Einzelaufträge Sprachmittlung

Kurze Beschreibung

Das JobCenter Essen benötigt für Termine mit neu zugewanderten SGB II Antragstellenden (in Einzelfällen auch Bestandskunden) weiterhin Unterstützung von ausgebildeten und zertifizierten Sprach- und Integrationsmittlern, die über eine reine Dolmetschertätigkeit hinausgeht. Die Klärung komplexer Sachverhalte, das Treffen verbindlicher Absprachen, das Führen von konfliktreichen und/oder besonders (kultur-) sensiblen und soziokulturellen Gesprächen sowie fehlende gemeinsame Sprachkenntnisse erfordern professionelle Unterstützung. Sprach- und Integrationsmittler helfen den Mitarbeitenden des JobCenters in ihrer fachlichen Arbeit und räumen Konfliktsituationen aus.

Art der Sprachmittlerleistung:
Konsekutivdolmetschen und Verhandlungsdolmetschen:
Zeitversetzte, mündliche Übersetzung von Gesprächen mit Gästen, Kundinnen und Kunden der Auftraggeberin aus der jeweiligen Fremdsprache in die deutsche Sprache und umgekehrt. Es wird vorausgesetzt, dass auch Texte (Formulare, Schreiben etc.) mündlich übersetzt werden, wenn der Anlass des Einsatzes dies erfordert oder den Einsatz erleichtert. Die Sprachmittler nehmen direkt am Gespräch teil und übersetzen die Sprache unter Berücksichtigung soziokultureller Hintergründe.

Beschreibung der Beschaffung

Das JobCenter Essen verfügt derzeit über verschiedene Standorte im Stadtgebiet Essen.

Während der Öffnungszeiten des JobCenter Essen können durch die Fachkräfte des JobCenters Sprachmittler für Einzelaufträge für folgende Situationen beauftragt werden:
- Es sind komplexe Sachverhalte zu klären
- Es müssen u. U. verbindliche Absprachen getroffen werden
- Es sind konfliktreiche und/oder besonders (kultur-)sensible Gespräche zu führen
- Fachspezifisches Dolmetschen wird benötigt
- Soziokulturelles Hintergrundwissen ist zu vermitteln
- Länderspezifische Unterschiede sind zu erläutern
- Ausgleich bei Kommunikationsstörungen ist gefordert
- Es besteht die Auffassung, dass es nicht hilfreich oder ggf. sogar hinderlich ist, Verwandte, Bekannte oder eine ehrenamtliche Unterstützung zu beteiligen.

Die Gespräche finden entweder in den Beratungsbüros der jeweiligen Standorte sowie in den Büros der JobCenter Mitarbeitenden statt.
Da das JobCenter Quartiersarbeit leistet und Mitarbeitende dafür Beratungsgespräche bei Veranstaltungen oder zu Terminen der Quartiersarbeit führen müssen, können auch Einzelaufträge für die Quartiersarbeit nötig sein. Diese erfolgen über das Buchungssystem und werden genauso vergütet wie die anderen Einzelaufträge.

Es handelt sich generell um die Unterstützung bei Kundengesprächen im Bereich der Antragstellung von SGB II Leistungen, von Leistungsangelegenheiten oder auch allgemeinen Angelegenheiten im Bereich der Arbeitsvermittlung. Die Sprachmittler unterstützen die Mitarbeitenden des JobCenters bei der Kommunikation mit Menschen mit Migrationshintergrund durch fachkundiges Dolmetschen und Vermittlung von soziokulturellen Fragen vor Ort.

Im Einzelfall können auch Gespräche in den Räumlichkeiten der Deutschen Rentenversicherung (DRV) in 47051 Duisburg stattfinden. Es handelt sich hierbei um die Unterstützung bei Kundengesprächen zur Abklärung der Erwerbsfähigkeit.

Zusätzlich können Sprachmittler im Bedarfsfall auch im Rahmen von Telefonkonferenzen zu den terminierten Kundengesprächen im Bereich der Antragsstellung von SGB II Leistungen, von Leistungsangelegenheiten oder auch allgemeinen Angelegenheiten im Bereich der Arbeitsvermittlung nach vorheriger Buchung hinzugeschaltet werden. Die eingesetzten Sprachmittler führen die Gespräche im Fall von Telefonkonferenzen dann aus Gründen des Datenschutzes in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers durch.
Für die Beauftragung stellt der Anbieter ein geeignetes Buchungsverfahren für alle Fachkräfte des JobCenters zur Verfügung, das Verfahren ist im Rahmen des Konzeptes zu erläutern.
Termine können seitens der Fachkräfte des JCE für 30 Minuten oder 60 Minuten gebucht werden. In besonderen Ausnahmefällen kann ein Termin auch über 60 Minuten hinaus gebucht werden, die Abrechnung erfolgt für jede weitere angefangene Viertelstunde.
Die Vorlaufzeit für die Buchung beträgt in der Regel mindestens 3 Arbeitstage. Eine Bestätigung des Termins seitens des Auftragnehmers ist erforderlich.
Ein Storno der gebuchten Dienstleistung ist bis 24 Stunden vor dem Termin kostenfrei möglich.

