User Help Desk 2026

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist ein EVB-IT Dienstleistungsvertrag zur Durchführung von Agententätigkeiten im Rahmen eines IT User Help Desk (UHD) für die einem Managed Service unterliegenden, von Dataport betriebenen und betreuten PC-Arbeitsplätze. Der UHD leistet technischen Fachsupport und verfügt über Erstlösungskompetenz bei den betreuten PC-Arbeitsplätzen.

Zusätzliche Informationen

Den Zuschlag im Vergabeverfahren erhalten zwei Bieter. Der erstplatzierte Bieter ist der Erstauftragnehmer. Der zweitplatzierte Bieter ist der Zweitauftragnehmer und fungiert als Ersatzauftragnehmer.
Die Leistungserbringung erfolgt durch den Erstauftragnehmer, solange dessen Vertrag nicht gekündigt wird. In diesem Fall erfolgt keine Leistungserbringung durch den Zweitauftragnehmer.
Im Fall, dass der Vertrag zwischen Auftraggeber und Erstauftragnehmer nicht vor Ablauf der Mindestvertragslaufzeit beendet wird, endet der Vertrag mit dem Zweitauftragnehmer mit Ablauf der Mindestvertragslaufzeit gemäß § 6.1 Teil D Ergänzende Vertragsbedingungen automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
Im Fall, dass der Vertrag zwischen Auftraggeber und Erstauftragnehmer vor Ablauf der Mindestvertragslaufzeit beendet wird, geht die Pflicht zur Leistungserbringung auf Grundlage des Angebotes des Zweitauftragnehmers auf den Zweitauftragnehmer über. Sofern seit Angebotsabgabe die Bedingungen für eine Preisanpassung gemäß § 11.6 Teil D Ergänzende Vertragsbedingungen erfüllt sind, wird der Angebotspreis mit den entsprechenden Anpassungen zum Vertragsgegenstand.
Hierfür teilt der Auftraggeber dem Zweitauftragnehmer zuerst unverzüglich mit, an welchem Datum der Vertrag mit dem Erstauftragnehmer endet, und an welchem Termin die Transitionsphase respektive Betriebsphase jeweils beginnen.
Beide Auftragnehmer stellen einen reibungslosen Vertragsübergang sicher.

Beschreibung der Optionen

Verlängerung:
Der Vertrag ist unbefristet. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 57 Monate ab 01.07.2026. Der Auftraggeber hat das Recht, den Vertrag nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit
jährlich um 12 Monate zu verlängern. Die Verlängerung erfolgt automatisch, wenn der
Auftraggeber dem Auftraggeber nicht 6 Monate vor Ende der bestehenden Vertragslaufzeit
schriftlich die Beendigung des Vertragsverhältnisses erklärt. Mit Ablauf der
Laufzeit des Vertrages endet auch die Leistungserbringung bzw. der Leistungszeitraum.
Der Auftraggeber kann diesen Vertrag einseitig um 6 Monate verlängern, wenn das für
den Nachfolgevertrag erforderliche Vergabeverfahren nicht rechtzeitig beendet werden
konnte und ansonsten ein vertragsloser Zustand bestünde. Diese Verlängerung muss
schriftlich bis 3 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit gegenüber dem Auftragnehmer
mitgeteilt werden.

Optionen:
Der Auftraggeber behält sich vor, aufgrund besonderer Kundenanforderungen auch einen Service außerhalb der vereinbarten Servicezeiten beim Auftragnehmer anzufordern. Diese Anforderung erfolgt mit einem angemessenen Vorlauf und zu den vereinbarten Preisen.

