Digitalisierung von Bauakten

Stadt Frechen

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-07-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-06-17.

Wer?

• Stadt Frechen

Wie?

• Bibliotheksverwaltung › Archivierung
• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning
• Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste › Datenarchivierung

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Köln › Rhein-Erft-Kreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-06-17	Auftragsbekanntmachung
2024-06-18	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2024-06-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Digitalisierung von Bauakten
Referenznummer: VOL 67-2024
Kurze Beschreibung:

Produkte/Dienstleistungen: Datenarchivierung 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Beschreibung
Interne Kennung: VOL 67-2024
Beschreibung der Beschaffung:

Die Stadt Frechen sucht einen Dienstleister, der im Rahmen der Digitalisierung kommunaler Prozesse die aus unterschiedlichen Zeitpochen stammenden papierbasierten Bauakten aus dem Bauarchiv der Stadt Frechen innerhalb der nächsten vier Jahren TR-RESISCAN konform in eigenen Räumlichkeiten scannt und die Papierakten nach der Digitalisierung wieder zusammenfasst und kennzeichnet. Außerdem soll der Dienstleister die Abholung und den Rücktransport der Akten übernehmen. Der zu digitalisierende Aktenbestand umfasst 340 laufende Aktenmeter dies entspricht rund 16.000 Bauakten. Der geschätzte Inhalt beträgt 1.015.2400 Seiten, davon 920.040 Seiten kleiner DIN-A3, 95.200 größer-gleich DIN-A3.

Zusätzliche Informationen:

Mindestanforderung an die einzureichenden Konzepte: Die unter Ziffer 9.2 (a) und 9.2 (b) der Aufforderung zur Angebotsabgabe beschriebenen Konzeptinhalte fließen unter den Zuschlagskriterien Personal und Qualität in die Bewertung der Angebote ein. Sollte eines der Unterkriterien des Personaleinsatzkonzeptes oder das Qualitätssicherungskonzept bei der Angebotswertung mit weniger als zwei Punkten bewertet werden, wird das Angebot ausgeschlossen.

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Archivierung 📦

Scanning 📦

Hauptstandort oder Erfüllungsort: Scanstelle des Auftragnehmers
Postanschrift: Stadt Frechen
Johann-Schmitz-Platz 1-3
Postleitzahl: 50226
Stadt: Frechen
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Rhein-Erft-Kreis 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2024-10-01 📅
Datum des Endes: 2028-09-30 📅
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 60.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Förderung der beruflichen Integration von Menschen mit Behinderungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Personaleinsatzkonzept
Qualitätssicherstellungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-07-18 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-07-18 12:01:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Rathaus der Stadt Frechen, Johann Schmitz Platz 1-3, Zimmer 219 50226 Frechen
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): Zum Eröffnungstermin sind keine Bieter zugelassen.
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 13
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2024-07-18 12:01:00 📅
Ort des Eröffnungstermins: Rathaus der Stadt Frechen, Johann Schmitz Platz 1-3, Zimmer 219 50226 Frechen
Zusätzliche Informationen: Zum Eröffnungstermin sind keine Bieter zugelassen.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-07-03 00:00:00 📅
Zusätzliche Informationen:

Der Auftraggeber wird in seinem Ermessen fehlende und/ oder unvollständige Unterlagen und Nachweise nachfordern, sofern diese Unterlagen und Nachweise einer Nachforderung zugänglich sind.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Eintrag Berufs- /Handelsregister: Falls gegeben: Nachweis über den Eintrag ins Berufs-/Handelsregister (zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht älter als 12 Monate);

