistungen in gleichem oder ähnlichem Umfang für die 2. Phase der 3. Kohorte für 2024/2025 zu verlängern. Diese Option übt die AG voraussichtlich bis 1. März 2024 aus. Die Vertragsverlängerung endet voraussichtlich Ende 2025. Im Falle einer Optionsausübung sind alle anderen Bestandteile der Leistungsbeschreibung zutreffend und durch den AN auszuführen.
Die Änderungen betreffen insbesondere die Konfektionierung der Material-Sets, da sich hier das Format und das Gewicht der Pappbilderbücher wie folgt beschrieben minimal ändert. Außerdem wird bei Set 2 anstatt eines Ratgebers eine Leseleiste (mehrseitiges Leporello im Format 21 x 15 cm) Bestandteil der Sets sein. Ebenso kann sich die Anzahl der Adressaten der Sets ändern.
Die Materialien (Taschen, Bücher, Druckmaterialien und ggf. Informationsmaterialien) werden voraussichtlich für das Programmjahr 2024/25 vom 01.07.2024 bis 30.09.2024 angeliefert.
Für Set 2 werden 500.000 Material-Sets wie folgt kommissioniert:
Jedes Material-Set besteht aus einer Baumwolltasche (Größe ca. 23 x 27 cm, B x H), in die gepackt wird:
- 1 gebundenes Pappbilderbuch (je Set 1 Buch)
(es gibt 5 verschiedene Titel, die in der Auflage von je 100.000 Exemplaren auf die Sets aufgeteilt werden), max. ca. 17 - 20 x 19 - 23 cm (B x H), Dicke ca. 1,5 cm. Die unterschiedliche Dicke der Bücher muss bei der Auswahl der passenden Kartonagen beachtet werden
- 1 Leseleiste (Leporello im Format 14,8 x 21 cm (geschlossen), Gewicht: 28 Gramm)
Gesamtgewicht pro Material-Set: max. ca. 300 g
In die Kartons bei Set 2 werden möglicherweise zusätzlich sogenannte Baby-Pixis gepackt, in der gleichen Anzahl wie Sets enthalten sind. Die Pixis im Format 14 x 14 cm sind à 15 Stück gebündelt und wiegen wie folgt: 15 Stück: 273 g, 20 Stück: 365 g, 25 Stück: 456 g, 30 Stück: 546 g.
Durch Synergien geht die AG davon aus, dass die Leistungen günstiger ausfallen werden.
DRITTE Verlängerungsoption (für die 3. Phase/Set 3 der 3. Kohorte)
Je nach Programmverlauf behält die AG sich vor, den Vertrag für das Abrufen der identischen Leistungen in gleichem oder ähnlichem Umfang für die dritte Phase (Set 3) der dritten Kohorte 2025/2026 erneut abzurufen. Diese Option übt die AG voraussichtlich bis 1. März 2025 aus. Diese Vertragsverlängerung endet voraussichtlich Ende 2026. Im Falle einer Optionsausübung sind alle anderen Bestandteile der Leistungsbeschreibung zutreffend und durch den AN auszuführen.
Die Änderungen für LS 3 betreffen hauptsächlich die Adressaten: Hier handelt es sich (wie bei LS 3 / 2. Kohorte) um voraussichtlich 5.500 am Programm teilnehmende Bibliotheken.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bieter gibt an, bei welchem Versicherungsunternehmen und mit welcher Deckungssumme in Euro eine Berufshaftpflicht- / Betriebshaftpflichtversicherung besteht.
Der Bieter erklärt sich bereit, den Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mehr als 1,5 Millionen Euro für Personen- und Sachschäden sowie mehr als 1 Million Euro für Vermögensschäden auf Nachfrage des Auftraggebers sofort, ansonsten spätestens bei Vertragsbeginn vorzulegen.
Eine entsprechende Lagerversicherung sollte den Netto-Warenwert von ca. 1,5 Mio. Euro pro Jahr abdecken und ist zwingend notwendig. Der Bieter gibt an, bei welchem Versicherungsunternehmen und mit welcher Deckungssumme in Euro diese Lagerversicherung besteht.
Der Bieter legt den Nachweis der bestehenden Lagerversicherung mit einer Deckungssumme von mehr als 1,5 Millionen Euro für Personen- und Sachschäden sowie mehr als 1 Million Euro für Vermögensschäden auf Nachfrage des Auftraggebers sofort, ansonsten spätestens bei Vertragsbeginn vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bieter füllt das Dokument: "Bietererklärung 2: Eignungsangaben" vollständig aus.
Der Bieter erklärt, dass er auf Verlangen der Auftraggeberin eine schriftliche Bankauskunft mit Aussagen zum Zahlungsverhalten, zur Geschäftsverbindung / Kontoführung, zu den finanziellen und wirtschaftlichen Verhältnissen und zur Kreditbeurteilung (die Auskunft soll zum Zeitpunkt der Angebotsfrist nicht älter als 6 Monate sein) vorlegt.
