telefonische und schriftliche Vorgangsbearbeitung

Kurze Beschreibung

Der Beitragsservice sucht mit diesem Vergabeverfahren sechs Dienstleister, die für den Beitragsservice im Wege der Auftragsverarbeitung die telefonische und schriftliche Vorgangsbearbeitung durchführen.
Die Vergabe teilt sich in zwei unterschiedliche Bereiche und 6 Lose wie folgt auf:
- Lose 1 bis 4 (schriftliche und telefonische Vorgangsbearbeitung) und
- Lose 5 und 6 (schriftliche Vorgangsbearbeitung).

Die zukünftigen Dienstleister müssen über die erforderliche technische Ausstattung (insbesondere EDV, Hard- und Software sowie für die Lose 1 bis 4 über eine ausreichend dimensionierte Telekommunikationsanlage mit ACD-Funktionalität oder eine vergleichbare virtuelle ACD-Lösung) verfügen, um die ausgeschriebenen Leistungen nach den Anforderungen und Bedürfnissen des Beitragsservice erbringen zu können.
Die Dienstleister sind für die erforderliche Anbindung ihres Standorts via Datenleitungen an den Beitragsservice verantwortlich. Sie müssen sicherstellen, dass den Vorgaben des Beitragsservice entsprechende Datenleitungen (10 Mbps (Ethernet 10MB/s) zum Zeitpunkt des Leistungsbeginns zur Verfügung stehen.
Sollten für die Netzwerkverbindung zwischen Beitragsservice und den Nutzern Tunnel über öffentliche Netzwerke notwendig sein (beispielsweise "VPN über Internet"), so sind diese nach den jeweils aktuellen Empfehlungen der TR-021202 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) zu verschlüsseln.
Bei Bietern, die beabsichtigen, die Standleitung unmittelbar mit ihrem Rechenzentrum zu verbinden und die zu bearbeitenden Vorgänge über ein eigenes (firmen-)internes Netz an die Standorte, die für die Bearbeitung zuständig sind, weiterzuleiten, muss das (firmen-)interne Netz mindestens über eine höhere Bandbreite mit besserem Antwortzeitverhalten verfügen, um eine Verschlechterung der Verarbeitungsgeschwindigkeit durch die zusätzlichen Anbindungsstrecken zu vermeiden. Das Rechenzentrum und die gesamte Leitungsführung müssen zwingend nach ISO 27001 zertifiziert sein.
Pro Los soll mit dem wirtschaftlichsten Bieter mit Zuschlagserteilung ein Vertrag mit einer Festlaufzeit vom 01.01.2025 bis zum 30.06.2027 geschlossen werden. Daneben soll der Beitragsservice die Möglichkeit zur fünfmaligen Verlängerung des jeweiligen Vertrags um jeweils sechs Monate bis längstens zum 31.12.2029 sowie zur einmaligen Verlängerung um weitere drei Monate (für den Fall der Verzögerung eines nachfolgenden Vergabeverfahrens) haben.
Der Beitragsservice ist nicht zur Ausübung der vorgenannten Verlängerungsoptionen verpflichtet. Der Beitragsservice ist darüber hinaus aufgrund des schwankenden Vorgangsaufkommens und möglicher gesetzlicher Änderungen dazu berechtigt, nur einzelne Verträge zu verlängern. D.h. die Ausübung der Verlängerungsoption(en) bzgl. eines Vertrags/Loses verpflichtet den Beitragsservice nicht, sämtliche mit den übrigen Bietern, die den Zuschlag für jeweils ein anderes Los erhalten haben, abgeschlossenen Verträge zu verlängern. Der Beitragsservice kann vielmehr je nach aktuellem Bedarf entscheiden, inwieweit er die pro Los abgeschlossenen Verträge verlängern wird. Die Vertragslaufzeit kann daher bei den Losen 1 -4 oder den Losen 5 und 6 unterschiedlich sein.
Der Beitragsservice nimmt im vorliegenden Vergabeverfahren eine so genannte "Loslimitierung" vor. Dies bedeutet, dass jeder Bewerber maximal den Zuschlag auf ein Los erhalten kann.
Um den Sinn der Loslimitierung, nämlich Gewährleistung eines transparenten Wettbewerbs und Minimierung eines Insolvenzrisikos des zukünftigen Auftragnehmers, nicht zu unterlaufen, können maximal zwei miteinander verbundene Unternehmen gemäß §§ 15 ff. AktG bei der Aufforderung zur weiteren Teilnahme am Vergabeverfahren berücksichtigt werden. Hierbei ist jedoch zu berücksichtigen, dass verbundene Unternehmen sich ausschließlich wie folgt beteiligen können:
- maximal ein Bewerber für die Lose 1 bis 4 und
- maximal ein Bewerber für die Lose 5 und 6.

