Bereitstellung von Videodolmetscherleistungen im Rahmen ausländerbehördlicher Tätigkeiten

Beschreibung der Beschaffung

Ausschreibungsgegenstand ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Bereitstellung von Dolmetscherleistungen in Form des Konsekutivdolmetschens durch Audio- und Videoübertragung nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen durch den Auftragnehmer. Der Auftragnehmer beauftragt hierfür in eigenem Namen und auf eigene Rechnung Dolmetscher.

Die Übersetzungsleistungen erfolgen bei Rückkehrberatungsgesprächen und weiteren Vorsprachen bei den Zentralen Ausländerbehörden (ZAB) per Audio- und Videoübertragung. Dies betrifft oftmals Ausländer ohne Bleibeperspektive. Aus Gründen der Übersichtlichkeit wird im Folgenden der Begriff "Ausländer" entsprechend dem Aufenthaltsgesetz und dem Asylgesetz als Oberbegriff für Asylsuchende, illegale Ausländer und Flüchtlinge verwendet.

Der Abruf der Dolmetscherleistung erfolgt für Sprachmittlertätigkeiten, insbesondere im Zusammenhang mit der Information und Beratung von Ausländern ohne Bleibeperspektive zur freiwilligen Rückkehr, sowie allgemeiner ausländerbehördlicher Tätigkeiten. Da die meisten dieser Personen über keine ausreichenden Kenntnisse der deutschen Sprache verfügen, ist eine Übersetzung notwendig. Die Kommunikation während der Übersetzungsleistung erfolgt in Form des Konsekutivdolmetschens per Audio- und Videoübertragung. Das Videodolmetschen ist ausschließlich in der Konstellation vorgesehen, dass die zu beratende Person mit einem Bediensteten der Zentralen Ausländerbehörde gemeinsam physisch im gleichen Raum sitzt, während der Dolmetscher über das Video-System (Ende-zu-Ende-Verbindungen) hinzu geschaltet wird. Der Inhalt des Gespräches wird fernübermittelt.

Nach derzeitiger Planung ist der Einsatz von 3 mobilen Endgeräten vorgesehen. Dabei deckt ein Gerät mehrere Einsatzorte ab (portable Lösung). Der Transport der Geräte erfolgt durch den jeweiligen Nutzer (Behördenbedienstete). Ein Abruf von Übersetzungsleistungen erfolgt grundsätzlich in der Leistungsbeschreibung festgelegten Zeiträumen. Diese Zeiten sind nicht gleichzusetzen mit dem zu erwartenden Volumen an zu dolmetschenden Gesprächssituationen. Sie stellen lediglich den üblichen zeitlichen Rahmen dar, in dem ein Bedarf an Gesprächsübersetzungen entstehen kann (Bereitschaftszeiten). Während den Bereitschaftszeiten hat der Auftragnehmer stets Dolmetscher entsprechend dieser Leistungsbeschreibung zur Verfügung zu halten.

Die Übersetzungsleistungen müssen vom Auftragnehmer an den angegebenen Bereitschaftszeiten MO - FR, 08:00 bis 16:00 Uhr (gesetzliche Feiertage ausgenommen) bereitgestellt werden. Für welche Sprachen, Zeit und Dauer Dolmetscherleistungen benötigt werden, wird durch die aktuelle Flüchtlingssituation, die jeweiligen Aufgabenstellungen und die nicht abschließend kalkulierbaren Gesprächskontakte bestimmt. Sie unterliegen erheblichen Schwankungen und können daher nicht verbindlich prognostiziert werden. Die jeweilige Gesprächsdauer bei einem Einzelgespräch wird sich nach den bisherigen Erfahrungen im Durchschnitt zwischen 30 und 60 Minuten bewegen.

