Marketing and Communications Services for EIT Youth Education

EIT RawMaterials GmbH

EIT RawMaterials GmbH intends to award a contract for marketing and communications services in the framework of EIT Youth Education.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-02-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-01-15.

Wer?

• EIT RawMaterials GmbH

Wie?

• Unternehmens- und Managementberatung › Marketing-Beratung
• Werbe- und Marketingdienstleistungen › Marketing

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-01-15	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-01-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Marketing and Communications Services for EIT Youth Education
Referenznummer: EITRM-MCS
Kurze Beschreibung:

EIT RawMaterials GmbH intends to award a contract for marketing and communications services in the framework of EIT Youth Education.

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Beliebiger Ort
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung
Interne Kennung: EITRM-MCS
Beschreibung der Beschaffung:

EIT RawMaterials is a "Knowledge and Innovation Communities" (KICs) created by the European Institute of Innovation and Technology (EIT), aimed at promoting innovation in the raw materials sector across Europe. EIT Youth Education, led by the EIT Community under the coordination of EIT RawMaterials, aims to equip young Europeans with future-ready skills through innovative education. Central to this mission is the Girls Go Circular initiative, which encourages schoolgirls to pursue careers in STEM. In 2024, EIT RawMaterials adopted a new marketing strategy for Girls Go Circular (including brand identity guidelines, KPIs, and social media style guide) following a comprehensive audit. The focus for 2025 is to implement this strategy effectively while integrating the expansion goals of EIT Youth Education. To achieve this, EIT RawMaterials seeks a forward-thinking and innovative marketing agency as a strategic partner. The selected agency will be instrumental in: 1. Implementing and refining the communication strategy for the flagship Girls Go Circular initiative. 2. Aligning EIT Youth Education"s future offerings with the overarching marketing strategy to ensure cohesive and impactful messaging. 3. Optimising the programme"s digital presence across multiple platforms, driving engagement with diverse target audiences and advancing programme objectives.

Zusätzliche Informationen:

#Besonders auch geeignet für:freelance#, #Besonders auch geeignet für:other-sme# 1) Tenderers may refer to the capacities of third parties under the conditions of section 47 of the Procurement Ordinance (Vergabeverordnung - VgV). 2) It is admissible to participate as a bidding consortium. A bidding consortium is treated legally like a single tenderer. Insofar as tenderers are mentioned in this contract notice or in the procurement documents, this refers to both individual tenderers and bidding consortia. In the request to participate, members of the consortium must name an authorised representative. The authorised representative is available as contact person for the consortium in this procurement procedure. The eligibility review shall be carried out taking into account all documents submitted by the bidding consortium. The suitability to pursue the professional activity and the absence of grounds for exclusion under section 123 ARC and section 124 ARC must be proven individually for each member of a bidding consortium. With regard to the other eligibility criteria, the bidding consortium as a whole is subject of the eligibility review. For this reason, each member completes the declaration on eligibility only to the extent that it applies to that member. If and insofar as members refer to third parties' capacities, the declaration on third parties' capacities must also be completed and submitted. The eligibility review shall take into account all documents submitted by the bidding consortium. 3) The language of this procurement procedure shall be English. All communication shall be conducted in English. In addition to copies of originals documents in other languages than English (also German), translations into English must also be enclosed for information and proof. Services will have to be provided exclusively in English, as the working language at EIT RawMaterials is exclusively English. However, the contract to be awarded in this procurement procedure as the procurement procedure itself will be subject to German law exclusively.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Marketing 📦

Marketing-Beratung 📦

Werbe- und Marketingdienstleistungen 📦

Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung:

The contract will have a basic term until 31.12.2025. EIT RawMaterials has the unilateral right to extend the contract three times for twelve (12) months each (extension option).

Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

Additional services for specific projects which are not covered by the regular services upon separate request and agreement by the parties.

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 20.0
10.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Concept of Approach
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Team Presentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Communication Strategy
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-02-15 00:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-02-15 09:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch 🗣️
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2025-02-15 09:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen:

Requests for missing documents shall be made under the conditions laid down in Section 56 (2) to (5) VgV.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Qualification and authorisation to pursue the professional activity: 1) Registration with the commercial register (Indication of the HRB/HRA number and the register court) If there is no obligation to register (e.g. due to the legal form), corresponding information must be provided. 2) Registration with a professional or trade register in other EU Member States (For the Member States of the European Union, the respective professional or trade registers are set out in Annex 11 to Directive 2014/24/EU)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Business liability insurance: Business liability insurance Evidence must be provided of the existence of business liability insurance for activities that are the subject of the tendered contract. Minimum requirement: The business liability insurance to be proven must include the following minimum coverage: Personal injury, property damage and financial losses: EUR 500,000 sum insured per claim and limited to EUR 1 million sum insured for all claims in an insurance year.

Technische und berufliche Fähigkeiten

References: Tenderers must make proof of suitable references in the form of a self-declaration in a list of the main supplies and services delivered or performed over the last three years before the deadline for submission of tenders. For the purpose of this procurement procedure, a reference is defined as a contractual relationship between the tenderer and a client covering services which are comparable to the services which are subject of the tendered contract. By the means of references, it has to be made proof of the following (minimum requirements): - The tenderer must demonstrate its experience with the creation and implementation of EU-wide creative marketing campaigns tailored to various audience segments with a focus on storytelling and content creation (minimum requirement: two references). - The tenderer must demonstrate its experience with projects targeting youth (minimum requirement: one reference). - The tenderer must demonstrate its experience with digital marketing campaigns (minimum requirement: two references). - The tenderer must demonstrate its experience with projects involving data-driven analysis and decision-making (minimum requirement: two references). One reference may cover more than one of the above-mentioned exclusion criteria. EIT RawMaterials reserves the right to contact former clients to verify the given information.

Subcontracting: Tenderers have to declare which parts of the contract the tenderer intends to subcontract, where such a declaration is already possible.

Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Grounds for exclusion: Tenderers must declare the absence of the exclusion grounds stated in sections 123 et seq. of the Act against Restraints of Competition (ARC). In addition, tenderers shall, for the purpose of implementing Art. 5k (1) of Regulation (EU) No 833/2014 as amended by Art. 1 No. 23 of Council Regulation (EU) 2022/576 of 8 April 2022, declare that they are not a person with relations to the Russian Federation within the meaning of Art. 5k (1) of Regulation (EU) No 833/2014 and will not subcontract services to such a person. For this purpose the form "Declaration on the absence of grounds for exclusion" must be used.

Organisation overview: Organisation overview, including model and capabilities, and portfolio showcasing previous work relevant to this tender (if not already mentioned as part of the references)

Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrugsbekämpfung

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 18 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Entrichtung von Steuern

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: EIT RawMaterials GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE301692026 (VAT ID)
Postleitzahl: 10557
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: tender@eitrawmaterials.eu 📧
Telefon: +49 30 263 66 46 60 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Wirtschaft und Finanzen
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DM25M0B/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DM25M0B 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DM25M0B 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Maximale Verlängerungen: 3

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4DM25M0B
Körper überprüfen
Name: Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe, Vergabekammer des Landes Berlin
Nationale Registrierungsnummer: 11-1300000V00-74
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postleitzahl: 10825
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: poststelle@senwtf.berlin.de 📧
Telefon: +49 30 90138316 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

According to section 160 (3) sentence 1 No 4 ARC a review procedure is inadmissible, if more than 15 calendar days have expired since receipt of notification from the contracting authority that it is unwilling to redress the objection.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-01-15+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 012-035479 (2025-01-15)

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