Daher sollten Bewerber, bei denen es sich um verbundene Unternehmen gemäß §§ 15 ff. AktG handelt, im Teilnahmeantrag (bspw. mit Hilfe eines Begleitschreibens) eindeutig angeben, welches der betroffenen Unternehmen bei der weiteren Teilnahme berücksichtigt werden soll, falls mehrere verbundene Unternehmen zum Bieterkreis für die Lose 1 bis 4 oder die Lose 5 und 6 gehören würden.
Der Beitragsservice wird diese Angaben bei der Auswahl der Bewerber berücksichtigen.

II. Gegenstand des Vergabeverfahrens
Im Rahmen seiner Aufgabenstellung hat der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice") eine große Zahl von telefonischen und schriftlichen Anfragen von Beitragszahlenden zu beantworten. Die Abwicklung der telefonischen und schriftlichen Anfragen wird unter Nutzung der vom Beitragsservice zur Verfügung gestellten Online-Anwendungen in den Räumen des Auftragnehmers unter Nutzung von technischen Einrichtungen sowie Arbeitsplatzgeräten des Auftragnehmers durchgeführt. Der Begriff "Auftragnehmer" wird nachfolgend grundsätzlich so verwendet, dass gleichzeitig auch der "Bewerber" bzw. "Bieter" gemeint ist.

Beschreibung der Beschaffung

III. Servicezeiten
Als Arbeitstage gelten grundsätzlich Montag bis Freitag. In Abhängigkeit vom Vorgangsaufkommen wird ein bis mehrmals monatlich Samstagarbeit erforderlich.
Nicht bundeseinheitliche Feiertage gelten stets als Arbeitstage.
Servicezeiten (schriftliche Vorgangsbearbeitung): Mo.-Fr. 6:00-19 Uhr.
Servicezeiten (telefonische Vorgangsbearbeitung): Mo.-Fr. 7-19 Uhr.

V. Qualifikation der Mitarbeitenden
Die Mitarbeitenden des Auftragnehmers müssen mindestens eine allgemeine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und sehr gute und fließende Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (mindestens Sprachniveau C1) haben.

VI. Lose 1 - 4: Leistungsanforderungen telefonische Vorgangsbearbeitung und Mengen
Vom Auftragnehmer sind arbeitstäglich telefonische und schriftliche Anfragen unter anderem zu verschiedenen Themengebieten zu beantworten und zu bearbeiten.
Die telefonischen Anfragen gehen über mehrere vom Beitragsservice im intelligenten Netz (IN) des Verbindungsnetzbetreibers eingerichtete Servicerufnummern ein.
Nach derzeitigem Stand sind die nachfolgend aufgeführten Mengen für die einzelnen Jahre und pro Los als Planmengen vorgesehen. In den angegebenen Mengen Telefon im Jahr 2027 ist das Sondervolumen aus dem Meldedatenabgleich bereits enthalten.

Planmengen während der Vertragslaufzeit (in Tsd.)
Befreiung: 1.250,0
Satzkorrekturen MDA: 100,0
Rücklauf Kundengewinnung MDA: 80,0
Telefon: 1.637,5

Planmengen während der Verlängerungsoptionen (in Tsd.)
Befreiung: 1.375,0
Telefon: 1.293,5

Der Beitragsservice garantiert dem Auftragnehmer je Los für alle zu bearbeitenden Vorgänge folgende Mindestmengen:
- für die Festlaufzeit: 2,7 Mio. Vorgänge,
- für die gesamten Verlängerungsoptionen: insgesamt 2,4 Mio. Vorgänge (Hinweis: wenn nicht alle Verlängerungsoptionen gezogen werden, reduziert sich die Menge entsprechend).

Der Beitragsservice schreibt zudem je Los für alle zu bearbeitenden Vorgänge folgende Höchstmengen aus:
- für die Festlaufzeit: 3,6 Mio. Vorgänge,
- für die gesamten Verlängerungsoptionen: insgesamt 3,3 Mio. Vorgänge (Hinweis: wenn nicht alle Verlängerungsoptionen gezogen werden, reduziert sich die Menge entsprechend).

Die vorgenannten Werte können sich bis zur Zuschlagserteilung noch ändern.

VII. Alle Lose: Leistungsanforderungen schriftliche Vorgangsbearbeitung
Vom Auftragnehmer sind arbeitstäglich schriftliche Anfragen zu verschiedenen Themengebieten zu beantworten und zu bearbeiten. Die Themengebiete unterscheiden sich in den Losen 1-4 von denjenigen der Lose 5 und 6.

