OZG-Beratung

Beschreibung der Beschaffung

Auftraggeberin ist das KCA des Main-Kinzig-Kreises.

Das Jobcenter des Kommunalen Centers für Arbeit (KCA) ist als Anstalt des öffentlichen Rechts des Main-Kinzig-Kreises dafür verantwortlich, Leistungen nach SGB II zu gewähren. Das KCA ist somit für ca. 26.600 Leistungsempfänger*innen in rund 12.400 Bedarfsgemeinschaften zuständig. Ferner mobilisiert und qualifiziert es Arbeitsuchende für den Wiedereinstieg in den Arbeitsmarkt, um diese in eine möglichst sozialversicherungspflichtige Beschäftigung zu integrieren. Auf Grundlage des Sozialgesetzbuchs II operieren die knapp 400 Mitarbeiter*innen an den Standorten Maintal, Hanau, Gelnhausen und Schlüchtern in kommunaler Eigenverantwortung. Das KCA gliedert sich in vier Bereiche sowie sechs zentrale Referate.

Die Zielsetzung des OZG-Beratungsprozesses lautet, mindestens den Reifegrad 3 und im Idealfall den Reifegrad 4 zu erreichen. Zu diesem Zweck möchte das KCA im Wege der Vergabe einer Rahmenvereinbarung an einen erfahrenen Auftrag-nehmer OZG-Beratungsleistungen beschaffen. Auftragnehmer müssen daher über Projekterfahrung im Bereich der Digitalisierung im Verwaltungskontext verfügen und diese Erfahrung im Rahmen der Eignungsprüfung durch Referenzen nachweisen können.

Folgende Beratungsinhalte (Überblick) werden von der Auftraggeberin erwartet:

• OZG-Beratung
o Laufzeiten
o Reifegradmodelle
o EFA (Einer-für-alle-Modell)
o FITKO
o Fördermittelakquise

• Strategie-, Prozess und Konzeptentwicklung
o Systemische Organisationsanalyse
o Prozessaufnahme
o Prozessoptimierung, insbesondere: Definition von Leistungskennzahlen
o Prozessdesign
o Entwurf einer Gesamtdigitalisierungsstrategie
o Entwicklung eines Konzeptentwurfs zur priorisierten Prozessdigitalisierung

• Digitalisierungsvorhaben in kommunalen Verwaltungsstrukturen
o Möglichkeiten und Grenzen der vorhandenen IT-Infrastruktur
o Kenntnisse und praktische Erfahrungen in der örtlichen IT-Infrastruktur des Main-Kinzig-Kreises
o Grundlagen der DSGVO
o Kommunikationen mit dem Amt für EDV- und eGovernment zu Hardware-, Software- und Schnittstellenmanagement
o Einordnung des Digitalisierungsvorhabens auf Landesebene
o Systemische Verordnung von Kommunal- und Landespolitik

• Technologiemanagement
o Marktkenntnis von Verwaltungsfachanwendungen
o Z.B. Formular-, Terminvereinbarung-, Klientenkommunikationssoftware
o SaS vs. Self-Hosting
o Softwarearchitekturkompetenz

• Erstellung von Anforderungsprofilen
o Referatsübergreifendes Anforderungsmanagement
o Bereichsübergreifendes Anforderungsmanagement

• Begleitung des digitalen Transformationsprozesses
o Beratung zu Transformationsprozessen
o praktische Umsetzung von Veränderungsprozessen
o systemisches Coaching der Vorstandsebene, Fach- und Führungskräften
o Beratung und Begleitung des Transformationsteams
o Mitarbeiterbeteiligungen auf allen Hierarchieebenen
o Changemanagement als Bestandteil von Transformationsprozessen
o Strategische Besetzung von Changeprozessen im Gesamtkontext
o Praktische Erfahrungen in Veränderungsprozessen in Verwaltungsstrukturen