Beschreibung

Aufgrund des Dataport Staatsvertrages in Verbindung mit dem Hamburger Sicherheitsüberprüfungsgesetz darf der Auftragnehmer nur Personen einsetzen, die sich einer ein-fachen Sicherheitsüberprüfung nach der Verordnung zu § 34 des Hamburgischen Sicherheitsüberprüfungsgesetzes unterzogen haben und deren Zuverlässigkeit danach gegeben ist. An Stelle dieser Sicherheitsüberprüfung kann die Zuverlässigkeit der ein-gesetzten Personen auch durch Vorlage einer Bestätigung über die durchgeführte Sicherheitsüberprüfung nach dem Gesetz über die Voraussetzungen und das Verfahren von Sicherheitsüberprüfungen des Bundes (Sicherheitsüberprüfungsgesetz - SÜG) vom 20.04.1994 oder nach den entsprechenden landesrechtlichen Bestimmungen eines anderen Bundeslandes nachgewiesen werden.
14.2 Für bestimmte Kundengruppen bestehen erweiterte Sicherheitsanforderungen. Nur Personen mit einer erfolgreich absolvierten einfachen Sicherheitsüberprüfung nach § 7 Abs. 1 Nr. 1 HmbSÜGG dürfen für diese Kundengruppen tätig werden. An Stelle dieser Sicherheitsüberprüfung kann die Zuverlässigkeit der eingesetzten Personen auch durch Vorlage einer Bestätigung über die durchgeführte Sicherheitsüberprüfung nach dem Gesetz über die Voraussetzungen und das Verfahren von Sicherheitsüberprüfungen des Bundes (Sicherheitsüberprüfungsgesetz - SÜG) vom 20.04.1994 oder nach den entsprechenden landesrechtlichen Bestimmungen eines anderen Bundeslandes nachgewiesen werden.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mit dem Angebot einzureichen:

- Erklärung, dass für das bietende Unternehmen keine der Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen
- Angaben zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung,
- Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation
- Klarstellend wird ebenfalls auf die gesetzliche Regelung des Art. 5k VO (EU) Nr. 833-2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, hingewiesen.

Die vorgegebenen Eigenerklärungen sind innerhalb der eVergabe abzugeben.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mit dem Angebot einzureichen:

- Erklärung über den Umsatz des Unternehmens jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit er Dienstleistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Aufträgen.

Mindestanforderung:
Die Angaben werden daraufhin überprüft, ob der Umsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jeweils mindestens Folgende Werte betrug:
1. bezogen auf das Gesamtunternehmen jeweils mindestens 8 Mio. Euro sowie
2. bezogen auf den Geschäftsbereich IT Service Desk jeweils mindestens 5 Mio. Euro betrug.

Im Falle von Bietergemeinschaften oder privilegierten Unterauftragnehmern werden die Werte aller Mitglieder bzw. Unternehmen pro Geschäftsjahr addiert. Wertungsrelevant sind die summierten Jahreswerte.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mit dem Angebot einzureichen:

Es werden eine Eigenerklärung und der Nachweis darüber, dass eine Berufshaft- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen besteht, verlangt:
• 5 Mio. Euro für Personenschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle und
• 5 Mio. Euro für Sachschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle und
• 2,5 Mio. Euro für Vermögensschäden und Datenschutzschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle.
Die Versicherung ist für die gesamte Vertragsdauer aufrecht zu erhalten.
Der Bieter erklärt mit Abgabe des Angebots in der ANLAGE Eignungsmatrix, Tabellenblatt „6 Abfrage Betriebshaftpflichtversicherung“, diesen Nachweis fristgerecht und unaufgefordert vorzulegen. Der gültige Nachweis ist spätestens innerhalb einer Frist von 14 Tagen nach Zuschlag vorzulegen. Bei Bietergemeinschaften muss Versicherungsschutz für jedes Mitglied bestehen.
Die Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung ist im Falle von Bietergemeinschaften von dem führenden Unternehmen für die Bietergemeinschaft einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mit Angebot einzureichen:
Eigenerklärung zu Referenzen: Es sind mindestens 3 Referenzprojekte anzugeben, welche
• vergleichbar sind und
• nach dem Stichtag (d.h. in den letzten drei Jahren gerechnet ab dem bzw. bis zum Angebotsfristende, siehe Zeitplan)
• erfolgreich abgeschlossen wurden.
Ein Referenzprojekt ist mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar, wenn es den sich aus der Leistungsbeschreibung (Teil B der Vergabeunterlagen) ergebenden Rahmenbedingungen (Art der Leistung, Vertragsdauer, technisches Umfeld etc.) im Wesentlichen entspricht. Dafür gelten folgende Mindestanforderungen:
• Alle Referenzprojekte müssen die Erbringung von IT-User-Help-Desk-Leistungen belegen.
• Die Leistungen müssen vollständig in deutscher Sprache erbracht worden sein.
• Zudem ist folgende Erfahrung nachzuweisen:
o Mindestens ein Referenzauftrag muss Erfahrung mit einer vergleichbaren Kundenstruktur belegen. Dafür muss IT-Support in einer komplexen IT-Landschaft geleistet worden sein und es müssen hohe Anforderungen an Datensicherheit geherrscht haben.
o Mindestens ein Referenzauftrag belegt Erfahrung mit der Sicherheitsüberprüfung der eingesetzten Leistenden. Während der gesamten Vertragslaufzeit des Referenzprojekts müssen mindestens 50 sicherheitsüberprüfte Leistende nach den in Deutschland geltenden Sicherheitsüberprüfungsregeln überprüft worden sein.
o Es muss Erfahrung mit vergleichbar großen Clientzahlen belegt werden. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn die gleichzeitige Betreuung von mindestens 25.000 Full-Managed-Clients oder Managed-Clients nachgewiesen wird. Diese Summe darf über bis zu 3 Referenzaufträge verteilt nachgewiesen werden.
o Mindestens drei Referenzaufträge belegen Erfahrung in der Arbeit mit vereinbarten SLAs. Dazu muss die Einhaltung vereinbarter SLAs in mindestens 10 von 12 Monaten eines Kalenderjahres nachgewiesen werden. Für mindestens 3 Referenzaufträge muss gezeigt werden, dass je 2 oder mehr beliebige SLAs eingehalten wurden. Mögliche SLAs könnten beispielsweise sein: Erreichbarkeit; Erstlösungsquote; Fehlerquote.
o Mindestens ein Referenzauftrag muss Erfahrung mit der Nutzung von IT-Service-Management-Tools zur Incident-Bearbeitung in elektronischer Form nachweisen.
Ein Referenzauftrag gilt als erfolgreich abgeschlossen,
• wenn die Leistung im Zeitraum vom o.g. Stichtag bis zum Ende der Angebotsfrist mindestens für 12 Monate erbracht wurde und mittlerweile erfolgreich ab-geschlossen – also nicht vorzeitig beendet – wurde, oder
• wenn die Leistung im Zeitraum vom o.g. Stichtag bis zum Ende der Angebotsfrist mindestens seit 12 Monaten erbracht wird und über die Antragsfrist hinaus noch andauert.
• Referenzen, die vor dem Stichtag begonnen wurden, können berücksichtigt werden, sofern gleichzeitig eine der beiden vorstehenden Bedingungen erfüllt wird.
• wenn er dabei planmäßig, vertragskonform und im Wesentlichen mängelfrei verlaufen ist bzw. verläuft.
Die Bewertung erfolgt in einer Gesamtbetrachtung der eingereichten Referenzen. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, mehrere Referenzen einzureichen, um die erforderliche Eignung nachzuweisen. Dies kann auch mit einer einzigen Referenz, die den Auftragsgegenstand in außergewöhnlichem Maße widerspiegelt, erreicht werden. Die Vergabestelle ermöglicht es dem Bieter aber, mehrere Referenzen einzureichen, um die Abdeckung des Auftragsgegenstandes zu erleichtern.
Unter Bezugnahme auf den Beschluss des OLG Düsseldorf vom 12.09.2012, Verg 108/11, in dem der Senat eine Leistungsbeschreibung, die die Referenzenanzahl auf 3 beschränkt hat, als vergaberechtswidrig angesehen hat, weist die Vergabestelle auf Folgendes hin:
Die Vergabestelle gibt für die einzureichenden Referenzen keine Beschränkung vor. Allerdings geht sie davon aus, dass für die positive Feststellung der Leistungsfähigkeit eine Betrachtung von 3 vergleichbaren Referenzen grundsätzlich ausreichend ist. Dies ist aber keine zwingende Vorgabe, sodass dem Bieter im Falle eines Einreichens von mehr als 3 Referenzen keine Nachteile entstehen. Der Hinweis, möglichst nur 3 vergleichbare Referenzen einzureichen, ist dem Gedanken geschuldet, dass die Vergabestelle davon ausgeht, dass es nicht erforderlich ist, eine höhere Anzahl von Referenzen einzureichen, um die Erfahrung hinsichtlich des Beschaffungsgegenstandes bewerten zu können. Zudem kann die Auswertung einer hohen Anzahl von Referenzen eine übermäßig lange Bearbeitungszeit beanspruchen.
Lässt die Bewertung der Referenzbeschreibung gemäß der ANLAGEN "Referenzbeschreibung" und "Eignungsmatrix" die Prognose nicht zu, dass der Bewerber den Auftrag fachlich einwandfrei und fristgerecht ausführen wird, wird die Leistungsfähigkeit verneint und das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Dabei kann bei der Bewertung nur berücksichtigt werden, was explizit in den Formularen ANLAGEN "Referenzbeschreibung" und "Eignungsmatrix" beschrieben wurde.
Der Auftraggeber wird ggf. stichprobenweise oder verdachtsabhängig Referenzen überprüfen. Dazu muss der Bewerber auf Anforderung des Auftraggebers eine Ansprechperson beim Referenzkunden mit Kontaktdaten (Telefon und E-Mail) benennen. Der Auftraggeber behält sich vor, Referenzen ohne Angabe des Referenzauftraggebers nicht bei der Bewertung zu berücksichtigen, da solche Referenzen nicht ausgewertet oder überprüft werden können.
Ergeben sich bei der Prüfung Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung, kann dies bei der Bewertung berücksichtigt werden. Unter Umständen kann das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen werden, wenn die Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung die Aussagekraft der Referenz grundlegend in Frage stellt bzw. evidente Qualitätsmängel oder falsche Angaben vorliegen.
Die Referenzprojekte von Bietergemeinschaften oder privilegierten Unterauftragnehmern i.S.v. Ziffer 4.2.1 und 4.2.2 gem. Teil A werden insgesamt betrachtet.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mit Angebot einzureichen:

Eigenerklärung mit Angaben über die durchschnittliche jährliche Beschäftigungszahl des Unternehmens in den letzten drei Jahren.

Mindestanforderungen:
Die Angaben werden daraufhin überprüft, ob die Beschäftigtenzahl in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren im ausschreibungsrelevanten Geschäftsbereich (IT User Help Desk) durchschnittlich je mindestens 300 Vollzeitkräfte beträgt, wobei Teilzeitkräfte entsprechend umgerechnet und Auszubildende nicht berücksichtigt werden.

Die Werte sind im Fall von Bietergemeinschaften oder beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer i.S.v. Ziffer 4.2.1 und 4.2.1 Teil A in der ANLAGE Eignungsmatrix getrennt nach den einzelnen Mitgliedern bzw. Unternehmen und je Geschäftsjahr anzugeben. Wertungsrelevant sind jeweils die summierten Jahreswerte.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mit dem Angebot einzureichen:

Die Angaben zu den „Qualitätsmanagementmaßnahmen“ werden daraufhin überprüft, ob das Unternehmen ein gültiges Zertifikat gemäß DIN EN ISO 9001:2015 (oder neuer) oder gleichwertig für den Geltungsbereich IT User Help Desk besitzt. Der gültige Nachweis ist beizufügen.
Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer ist die Anlage / der Nachweis von den/dem Unternehmen einzureichen, welche/s den/die betreffenden Leistungsteil/e, für den/die das Qualitätsmanagement erforderlich ist, ausführen wird.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Folgende zusätzliche Anforderungen an Auftragnehmer werden gestellt:
• deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung
• Verpflichtung zur Sicherstellung, dass die zur Erfüllung des Auftrags eingesetzten Personen nicht die „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten
• dem Auftragnehmer ist untersagt, personenbezogene Daten, welche der Auftragge-ber für eigene Zwecke oder als Auftragsverarbeiter für Dritte verarbeitet, auf der Ba-sis von US Privacy Shield in die USA zu übertragen. Der Auftragnehmer gewährleis-tet die Einhaltung dieser Bedingung auch mit Wirkung für seine Unterauftragnehmer
• Erklärungen zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung
• Erklärung zur Fremdfirmenordnung von Dataport
• Erklärungen zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
• Erklärung zur Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022
• Erklärungen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung
• Überprüfung des bei der Bedarfsstelle einge

Zusätzliche Informationen

Folgende zusätzlichehe Anforderungen an Auftragnehmer werden gestellt:
• deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung,
• Verpflichtung zur Sicherstellung, dass die zur Erfüllung des Auftrags eingesetzten Personen nicht die „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten,
• dem Auftragnehmer ist untersagt, personenbezogene Daten, welche der Auftraggeber
für eigene Zwecke oder als Auftragsverarbeiter für Dritte verarbeitet, auf der Basis
von US Privacy Shield in die USA zu übertragen. Der Auftragnehmer gewährleistet die
Einhaltung dieser Bedingung auch mit Wirkung für seine Unterauftragnehmer,
• Erklärungen zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung,
• Erklärung zur Fremdfirmenordnung von Dataport,
• Erklärungen zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG),
• Erklärung zur Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022,
• Erklärungen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung
• Überprüfung des bei der Bedarfsstelle eingesetzten Personals nach HbmSÜGG

Das Offene Verfahren gemäß § 119 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 15 der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) ist ein streng formalisiertes Verfahren.
Das Vergabeverfahren erfolgt nach den Abschnitten 1, 2 und 7 der VgV. Die Ausführungen und Bestimmungen in den Vergabeunterlagen konkretisieren diese Regelungen der VgV, die uneingeschränkt gelten.