VIII. Lose 5 und 6: Umfang der schriftlichen Bearbeitung
Nach derzeitigem Stand sind die folgenden Planmengen für die einzelnen Halbjahre vorgesehen. In den angegebenen Planmengen ist das Sondervolumen aus dem Meldedatenabgleich bereits enthalten.
Planmengen während der Vertragslaufzeit (in Tsd.)
Abmeldungen / Formblatt mit Kommentar: 1.375,0
Anmeldung / Änderung: 937,5
EMA / Postrückläufer: 625,0
Rückantworten Textbriefe / Formlose Kundenpost: 437,5
Rücklauf Kundengewinnung (inkl. MDA): 1.107,5
Vollstreckungen und Insolvenzen: 1.125,0
Satzkorrekturen MDA: 80,0
Planmengen während der Verlängerungsoptionen (in Tsd.)
Abmeldungen / Formblatt mit Kommentar: 1.510,0
Anmeldung / Änderung: 1.032,5
EMA / Postrückläufer: 685,0
Rückantworten Textbriefe / Formlose Kundenpost: 482,5
Rücklauf Kundengewinnung (inkl. MDA): 1.212,5
Vollstreckungen und Insolvenzen: 1240,0

Der Beitragsservice garantiert dem Auftragnehmer je Los für alle zu bearbeitenden Vorgänge folgende Mindestmengen:
- für die Festlaufzeit: 4,6 Mio. Vorgänge,
- für die gesamten Verlängerungsoptionen: insgesamt 5,0 Mio. Vorgänge (Hinweis: wenn nicht alle Verlängerungsoptionen gezogen werden, reduziert sich die Menge entsprechend).

Der Beitragsservice schreibt zudem je Los für alle zu bearbeitenden Vorgänge folgende Höchstmengen aus:
- für die Festlaufzeit: 6,8 Mio. Vorgänge,
- für die gesamten Verlängerungsoptionen: insgesamt 7,4 Mio. Vorgänge (Hinweis: wenn nicht alle Verlängerungsoptionen gezogen werden, reduziert sich die Menge entsprechend).

Nach den bisherigen Erfahrungen des Beitragsservice ist eine Einarbeitungszeit von bis zu einem Jahr bis zur vollen Produktivität erforderlich.
Die vorgenannten Werte können sich bis zur Zuschlagserteilung noch ändern.
IX. Besonderheiten zum Meldedatenabgleich
Im Jahr 2026 wird vom Beitragsservice ein vollständiger Datenabgleich mit den Einwohnermeldeämtern durchgeführt. Hinsichtlich der Jahre 2026 (Satzkorrekturen) und 2027 werden daher signifikante Mehrmengen erwartet, die bereits Bestandteil dieser Vergabe sind, und im Rahmen der Mitteilung des Auftragsvolumens konkretisiert werden. Hiervon sind grundsätzlich alle Themengebiete betroffen. Der Beitragsservice wird hierzu nach der Zuschlagserteilung fortlaufend informieren.

XI. Hinweise:
Das genaue Mengenvolumen für das Jahr 2025 richtet sich nach dem Zeitpunkt, zu dem die Schulung der Mitarbeitenden des jeweiligen Auftragnehmers abgeschlossen wurde, sowie dem daraus resultierenden Termin der Produktionsaufnahme und der weiteren Leistungsentwicklung. Die Menge wird mit dem Auftragnehmer im Jahr 2025 in Abhängigkeit von seinem Kapazitätsaufbau einvernehmlich festgelegt und kann daher von den vorgenannten Vorgangsmengen für das Jahr 2025 abweichen. Die Mengen, die aufgrund der Einarbeitungszeit nicht oder nur teilweise bearbeitet werden konnten, werden nachträglich nicht mehr zur Verfügung gestellt.

Weitere Einzelheiten sind der Teilnahmebroschüre (insbesondere Teil B. Kurzbeschreibung) zu entnehmen.

Zusätzliche Informationen

#Besonders geeignet für:selbst#


INFORMATION ZUM ERHALT WEITERFÜHRENDER UNTERLAGEN IM VERHANDLUNGSVERFAHREN:

Gemäß § 41 Abs. 3 VgV ist der Beitragsservice vorliegend aufgrund der Schutzwürdigkeit der vertraulichen Informationen nicht verpflichtet, die weiterführenden Unterlagen (bspw. Vergabeunterlagen und Aufforderungen zur Angebotsabgabe) uneingeschränkt und vollständig für einen direkten Zugriff im Sinne des § 41 Abs. 1 VgV zu veröffentlichen. Um die erforderliche Geheimhaltung der vertraulichen Informationen zu gewährleisten, werden die weiterführenden Unterlagen daher nur an Bewerber herausgegeben, die die in Anlage A11 "Geheimhaltungsverpflichtung" enthaltene Geheimhaltungserklärung (mit ihrem Teilnahmeantrag) abgegeben haben.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Die Leistungserbringung erfolgt am Standort des Auftragnehmers. Zur Sicherstellung eines ausreichenden Datenschutzes und der Informationssicherheit hat die Datenverarbeitung in einem Mitgliedstaat der EU, in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den EWR oder in einem Drittland mit angemessenem Schutzniveau zu erfolgen. Ggf. sind zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen oder Garantien erforderlich. Weitere Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Zum Nachweis seiner/ihrer finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit erklärt der Bewerber bzw. die Bewerber-/Bietergemeinschaft/der Eignungsverleiher (Anlage A7 der Teilnahmebroschüre):