• Ausbildung von Digitallotsen in der Verwaltung
o Multiplikatoren & Botschafter
o Rechtliche- und organisatorische Grundlagen der kommunalen Digitalisierung (OZG)
o Impulsgeber zu Themen der digitalen Verwaltung
o Kenntnis zu Verwaltungsabläufe
o Umgang mit Menschen die vom digitalen Wandel betroffen sind
o Präsentations- & Moderationserfahrungen.
o Vernetzungs- und Schnittstellenmanagement in der Kreisverwaltung des Main-Kinzig-Kreises
o Nachhaltigkeit (Systeme, Blaupausen, Anknüpfungsfähig, Anpassungsfähigkeit)
Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung wird zunächst auf ein Jahr (2023) und ein Beratungsstundenmaximum von 480 Stunden festgelegt, kann bei entsprechendem Bedarf aber um ein weiteres Jahr verlängert werden. Es wird erwartet, dass Bieter in ihrem Preisangebot einen einheitlichen Stundensatz für die Beratungsleistungen benennen, der in die Angebotswertung einfließen wird. Es wird darauf hingewiesen, dass die Preiskalkulation pauschal zu erfolgen hat und Nebenkosten (Fahrtkosten etc.) nicht gesondert vergütet werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Ausbildung
- Referenzen
- Berufshaftplicht-/ Betriebshaftpflichtversicherung
- Arbeitserfahrung im Bereich Digitalisierung
- Projekterfahrung im Bereich der öffentlichen Verwaltung

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

• Ausbildung: Entweder Bachelorabschluss in Computer Science/ Informatik oder Fachinformatiker Systemintegration oder Anwendungsentwicklung oder Bachelorabschluss in Organisations- oder Unternehmensmanagement oder vergleichbare Qualifikation.
Nachweis durch: Vorlage eines Abschlusszeugnisses.

• Zertifizierung im Arbeitsfeld der Agilität: SCRUM Master PSM-2 und Professional Product Owner.
Nachweis durch: Vorlage der jeweiligen Zertifizierung.

• Drei Referenzprojekte, davon
o Eine Referenz:
Systemische Coachingleistung auf Führungsebene
Nachweis durch:
1. Eintragung als Referenz in ANLAGE 01
2. Vorlage eines beschreibenden Projektdatenblatts als Eigenerklärung, aus dem hervorgeht, welche konkreten Leistung in welchem Zeitraum erbracht worden sind.
o Zwei Referenzen:
Verantwortliche Durchführung (=Projektleitung) eines abgeschlossenen Digitalisierungsprojekts im Kontext der öffentlichen Verwaltung mit einem Budget von mindestens EUR 200.000,00.
Nachweis durch:
1. Eintragung als Referenz in ANLAGE 01 unter Nennung der verantwortlichen Person bei der benannten Referenzstelle. Die Auftraggeberin behält sich unter Wahrung der datenschutzrechtlichen Vorschriften vor, bei der als Referenz benannten Stelle/ verantwortlichen Person Informationen über die Qualität der erbrachten Leistung einzuholen.
2. Vorlage eines Projektdatenblatts (optional).

• Nachweis über das Bestehen einer Berufshaftplicht-/ Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. EUR 1,0 Mio. für Personen-, Sach- und Vermögensschäden oder Zusage eines Versicherungsunternehmens, wonach die Deckungssummen im Auftragsfalle auf EUR 1,0 Mio. erhöht werden können.

• 7 Jahre Arbeitserfahrung im Bereich Digitalisierung.
Nachweis durch: Vorlage eines stichwortartigen und aussagekräftigen Le-benslaufs mit relevanten Stationen, deren Dauer und jeweils kurzer Erläuterung zur jeweiligen praktischen Tätigkeit (maximal 1 DIN A4-Seite). Es müssen sich hieraus insgesamt mindestens 7 Jahre Arbeitserfahrung im Bereich Digitalisierung ergeben.

• 3 Jahre Projekterfahrung im Bereich der öffentlichen Verwaltung.
Nachweis durch: Vorlage eines stichwortartigen und aussagekräftigen Lebenslaufs mit relevanten Stationen, deren Dauer und jeweils kurzer Erläuterung zur jeweiligen praktischen Tätigkeit (maximal 1 DIN A4-Seite). Es müssen sich hieraus insgesamt mindestens 3 Jahre Projekterfahrung im Bereich der öffentlichen Verwaltung ergeben.
Hinweis: Die Angaben zum Punkt „7 Jahre Arbeitserfahrung im Bereich Digitalisierung“ und „3 Jahre Projekterfahrung im Bereich der öffentlichen Verwaltung“ können innerhalb eines Lebenslaufs dargestellt werden. Bieter tragen jedoch Sorge dafür, dass sich bei der Verwendung eines einheitlichen Lebenslaufs keine Unklarheiten für die Auftraggeberin ergeben und eine widerspruchfreie Feststellung der Eignung gelingen kann. Die Auftraggeberin behält sich vor, Unklarheiten durch Nachforderungen aufzuklären.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.