Offenes Verfahren (EU-weit) zur Vergabe von Dienstleistungen für die Digitalisierung von Bestandsakten, Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Zentrale Bonn - VOEK 274-22

Titel

Offenes Verfahren (EU-weit) zur Vergabe von Dienstleistungen für die Digitalisierung von Bestandsakten, Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Zentrale Bonn - VOEK 274-22
VOEK 274-22

Kurze Beschreibung

Die Leistung umfasst den gesamten Prozess der Digitalisierung, vom Transport der Dokumente bis zur Bereitstellung in digitaler Form sowie die Zwischenlagerung und anschließende Vernichtung.

Beschreibung der Beschaffung

Die Leistungen beinhalten:
- Die Verpackung der Aktenordner, die Abholung sowie den Transport der Akten zur in der EU befindlichen Digitalisierungsstätten,
- die Erfassungsdienstleistungen im Auftrag der BImA,
- die vollständige und gesicherte Bereitstellung der erfassten Dokumente und Metadaten an die BImA,
- die sichere Lagerung der Dokumente in einem definierten Zeitraum sowie
- die Sicherstellung der dokumentierten Vernichtung der Dokumente und Datenträger durch einen Fachbetrieb.
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Geschätzte Menge = G; Höchstmenge = H
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Rostock) G 6 H 10
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Stralsund) G 4 H 6
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Altenholz) G 6 H 10
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Hannover) G 6 H 10
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Oldenburg) G 4 H 6
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Berlin) G 16 H 24
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Erfurt) G 2 H 4
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Leipzig) G 4 H 6
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Dresden) G 4 H 6
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Löbau) G 4 H 6
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Potsdam) G 4 H 6
Bereitstellung der Datenschutzbehälter für den Transport der Bestandsakten G 60 H 90
Nebenkosten für die Aktenabholung und eindeutige Zuordnung wie Verplombung, QR-Codes, Transportversicherung und Lieferscheine G 60 H 90
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Aktenvorbereitung zum Scannen pro Akte G 17.960 H 26.940
Aussortierung von Schriftstücken inkl. Rücklieferung an den jeweiligen BImA Standort (ca. 10% der zu digitalisierenden Seiten) pro Blatt G 321.035 H 481.553
Scannen in Farbe bis DIN A3 pro Blatt G 4.835.350 H 7.253.025
OCR Erkennung pro Seite G 5.778.630 H 8.667.945
Klassifizierung der Dokumentenarten pro PDF G 161.640 H 242.460
Indexierung der Bestandsakten pro Akte G 17.960 H 26.940
Elektronische Signatur oder elektronisches Siegel pro Datei G 161.640 H 242.460
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Bereitstellung des SFTP Servers Monat G 36 H 36
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Rückbündlung der Akte für die Zwischenlagerung pro Akte G 17.960 H 26.940
Einlagerungskosten pro Monat pro Akte G 17.960 H 26.940
Vernichtungskosten gemäß DIN 66399 inkl. Zertifikat pro kg G 16.052 H 24.078
Vernichtungskosten der digitalen Dokumente pro Datei G 179.600 H 269.400
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Projektierung, Projektleitung, Klärfallbearbeitung und Jour Fixes pro Personentag G 35 H 53
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Re-Scan pro Blatt G 270 H 405
Priorisiertes Bereitstellen einer Akte pro Akte G 3 H 5
Verlängerung der Aufbewahrungsdauer pro Akte pro Monat G 3 H 5
Preis für Scannen in Farbe für Dokumente > DIN A3 und < DIN A0 pro Blatt G 1625 H 2438

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Regionalbereich Süd
Konstanz
Freiburg
Stuttgart
Nürnberg
München
Landshut
Augsburg
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Regionalbereich West
Bonn
Soest
Bielefeld
Kassel
Dortmund
Köln
Frankfurt am Main
Koblenz
Kaiserslautern