Ich/Wir erkläre(n) hiermit, dass ich/wir bzw. mein/unser Unternehmen über eine Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung verfügen bzw. im Fall der Zuschlagserteilung eine solche unverzüglich abschließen werden.

Die Versicherung hat mindestens folgende Deckungssummen je Schadensereignis aufzuweisen:

- von EUR 2.000.000,00 pauschal für Personen- und Sachschäden,
- von EUR 3.000.000,00 für Vermögensschäden.

Die Deckungssummen stehen jeweils 2-fach maximiert pro Versicherungsjahr zur Verfügung.

Ich/Wir garantiere(n) bei Vorliegen einer Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. im Fall der Eignungsleihe, dass die bestehende bzw. abzuschließende Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung im Zuschlagsfall auch das konkrete Auftragsverhältnis umfasst.

Ich/Wir verpflichte(n) mich/uns, auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle, einen entsprechenden Nachweis durch Vorlage einer Kopie der Versicherungsurkunde zu erbringen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Sonstiges: LOSE 1 BIS 4:
a) Hat der Referenzauftrag vergleichbare inhaltliche (Berücksichtigung komplexer rechtlicher Rahmenbedingungen) und organisatorische Anforderungen?
- Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Vorgänge: 10 Punkte
- Bearbeitung nur telefonischer Vorgänge: 5 Punkte
- Bearbeitung nur schriftlicher Vorgänge : 0 Punkte
b) Welchen Kommunikationsweg hat die Telefonie in dem Referenzauftrag?
-Gegenstand des Referenzauftrags ist Inboundtelefonie: 10 Punkte
- Gegenstand des Referenzauftrags ist Inbound- und Outboundtelefonie: 5 Punkte
- Gegenstand des Referenzauftrags ist Outboundtelefonie: 0 Punkte
c) In welchen Bereichen müssen die vorgenannten komplexen rechtlichen Rahmenbedingungen berücksichtigt werden?
- Öffentlich-rechtlicher Auftraggeber im Sinne des Vergaberechts
(inkl. Gesetzliche Krankenversicherung): 20 Punkte
- Versicherungen: 10 Punkte
- Banken: 5 Punkte
- Sonstige: 1 Punkt
d) Hat die vorgelegte Referenz einen vergleichbares schriftliches Bearbeitungsvolumen?
- > 600.000 Datensätze pro Kalender-/Vertragsjahr: 10 Punkte
- > 300.000 - 500.000 Datensätze pro Kalender-/Vertragsjahr: 5 Punkte
- 200.000 - 300.000 Datensätze pro Kalender-/Vertragsjahr: 0 Punkte
e) Hat die vorgelegte Referenz einen vergleichbares telefonisches Bearbeitungsvolumen?
- > 800.000 Datensätze pro Kalender-/Vertragsjahr: 10 Punkte
- > 600.000 - 800.000 Datensätze pro Kalender-/Vertragsjahr: 5 Punkte
- 400.000 - 600.000 Datensätze pro Kalender-/Vertragsjahr: 0 Punkte
f) Wie lange bestand/besteht der Referenzauftrag (Vertragslaufzeit) bzw. wird er bis zum Ablauf der Festlaufzeit bestanden haben?
- > 3 Jahre: 10 Punkte
- > 2 - 3 Jahre: 5 Punkte
- 2 Jahre: 0 Punkte
g) Hat die vorgelegte Referenz ein schwankendes Vorgangsaufkommen?
- Ja: 10 Punkte
- Nein: 0 Punkte
?
LOSE 5 UND 6:
a) Hat der Referenzauftrag vergleichbare inhaltliche (Berücksichtigung komplexer rechtlicher Rahmenbedingungen) und organisatorische Anforderungen?
- Bearbeitung schriftlicher Vorgänge: 20 Punkte
- Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Vorgänge: 10 Punkte
- Bearbeitung nur telefonischer Vorgänge: 0 Punkte
b) In welchen Bereichen müssen die vorgenannten komplexen rechtlichen Rahmenbedingungen berücksichtigt werden?
- Öffentlich-rechtlicher Auftraggeber im Sinne des Vergaberechts (inkl. Gesetzliche Krankenversicherung): 20 Punkte
- Versicherungen: 10 Punkte
- Banken: 5 Punkte
- Sonstige: 1 Punkt
c) Hat die vorgelegte Referenz einen vergleichbares schriftliches Bearbeitungsvolumen?
- > 1.600.000 Datensätze pro Kalender-/Vertragsjahr: 20 Punkte
- > 1.200.000 - 1.600.000 Datensätze pro Kalender-/ Vertragsjahr: 10 Punkte
- 700.000 - 1.200.000 Datensätze pro Kalender-/Vertragsjahr: 0 Punkte
d) Wie lange bestand/besteht der Referenzauftrag (Vertragslaufzeit) bzw. wird er bis zum Ablauf der Festlaufzeit bestanden haben?
- > 3 Jahre: 10 Punkte
- > 2 - 3 Jahre: 5 Punkte
- 2 Jahre: 0 Punkte
e) Hat die vorgelegte Referenz ein schwankendes Vorgangsaufkommen?
- Ja: 10 Punkte
- Nein: 0 Punkte
Es liegt im Interesse der Bewerber, den Beitragsservice in die Lage zu versetzen, die Kriterien bewerten zu können.
Es ist möglich, dass ein Bewerber, der sich sowohl auf ein Los der Lose 1 bis 4 als auch auf ein Los der Lose 5 und 6 beworben hat, eine unterschiedliche Punktzahl erhält. Dies liegt daran, dass sich die ausgeschriebenen Leistungen der Lose 1 bis 4 und diejenigen der Lose 5 und 6 unterscheiden.
Beispiel:
Der Bewerber erhält für den Teilnahmeantrag für die Lose 1 bis 4 70 Punkte. Beim Teilnahmeantrag für die Lose 5 und 6 erhält der Bewerber für diese Referenz lediglich 60 Punkte (bspw. 10 Punkte weniger, da beim Referenzauftrag telefonische und schriftliche Vorgänge zu bearbeiten sind).
Wenn ein Bewerber sich sowohl für die Lose 1 bis 4 als auch für die Lose 5 und 6 beworben hat und in beiden Fällen zum Bewerberkreis gehören würde, wird der Beitragsservice diesen Bewerber lediglich für die Lose zur Angebotsabgabe auffordern, in denen er die meisten Punkte erhalten hat, im Beispiel also für die Lose 1 bis 4.

