Dienstleistungen für Empfang, Telefonzentrale und Poststelle der LUBW

Kurze Beschreibung

Gegenstand dieses offenen Verfahrens ist die Erbringung von Dienstleistungen für den Empfang, die Telefonzentrale und die Poststelle der Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg an den Standorten Großoberfeld 3, 76135 Karlsruhe, Griesbachstraße 1, 76185 Karlsruhe und Hertzstraße 173, 76187 Karlsruhe für den Zeitraum vom 01.01.2025 bis maximal 31.12.2028.

Beschreibung der Beschaffung

- Empfang: Die Empfangsbereiche der Dienstgebäude Griesbachstraße 1, Großoberfeld 3 und Hertzstraße 173 sind an Werktagen montags bis donnerstags von 7:30 Uhr bis 16:00 Uhr und freitags von 7:30 Uhr bis 14:30 Uhr durchgehend, außer an den gesetzlichen Feiertagen und den im Voraus bekanntgegebenen dienstfreien Tagen zu besetzen.

- Telefonzentrale: Die Telefonzentrale der LUBW ist im Dienstgebäude Großoberfeld 3 untergebracht. Die Telefonzentrale und der Empfang im Dienstgebäude Großoberfeld 3 bilden einen Arbeitsplatz. Die Telefonzentrale ist an Werktagen montags bis donnerstags von 7:30 Uhr bis 16:00 Uhr und freitags von 7:30 Uhr bis 14:30 Uhr durchgehend, außer an den gesetzlichen Feiertagen und den im Voraus bekanntgegebenen dienstfreien Tagen, zu besetzen.

- Die Poststelle mit Warenannahme der LUBW ist im Dienstgebäude Griesbachstraße 1 untergebracht. Die Poststelle mit Warenannahme und der Empfang im Dienstgebäude Griesbachstraße 1 bilden einen Arbeitsplatz. Die Poststelle ist an Werktagen montags bis donnerstags von 7:30 Uhr bis 16:00 Uhr und freitags von 7:30 Uhr bis 14:30 Uhr durchgehend, außer an den gesetzlichen Feiertagen und den im Voraus bekanntgegebenen dienstfreien Tagen, zu besetzen. In der Poststelle sind die Bestimmungen zum Postlauf und Geschäftsgang aus dem LUBW-Handbuch, veröffentlicht im LUBW-Intranet, zu beachten.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen

Beschreibung der Optionen

Der Auftraggeber kann über den 31.12.2025 hinaus einmal eine Verlängerung der Vertragslaufzeit um 24 Monate für den Leistungszeitraum vom 01.01.2026 bis 31.12.2027 und zweimal eine Verlängerung der Vertragslaufzeit um jeweils 6 Monate für den Leistungszeitraum vom 01.01.2028 bis 30.06.2028 und vom 01.07.2028 bis 31.12.2028 verlangen. Bei Bedarf können bei der Ausübung der zweiten optionalen Vertragsverlängerung die beiden aufgeführten Zeiträume von 6 Monaten zusammengefasst werden. Die Ausübung einer Verlängerungsoption erfolgt schriftlich bis spätestens 3 Monate vor Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: - Aktueller Nachweis einer Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungshöhe und einer Erklärung, dass diese bei Abgabe des Angebotes nicht gekündigt ist. Im Falle, dass der Bieter über keinen aktuellen Nachweis einer Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung verfügt, hat der Bieter eine Eigenerklärung abzugeben, dass im Auftragsfalle vor Zuschlagserteilung eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird. Der Nachweis über die abgeschlossene Versicherung ist zu dem von der Vergabestelle/dem Auftraggeber geforderten Zeitpunkt vorzulegen.

- Eigenerklärung des Bieters über den Gesamtumsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2021 bis 2023) (Anlage 8 der Vergabeunterlagen)

- Eigenerklärung des Bieters über den Gesamtumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2021 bis 2023) (Anlage 8 der Vergabeunterlagen)

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eignung zur Berufsausübung: Nachweis der Eintragung in ein Berufs-/Handelsregister, sofern eine Eintragungspflicht besteht. Besteht keine Eintragungspflicht, genügt ein schriftlicher Hinweis / Eigenerklärung.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: - Die berufliche Leistungsfähigkeit ist durch Referenzen über früher ausgeführte Dienstleistungsaufträge in Form einer Liste (Anlage 9 der Vergabeunterlagen) der in den letzten 3 abgeschlossenen Jahren (2021 bis 2023) erbrachten wesentlichen Dienstleistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind nachzuweisen. Es werden auch Referenzen, die mehr als drei Jahre, aber max. fünf Jahre, zurückliegen, berücksichtigt.

Insbesondere sind hier Referenzen mit Angabe des Projektnamens und Kurzbeschreibung der Leistung, Name des Projektleiters, Auftragswert, Bearbeitungszeitraum sowie den Namen des Auftraggebers zu nennen (soweit diesen Informationen keine Geheimhaltungsprinzipien entgegenstehen).

- Unterauftragnehmer: Angaben des Bieters, welche Teile des Auftrags das Unternehmen / der Bieter unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt (Anlage 1 der Vergabeunterlagen).