Die in Teil A – Allgemeiner Teil (Bewerbungsbedingungen) genannten Normen sind jeweils mit einem Hyperlink versehen, über den Bieter die jeweilige Norm online aufrufen können. Es wird keine Gewähr dafür übernommen, dass die Links funktionieren oder die verlinkten Webseiten die Normen in der aktuell geltenden Fassung darstellen. Es gelten die genannten Normen in der jeweils zum Zeitpunkt der Veröffentlichung geltenden Fassung.

In den Vergabeunterlagen werden unter anderem Anforderungen an das Angebot gestellt, Bedingungen definiert und Angaben verlangt (Bsp.: Angaben über den Bieter); werden diese nicht entsprechend den Vergabeunterlagen bei Erstellung des Angebotes berücksichtigt, kann das Angebot gemäß § 57 VgV vom Verfahren ausgeschlossen werden. Es ist für eine erfolgreiche Teilnahme am Verfahren daher unbedingt erforderlich, die Vergabeunterlagen sorgfältig und vollständig zu lesen.

Erkennt ein Bieter Fehler, Unklarheiten, Widersprüche oder Ähnliches in den Vergabeunterlagen, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bieterfragen hinzuweisen (siehe auch Ziffer 4.1.2). Zur Klarheit wird darauf hingewiesen, dass mit dem Begriff „Vergabeunterlagen“ sämtliche im Rahmen des Vergabeverfahrens auftraggeberseitig elektronisch zur Verfügung gestellten Dokumente und Informationen umfasst sind.

Informationen und Kommunikation
Zur Teilnahme an der Kommunikation mit der Vergabestelle sind eine Registrierung des interessierten Unternehmens (siehe Hinweis oben, Seite 2) sowie die Einrichtung mindestens einer Benutzerkennung in der eVergabe-Software erforderlich. Zur Kommunikation im Vergabeverfahren sowie zur Angebotserstellung und -einreichung können vom Bieter mehrere Benutzerkennungen verwendet werden. Der Bieter ist dafür verantwortlich, dass die Stammdaten und insbesondere die E-Mail-Adresse der Benutzerkennungen aktuell gehalten werden.
Interessierte Unternehmen, die nach dem Download der Vergabeunterlagen Informationen der Vergabestelle zum laufenden Vergabeverfahren erhalten möchten (siehe dazu auch Ziffer 4.1.3 Fragen- und Antwortenforum), können dies im Bieterassistenten entweder mit der Funktion „Nachrichten bestellen“ oder durch die Aufnahme der Angebotsbearbeitung veranlassen.

Die Vergabestelle weist darauf hin, dass aus technischen Gründen im laufenden Vergabeverfahren E-Mail-Benachrichtigungen über eingehende Mitteilungen der Vergabestelle aus-schließlich an die E-Mail-Adresse der Benutzerkennung gesendet werden, die die Bearbeitung des Angebotes erstmalig initiiert hat. Der Bieter hat daher dafür Sorge zu tragen, dass die Kenntnisnahme und Bearbeitung eingehender Nachrichten jederzeit sichergestellt ist.

Sämtliche Kommunikation im Rahmen des Vergabeverfahrens findet ausschließlich in deutscher Sprache über den Bieterassistenten (Abschnitt „Nachrichten“) statt.
Verstöße gegen diese Kommunikationsregel (z.B. telefonische Kontaktaufnahmen) können als Verletzung vergaberechtlicher Grundsätze bewertet werden (Wettbewerbsprinzip, Gleichbehandlungs- und Transparenzgebot) und zum Ausschluss aus dem Verfahren führen.

Im Einzelfall können durch die Vergabestelle auch andere elektronische Mittel (z.B.
E-Mail über die in der Auftragsbekanntmachung angegebene Kontaktadresse) zur Kommunikation genutzt werden. In diesem Fall wird die Vergabestelle Nachrichten ebenfalls an die im Vergabeverfahren bekannte E-Mail-Adresse des Bieters (s.o.) senden.

