Aktendigitalisierung

Landkreis Harburg - Zentrale Vergabestelle für die ITK Harburg

Digitalisierung von Papierakten "ohne Verfallsdatum" komplett und Scan-on-Demand

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-07-31. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-06-27.

Wer?

• Landkreis Harburg - Zentrale Vergabestelle für die ITK Harburg

Wie?

• Bibliotheksverwaltung › Archivierung
• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning
• Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste › Datenarchivierung

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Lüneburg › Harburg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-06-27	Auftragsbekanntmachung
2025-07-03	Auftragsbekanntmachung
2025-07-25	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-06-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Aktendigitalisierung
Referenznummer: 2025.0275
Kurze Beschreibung: Digitalisierung von Papierakten "ohne Verfallsdatum" komplett und Scan-on-Demand
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Datenarchivierung 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 2025.0275
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

Abnahmemenge = 0 bis 22.450.000 Seiten Geschätzte Summe Akten: 190.760 Stück Die Rahmenvereinbarung wird mit einem einzigen Unternehmen geschlossen und eine Laufzeit von 3 Jahren haben - beginnend mit dem 1.9.2025.

Zusätzliche Informationen:

#Besonders auch geeignet für:selbst# Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Angebotswertung erfolgt nach der gewichteten Richtwertmethode im Sinne der Unterlage für die Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB VI). Dabei beträgt der Preis 50% und die Qualität der Leistung 50%.

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Datenarchivierung 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Archivierung 📦

Scanning 📦

Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Bezugsberechtigt sind neben der ITK Harburg auch deren Träger d.h. der Landkreis Harburg und kreisangehörige Samtgemeinden und Gemeinden.

Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Harburg 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-09-01 📅
Datum des Endes: 2028-08-31 📅
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Archivierung 📦

Scanning 📦

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-07-31 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-07-31 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 32 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-07-31 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-07-23 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Fehlende Unterlagen werden gem. § 56 VgV innerhalb einer angemessenen Nachfrist nachgefordert

Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Liste der 3 wesentlichen in den letzten 24 Monaten erbrachten Leistungen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): mit Angabe des Rechnungswertes, der Leistungszeit sowie der öffentlichen oder privaten Auftraggeber mit Ansprechpartner

Eignungskriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Qualifizierungsnachweise oder persönliche Referenzen zu vergleichbaren Tätigkeiten der maßgeblich Leistung erbringenden Personen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Eignungskriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen der letzten 3 Jahre (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): mit einem Gesamtumsatz von min. 20 Mio Euro p.a., falls deren Veröffentlichung nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, vorgeschrieben ist

Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigenerklärung zu Art. 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Eigenerklärung, dass der Bieter/ die Bieter einer Bietergemeinschaft keinen Bezug zu Russland im Sinne des Art. 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands hat/ haben (das entsprechende Formular "Eigenerklärung-VO-2022-833.pdf" liegt in den Vergabeunterlagen) Entsprechend der Verordnung (EU) 2022/576 dürfen öffentlichen Aufträge nach dem 9. April 2022 nicht an Personen oder Unternehmen vergeben werden, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen. Dies umfasst sowohl unmittelbar als Bewerber, Bieter oder Auftragnehmer auftretende Personen oder Unternehmen als auch mittelbar, mit mehr als zehn Prozent, gemessen am Auftragswert, beteiligte Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Eignungsverleiher.

Bonitätsnachweis von Creditreform oder vergleichbarer Auskunftei (nicht älter als 1 Jahr) (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis):

Eignungskriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis der Eintragung in Berufs- und Handelsregister (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister, sofern der Bewerber nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in welchem er ansässig ist, zur Eintragung verpflichtet ist. Der Nachweis der Eignung kann durch Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis erfolgen.

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherungsdeckung für Vermögensschäden mit einer versicherten Summe von mindestens 1 Mio Euro pro Schaden und Jahr.

Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Bitte beachten Sie, dass diese Bescheinigung nicht in der Präqualifizierungsdatenbank hinterlegt ist.