Nachweis Anerkennung als Werkstatt für Menschen mit Behinderungen gem. § 225 IX: Falls gegeben: Nachweis über die Anerkennung als Werkstatt für Menschen mit Behinderungen gem. § 225 SGB IX durch Vorlage der von der Bundesagentur für Arbeit ausgesprochenen Anerkennung als Werkstatt für behinderte Menschen gemäß § 225 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch. Bei ausländischen Bietern: Vorlage einer Bescheinigung einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes der Einrichtung, aus der die Anerkennung als Werkstatt für behinderte Menschen hervorgeht. Sofern eine solche Bescheinigung im betreffenden Land nicht ausgestellt wird, kann der Nachweis durch eine eides-stattliche Erklärung ersetzt werden, die eine vertretungsberechtigte Person der betreffenden Einrichtung vor einer befugten Behörde des betreffenden Staates abgibt. In den Staaten, in denen es eine derartige eidesstattliche Erklärung nicht gibt, kann diese durch eine feierliche Erklärung ersetzt werden. Die zuständige Behörde oder der Notar stellen eine Bescheinigung über die Echtheit der eidesstattlichen oder feierlichen Erklärung aus;

Nachweis über Anerkennung als Inklusionsbetrieb gem. § 215 SGB IX: Falls gegeben: Nachweis über Anerkennung als Inklusionsbetrieb gem. § 215 SGB IX durch Vorlage des ersten Förderbescheides des Integrationsamtes und eine schriftliche Bestätigung des Integrationsamtes, die zum Zeitpunkt der Vorlage im Verfahren nicht älter als ein Jahr alt sein darf. Bei ausländischen Bietern: Vorlage einer Bescheinigung einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- o-der Herkunftslandes der Einrichtung, aus der die Anerkennung als Inklusionsbetrieb hervorgeht. Sofern eine solche Bescheinigung im betreffenden Land nicht ausgestellt wird, kann der Nachweis durch eine eidesstattliche Erklärung ersetzt werden, die eine vertretungsberechtigte Person der betreffenden Einrichtung vor einer befugten Behörde des betreffenden Staates abgibt. In den Staaten, in denen es eine derartige eidesstattliche Erklärung nicht gibt, kann diese durch eine feierliche Erklärung ersetzt werden. Die zuständige Behörde oder der Notar stellen eine Bescheinigung über die Echtheit der eidesstattlichen oder feierlichen Erklärung aus.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigenerklärung Ausschlussgründe §§123/124 GWB: Formblatt 5 ist auszufüllen. (bei Bietergemeinschaften für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft. Bei Eignungsleihe für alle eignungsleihenden Unternehmen, die Formblatt 4 nicht abgegeben haben);

Eigenerklärung Rußlandsanktionen: Formblatt 6 ist auszufüllen. Bei Bietergemeinschaften für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Berufshaftpflichtversicherung: Nachweis über das Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung mit Deckungs-summen von mindestens 1.500.000,- Euro pro Schadensfall bei Personen-, Sach- und Vermögensschäden, jeweils mindestens zweifach maximiert. Alternativ kann eine Eigenerklärung abgegeben werden, dass im Auftragsfall eine Versicherung mit entsprechenden Deckungssummen abgeschlossen wird, Formblatt 7.

Technische und berufliche Fähigkeiten

Referenzen: Mindestens 2 Referenzen des Unternehmens zur TR-RESISCAN konformen Verarbeitung von Akten mit Plänen A-3 bis A-0 mit einem Auftragsvolumen von mindestens 80.000,- Euro netto, bei denen die Leistungen nach 2018 abgeschlossen wurden, Formblatt 8

Konzept: Konzept des Bieters zur Vertragsdurchführung. Mindestanforderung: Die unter Ziffer 9.2 (a) und 9.2 (b) der Aufforderung Angebotsabgabe beschriebenen Konzeptinhalte fließen in die Bewertung der Angebote ein. Sollte eines der Unterkriterien des Personaleinsatzkonzeptes oder das Qualitätssicherungskonzept bei der Angebotswertung mit weniger als zwei Punkten bewertet werden, wird das Angebot ausgeschlossen.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Der Auftragnehmer erbringt die Leistungen entsprechend des Vertrags, welcher Teil der Vergabeunterlagen ist.

