HelpDesk und Bereitschaftsdienst für verschiedene Liegenschaften in Wiesbaden

Beschreibung der Beschaffung

1. Einleitung:
Die WiBau GmbH, eine Tochtergesellschaft der Landeshauptstadt Wiesbaden (LHW), ist mit der Bewirtschaftung verschiedener städtischer Liegenschaften betraut. Diese umfassen Neubauten und Bestandsbauten wie Schulen, Schulturnhallen, Sporthallen, Gewerbe- und Mietshäuser. Aktuell bewirtschaftet die WiBau 85 Liegenschaften. In den folgenden Jahren kommen noch Schulen, Sporthallen und Gewerbeliegenschaften dazu.

2. Ausgangssituation:
Für die Verwaltung der Schulen und Schulturnhallen steht während der Nutzungszeiten jeweils ein Hausmeister, der vom Schulamt gestellt wird, zur Verfügung. Dieser übernimmt in Absprache mit dem Schulamt und der WiBau kleinere Instandsetzungen und Reparaturen. Schulturnhallen und Sporthallen werden auch außerhalb der regulären Schulzeiten von Vereinen, vor allem in den Abendstunden, genutzt. Für einen Teil der Gewerbeimmobilien sind werktags Hausmeister vor Ort. Die Mietshäuser werden derzeit nicht von Hausmeistern betreut.

3. Leistungsbeschreibung Bereitschaftsdienst:
Die WiBau GmbH beabsichtigt, einen Bereitschaftsdienst für die Betreuung der Liegenschaften außerhalb der Geschäftszeiten der WiBau einzurichten. Ziel des Dienstes ist es, bei Störungen oder Schäden umgehend Maßnahmen zu ergreifen, um die Funktions- und Nutzungssicherheit der Einrichtungen zu gewährleisten, den Schaden zu minimieren und weitere Schäden zu verhindern.

4. Folgende Aufgaben sind im Rahmen des Bereitschaftsdienstes zu erfüllen:
- Störungsbeseitigung:
- Beauftragung von Notfirmen:
- Schadensminimierung:
- Überwachung der Gebäudeleittechnik (GLT):

Zusätzliche Hinweise:
- Eine regelmäßige Bestreifung der Gebäude oder ein planmäßiger Einsatz des Bereitschaftsdienstes ist nicht vorgesehen.
- Es handelt sich um eine rein reaktive Maßnahme, bei der der Einsatz nur im Bedarfsfall erfolgt.

5. Leistungsumfang Bereitschaftsdienst & HelpDesk:
Bereitstellung eines HelpDesk-Services sowie eines Bereitschaftsdienstes für verschiedene Objekte (Gewerbe, Schulen, Sporthallen, Wohnhäuser, Kitas, Sonderliegenschaften).

a) Einsatzzeiten:
Montag bis Donnerstag: 16:00 Uhr bis 07:00 Uhr des Folgetages
Freitag: ab 15:00 Uhr durchgehend bis Montag 07:00 Uhr
Feiertage und Schließungstage* WiBau: (ca. 6 bis 9 Werktage pro Jahr)
(*Die Schließzeiten werden einmal im Jahr schriftlich mitgeteilt)

b)-d) = Genau Angaben zu Meldewegen, der Aufschlüsselung nach Liegenschaften, sowie der Aufgabenstellung pro Kategorie sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.


6. Leistungsumfang Notdiensteinsätze:
- Überwachung von externen GLT-Meldungen
- Reaktionszeit vor Ort: 30 Minuten ab Meldungseingang
- Sofortmaßnahmen: innerhalb von 4 Stunden durch eigene Kräfte oder Fachfirmen
- Maßnahmen zur Störungsbeseitigung:
• Einleitung von Sofortmaßnahmen (innerhalb von 4 Stunden)
• Zusammenarbeit mit Fachfirmen im Notfall (auf Rechnung der WiBau)
• Information des Objektmanagements (nach Meldeplan)
- Vollständige Erfassung und Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen

a) Einsatzzeiten für Notdienste:
- Notdienst werktags: 16:00 Uhr bis 22:00 Uhr
- Nachtdienst: 22:00 Uhr bis 07:00 Uhr
- Wochenende / Feiertage: durchgehender Notdienst

7. Zukünftige Erweiterung des Leistungsumfangs
siehe Optionen

8. Vertragslaufzeit und Option auf Verlängerung:
Die Laufzeit des Vertrages beträgt zwei Jahre.
Es bestehen zwei Optionen den Vertrag jeweils um ein Jahr zu verlängern. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt somit höchstens vier Jahre. Diese Option steht nur der AG zu.
Detailiertere Anagben zu der der Vertragslaufzeit, der Option auf Verlängerung sowie der Vertragsbindung entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung.