Beschreibung der Beschaffung

Die Leistungen beinhalten:
- Die Verpackung der Aktenordner, die Abholung sowie den Transport der Akten zur in der EU befindlichen Digitalisierungsstätten,
- die Erfassungsdienstleistungen im Auftrag der BImA,
- die vollständige und gesicherte Bereitstellung der erfassten Dokumente und Metadaten an die BImA,
- die sichere Lagerung der Dokumente in einem definierten Zeitraum sowie
- die Sicherstellung der dokumentierten Vernichtung der Dokumente und Datenträger durch einen Fachbetrieb.
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Geschätzte Menge = G; Höchstmenge = H
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Augsburg) G 4 H 6
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Freiburg im Breisgau) G 4 H 6
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Konstanz) G 4 H 6
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Landshut) G 6 H 10
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort München) G 4 H 6
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Nürnberg) G 2 H 4
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Stuttgart) G 4 H 6
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Bielefeld) G 4 H 6
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Bonn) G 6 H 10
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Dortmund) G 4 H 6
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Frankfurt am Main) G 4 H 6
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Kaiserslautern) G 4 H 6
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Kassel) G 4 H 6
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Koblenz) G 6 H 10
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Köln) G 6 H 10
Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Soest) G 4 H 6
Bereitstellung der Datenschutzbehälter für den Transport der Bestandsakten G 70 H 105
Nebenkosten für die Aktenabholung und eindeutige Zuordnung wie Verplombung, QR-Codes, Transportversicherung und Lieferscheine G 70 H 105
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Aktenvorbereitung zum Scannen pro Akte G 21.967 H 32.951
Aussortierung von Schriftstücken inkl. Rücklieferung an den jeweiligen BImA Standort (ca. 10% der zu digitalisierenden Seiten) pro Blatt G 392.660 H 588.990
Scannen in Farbe bis DIN A3 pro Blatt G 5.551.602 H 8.327.403
OCR Erkennung pro Seite G 7.067.883 H 10.601.825
Klassifizierung der Dokumentenarten pro PDF G 197.703 H 296.555
Indexierung der Bestandsakten pro Akte G 21.967 H 32.951
Elektronische Signatur oder elektronisches Siegel pro Datei G 197.703 H 296.555
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Bereitstellung des SFTP Servers je Monat G 36 H 36
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Rückbündlung der Akte für die Zwischenlagerung pro Akte G 21.967 H 32.951
Einlagerungskosten pro Monat pro Akte G 21.967 H 32.951
Vernichtungskosten gemäß DIN 66399 inkl. Zertifikat pro kg G 19.633 H 29.450
Vernichtungskosten der digitalen Dokumente pro Datei G 219.670 H 329.505
.
Projektierung, Projektleitung, Klärfallbearbeitung und Jour Fixes pro Personentag G 35 H 53
.
Re-Scan pro Blatt G 270 H 405
Priorisiertes Bereitstellen einer Akte pro Akte G 3 H 5
Verlängerung der Aufbewahrungsdauer pro Akte pro Monat G 3 H 5
Preis für Scannen in Farbe für Dokumente > DIN A3 und < DIN A0 pro Blatt G 1625 H 2438