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrugsbekämpfung

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 20 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Entrichtung von Steuern

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Konkurs

Korruption

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Vergleichsverfahren

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadt Frechen
Nationale Registrierungsnummer: 053620024024-31001-52
Postanschrift: Johann-Schmitz-Platz 1-3
Postleitzahl: 50226
Postort: Frechen
Region: Rhein-Erft-Kreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Servicestelle Vergabemanagement
E-Mail: vergaben@stadt-frechen.de 📧
Telefon: +49 2234501-1391 📞
Fax: +49 2234501-1514 📠
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYDEDAA5/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYDEDAA5 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYDEDAA5 🌏
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 13
Datum des Beginns: 2024-10-01 📅
Datum des Endes: 2028-09-30 📅
Objekt
Art des Vertrags: Dienstleistungen

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPTYDEDAA5
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Nationale Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrheinland@brk.nrw.de 📧
Telefon: +49 2211473045 📞
Fax: +49 2211472889 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Bieter/Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Die Rügeobliegenheit ist Zulässigkeitsvoraussetzung für die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens (§ 160 Absatz 3 Satz 1 GWB). Durch die Rüge soll dem öffentlichen Auftraggeber die Gelegenheit gegeben werden, die Rechtmäßigkeit seines Vergabeverfahrens überprüfen und etwaige Vergabefehler beheben zu können. Soweit der Bieter/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkennt, hat er sie innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber zu rügen. Sind Vergabeverstöße aufgrund der Bekanntmachung erkennbar, sind diese bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung zu rügen. Erkennbare Verstöße in den Vergabeunterlagen müssen spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden. Teilt der öffentliche Auftraggeber dem Bieter/Bieter mit, dass seiner Rüge nicht abgeholfen wird, muss der Nachprüfungsantrag innerhalb von 15 Kalendertagen ab Eingang der Mitteilung über die Nichtabhilfe beim Bieter/Bieter bei der zuständigen Vergabekammer eingereicht werden.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-06-17+02:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 117-358186 (2024-06-17)

Auftragsbekanntmachung (2024-06-18)
Objekt
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:

Die Stadt Frechen sucht einen Dienstleister, der im Rahmen der Digitalisierung kommunaler Prozesse die aus unterschiedlichen Zeitpochen stammenden papierbasierten Bauakten aus dem Bauarchiv der Stadt Frechen innerhalb der nächsten vier Jahren TR-RESISCAN konform in eigenen Räumlichkeiten scannt und die Papierakten nach der Digitalisierung wieder zusammenfasst und kennzeichnet. Außerdem soll der Dienstleister die Abholung und den Rücktransport der Akten übernehmen. Der zu digitalisierende Aktenbestand umfasst 340 laufende Aktenmeter dies entspricht rund 16.000 Bauakten. Der geschätzte Inhalt beträgt 1.015.240 Seiten, davon 920.040 Seiten kleiner DIN-A3, 95.200 größer-gleich DIN-A3.

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-06-18+02:00 📅

Änderungen
Neuer Wert
Text:

Das Belegvolumen im LV (1.1) hatte einen Schreibfehler. Dieser wurde nun korrigiert. Der geschätzte Inhalt beträgt 1.015.240 Seiten, nicht 1.015.2400 Seiten. Das LV wurde entsprechend geändert und die Angabe in der Bekanntmachung beim Auftragsgegenstand ebenfalls angepasst.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2024-06-18 📅
Andere zusätzliche Informationen

Das Belegvolumen im LV (1.1) hatte einen Schreibfehler. Dieser wurde nun korrigiert. Der geschätzte Inhalt beträgt 1.015.240 Seiten, nicht 1.015.2400. Das LV wurde entsprechend geändert und die Angabe in der Bekanntmachung beim Auftragsgegenstand ebenfalls angepasst.

Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 01874857-5ecb-4b6b-b983-119ab240873d-01
Quelle: OJS 2024/S 118-363602 (2024-06-18)

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