9. Vertrag
Den Vergabeunterlagen ist ein Vertragsentwurf beigefügt. Aus Sicht der AG stellt dieser Vertrag eine unterschriftsreife Fassung dar. Nach Zuschlag werden die Verträge redaktionell auf das jeweils erfolgreiche Angebot angepasst.

10. Preis
a) Anpassung der Preise über die Laufzeit:
Aufgrund der langfristigen Laufzeit von potenziell 4 Jahren soll eine Preisgleitklausel von 6% angewendet werden, um mögliche Kostensteigerungen, beispielsweise durch Inflation oder steigende Lohnkosten, zu berücksichtigen.
Etwaige Preisanpassungen werden im Vertrag geregelt und können jährlich überprüft werden.
Die Vergütung darf frühestens nach Ablauf von zwölf Monaten erhöht werden. Erneute Erhöhungen können frühestens nach Ablauf von jeweils weiteren zwölf Monaten gefordert werden.
Eine Erhöhung ist dem Auftraggeber anzukündigen und wird frühestens drei Monate nach Zugang der Bestätigung durch den Auftraggeber wirksam.

b) Bepreisung der Liegenschaften:
Für die Bepreisung der Liegenschaften im Rahmen des HelpDesk-Services wird eine Kategorisierung der Objekte vorgenommen, um eine klare und transparente Kostengliederung zu ermöglichen. Es gibt vier Kategorien, die jeweils nach der Art der Liegenschaften gruppiert sind:
- Kategorie 1: Schulen, Sporthallen
- Kategorie 2: Gewerbe
(Gewerbeliegenschaften der WiBau haben eine Größe zwischen 3.000m² und 9.000m²)
- Kategorie 3: Gewerbe + Wohnen oder Wohngebäude
- Kategorie 4: Einfamilienhäuser

c) Preisstruktur:
Für jede Liegenschaft wird ein Einzelpreis pro Jahr festgelegt, der sich nach der jeweiligen Kategorie richtet.
Der Gesamtpreis pro Jahr ergibt sich aus der Multiplikation des Einzelpreises mit der Anzahl der Liegenschaften in der jeweiligen Kategorie, sowie der variablen Abrechnungskosten pro Notdiensteinsatz.

Beschreibung der Optionen

Die Laufzeit des Vertrages beträgt zwei Jahre.

Es bestehen zwei Optionen den Vertrag jeweils um ein Jahr zu verlängern. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt somit höchstens vier Jahre. Diese Option steht nur der AG zu.

Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf den Abruf der optionalen Laufzeitverlängerung und kann aus einem Nichtabruf auch keine weitergehenden Ansprüche (z. B. auf Schadensersatz) herleiten.


Zukünftige Erweiterung des Leistungsumfangs

In den kommenden Jahren wird das Liegenschaftsportfolio der WiBau GmbH voraussichtlich durch Neubauten oder Übernahmen von Bestandsimmobilien erweitert. Diese Liegenschaften, wie z.B. weitere Schulen, Sporthallen, Gewerbeimmobilien oder Wohnhäuser, sollen sukzessive in die Betreuung des Bereitschaftsdienstes integriert werden.

Innerhalb des Leistungszeitraums wird davon ausgegangen, dass bis zu 15 Liegenschaften der Kategorien 1 sowie jeweils fünf Liegenschaften der Kategorien 2-4 dem Portfolio hinzugefügt werden.

Hiervon sind neun Liegenschaften der Kategorie 1 sowie zwei Liegenschaften der Kategorie 2 bereits in Planung.

Der Auftragnehmer sichert zu, auch die voraussichtlich zu dem Liegenschaftsportfolio hinzukommenden Liegenschaften zu betreuen. Die Beauftragung von weiteren Liegenschaften erfolgt frühzeitig und in schriftlicher Form durch den Auftraggeber.

Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf den Abruf von einzelnen und / oder sämtlichen weiteren Liegenschaften und kann aus einem Nichtabruf auch keine weitergehenden Ansprüche (z. B. auf Schadensersatz oder Auftragserhöhung) herleiten.

Zusätzliche Informationen

Nachforderungsbedingungen gem. § 56 VgV.

Der Auftraggeber ist entsprechend § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV verpflichtet, Bieter, die die nachgeforderten Erklärungen und/oder Nachweise nicht vollständig innerhalb der festgelegten Frist vorgelegt haben, vom weiteren Verfahren auszuschließen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:

Der Bewerber hat zum Nachweis seiner Eignung mit der Bewerbung die nachfolgend unter " Eignung zur Berufsausübung sowie wirtschatliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit" geforderten Angaben, Erklärungen und Unterlagen vorzulegen. Die Vorlage von Kopien ist zulässig.