Die bisher am häufigsten nachgefragten Sprachen sind (nicht abschließend):

• Albanisch,
• Amharisch,
• Arabisch,
• Bosnisch,
• Dari/Persisch,
• Englisch,
• Farsi/Persisch,
• Französisch,
• Kosovo-Albanisch,
• Kroatisch,
• Kurdisch - Kurmanci/Sorani,
• Mazedonisch,
• Montenegrinisch,
• Panjabi,
• Paschtu,
• Portugiesisch,
• Russisch,
• Serbisch,
• Somalisch,
• Spanisch,
• Tigrinja,
• Türkisch,
• Ukrainisch,
• Urdu

Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass ständig eine ausreichende Anzahl von Dolmetschern zur Auftragsdurchführung zur Verfügung steht. Es kann sich ein Bedarf dahingehend ergeben, dass zeitgleich von mehreren Endstellen Dolmetscher der gleichen Sprachgruppe angefordert werden.

Vereinzelt sind bislang auch Sprachen wie z. B. Armenisch, Chinesisch, Oromo, Tamil, Tschetschenisch und Vietnamesisch aufgetreten, die nach vorheriger Terminabsprache verfügbar sein sollen. Dies wird ebenso für selten vorkommende Dialekte, wie z. B. Romani, erwartet. Es ist auch nicht auszuschließen, dass vereinzelt weitere Sprachen benötigt werden.

Die Höchstabrufmenge liegt bei 10.000 Stunden. Die Rahmenvereinbarung verliert ihre Wirkung, wenn die Höchstabrufmenge erreicht worden ist.

Beschreibung der Optionen

Der Ausführungszeitraum beginnt am 01.08.2026, spätestens jedoch mit Zuschlagserteilung, und endet am 31.07.2028. Die Rahmenvereinbarung verlängert sich bis zu zwei Mal durch einseitige schriftliche Erklärung des Auftraggebers, die dem Auftragnehmer spätestens drei Monate vor Ablauf des jeweiligen Ausführungszeitraums zugegangen sein muss, zum 01.08.2028 und zum 01.08.2029 um jeweils ein weiteres Jahr, d. h. längstens bis zum 31.07.2030. Der Vertrag endet nach 48 Monaten, ohne dass es einer förmlichen Kündigung bedarf.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Es ist eine Liste mit mind. einer geeigneten Referenz über die innerhalb der letzten zwei Jahre vor Ende der Angebotsfrist erbrachten wesentlichen Leistungen einzureichen, welche die einschlägige Erfahrung mit vergleichbaren Aufträgen und deren Umsetzung in der Praxis zeigt.

Referenzen sind dann geeignet, wenn diese in ihrer Art und Umfang dem hier zu vergebenden Auftrag entsprechen, so dass ein Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung entsprechend der Leistungsbeschreibung gezogen werden kann.

Die Art des hier zu vergebenden Auftrags umfasst das Bereitstellen von Videodolmetscherleistungen im Rahmen behördlicher Beratungen im Bereich des Ausländerrechts und im Bereich von Flüchtlingsangelegenheiten. Ein vergleichbarer Umfang der Referenzen mit der zu vergebenden Leistung ist gegeben, wenn mindestens 120 Videodolmetschereinsätze innerhalb der letzten zwei Jahre vor Ende der Angebotsfrist erbracht wurden. Hierbei ist es nicht relevant, ob es sich um ein dauerhaftes Vertragsverhältnis oder um Einzelbeauftragungen handelt. Ein etwaiges Vertragsverhältnis mit dem Referenzgeber kann auch kürzer oder länger als zwei Jahre vor Angebotsfrist bestehen, solange der geforderte Umfang von mindestens 120 Videodolmetschereinsätzen innerhalb von zwei Jahren vor Angebotsfrist nachgewiesen werden kann.
Als Videodolmetschereinsatz ist die konkrete Übersetzungsleistung eines Gesprächs mit Videozuschaltung, unabhängig von deren Dauer und einem etwaigen Vertragsverhältnis, zu verstehen. Der Umfang von 120 Videodolmetschereinsätzen kann auch durch Aufsummierung mehrerer Referenzen erreicht werden, sofern die Leistungen innerhalb der letzten zwei Jahre vor Ende der Angebotsfrist erbracht wurden.
Pro Referenz sind folgende Angaben zu machen:

• Art der Leistung,
• Umfang der Leistung,
• Empfänger der Leistung,
• Ansprechpartner, Telefon, E-Mail-Adresse für eventuelle Nachfragen,
• Erbringungszeitraum.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Datenschutz- und Datensicherheitskonzept:

Im Rahmen der Information und Beratung können unter anderem Bildmaterial und Übersetzungen im Bereich besonderer Datenkategorien i. S. d. Art. 9 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entstehen. Daher sind die jeweils geltenden Datenschutzvorschriften, insbesondere die Gewährleistung des Datenschutzes nach den Vorgaben der DSGVO und dem Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG) sowie die Verschwiegenheit der eingesetzten Dolmetscher sicherzustellen.

Der Auftragnehmer muss gemeinsam mit dem Angebot ein Datenschutz- und Datensicherheitskonzept einreichen, aus dem schlüssig und nachvollziehbar hervorgeht, durch welche technischen und organisatorischen Maßnahmen der Datenschutz und die Datensicherheit gewährleistet werden. Werden Dolmetschertätigkeiten in Telearbeit/ Home-Office ausgeführt, sind die Vorkehrungen und Kontrollmaßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit ebenfalls detailliert in dem Konzept darzustellen. Die allgemeinen Sicherungsziele des Datenschutzes und der Datensicherheit, wie die Gewährleistung der Vertraulichkeit und Authentizität der Daten sowie die Sicherstellung der Integrität und Verfügbarkeit der Daten, müssen im Rahmen der Auftragsverarbeitung ebenfalls gewährleistet sein.

Eine Nachforderung des Datenschutz- und Datensicherheitskonzept ist ausgeschlossen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Nachweis, dass eine branchenübliche Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden besteht bzw. im Auftragsfall abgeschlossen wird. Der Nachweis kann durch Vorlage des Versicherungsscheins, durch Vorlage eines Bestätigungsschreibens der Versicherungsgesellschaft über das Bestehen der Betriebshaftpflichtversicherung und ihre Laufzeit oder durch eine formfreie, vom Bieter zu erstellende Eigenerklärung geführt werden.

Im Falle der Abgabe einer Eigenerklärung ist der Nachweis für eine branchenübliche Betriebshaftpflichtversicherung unverzüglich nach Zuschlagserteilung durch Vorlage des Versicherungsscheins zu erbringen.

Bei Bietergemeinschaften sind die vorgenannten Belege von jedem Mitglied der Bieter-gemeinschaft vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Eigenerklärung über:

• die Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder
• die Eintragung im Vereinsregister oder
• das Nichtbestehen einer Pflicht zur Eintragung in eines der zuvor genannten Register.

Im Falle, dass für den Bieter die Pflicht zur Eintragung in das Berufs- und Handelsregister bzw. Vereinsregister besteht, ist nach Aufforderung durch den Auftraggeber der tatsächliche Nachweis, in Form eines Auszugs der Eintragung, zu erbringen. Dieser Nachweis darf zu diesem Zeitpunkt nicht älter als sechs Monate sein.

Ist der Einsatz von Nachunternehmern während der Vertragslaufzeit geplant, ist die Eigenerklärung erst auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle einzureichen. Im Falle des Einsatzes von Freiberuflern / Honorarkräften kann davon abgesehen werden.

Bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.

Zusätzliche Informationen

Weiterhin verpflichtet sich der Auftragnehmer (AN) mit der Beauftragung der Leistung dem Auftraggeber (AG) zu ermöglichen, alle zur Leistungserfüllung vorgesehenen Personen jederzeit einer Zuverlässigkeitsüberprüfung (ZÜP) unterziehen zu können. Der AN darf daher nur solche Personen einsetzen, die eine ZÜP durch das Hessische Landeskriminalamt eingewilligt haben und bei denen nach der Überprüfung keine polizeilichen Erkenntnisse vorliegen, die deren Zuverlässigkeit in Frage stellen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen, insbesondere auf die Frist des § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.