HelpDesk und Bereitschaftsdienst für verschiedene Liegenschaften in Wiesbaden; HelpDesk sowie Bereitschaftsdienste inkl. Notdienst für ca. 100 Liegenschaften der WiBau GmbH in Wiesbaden

Beschreibung der Beschaffung

1. Einleitung:
Die WiBau GmbH, eine Tochtergesellschaft der Landeshauptstadt Wiesbaden (LHW), ist mit der Bewirtschaftung verschiedener städtischer Liegenschaften betraut. Diese umfassen Neubauten und Bestandsbauten wie Schulen, Schulturnhallen, Sporthallen, Gewerbe- und Mietshäuser. Aktuell bewirtschaftet die WiBau 86 Liegenschaften. In den folgenden Jahren kommen noch Schulen, Sporthallen und Gewerbeliegenschaften dazu.

Die WiBau GmbH beabsichtigt, einen Bereitschaftsdienst für die Betreuung der Liegenschaften außerhalb der Geschäftszeiten einzurichten. Ziel des Dienstes ist es, bei Störungen oder Schäden umgehend Maßnahmen zu ergreifen, um die Funktions- und Nutzungssicherheit der Einrichtungen zu gewährleisten, den Schaden zu minimieren und weitere Schäden zu verhindern.
Folgende Aufgaben sind im Rahmen des Bereitschaftsdienstes zu erfüllen:
a) Telefonische Bereitschaftszentrale:
Annahme von telefonischen Störmeldungen aus den Liegenschaften durch die Nutzer / Mieter. Bei Kategorie 1 und 2 ist ein Noteinsatz zu planen (s. b, c und d). Bei Kategorie 3 und 4 ist eine telefonische Annahme der Störmeldung und Weitergabe an einen gelisteten Nachunternehmer auszuführen.
b) Störungsbeseitigung:
Bei Störungen oder Schäden außerhalb der Geschäftszeiten der WiBau ist der Bereitschaftsdienst vom Auftragnehmer umgehend einzuschalten. Der Dienst soll Maßnahmen zur schnellen Abhilfe einleiten und die Nutzungsfähigkeit der betroffenen Einrichtungen sicherstellen (das Verfahren ist einzuleiten nach einem durch den AG vorgegebenen Meldeplan, welcher vor Arbeitsbeginn übergeben wird).
c) Beauftragung von Notfirmen:
Sollte es im Einzelfall erforderlich sein, dass der Auftragnehmer nicht mit eigenem Personal die Störung beseitigen kann, ist er verpflichtet, externe Fachfirmen hinzuzuziehen, um eine schnelle Störungsbeseitigung zu gewährleisten.
d) Schadensminimierung:
Der Bereitschaftsdienst soll darauf hinarbeiten, den entstandenen Schaden so gering wie möglich zu halten und Folgeschäden zu verhindern.
e) Überwachung der Gebäudeleittechnik (GLT):
Liegenschaften, die über eine Gebäudeleittechnik (GLT) verfügen, müssen von der Bereitschaftszentrale zu den unter Punkt 1 festgelegten Einsatzzeiten überwacht werden, um technische Störungen frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu reagieren.

Zusätzliche Hinweise:
- Eine regelmäßige Bestreifung der Gebäude oder ein planmäßiger Einsatz des Bereitschaftsdienstes ist nicht vorgesehen.
- Es handelt sich um eine rein reaktive Maßnahme, bei der der Einsatz nur im Bedarfsfall erfolgt.


Leistungsumfang:
Bereitstellung eines Help-Desk-Services sowie eines Bereitschaftsdienstes für verschiedene Objekte (Gewerbe, Schulen, Sporthallen, Wohnhäuser, Kitas, Sonderliegenschaften). Der Dienst umfasst folgende Aufgaben:
a) Einsatzzeiten:
- Montag bis Donnerstag: 16:00 Uhr bis 07:00 Uhr des Folgetages
- Freitag: ab 15:00 Uhr durchgehend bis Montag 07:00 Uhr
- Feiertage und Schließungstage* WiBau: (ca. 6 bis 9 Werktage pro Jahr)
(*Die Schließzeiten werden einmal im Jahr schriftlich mitgeteilt)

b) Aufgabenstellung pro Kategorie:
- Kat. 1: Schulen / Sporthallen - Überwachung und Sofortmaßnahmen bei Störungen
Zusätzliche Informationen:
Fast ausschließlich GLT-Überwachung
Hausmeister verfügbar von 07:00 Uhr bis 16:00 Uhr
- Kat. 2: Gewerbe - Überwachung und Sofortmaßnahmen bei Störungen
- Kat. 3: Gewerbe + Wohnen, Wohngebäude - Telefonische Unterstützung bei Notfällen und technischen Störungen, ggf. Wartungsfirma nach Kontaktliste informieren
- Kat. 4: Einfamilienhäuser - Telefonische Unterstützung bei Notfällen und technischen Störungen, ggf. Wartungsfirma nach Kontaktliste informieren