Hinweis:
Sofern und soweit ein Bewerber sich auf die Lose 1 bis 4 sowie auf die Lose 5 und 6 beworben hat, in beiden die gleiche Punktzahl erreicht und in beiden zum Bieterkreis zählen würde, entscheidet die vom Bewerber angegebene Präferenz darüber, für welche Lose er zur Abgabe eines Angebots aufgefordert wird.
Aus diesem Grund müssen alle Bewerber, ihre Präferenz angeben.

Bei einer Bewerbung von 2 oder mehr Unternehmen, die gemäß §§ 15 ff. Aktiengesetz (AktG) als verbundene Unternehmen anzusehen sind, ist zu beachten:
Der Beitragsservice nimmt im vorliegenden Vergabeverfahren eine so genannte "Loslimitierung" vor. Dies bedeutet, dass jeder Bewerber maximal den Zuschlag auf ein Los erhalten kann. Die Vergabe teilt sich in zwei unterschiedliche Bereiche auf:
1. Lose 1 bis 4 (schriftliche und telefonische Vorgangsbearbeitung) und
2. Lose 5 und 6 (schriftliche Vorgangsbearbeitung).

Um den Sinn der Loslimitierung nicht zu unterlaufen, können maximal zwei miteinander verbundene Unternehmen gemäß §§ 15 ff. AktG bei der Aufforderung zur weiteren Teilnahme am Vergabeverfahren berücksichtigt werden. Hierbei ist jedoch zu berücksichtigen, dass verbundene Unternehmen sich ausschließlich wie folgt beteiligen können:
- maximal ein Bewerber für die Lose 1 bis 4 und
- maximal ein Bewerber für die Lose 5 und 6.

Daher sollten Bewerber, bei denen es sich um verbundene Unternehmen gemäß §§ 15 ff. AktG handelt, im Teilnahmeantrag (bspw. mit Hilfe eines Begleitschreibens) eindeutig angeben, welches der betroffenen Unternehmen bei der weiteren Teilnahme berücksichtigt werden soll, falls mehrere verbundene Unternehmen zum Bieterkreis für die Lose 1 bis 4 oder die Lose 5 und 6 gehören würden.

Der Beitragsservice wird diese Angaben bei der Auswahl der Bewerber berücksichtigen.