Für das Angebot sind nur die von der Vergabestelle zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen zu verwenden.

Dem Bieter obliegt die Pflicht zur Vollständigkeitsprüfung der Vergabeunterlagen gemäß
beigefügter Checkliste. Nachteile, die sich daraus ergeben, dass ein Angebot auf
Grundlage unvollständiger Unterlagen abgegeben wurde, gehen zu Lasten des Bieters.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist auf § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin:

㤠160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkenn-bar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“

Darüber hinaus bittet die Vergabestelle darum, im Falle von Rügen diese über den Bieterassistenten der eVergabe zu senden.

Beschreibung der Optionen

Verlängerung:
Der Vertrag ist unbefristet. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 57 Monate ab 01.07.2026. Der Auftraggeber hat das Recht, den Vertrag nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit
jährlich um 12 Monate zu verlängern. Die Verlängerung erfolgt automatisch, wenn der
Auftraggeber dem Auftragnehmer nicht 6 Monate vor Ende der bestehenden Vertragslaufzeit
schriftlich die Beendigung des Vertragsverhältnisses erklärt. Mit Ablauf der
Laufzeit des Vertrages endet auch die Leistungserbringung bzw. der Leistungszeitraum.
Der Auftraggeber kann diesen Vertrag einseitig um 6 Monate verlängern, wenn das für
den Nachfolgevertrag erforderliche Vergabeverfahren nicht rechtzeitig beendet werden
konnte und ansonsten ein vertragsloser Zustand bestünde. Diese Verlängerung muss
schriftlich bis 3 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit gegenüber dem Auftragnehmer
mitgeteilt werden.

Optionen:
Der Auftraggeber behält sich vor, aufgrund besonderer Kundenanforderungen auch einen Service außerhalb der vereinbarten Servicezeiten beim Auftragnehmer anzufordern. Diese Anforderung erfolgt mit einem angemessenen Vorlauf und zu den vereinbarten Preisen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mit Angebot einzureichen:

Eigenerklärung mit Angaben über die durchschnittliche jährliche Beschäftigungszahl des Unternehmens in den letzten drei Jahren.

Mindestanforderungen:
Die Angaben werden daraufhin überprüft, ob die Beschäftigtenzahl in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren im ausschreibungsrelevanten Geschäftsbereich (IT User Help Desk) durchschnittlich je mindestens 200 Vollzeitkräfte beträgt, wobei Teilzeitkräfte entsprechend umgerechnet und Auszubildende nicht berücksichtigt werden.

Die Werte sind im Fall von Bietergemeinschaften oder beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer i.S.v. Ziffer 4.2.1 und 4.2.1 Teil A in der ANLAGE Eignungsmatrix getrennt nach den einzelnen Mitgliedern bzw. Unternehmen und je Geschäftsjahr anzugeben. Wertungsrelevant sind jeweils die summierten Jahreswerte.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mit dem Teilnahmeantrag/ Angebot einzureichen:
-Angabe, welche Teile des Auftrags der Unternehmer als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. (vgl. § 46 Abs. 3 Nr. 10VgV)
-Angabe der Unternehmen bei Eignungsleihe
-Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen

Zusätzliche Informationen

Folgende zusätzlichehe Anforderungen an Auftragnehmer werden gestellt:
• deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung,
• Verpflichtung zur Sicherstellung, dass die zur Erfüllung des Auftrags eingesetzten Personen nicht die „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten,
• dem Auftragnehmer ist untersagt, personenbezogene Daten, welche der Auftraggeber
für eigene Zwecke oder als Auftragsverarbeiter für Dritte verarbeitet, auf der Basis
von EU-US Data Privacy Framework in die USA zu übertragen. Der Auftragnehmer gewährleistet die
Einhaltung dieser Bedingung auch mit Wirkung für seine Unterauftragnehmer,
• Erklärungen zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung,
• Erklärung zur Fremdfirmenordnung von Dataport,
• Erklärungen zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG),
• Erklärung zur Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022,
• Erklärungen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung
• Überprüfung des bei der Bedarfsstelle eingesetzten Personals nach HbmSÜGG

Das Offene Verfahren gemäß § 119 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 15 der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) ist ein streng formalisiertes Verfahren.
Das Vergabeverfahren erfolgt nach den Abschnitten 1, 2 und 7 der VgV. Die Ausführungen und Bestimmungen in den Vergabeunterlagen konkretisieren diese Regelungen der VgV, die uneingeschränkt gelten.