Bei Bewerbergemeinschaften sind die geforderten Nachweise -soweit einschlägig- grundsätzlich von allen Mitgliedern der Gemeinschaft einzureichen, bei den Nachweisen gem. wirtschatliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit bezogen auf die jeweilige Teilleistung.

Vorzulegende Eignungsnachweise/-angaben des Bewerbers:
a) Unternehmen die nicht präqualifiziert sind, haben das den Vergabeunterlagen beiliegende Formblatt 124 auszufüllen und auf Nachfrage die entsprechenden Nachweise von Eintragungen in Berufsregister vorzulegen:
- eine Gewerbeanmeldung
- eine Eintragung im Berufsregister, nicht älter als 01.01.2024 oder einer Erklärung, dass das Unternehmen zu keiner Eintragung in das genannte Register verpflichtet ist.

b) Formblatt "WB-01" - Erklärung bzgl. Zuverlässigkeit, Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn, Erklärung zur Bekämpfung von Schwarzarbeit bei öffentlichen Aufträgen unterschrieben

c) Formblatt "RUS" - Eigenerklärungen (BMWK) zur Umsetzung der Sanktionsverordnung im konkreten Vergabeverfahren unterschrieben

d) Erklärung zu Auftragsanforderungen bzgl. des eingesetzten Personals unterschrieben

Geforderte Eignungsnachweise (gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u.a.HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Vorzulegende Eignungsnachweise/-angaben des Bewerbers:
Unternehmen, die nicht präqualifiziert sind, haben das den Vergabeunterlagen beiliegende Formblatt 124 wie folgt auszufüllen und auf Nachfrage die entsprechenden Unterlagen vorzulegen:

- Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind

- auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle: Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und/oder Vermögensschäden, Schlüsselrisiko in Höhe von:

- je Versicherungsfall 5.000.000 € / je Versicherungsjahr 10.000.000 € für Personen- und Sachschäden

- je Versicherungsfall 1.500.000 € / je Versicherungsjahr 3.000.000 € für Vermögensschäden

- je Versicherungsfall 300.000 € / je Versicherungsjahr 600.000 € für Schlüsselverluste


Geforderte Eignungsnachweise (gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u.a.HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Vorzulegende Eignungsnachweise/-angaben des Bewerbers:

Unternehmen, die nicht präqualifiziert sind, haben das den Vergabeunterlagen beiliegende Formblatt 124 wie folgt auszufüllen und auf Nachfrage die entsprechenden Unterlagen vorzulegen:

- Auflistung der Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte,
- Angabe, welche Teile des Auftrags der Unternehmer unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt
-Refernznachweise mit folgenden Angaben:
a) Projektbezeichnung, Ausführungsort,
b) Projektdaten: Ausführungszeit, Art der Arbeiten / Leistungen, Umfang / Menge,
c) Auftragsvolumen in Euro,
d) Angabe ob Ausführung in ARGE oder allein,
e) Auftraggebernennunng (Kontaktdaten und Ansprechpartner).
Ergänzend müssen sich Nachweise zu Referenzen auf vergleichbare Leistungen, siehe auch das den Vergabeunterlagen beigefügte Formblatt "REF-Referenz".

Geforderte Eignungsnachweise (gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u.a.HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen.

Geforderte Mindeststandards - Referenznachweise:
Es ist mindestens eine Referenz innerhalb der letzten 3 Jahre über vergleichbare Leistungen gem. Leistungsbeschreibung nachzuweisen

Zusätzliche Informationen

Die WiBau Gesellschaft mbH ist eine städtische Gesellschaft. Sie ist als kommunales Unternehmen im Bau- und Facility Management für die Landeshauptstadt Wiesbaden tätig.

Das gesamte Verfahren inkl. Kommunikation wird elektronisch in Textform, möglichst über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD (elektronische Hessische Ausschreibungsdatenbank) oder per E-Mail an vergabe@wibau-wiesbaden.de unter Angabe der Dokumentenbezeichnung und Gliederungsnummer der Vergabeunterlagen abgewickelt.

Angebote sind ausschließlich elektronisch über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD einzureichen.

Dies erfordert eine kostenfreie Registrierung. Wenn Sie sich registriert haben werden Sie aktiv informiert, sobald eine neue Version der Unterlagen von der Vergabestelle veröffentlicht wird oder sobald die Vergabestelle neue Nachrichten zum Verfahren verschickt.

Angebote, die schriftlich in Papierform oder auf anderem elektronischen Wege sowie welche, die nach der Angebotsfrist eingehen, werden von der Wertung ausgeschlossen.

Verwendung der Vergabeunterlagen:
Die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die die Bewerber im Rahmen des Vergabeverfahrens erhalten, sind nur für dieses Vergabeverfahren zu verwenden. Die Nutzung der Vergabeunterlagen für andere Zwecke ist nicht gestattet.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)