c) Meldewege: Rufauslösung / Meldung erfolgt
- Durch Anruf berechtigter Personen (Hausmeister, Schulen, Mieter, Gewerbe)
- In Schulen und Sporthallen gemäß Notfallliste
- Automatisch durch Gebäudeleittechnik (GLT) per E-Mail

d) Dokumentation:
Es wird eine vollständige Erfassung und Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen erwartet.

e) Notdiensteinsätze:
Einsatzzeiten für Notdienste:
• werktags: 16:00 Uhr bis 22:00 Uhr
• Nachtdienst: 22:00 Uhr bis 07:00 Uhr
• Wochenende / Feiertage: durchgehender Notdienst
- Überwachung von externen GLT-Meldungen
- Reaktionszeit vor Ort: 30 Minuten ab Meldungseingang
- Maßnahmen zur Störungsbeseitigung:
• Einleitung von Sofortmaßnahmen (innerhalb von 4 Stunden)
• Zusammenarbeit mit Fachfirmen im Notfall (auf Rechnung der WiBau)
• Information des Objektmanagements (nach Meldeplan)
- Anforderungen für den Notdienst:
• Reaktionszeit vor Ort: 30 Minuten
• Sofortmaßnahmen: innerh. 4 Stunden durch eigene Kräfte oder Fachfirmen
• Dokumentation: Maßnahmen müssen umfassend dokumentiert werden

3. Vertragslaufzeit & Bindung
Die Ausschreibung für die Einrichtung des HelpDesk-Services soll eine Vertragslaufzeit von 2 Jahren + einer maximale Verlängerung von 2 Jahren umfassen. Dies bedeutet:
- Der Vertrag tritt mit der Unterzeichnung in Kraft und hat eine maximal Laufzeit von 4 Jahren.
- Während dieser Zeit ist der Auftragnehmer verpflichtet, die vereinbarten Leistungen zu den festgelegten Bedingungen kontinuierlich zu erbringen.
- Der Auftraggeber (WiBau GmbH) verpflichtet sich im Gegenzug, die vereinbarten Entgelte entsprechend der ausgeschriebenen Preisstruktur zu zahlen.


4. Anpassung der Preise über die Laufzeit
- Aufgrund der langfristigen Laufzeit von 4 Jahren soll eine Preisgleitklausel von 6% angewendet werden, um mögliche Kostensteigerungen, beispielsweise durch Inflation oder steigende Lohnkosten, zu berücksichtigen.
- Etwaige Preisanpassungen werden im Vertrag geregelt und können jährlich überprüft werden.

5.-8.
Für nähere Informationen zu den Themen Referenzen, Technische Anforderungen, Zukünftige Erweiterung des Leistungsumfangs und der Bepreisung der Liegenschaften bitten wir Sie, die allgemeine Aufagben- und Leistungsbeschreibung zu konsultieren.

Zusätzliche Informationen

In Ergänzung zu oben genannten Eignungskriterien:
Eignung zur Berufsausübung:
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: Der Bewerber hat zum Nachweis seiner Eignung mit der Bewerbung die nachfolgend unter "Eignung zur Berufsausübung sowie wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit" geforderten Angaben, Erklärungen und Unterlagen vorzulegen. Die Vorlage von Kopien ist zulässig. Bei Bewerbergemeinschaften sind die geforderten Nachweise -soweit einschlägig- grundsätzlich von allen Mitgliedern der Gemeinschaft einzureichen, bei den Nachweisen gem. wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit bezogen auf die jeweilige Teilleistung.

Vorzulegende Eignungsnachweise/-angaben des Bewerbers:
a) Unternehmen, die nicht präqualifiziert sind, haben das den Vergabeunterlagen beiliegende Formblatt 124 auszufüllen und auf Nachfrage die entsprechenden Nachweise von Eintragungen in Berufsregister vorzulegen: eine Gewerbeanmeldung b) Formblatt "WB-01" - Erklärung bzgl. Zuverlässigkeit, Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn, Erklärung zur Bekämpfung von Schwarzarbeit bei öffentlichen Aufträgen unterschrieben
c) Formblatt "RUS" - Eigenerklärungen (BMWK) zur Umsetzung der Sanktionsverordnung im konkreten Vergabeverfahren unterschrieben
d) siehe Vergabeunterlagen
Geforderte Eignungsnachweise (gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u.a. HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen.