Weitere Einzelheiten zu den Eignungsanforderungen ergeben sich aus der Teilnahmebroschüre.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eignung zur Berufsausübung: Zum Nachweis seiner/ihrer Befähigung zur Berufsausübung gibt/geben der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft/der Unterauftragnehmer/der Eignungsverleiher (Anlage A6 der Teilnahmebroschüre) folgende aktuell zutreffende Erklärung ab:
a) dass eine Person, deren Verhalten nach § 123 Absatz 3 GWB meinem/unserem Unternehmen zuzurechnen ist, oder ich/wir als Unternehmen, nicht wegen einer der in § 123 Absatz 1 GWB aufgezählten bzw. diesen gemäß § 123 Absatz 2 GWB gleichgestellten Straftatbestände rechtskräftig verurteilt wurde oder gegen mich/uns als Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist;
b) dass ich/wir als Unternehmen meinen/unseren Verpflichtungen zur ordnungs- und fristgemäßen Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Staats, in dem ich/wir ansässig bin/sind, regelmäßig nachgekommen bin/sind und diesbezüglich keine rechtskräftige Gerichts- oder bestandkräftige Verwaltungsentscheidung vorliegt bzw. meinen/unseren Verpflichtungen dadurch nachgekommen bin/sind, dass ich mich/wir uns zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung einschließlich Zinsen, Säumnis- und Strafzuschlägen verpflichtet habe(n) und zukünftig ordnungsgemäß nachkommen werde(n) und zum Zeitpunkt der Abgabe dieser Eigenerklärung keine fälligen Rückstände bestehen;
c) dass ich/wir als Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen habe(n);
d) dass ich/wir als Unternehmen nicht zahlungsunfähig bin/sind, über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens nicht mangels Masse abgelehnt worden ist und sich das Unternehmen nicht im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat;
(Sofern ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren über das Vermögen des Unternehmens eröffnet wurde oder die Eröffnung eines solchen Verfahrens beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist, erkläre(n) ich/wir, dass ich/wir zusätzlich aktuelle Nachweise beigefügt habe(n), die meine/unsere wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit belegen.)
e) dass ich/wir als Unternehmen bzw. eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, im Rahmen der beruflichen Tätigkeit keine schwere Verfehlung begangen habe(n), durch die die Integrität des Unternehmens in Frage gestellt wird;
f) dass ich/wir als Unternehmen keine Vereinbarungen mit anderen Unternehmen getroffen habe(n), die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken;
g) dass keine Umstände vorliegen, die einen Interessenskonflikt bei der Durchführung des Vergabeverfahrens begründen könnten, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit des öffentlichen Auftraggebers bzw. für den öffentlichen Auftraggeber tätige Personen zu beeinträchtigen vermag;
h) dass trotz einer etwaigen Einbeziehung meines/unseres Unternehmens bereits in die Vorbereitung des Vergabeverfahrens keine Wettbewerbsverzerrung eingetreten ist;
i) dass ich/wir als Unternehmen bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrages die wesentlichen Anforderungen des öffentlichen Auftrages stets ordnungsgemäß und fristgerecht erbracht habe(n);
j) dass ich/wir im vorliegenden Vergabeverfahren keine unzutreffenden Erklärungen auch in Bezug auf Ausschlussgründe und Eignungsanforderungen abgegeben habe(n) und in der Lage bin/sind, die geforderten Nachweise - soweit erforderlich - zu übermitteln;
k) dass ich/wir als Unternehmen
- nicht versucht habe(n), die Entscheidungsfindung des öffentlichen Auftraggebers in unzulässiger Weise zu beeinflussen,
- nicht versucht habe(n), vertrauliche Informationen zu erhalten, durch die ich/wir unzulässige Vorteile beim Vergabeverfahren erlangen könnte(n),
- nicht fahrlässig oder vorsätzlich irreführende Informationen übermittelt habe(n), die die Vergabeentscheidung des öffentlichen Auftraggebers erheblich beeinflussen könnten oder versucht habe(n), solche Informationen zu übermitteln.
l) dass ich/wir als Unternehmen insbesondere unsere Verpflichtungen zur Zahlung des Mindestlohns nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) und zur Gewährung von Arbeitsbedingungen nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) erfülle(n) und nicht gegen das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) verstoße(n) oder verstoßen habe(n) und die Voraussetzungen von § 19 MiLoG, § 21 AEntG bzw. § 21 SchwarzArbG nicht vorliegen, d.h. mein/unser Unternehmen nicht wegen eines Verstoßes nach § 21 MiLoG, § 23 AEntG bzw. § 8 ff. SchwarzArbG mit einer Geldbuße von wenigstens 2.500 Euro belegt worden ist;
m) dass ich/wir als Unternehmen in das Berufs- oder Handelsregister eingetragen bin/sind, sofern dies gesetzlich in dem Staat, in dem ich/wir ansässig bin/sind, vorgeschrieben ist bzw. dass eine Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach den jeweiligen für mein/unser Unternehmen einschlägigen gesetzlichen Regelungen nicht vorgeschrieben ist;
n) dass mein/unser Unternehmen nicht im Gewerbezentralregister bzw. Wettbewerbsregister eingetragen ist und gegen mein/unser Unternehmen eine solche Eintragung auch nicht droht.
o) dass ich/wir als Unternehmen bei der Ausführung aller öffentlichen Aufträge und des vorliegend ausgeschriebenen öffentlichen Auftrags die "Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren" vollumfänglich einhalte(n) und damit alle Verbote und Sanktionen gegenüber Russland korrekt umsetze(n).