Referenzen von 3 Projekten aus den letzten 24 Monaten in vergleichbarer Art und Größenordnung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Vergleichbar sind Referenzen wenn sie - Den Leistungsumfang von der Abholung über das Scannen bis hin zum Scan-on-Demand beinhalten - Min. 2 Mio Seiten verarbeitet wurden - TR-RESISCAN-konform ausgeführt wurden -Von einem deutschen öffentlichen Auftraggeber stammen - In der EU ausgeführt wurden

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Einzureichende Unterlagen: - Nachweis über TR-RESISCAN-konforme Leistungserbringung ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachweis über TR-RESISCAN-konforme Leistungserbringung Ihrer für diesen Auftrag vorgesehenen Unternehmenseinheit. - Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen oder dass bei Vorliegen eines oder mehrerer Ausschlussgründe eine Selbstreinigung gemäß § 125 GWB durchgeführt wurde

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Landkreis Harburg - Zentrale Vergabestelle für die ITK Harburg
Nationale Registrierungsnummer: 03353-0-97
Postanschrift: Schloßplatz 6
Postleitzahl: 21423
Postort: Winsen/Luhe
Region: Harburg 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabestelle@lkharburg.de 📧
Telefon: +49 41716930 📞
Fax: +49 4171693991212 📠
URL: http://www.landkreis-harburg.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXTMYYDYT0CQGZKA/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXTMYYDYT0CQGZKA 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXTMYYDYT0CQGZKA 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXTMYYDYT0CQGZKA Die Vergabeunterlagen (inkl. der Aufforderung zur Angebotsabgabe) sind im Internet unter dem oben unter Sonstige/Weitere Angaben - Kommunikationskanal genannten Link frei zugänglich abrufbar; einer Abforderung bei der Vergabestelle bedarf es somit nicht. Rückfragen der Bieter als auch die Antworten der Vergabestelle werden in anonymisierter Form allen Bewerbern im Internet unter dem vorgenannten Link zur Verfügung gestellt, soweit in den Antworten wichtige Aufklärungen über die geforderte Leistung oder die Grundlagen der Preisermittlung gegeben werden. Die Bieter sind angehalten regelmäßig unter der angegebenen Internetadresse die aktuellen Bewerberinformationen der Vergabestelle einzusehen. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sämtliche etwaigen Änderungen und Ergänzungen zu den Vergabeunterlagen ausschließlich im Internet unter dem angegebenen Link veröffentlicht werden. Wichtiger Hinweis: Das Angebot/der Teilnahmeantrag inkl. aller Unterlagen ist ausschließlich über die entsprechende Funktion der Vergabeplattform einzureichen. Hierzu ist ausreichend Zeit einzuplanen. Bitte senden Sie Ihr Angebot / Ihre Bewerbung keinesfalls in Papierform, per E-Mail oder über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform. Berücksichtigen Sie ggf. die Größenbegrenzungen der Vergabeplattform bezüglich der einzelnen Dateien sowie der gesamten Bewerbung. Sollten Probleme beim Hochladen der Unterlagen auftreten, wenden Sie sich bitte umgehend an den Betreiber der Vergabeplattform, protokollieren Sie dies und informieren Sie zusätzlich die Vergabestelle. Bieterfragen sind ausschließlich an die Zentrale Vergabestelle über die Vergabeplattform "vergabe.Niedersachsen" (http://www.dtvp.de/Center) zu stellen.Dies gilt auch für Rügen sowie weitere vom Bieter abzugebende Stellungnahmen innerhalb der von der Vergabestelle festgelegten Fristen (z.B. Aufklärungsgesuche). Bieterfragen sollen möglichst bis spätestens zum 23.07.2025 um 10.00 Uhr über die Vergabeplattform gestellt werden. Nicht rechtzeitig gestellte Bieterfragen können unbeantwortet bleiben. Die Zentrale Vergabestelle ist für das gesamte Vergabeverfahren zuständig. Daher ist sämtliche Kommunikation mit dieser zu führen. Informationspflicht nach DSGVO (siehe Abschnitt Informationsblätter): https://www.landkreis-harburg.de/vergabestelle

Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXTMYYDYT0CQGZKA

Die Vergabeunterlagen (inkl. der Aufforderung zur Angebotsabgabe) sind im Internet unter dem oben unter Sonstige/Weitere Angaben - Kommunikationskanal genannten Link frei zugänglich abrufbar; einer Abforderung bei der Vergabestelle bedarf es somit nicht. Rückfragen der Bieter als auch die Antworten der Vergabestelle werden in anonymisierter Form allen Bewerbern im Internet unter dem vorgenannten Link zur Verfügung gestellt, soweit in den Antworten wichtige Aufklärungen über die geforderte Leistung oder die Grundlagen der Preisermittlung gegeben werden. Die Bieter sind angehalten regelmäßig unter der angegebenen Internetadresse die aktuellen Bewerberinformationen der Vergabestelle einzusehen. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sämtliche etwaigen Änderungen und Ergänzungen zu den Vergabeunterlagen ausschließlich im Internet unter dem angegebenen Link veröffentlicht werden.

Wichtiger Hinweis: Das Angebot/der Teilnahmeantrag inkl. aller Unterlagen ist ausschließlich über die entsprechende Funktion der Vergabeplattform einzureichen. Hierzu ist ausreichend Zeit einzuplanen. Bitte senden Sie Ihr Angebot / Ihre Bewerbung keinesfalls in Papierform, per E-Mail oder über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform. Berücksichtigen Sie ggf. die Größenbegrenzungen der Vergabeplattform bezüglich der einzelnen Dateien sowie der gesamten Bewerbung. Sollten Probleme beim Hochladen der Unterlagen auftreten, wenden Sie sich bitte umgehend an den Betreiber der Vergabeplattform, protokollieren Sie dies und informieren Sie zusätzlich die Vergabestelle.

Bieterfragen sind ausschließlich an die Zentrale Vergabestelle über die Vergabeplattform "vergabe.Niedersachsen" (http://www.dtvp.de/Center) zu stellen.Dies gilt auch für Rügen sowie weitere vom Bieter abzugebende Stellungnahmen innerhalb der von der Vergabestelle festgelegten Fristen (z.B. Aufklärungsgesuche).

Bieterfragen sollen möglichst bis spätestens zum 23.07.2025 um 10.00 Uhr über die Vergabeplattform gestellt werden. Nicht rechtzeitig gestellte Bieterfragen können unbeantwortet bleiben.

Die Zentrale Vergabestelle ist für das gesamte Vergabeverfahren zuständig. Daher ist sämtliche Kommunikation mit dieser zu führen.

Informationspflicht nach DSGVO (siehe Abschnitt Informationsblätter):
https://www.landkreis-harburg.de/vergabestelle

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
Nationale Registrierungsnummer: t:04131153308
Postanschrift: Auf der Hude 2
Postleitzahl: 21339
Postort: Lüneburg
Region: Lüneburg, Landkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@mw.niedersachsen.de 📧
Telefon: +49 4131150 📞
Fax: +49 4131152943 📠
URL: https://www.mw.niedersachsen.de/startseite/themen/aufsicht_und_recht/vergabekammer/vergabekammer-niedersachsen-144803.html 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Die Fristen des § 160 Abs. 3 Ziffer 1-4 GWB sind zu beachten. Danach ist ein Nachprüfungsverfahren unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-06-27+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 122-418720 (2025-06-27)

Auftragsbekanntmachung (2025-07-03)
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen der letzten 3 Jahre (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): mit einem Gesamtumsatz von min. 10 Mio Euro p.a., falls deren Veröffentlichung nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, vorgeschrieben ist

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-07-03+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text: Der geforderte Mindestumsatz von 20 Mio EUR wird auf 10 Mio EUR p.a. geändert.
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2025-07-03 📅
Andere zusätzliche Informationen

Änderung des geforderten Mindestumsatzes bei Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen der letzten 3 Jahre im Bereich "Allgemeiner Jahresumsatz"

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 55261e8f-c9c5-4b46-8d01-22645749a97b-01
Quelle: OJS 2025/S 126-433796 (2025-07-03)

Auftragsbekanntmachung (2025-07-25)

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-07-25+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Hinzufügen eines AVV - Auftragsverarbeitungsvertrages zu den Vertragsbedingungen; Anpassung des Preisblattes

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2025-07-25 📅
Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Informationen sind jetzt verfügbar
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 2ce5edeb-a91d-47d0-9beb-def8c80da72d-01
Quelle: OJS 2025/S 142-490103 (2025-07-25)

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