Zusätzliche Angaben:
Das am 08.04.2022 veröffentlichte 5. EU-Sanktionspaket im Zusammenhang mit dem Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine hat unmittelbare Auswirkungen auf die Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen z.T. auch außerhalb der EU-Vergaberichtlinien. Verboten sind demnach seit dem 09.04.2022 sowohl Auftragsvergaben an Unternehmen mit Bezug zu Russland im Sinne der EU-Richtlinie 2022/576 als auch eine Beteiligung solcher Unternehmen am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises (soweit mehr als 10% des Auftragswertes auf betroffene Unternehmen entfallen). Um die Einhaltung dieser Vorgaben prüfen zu können, ist vom Bieter die Anlage B-03.1, ergänzende Bieterauskunft mit Eigenerklärungen zu einem etwaigen Bezug des Bieters zu Russland, auszufüllen und zusammen mit den Angebotsunterlagen vor Ablauf der Angebotsfrist über die e-Vergabe Plattform einzureichen.
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Der Bieter hat zum Nachweis seiner Fachkunde und Leistungsfähigkeit sowie zum Beleg, dass keine Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB vorliegen, Eigenerklärungen und etwaige Nachweise vorzulegen. Für die Eigenerklärungen ist grds. der als Anlage B-03 beigefügte Vordruck „Eignungskriterien Bieterauskunft“ zu verwenden. Der Bieter kann alternativ zur „Eignungskriterien Bieterauskunft“ nach § 50 Abs. 1 VgV die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) verwenden. Die Vergabestelle fordert die nicht mit der EEE eingereichten Unterlagen gem. § 50 Abs. 2 VgV nach. Liegen bei einem Unternehmen Ausschlussgründe gem. § 42 Abs. 1 VgV i. V. m. §§ 123, 124 GWB vor, wird es nicht vom Verfahren ausgeschlossen, sofern es nachweist, dass es zureichende Maßnahmen der Selbstreinigung gem. § 125 GWB ergriffen hat. Werden von der Auftraggeberin Eignungskriterien als Mindestanforderungen definiert, z. B. eine Eigenerklärung zu mindestens 3 vergleichbaren Referenzen, so führt der fehlende Nachweis zum Ausschluss aus dem Verfahren. Kann ein Bieter aus berechtigtem Grund geforderte Urkunden oder Bescheinigungen nicht beibringen, genügt die Vorlage anderer Dokumente, sofern sie ebenso geeignet sind, die Eignung des Bieters und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen zu belegen. Bei ausländischen Bietern genügen gleichwertige Bescheinigungen des Herkunftslandes. Werden solche Bescheinigungen in dem betreffenden Land nicht ausgestellt, können sie durch eine Versicherung an Eides statt ersetzt werden. In Staaten, in denen es keine Versicherung an Eides statt gibt, kann diese durch eine förmliche Erklärung ersetzt werden. Nicht in deutscher Sprache verfassten Dokumenten ist eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche beizufügen. Die Auftraggeberin behält sich vor, über Bieter, deren Angebot für einen Zuschlag in Frage kommt, eine Vollauskunft einer Wirtschaftsauskunftsdatei einzuholen. Sollten dort zu Finanzlage, Zahlungsverhalten oder sonstigen Merkmalen negative Informationen vorliegen, die auf eine überdurchschnittliche Ausfallwahrscheinlichkeit des Unternehmens hindeuten, wird die Auftraggeberin dem Bieter im Rahmen der Aufklärung Gelegenheit geben, die Angaben auf ihre sachliche Richtigkeit zu überprüfen und ggf. Einwände und Korrekturen anzubringen. Die Bieter haben zum Nachweis, dass sie die zur ordnungsgemäßen Ausführung des Auftrags von der Auftraggeberin festgelegten Eignungskriterien erfüllen, und zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen den ausgefüllten Vordruck „Eignungskriterien Bieterauskunft“ (Anlage B-03) zusammen mit dem Angebot einzureichen. Der Nachweis der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen kann ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifizierungssystemen erbracht werden.
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Fragen zu den Vergabeunterlagen werden erbeten bis spätetestens: 18.11.2022. Anfragen zu den Vergabeunterlagen sind mit dem Formblatt Frage-Antwort ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform einzureichen. Die Beantwortung der Fragen erfolgt ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.
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Bei technischen Fragen zur Verwendung der e-Vergabe-Plattform wenden Sie sich bitte an e-Vergabe HelpDesk:
Telefon: +49 (0) 22899-610-1234
E-Mail: ticket@bescha.bund.de
Geschäftszeiten:
- Montag bis Donnerstag: 08.00 bis 16.00 Uhr,
- Freitag: 08.00 bis 14.00 Uhr.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es gelten die Regelungen der §§ 155 ff. GWB. Insbesondere ist § 160 Abs. 3 GWB zu beachten: Verstöße gegen das Vergaberecht, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen hervorgehen, müssen bis zum Ablauf der Angebotsfrist (gemäß Ziffer IV.2.2) gerügt werden. Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens muss innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingereicht werden (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).