Die in Teil A – Allgemeiner Teil (Bewerbungsbedingungen) genannten Normen sind jeweils mit einem Hyperlink versehen, über den Bieter die jeweilige Norm online aufrufen können. Es wird keine Gewähr dafür übernommen, dass die Links funktionieren oder die verlinkten Webseiten die Normen in der aktuell geltenden Fassung darstellen. Es gelten die genannten Normen in der jeweils zum Zeitpunkt der Veröffentlichung geltenden Fassung.

In den Vergabeunterlagen werden unter anderem Anforderungen an das Angebot gestellt, Bedingungen definiert und Angaben verlangt (Bsp.: Angaben über den Bieter); werden diese nicht entsprechend den Vergabeunterlagen bei Erstellung des Angebotes berücksichtigt, kann das Angebot gemäß § 57 VgV vom Verfahren ausgeschlossen werden. Es ist für eine erfolgreiche Teilnahme am Verfahren daher unbedingt erforderlich, die Vergabeunterlagen sorgfältig und vollständig zu lesen.

Erkennt ein Bieter Fehler, Unklarheiten, Widersprüche oder Ähnliches in den Vergabeunterlagen, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bieterfragen hinzuweisen (siehe auch Ziffer 4.1.2). Zur Klarheit wird darauf hingewiesen, dass mit dem Begriff „Vergabeunterlagen“ sämtliche im Rahmen des Vergabeverfahrens auftraggeberseitig elektronisch zur Verfügung gestellten Dokumente und Informationen umfasst sind.

Informationen und Kommunikation
Zur Teilnahme an der Kommunikation mit der Vergabestelle sind eine Registrierung des interessierten Unternehmens (siehe Hinweis oben, Seite 2) sowie die Einrichtung mindestens einer Benutzerkennung in der eVergabe-Software erforderlich. Zur Kommunikation im Vergabeverfahren sowie zur Angebotserstellung und -einreichung können vom Bieter mehrere Benutzerkennungen verwendet werden. Der Bieter ist dafür verantwortlich, dass die Stammdaten und insbesondere die E-Mail-Adresse der Benutzerkennungen aktuell gehalten werden.
Interessierte Unternehmen, die nach dem Download der Vergabeunterlagen Informationen der Vergabestelle zum laufenden Vergabeverfahren erhalten möchten (siehe dazu auch Ziffer 4.1.3 Fragen- und Antwortenforum), können dies im Bieterassistenten entweder mit der Funktion „Nachrichten bestellen“ oder durch die Aufnahme der Angebotsbearbeitung veranlassen.

Die Vergabestelle weist darauf hin, dass aus technischen Gründen im laufenden Vergabeverfahren E-Mail-Benachrichtigungen über eingehende Mitteilungen der Vergabestelle aus-schließlich an die E-Mail-Adresse der Benutzerkennung gesendet werden, die die Bearbeitung des Angebotes erstmalig initiiert hat. Der Bieter hat daher dafür Sorge zu tragen, dass die Kenntnisnahme und Bearbeitung eingehender Nachrichten jederzeit sichergestellt ist.

Sämtliche Kommunikation im Rahmen des Vergabeverfahrens findet ausschließlich in deutscher Sprache über den Bieterassistenten (Abschnitt „Nachrichten“) statt.
Verstöße gegen diese Kommunikationsregel (z.B. telefonische Kontaktaufnahmen) können als Verletzung vergaberechtlicher Grundsätze bewertet werden (Wettbewerbsprinzip, Gleichbehandlungs- und Transparenzgebot) und zum Ausschluss aus dem Verfahren führen.

Im Einzelfall können durch die Vergabestelle auch andere elektronische Mittel (z.B.
E-Mail über die in der Auftragsbekanntmachung angegebene Kontaktadresse) zur Kommunikation genutzt werden. In diesem Fall wird die Vergabestelle Nachrichten ebenfalls an die im Vergabeverfahren bekannte E-Mail-Adresse des Bieters (s.o.) senden.

Für das Angebot sind nur die von der Vergabestelle zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen zu verwenden.

Dem Bieter obliegt die Pflicht zur Vollständigkeitsprüfung der Vergabeunterlagen gemäß
beigefügter Checkliste. Nachteile, die sich daraus ergeben, dass ein Angebot auf
Grundlage unvollständiger Unterlagen abgegeben wurde, gehen zu Lasten des Bieters.