Zu dem bevorstehenden Einsatz werden folgende Punkte mitgeteilt:
- Beauftragendes JobCenter
- Anlass
- Ansprechpartner incl. Telefonnummer und Email-Adresse
- Datum des Termins, Uhrzeit und Ort (Adresse des Dienstgebäudes, incl. Etage und Zimmer-Nummer)
Zudem werden folgende Informationen zum Kunden mitgeteilt:
- Nationalität
- Sprache (und ggf. Dialekt, z.B. bei Kurdisch)
- ggf. Geschlecht, Alter und Religion
Bei sensibler Problematik werden ggf. weitere erforderliche Informationen mitgeteilt.

Der zum Einsatz kommende Sprachmittler hat sich pünktlich am geforderten Einsatzort einzufinden.
Sollte sich der Kunde nicht zum gebuchten Termin einfinden, ist mindestens eine Wartezeit von 15 Minuten zu erfüllen. Gemeinsam mit der zuständigen Fachkraft des JobCenters ist mit dem Kunden telefonisch Kontakt aufzunehmen.
Der Nachweis über die Anwesenheit der Sprachmittler wird von der beauftragenden Fachkraft des JobCenters gegengezeichnet.
Eine Auflistung der in der Regel erforderlichen Fremdsprachenkenntnisse ist als Anlage dem Los- und Preisblatt zu entnehmen.
In absoluten Ausnahme- und Einzelfällen können folgende EU-Sprachen beauftragt werden:
Englisch, Griechisch, Französisch, Spanisch, Italienisch und Niederländisch.
Diese Ausnahmen dürfen nur auf Anfrage und in Abstimmung mit der zuständigen Dienstleistungsbetreuerin und der Qualitätssicherung des JobCenters beauftragt werden und befinden sich nicht im Buchungssystem des Auftragnehmers.

Die Vertragslaufzeit ist vom 01.01.2025 bis zum 31.12.2025. Die Arbeitstage sind dem Los- und Preisblatt zu entnehmen.

Beschreibung der Optionen

Der Vertrag enthält die Option zur einmaligen Vertragsverlängerung sowie die Möglichkeit zur 30% Aufstockung, aber auch eine Reduzierung des Vertrages um 20% bei Vertragsverlängerung

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Im Vordruck D.2 ist eine Eigenerklärung abzugeben, dass das Unternehmen nicht zahlungsunfähig ist, dass über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt worden ist,
dass keine Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist und dass das Unternehmen sich nicht im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.
Der Bieter muss wirtschaftlich in der Lage sein die ausgeschriebene Leistung in vollem Umfang zu erbringen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Sonstiges: Spätestens zwei Wochen vor Maßnahmebeginn ist die postalische und telefonische Erreichbarkeit des für die Dienstleistung verantwortlichen Ansprechpartners sicherzustellen und dem Auftraggeber schriftlich mitzuteilen. Änderungen sind unverzüglich mitzuteilen.
Der Auftragnehmer muss mindestens zu den üblichen Geschäftszeiten montags bis donnerstags von 8:00 Uhr bis 16:00 Uhr und freitags von 8:00 bis 15:00 Uhr persönlich oder telefonisch gesprächsbereit sein. Darüber hinaus muss eine Kontaktaufnahme während der o.g. Gesprächszeiten mit den üblichen Kommunikationsmitteln (Fax, E-Mail sowie postalisch) sichergestellt sein.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eignung zur Berufsausübung: Für einen Zuschlag kommen nur fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Bieter in Frage, die nicht nach den §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind.
Zur Beurteilung der Eignung und zur Prüfung des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen sind vom Bieter in den Dateien D.2, D.2.1, D.2.2, D.3, D.4 und D.5 Angaben und Erklärungen zu machen und mit dem Angebot abzugeben.
Hierzu gehört auch die Berücksichtigung der Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen (TVgG- NRW, aktueller Stand). Hierzu ist gesondert der Vordruck T.1 zwingend mit dem Angebot abzugeben.
Bei einer evtl. Umsatzsteuerbefreiung ist ein Nachweis hierüber einzureichen.