Im Fall des Vorliegens von Ausschlussgründen nach §§ 123,124 GWB wurden Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB ergriffen und in Form einer separeten Eigenerklärung erläutert.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Zum Nachweis seiner/ihrer Fachkunde und Leistungsfähigkeit erklärt der Bewerber bzw. die Bewerber-/Bietergemeinschaft/der Unterauftragnehmer/der Eignungsverleiher:

a) dass alle für die hier ausgeschriebenen Leistungen eingesetzten Mitarbeiter/innen eine aktuelle Auskunft oder ein aktuelles polizeiliches Führungszeugnis (Ausstellungsdatum liegt nicht mehr als 3 Monate zurück) vorgelegt haben, aus der/dem sich ergibt, dass keine Einträge erfolgt sind;
b) dass seine technische Ausrüstung den in der Kurzbeschreibung der ausgeschriebenen Leistungen (Teil B.) im Einzelnen genannten Anforderungen (bei einer Bewerbung für die Lose 1 bis 4 ist die lokale ACD-Anlage unter Angabe des Releasestands zu benennen, die im Fall der Zuschlagserteilung eingesetzt wird) entspricht oder dass er bereit ist, im Falle der Zuschlagserteilung die technische Ausrüstung an die in der Kurzbeschreibung der ausgeschriebenen Leistungen (Teil B.) genannten Anforderungen anzupassen.
Hinweis: Bei einer Bewerbung für die Lose 5 bis 6 muss diese Eigenerklärung die Anforderungen in der Kurzbeschreibung der ausgeschriebenen Leistungen (Teil B.) zur Telekommunikationsanlage und zur im Netz des Verbindungsnetzbetreibers befindlichen virtuellen ACD (Netz-ACD) nicht umfassen.

Die aktuell eingesetzte lokale ACD-Anlage und ihr Releasestand sind bei einer Bewerung für die Lose 1 bis 4 im Teilnahmeantrag anzugeben.

Der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft hat eine Referenzliste vorzulegen, die mindestens einen Referenzauftrag umfasst, der innerhalb der letzten drei Jahre bestanden hat (d.h. laufende Vertragsverhältnisse oder Vertragsverhältnisse, die innerhalb der letzten drei Jahre beendet wurden), und der dem ausgeschriebenen Auftrag in Inhalt, Anforderung und Volumen möglichst ähnlich ist, mit folgenden Mindestangaben:

LOSE 1 BIS 4:
- mit einem Auftragsvolumen von durchschnittlich mindestens
400.000 telefonischen Vorgängen pro Kalender-/Vertragsjahr,
- mit einem Auftragsvolumen von durchschnittlich mindestens
200.000 schriftlichen Vorgängen pro Kalender-/Vertragsjahr,

LOSE 5 UND 6:
-mit einem Auftragsvolumen von durchschnittlich mindestens 700.000 schriftlichen Vorgängen pro Kalender-/Vertragsjahr,

ALLE LOSE:
- Name und Sitz des Referenzunternehmens;
- Ansprechpartner des Referenzunternehmens (inkl. Kontaktdaten:
E-Mail-Adresse und Telefonnummer);
- Vertragslaufzeit (MM.JJJJ - MM.JJJJ) innerhalb der letzten drei Jahre, d.h. laufende Vertragsverhältnisse, die bereits mindestens 2 Jahre bestehen und/oder beendete Vertragsverhältnisse, die mindestens 2 Jahre bestanden haben und deren Vertragsende nicht länger als 3 Jahre zurückliegt.
- Anzahl der Kapazitäten, die für den Referenzauftrag eingesetzt werden/wurden;
- Detaillierte Beschreibung des Vertragsgegenstands, insbesondere unter Berücksichtigung der folgenden Aspekte: Schwierigkeitsgrad unterschiedlicher telefonischer Vorgangsarten (nur bei Losen 1 bis 4), Schwierigkeitsgrad unterschiedlicher schriftlicher Vorgangsarten, Schwankungen des Vorgangs-/ Anrufaufkommens und Organisation des Referenzauftrags, Dauer/ Umfang der Einarbeitung, fachliche Führungsspanne sowie Arbeitszeitmodelle.