Beschreibung der Optionen

Die Laufzeit des Vertrages beträgt zwei Jahre.

Es bestehen zwei Optionen den Vertrag jeweils um ein Jahr zu verlängern. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt somit höchstens vier Jahre. Diese Option steht nur der AG zu.

Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf den Abruf der optionalen Laufzeitverlängerung und kann aus einem Nichtabruf auch keine weitergehenden Ansprüche (z. B. auf Schadensersatz) herleiten.


Zukünftige Erweiterung des Leistungsumfangs

In den kommenden Jahren wird das Liegenschaftsportfolio der WiBau GmbH voraussichtlich durch Neubauten oder Übernahmen von Bestandsimmobilien erweitert. Diese Liegenschaften, wie z.B. weitere Schulen, Sporthallen, Gewerbeimmobilien oder Wohnhäuser, sollen sukzessive in die Betreuung des Bereitschaftsdienstes integriert werden.

Innerhalb des Leistungszeitraums wird davon ausgegangen, dass bis zu 15 Liegenschaften der Kategorien 1 sowie jeweils fünf Liegenschaften der Kategorien 2-4 dem Portfolio hinzugefügt werden.

Hiervon sind neun Liegenschaften der Kategorie 1 sowie zwei Liegenschaften der Kategorie 2 bereits in Planung.

Der Auftragnehmer sichert zu, auch die voraussichtlich zu dem Liegenschaftsportfolio hinzukommenden Liegenschaften zu betreuen. Die Beauftragung von weiteren Liegenschaften erfolgt frühzeitig und in schriftlicher Form durch den Auftraggeber.

Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf den Abruf von einzelnen und / oder sämtlichen weiteren Liegenschaften und kann aus einem Nichtabruf auch keine weitergehenden Ansprüche (z. B. auf Schadensersatz oder Auftragserhöhung) herleiten.

Zusätzliche Informationen

Nachforderungsbedingungen gem. § 56 VgV.

Der Auftraggeber ist entsprechend § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV verpflichtet, Bieter, die die nachgeforderten Erklärungen und/oder Nachweise nicht vollständig innerhalb der festgelegten Frist vorgelegt haben, vom weiteren Verfahren auszuschließen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Nachweis über eine Referenz innerhalb der letzten 3 Jahre über vergleichbare Leistungen gem. Leistungsbeschreibung.
Refernznachweis mit folgenden Angaben: a) Projektbezeichnung, Ausführungsort, b) Projektdaten: Ausführungszeit, Art der
Arbeiten / Leistungen, Umfang / Menge, c) Auftragsvolumen in Euro, d) Angabe ob Ausführung in ARGE oder allein, e) Auftraggebernennunng (Kontaktdaten und Ansprechpartner).

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und
/oder Vermögensschäden, Schlüsselrisiko in Höhe von: - je Versicherungsfall 5.000.000 € / je Versicherungsjahr 10.000.000 € für Personen- und Sachschäden - je Versicherungsfall 1.500.000 € / je Versicherungsjahr 3.000.000 € für Vermögensschäden - je Versicherungsfall 300.000 € / je Versicherungsjahr 600.000 € für Schlüsselverluste

Zusätzliche Informationen

Die WiBau Gesellschaft mbH ist eine städtische Gesellschaft. Sie ist als kommunales Unternehmen im Bau- und Facility Management für die Landeshauptstadt Wiesbaden tätig.

Das gesamte Verfahren inkl. Kommunikation wird elektronisch in Textform, möglichst über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD (elektronische Hessische Ausschreibungsdatenbank) oder per E-Mail an vergabe@wibau-wiesbaden.de unter Angabe der Dokumentenbezeichnung und Gliederungsnummer der Vergabeunterlagen abgewickelt.

Angebote sind ausschließlich elektronisch über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD einzureichen.

Dies erfordert eine kostenfreie Registrierung. Wenn Sie sich registriert haben werden Sie aktiv informiert, sobald eine neue Version der Unterlagen von der Vergabestelle veröffentlicht wird oder sobald die Vergabestelle neue Nachrichten zum Verfahren verschickt.

Angebote, die schriftlich in Papierform oder auf anderem elektronischen Wege sowie welche, die nach der Angebotsfrist eingehen, werden von der Wertung ausgeschlossen.

Verwendung der Vergabeunterlagen:
Die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die die Bewerber im Rahmen des Vergabeverfahrens erhalten, sind nur für dieses Vergabeverfahren zu verwenden. Die Nutzung der Vergabeunterlagen für andere Zwecke ist nicht gestattet.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)