Eignungskriterien
Als Beleg der beruflichen Leistungsfähigkeit sind im Vordruck D.3 geeignete Referenzen über früher ausgeführte Aufträge oder entsprechende Erfahrungen des Personals anzugeben. Der Nachweis ist erbracht, wenn die zu vergebene Leistung oder eine vergleichbare Leistung innerhalb der letzten drei Jahre ausgeführt wurde oder das mit der Angebotserstellung und/ oder der Ausführung bzw. der Leitung der Ausführung befasste Personal die zu vergebende und/ oder eine vergleichbare Leistung bereits ausgeführt hat.
Der Bieter/ Bevollmächtigte der Bietergemeinschaft hat im Vordruck D.2 zu erklären, ob eine Vergabe von Unteraufträgen vorgesehen ist. Sofern der Bieter/ die Bietergemeinschaft bei der Ausführung von Leistungsteilen Unterauftragnehmer einsetzen will, sind im Vordruck D.2 diese Unterauftragnehmer abschließend zu benennen sowie Art und Umfang der von ihnen jeweils auszuführenden Leistungsteile anzugeben.
Bei der späteren Wertung der Angebote findet eine Berücksichtigung der bereits festgestellten Eignung nicht mehr statt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Für einen Zuschlag kommen nur fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Bieter in Frage, die nicht nach den §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind.
Zur Beurteilung der Eignung und zur Prüfung des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen sind vom Bieter in den Dateien D.2, D.2.1, D.2.2, D.3, D.4 und D.5 Angaben und Erklärungen zu machen und mit dem Angebot abzugeben.
Hierzu gehört auch die Berücksichtigung der Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen (TVgG- NRW, aktueller Stand). Hierzu ist gesondert der Vordruck T.1 zwingend mit dem Angebot abzugeben.
Bei einer evtl. Umsatzsteuerbefreiung ist ein Nachweis hierüber einzureichen.

Eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg der Dienstleistung ist fachlich qualifiziertes und erfahrenes Personal. Der Personaleinsatz muss quantitativ und qualitativ den Anforderungen der Leistungsbeschreibung entsprechen. Die Arbeitsbedingungen des Personals unterliegen den arbeitsrechtlichen Anforderungen. Der Auftraggeber behält sich vor, während der Vertragslaufzeit ohne Vorankündigung jederzeit die Einhaltung der Anforderungen zu überprüfen und die Einsicht in Arbeitsverträge, Qualifikationsnachweise und Zeugnisse vorzunehmen.

Die eingesetzten Fachkräfte müssen über eine entsprechende berufliche Qualifikation und Berufserfahrung verfügen. Die Sprachmittler im Festeinsatz müssen mindestens im Rahmen einer betrieblichen Fortbildung mit theoretischen und praktischen Anteilen ausgebildet sein.

Die eingesetzten Sprachmittler müssen mindestens folgendes vorweisen:

- Nachweis Deutschkenntnisse (mind. Sprachniveau B2 des GER)
- Nachweis über die im Los- und Preisblatt geforderten Sprachen (mind. Sprachniveau C1 GER)
- Erfahrungen oder Kenntnisse im Bildungs- und Sozialwesen
- Kenntnisse über gesellschaftliche und administrative Strukturen eines anderen Landes (Herkunftsland, Land des Auslandsaufenthaltes, etc.)
- Keine Einträge im polizeilichen Führungszeugnis

Anbieter, deren Mitarbeitende eine qualifizierte Fortbildung nachweisen können (z. B. mehrmonatige Qualifizierung zum Sprach- und Integrationsmittler nach Sprint curriculum), erfüllen ebenfalls die fachlichen Voraussetzungen.

Ein Nachweis über die Qualifizierung ist für jeden eingesetzten Mitarbeiter dem Team Qualitätssicherung vor Einsatz vorzulegen.
Der Auftraggeber behält sich vor, den Einsatz des Personals abzulehnen, sofern hinsichtlich der Eignung Bedenken bestehen. Gleiches gilt für einen Personalzuwachs oder -wechsel während der Vertragslaufzeit. Eine Vertretungsregelung im Urlaubs- oder Krankheitsfall ist vom Auftragnehmer sicherzustellen.

Bei der Auswahl des Personals sollte insbesondere auf personelle und soziale Kompetenzen (z.B. Empathie, Motivationsfähigkeit, Kontaktfreude, Kreativität und Teamfähigkeit, etc.) geachtet werden.

Der Auftraggeber ist verpflichtet überwiegend sozialversicherungspflichtige Beschäftige einzusetzen. Im Bedarfsfall können, insbesondere bei seltenen Sprachen und Engpässen, Sprachmittler auf Basis einer geringfügigen Beschäftigung oder auch Honorarkräfte eingesetzt werden. Die entsprechenden Nachweise hierüber (z. B. Anmeldung Minijobzentrale) sind vor Einsatz des Sprachmittlers vorzulegen.

Bekanntmachungs-ID: CXS0YH6Y17MSR614


Die gesamte Kommunikation erfolgt über den Vergabemarktplatz Metropole Ruhr. Zur Teilnahme ist dringend erforderlich, dass Einsicht in die dortigen Unterlagen genommen wird. Die kostenlose Registrierung zur Teilnahme wird empfohlen, da dann auch Nachrichten an die Vergabestelle gesendet werden können sowie automatisch über Änderungen bzw. Nachrichten der Vergabestelle informiert wird.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Einlegung von Rechtsbehelfen: Das Rechtsbehelfsinstrument des Nachprüfungsantrages ist insbesondere nur dann zulässig, wenn die Fristen des § 160 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) gewahrt werden. Insoweit gilt, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. § 134 Abs. 1 S. 2 GWB bleibt unberührt. Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn die Auftraggeberin gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich eine Auftraggeberin über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die öffentliche Auftraggeberin über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat die Auftraggeberin die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).