Der Bieter gibt eine Erklärung zum Gesamtumsatz der letzten drei Geschäftsjahre jeweils in Euro (ohne Umsatzsteuer) sowie zum mittleren Umsatz ab.
Der Bieter hat eine Präsentation seines Unternehmens auf maximal 5 Seiten einzureichen (unerlässlich sind dabei Angaben zur Lagerfläche (in Qadratmetern sowie die Anzahl der Palettenstellplätze).

Der Bieter muss eine Stellfläche von mindestens 1.000 Palettenstellplätzen nachweisen. Gelingt einem Bieter dieser Nachweis nicht, wird das Angebot ausgeschlossen (Mindestanforderung).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Bieter füllen das Dokument: "Bietererklärung 2: Eignungsangaben" vollständig aus.
Anhand von Referenzprojekten weisen die Bieter zweierlei nach:
1. Dass sie in der Lage sind, mindestens 100.000 Pakete in einem Kalenderjahr zu konfektionieren und zu verschicken.
Dazu müssen die Bieter verschiedene Projekte aufführen, deren Paketversande in der Summe mindestens 100.000 ergibt (Mindestanforderung). Hierzu dient die Tabelle im Dokument "Bietererklärung 2: Eignungsangaben" unter 4.2.
2. Dass sie in der Lage sind, eine Projektgröße von mindestens 25.000 Paketen innerhalb von 3 Monaten erfolgreich zu bewältigen (Mindestanforderung).
Dazu müssen die Bieter jeweils mindestens drei Referenzprojekte benennen, die nach Leistungsart und Leistungsumfang mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind. Diese Referenzen sind für jedes Modul der Leistungsbeschreibung zu erbringen, es müssen also mindestens 12 Referenzprojekte benannt werden [je 3 Referenzen für 5 Module insgesamt, dabei werden hier Modul 1+2 (Warenannahme, Lagerung und Konfektionierung und termingerechter Versand, Fulfillment, Versandservice) zusammengefasst]. Anhand dieser 12 Referenzprojekte beschreibt der Bieter, wie er bisher logistische Prozesse/durchgeführte Leistungen ähnlicher Art und im ähnlichen Umfang der letzten drei Jahre geplant und umgesetzt hat. Bei Bietern, die die Stiftung Lesen als AG in den letzten Jahren mit Leistungen ähnlicher Art beliefert haben, ist ein entsprechender Hinweis in den Angeboten anstelle der Referenzen ausreichend. Gelingt einem Bieter dieser Nachweis nicht, wird das Angebot ausgeschlossen (Mindestanforderung). Hierzu dienen die Tabellen unter 4.3. bis 4.14.
Die Bieter machen außerdem folgende Angaben:
-Anzahl der in den letzten drei Geschäftsjahren durchschnittlich beschäftigten Mitarbeiter und Aufteilung nach betrieblichem Einsatz
-Berufliche Qualifikation der Mitarbeiter insgesamt
-Anzahl der Mitarbeiter, die für die Leistungserbringung vorgesehen sind, aufgeteilt nach betrieblicher Zugehörigkeit
-Leitung der Versandabteilung

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Die Bieter müssen mit verschiedenen Projekten einen Paketversand von mindestens 100.000 Paketen in einem Kalenderjahr nachweisen (Mindestanforderung)
UND GLEICHZEITIG
muss mindestens eine der drei bei 4.3. bis 4.5. beschriebenen Referenzen mit einem Leistungsumfang von wenigstens 25.000 Paketen innerhalb von 3 Monaten vorgelegt werden (Mindestanforderung).
Die Anzahl der flexibel einsetzbaren Mitarbeiter*innen muss, um das Projekt bewältigen zu können, mindestens 10 betragen. Gelingt einem Bieter dieser Nachweis nicht, wird das Angebot ausgeschlossen (Mindestanforderung).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 134 GWB Informations- und Wartepflicht:
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist. Im Fall verteidigungs- oder sicherheitsspezifischer Aufträge können öffentliche Auftraggeber beschließen, bestimmte Informationen über die Zuschlagserteilung oder den Abschluss einer Rahmenvereinbarung nicht mitzuteilen, soweit die Offenlegung den Gesetzesvollzug behindert, dem öffentlichen Interesse, insbesondere Verteidigungs- oder Sicherheitsinteressen, zuwiderläuft, berechtigte geschäftliche Interessen von Unternehmen schädigt oder den lauteren Wettbewerb zwischen ihnen beeinträchtigen könnte.
§ 135 GWB Unwirksamkeit:
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber
1. gegen § 134 verstoßen hat oder
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.