Hinweise:
- Neue Vertragsverhältnisse, deren Laufzeit noch nicht begonnen hat, sind nicht zugelassen.
- Eine bestehende oder innerhalb der letzten 3 Jahre beendete Tätigkeit für den Auftraggeber kann als Referenz angegeben werden.
- Bewerber, die sich sowohl für die Lose 1 bis 4 als auch für die Lose 5 bis 6 bewerben, müssen jeweils mindestens einen Referenzauftrag für die Lose 1 bis 4 und für die Lose 5 bis 6 angeben. Es kann derselbe Referenzauftrag für die verschiedenen Lose angegeben werden.
- Teilnahmeanträge mit einer unvollständigen Referenzliste (insbesondere
keine Angabe der Kontaktdaten des Ansprechpartners) können vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden.
- Es reicht nicht aus, wenn der Ansprechpartner dem Beitragsservice nur auf Anfrage konkret benannt wird, da der Beitragsservice beabsichtigt, die angegebene Referenz zu überprüfen. Im Zweifel hat der Bewerber den Ansprechpartner des Referenzunternehmens zuvor um seine Einwilligung zu bitten, um datenschutzrechtliche Bedenken auszuräumen.
- Werden Mindestanforderungen nicht erfüllt, wird der Teilnahmeantrag vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.

Der Beitragsservice behält sich vor, bei einer großen Anzahl von eingegangenen Teilnahmeanträgen den Kreis der Bewerber bereits im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs einzuschränken.
Der Beitragsservice wird die Auswahl der Bewerber für das nachfolgende Verhandlungsverfahren so durchführen, dass ein Bewerber jeweils nur zur Angebotsabgabe für die Lose 1 bis 4 oder die Lose 5 und 6 aufgefordert wird.
Es werden max. 12 Bewerber für die Lose 1 bis 4 sowie 6 Bewerber für die Lose 5 und 6 zur weiteren Teilnahme am Verhandlungsverfahren und zur Abgabe eines Angebots auf Grundlage der Vergabeunterlagen aufgefordert.
Die Auswahl der Bewerber orientiert sich an den Eignungskriterien und wird auf Basis der nachfolgenden objektiven Kriterien erfolgen:
Der Beitragsservice wird maximal 80 Punkte pro Bewerber für seinen Teilnahmeantrag für die Lose 1 bis 4 und/oder für seinen Teilnahmeantrag für die Lose 5 und 6 vergeben.

Die für die Lose 1 bis 4 oder für die Lose 5 und 6 jeweils zur Verfügung stehenden maximal 80 Punkte werden für die vom Bewerber in der Referenzliste angegebene beste Referenz vergeben.
Wenn der Bewerber in seinem Teilnahmeantrag mehr als einen Referenzauftrag benannt haben sollte, wird der Beitragsservice alle angegebenen Referenzaufträge anhand der in der Bekanntmachung vorgegebenen Mindestanforderungen bewerten. Im Rahmen der Vergabe der maximal 80 Punkte für die angegebene Referenz wird der Beitragsservice ausschließlich denjenigen Referenzauftrag des Bewerbers zugrunde legen, der die vorgegebenen Mindestanforderungen am besten erfüllt und im Rahmen der Bewertung die höchste Punktzahl erzielt hat.
Im Einzelnen orientiert sich die Punktevergabe an folgenden Kriterien:

Bekanntmachungs-ID: CXS0YMWY1LCT9BBV


Information zum Erhalt weiterführender Unterlagen im Verhandlungsverfahren:

Gemäß § 41 Abs. 3 VgV ist der Beitragsservice vorliegend aufgrund der Schutzwürdigkeit der vertraulichen Informationen nicht verpflichtet, die weiterführenden Unterlagen (bspw. Vergabeunterlagen und Aufforderungen zur Angebotsabgabe) uneingeschränkt und vollständig für einen direkten Zugriff im Sinne des § 41 Abs. 1 VgV zu veröffentlichen. Um die erforderliche Geheimhaltung der vertraulichen Informationen zu gewährleisten, werden die weiterführenden Unterlagen daher nur an Bewerber herausgegeben, die die in Anlage A11 "Geheimhaltungsverpflichtung" enthaltene Geheimhaltungserklärung (mit ihrem Teilnahmeantrag) abgegeben haben.

Weitere Informationen sind den Teilnahme- und Vergabebedingungen zu entnehmen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist darauf hin, dass ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB unzulässig ist, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber der Vergabestelle nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt;
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegen-über der Vergabestelle gerügt werden;
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber der Vergabestelle gerügt werden;
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Weitere Einzelheiten hierzu können dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), insbesondere §§ 160 ff. GWB, entnommen werden. Das GWB kann unter www.gesetze-im-internet.de eingesehen werden.