Beschreibung der Beschaffung
LOS 1:
Konsekutivdolmetscher/Innen
Zeitversetzte, mündliche Übersetzung von Gesprächen mit Gästen, Kundinnen und Kunden aus
der jeweiligen Fremdsprache in die deutsche Sprache und umgekehrt.
Es wird vorausgesetzt, dass auch Texte (Formulare, Schreiben etc.) mündlich übersetzt werden.
Zusätzlich sollte im Notfall eine telefonbasierte Übersetzung möglich sein.
Übersetzung von Schriftstücken
Eine schriftliche Übersetzung von Schriftstücken in Rechtssprache, wie zum Beispiel
Ordnungsverfügungen und Belehrungen. Die Originaldokumente müssen in den meisten Fällen ins Deutsche übersetzt werden. Es kann allerdings auch vorkommen, dass deutsche Schriftstücke in eine andere Sprache (alle Sprachen - siehe nächsten Punkt "Sprachen") übersetzt werden müssen.
Sprachen
Übersetzung aller Sprachen inkl. Dialekte
Sprachniveau: C1 oder vergleichbar (siehe Eigenerklärung Punkt 4)
Eine Liste mit Sprachen, die in der Vergangenheit häufig gebucht worden sind, befindet sich in der Anlage "Übersicht Sprache". Diese Liste ist nicht abschließend und dient lediglich zur Orientierung.
Sofern ein Dolmetscher mehrere Sprachen die innerhalb eines Einsatzes erforderlich sind, (z.B. in der Sprechstunde werden mehrere arabische Dialekte oder kroatisch und serbisch benötigt) abdecken kann, ist dieser bevorzugt für den Auftrag einzusetzen.
Die Abrechnung des Dolmetschers umfasst dann in diesem Fall "einen Auftrag".
Aufgabengebiete
In folgenden Bereichen werden Dolmetscherleistungen aktuell benötigt:
Passersatzpapierbeschaffung (PEP), Hafthausbetreuung, Registrierung von Asylbewerbern,
Vorbereitung Rückführung, Begleitung ärztlicher Untersuchungen.
Es müssen hauptsächlich Gespräche übersetzt werden, die zwischen den Mitarbeitern, Ärzten, Botschaften, usw. mit den von der Maßnahme betroffenen Personen geführt werden.
Im Bereich Passersatzpapierbeschaffung handelt es sich um Fragen zur Klärung der Identität im Rahmen einer Anhörung (Einsatzort: Zentrale Ausländerbehörde Essen).
Das Aufgabengebiet Hafthausbetreuung (Einsatzort: diverse JVA) klärt Fragen hinsichtlich der freiwilligen Ausreise.
Zusätzlich finden regelmäßige Sprechstunden in den Zentralen Unterbringungseinrichtungen (unter Regeleinsatzorte zu finden) statt. Bei diesen Sprechstunden geht es hauptsächlich um die Beantwortung von ausländerrechtlichen Fragestellungen und Belehrungen.
Bei Maßnahmen zur Rückführung mit den Außendiensten der kommunalen und zentralen Ausländerbehörde (zum Flughafen, zur Landesgrenze, usw.) kann es vorkommen (entspricht nicht der Regelmäßigkeit und kommt eher selten vor), dass der Dolmetscher diese begleiten muss. In diesen Situationen muss der Dolmetscher nicht durchgehend dolmetschen, die
dauerhafte Anwesenheit eines Dolmetschers ist allerdings erforderlich.
Die beschriebenen Aufgabengebiete sind nicht abschließend. Es können jederzeit weitere hinzukommen.
Die Auflistung (Leistungsbeschreibung) der Einsatzorte stellt keine abschließende Liste dar. Es können jederzeit weitere Orte hinzukommen.
Einsatzzeiten
Die Dolmetscherleistungen werden 24 Stunden, 7 Tage die Woche auf Abruf benötigt.
Die durchschnittliche Einsatzzeit betrug im letzten Jahr 60 min. Dies ist aber vom Einzelfall abhängig. Die Einsätze können von einer Stunde bis hin zu einem ganzen Arbeitstag reichen. Die Startzeit ist immer bestimmbar. Der Endzeitpunkt kann bei Beauftragung nicht immer genau im Voraus festgelegt werden.
Erreichbarkeit und Reaktionszeit
Der Bieter muss 24 Stunden am Tag erreichbar sein! Es muss mind. ein/eine Ansprechpartner*in und eine Stellvertretung benannt werden (siehe Anlage 1 Eigenerklärung Erreichbarkeit).
Die Beauftragung der Dolmetscherleistung findet aber in der Regel montags bis sonntags in der Zeit von 8 - 16 Uhr statt (direkte Erreichbarkeit - auch telefonisch).
In der Regel werden die Einsatzzeiten ca. 72 - 24 Stunden vorher bekannt gegeben.
In Ausnahmefällen (bei Haftsachen o.ä.) erfolgt eine kurzfristigere Bekanntgabe von ca. 5 Stunden vorher.
In akuten Einsatzlagen muss eine Reaktionszeit (Verfügbarkeit vor Ort) von grundsätzlich
höchstens einer Stunde eingehalten werden können.
Die einzelnen Abrufe können sowohl mündlich (z.B. Telefon/Handy), wie auch schriftlich (per Mail) erfolgen.
Sofern der Auftrag nicht durch eigenes Personal des Auftragnehmers übernommen werden kann (aus Kapazitätsgründen) ist für eine entsprechende Ersatzbeauftragung sorgezutragen (Fremdbeauftragung eines anderen Anbieters). Die Abrechnung erfolgt analog zu den im Auftrag vereinbarten Konditionen. Das Vertragsverhältnis zwischen dem Auftragnehmer und der Stadt Essen bleibt davon unberührt. In diesen Fällen wird ein Vertrag zwischen dem Auftragnehmer und dem Ersatzdienstleister geschlossen.
Abrechnung
Dolmetscherleistungen
Es wird ein Stundensatz gezahlt für die Einsatzdauer. Angebrochene Stundenanteile werden auf jeweils volle 15 Minuten aufgerundet und anteilig
abgerechnet.
Für die Anfahrtszeiten (Hin- und Rückfahrt) und die Fahrkosten wird pro Einsatz (pro Dolmetscher) eine Pauschale bezahlt. Der Bieter hat diese unter Beachtung der verschiedenen Einsatzorte im Preisblatt (Anlage 6) in EURO zu kalkulieren. Somit können keine Anfahrtszeiten und Fahrkosten extra abgerechnet werden. Die Abrechnung der Leistung beginnt somit mit dem Beginn der Dolmetscherleistung am Einsatzort.
Mit der Einreichung jeder Rechnung muss das ausgefüllte Formular "Dolmetschernachweis"
zusätzlich eingereicht werden, so dass die Rechnung einwandfrei zuzuordnen ist. Das Formular ist als Anlage beigefügt. Das Dokument wird von den zuständigen Sachbearbeitern zu den jeweiligen Einsätzen mitgebracht und entsprechend zur Verfügung gestellt.
Übersetzung von Schriftstücken
Die Abrechnung der Übersetzung von Schriftstücken erfolgt nach Zeilenhonorar. Die
Abrechnung erfolgt pro Zeile (jeweils angefangene 55 Anschläge des schriftlichen Textes) in der Zielsprache.