Hinweis zu Unterauftragnehmern und Eignungsleihe:
Der Bieter kann für die wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen und Unterauftragnehmer in Anspruch nehmen, wenn er nachweist, dass ihm für die Erfüllung des Auftrags die erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden.

- Nachweis durch eine Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

- Tariftreue- oder Mindestentgelterklärung:
Gemäß dem Landestariftreue- und Mindestlohngesetz (LTMG) dürfen öffentliche Auftraggeber in Baden-Württemberg Aufträge ab einem geschätzten Auftragswert von 20.000 EUR nur an Unternehmen vergeben, die bei Angebotsabgabe eine schriftliche Tariftreue- oder Mindestentgelterklärung abgegeben haben (Anlage 5). Die Erklärungen sind auch für Nach- und Verleihunternehmen vorzulegen, sofern der Auftragswert, den diese Unternehmen erbringen, 10.000 EUR übersteigt.

- Einhaltung der geltenden rechtlichen Verpflichtungen:
Dem Angebot ist die Eigenerklärung über die Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen (Anlage 6) bei der Ausführung des öffentlichen Auftrags hinzuzufügen.

- Technische und organisatorische Maßnahmen zur DS-GVO: Im Falle der Zuschlagserteilung ist mit dem Auftraggeber der Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 Abs. 3 DS-GVO) gem. Anlage 10 abzuschließen.

Weitere Bedingungen und Informationen stehen unter "Weitere Angaben/Verschiedenes"

Bekanntmachungs-ID: CXUEYY9Y1G2Q7NKD


- Mindestarbeitsbedingungen für die einzusetzenden Beschäftigten: Es werden nur Bieter zugelassen, die versichern, dass sie gegenüber den einzusetzenden Beschäftigten die gesetzlich und tariflich festgelegten Arbeitsbedingungen, einschließlich der tariflichen Mindestentgeltsätze einhalten. Dem Angebot ist eine Eigenerklärung des Bieters beizufügen, dass die zuvor genannten Anforderungen eingehalten werden (weitere besondere Bedingung für die Ausführung des Auftrags).

- Darstellung des Bieters, insbesondere seinen Namen, Rechtsform, Ansprechpartner, Anschrift, Kontaktdaten und Angabe, ob es sich um ein Kleinstunternehmen, kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) handelt (Anlage 1 der Vergabeunterlagen).

- Für den Fall, dass die Leistung als Bietergemeinschaft (Anlage 1 der Vergabeunterlagen) angeboten wird, ist mit dem Angebot zusätzlich eine Erklärung abzugeben, in der jeweils die Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags benannt sind. Die Erklärung ist von allen Mitgliedern zu unterzeichnen.

- Eigenerklärung, dass kein zwingender Ausschlussgrund gem. § 123 Abs. 1 bis 3 sowie Abs. 4 Nr. 1 und § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB vorliegt (Anlage 2 der Vergabeunterlagen)

- Eigenerklärung, dass kein fakultativer Ausschlussgrund gem. § 124 GWB vorliegt
(Anlage 3 der Vergabeunterlagen).

- Eigenerklärung, dass kein Ausschlussgrund vorliegt (Anlage 4 der Vergabeunterlagen).

- Verpflichtungserklärung gemäß dem Landestariftreue- und Mindestlohngesetz LTMG (Anlage 5 der Vergabeunterlagen)

- Eigenerklärung über die Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen bei der Ausführung des öffentlichen Auftrags (Anlage 6 der Vergabeunterlagen)

- Technische und organisatorische Maßnahmen zur DS-GVO: der Bieter kann die technischen und organisatorischen Maßnahmen i. S. d. DS-GVO bereits mit der Abgabe seines Angebots einreichen.

=== Weitere Nachweise ===

- Angaben des Bieters zur Person der Projektleitung einschließlich der Vertretung (Anlage 1) sowie deren Erreichbarkeiten. Alle Abstimmungen trifft der Auftraggeber in der Folge mit der Projektleitung. Die Informationsweiterleitung auf Seiten des Auftragnehmers liegt bei der Projektleitung.

- Angaben des Bieters zu seiner Qualitätssicherung (z. B. ISO-Zertifizierungen oder gleichwertige Nachweise).

- Angaben des Bieters zu den Umweltmanagementmaßnahmen, die während der Auftragsausführung angewendet werden. Als EMAS-zertifiziertes Unternehmen ist die LUBW gehalten, auch ihre Auftragnehmer in die eigenen Umweltschutzbemühungen einzubeziehen. Vorhandene Umweltzertifizierungen (z. B. nach ISO 14001, EMAS oder gleichwertig) sind vorzulegen.

=== Nachweise, die die Zuschlagskriterien betreffen ===

- Leistungskonzept in freier Darstellung (formale und inhaltliche Anforderungen: siehe Abschnitt A 16.1.1 der Vergabeunterlagen)

- Leistungsverzeichnis (Anlage 7 der Vergabeunterlagen)

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB nur innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge im Sinne des § 160 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB nicht abhelfen zu wollen, zulässig. Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.