Konzeption, Transformation, Bereitstellung, Betrieb und Support von produktiven SAP S/4HANA und SAP BW/4HANA Systemen

Beschreibung der Beschaffung

Die BVG setzt seit 1997 SAP R/3 als ERP-System (aktueller Release-Stand ECC 6.0) mit den Modulen FI, CO, MM, PM, SD, PS und RE sowie SAP BW ein. Die BVG plant im Zuge der kontinuierlichen Digitalisierung für sich und die weiteren Unternehmen der BVG-Gruppe die Einführung von SAP S/4HANA und SAP BW/4HANA.
Gegenstand der Beschaffung sind Leistungen für die Durchführung eines Transformationsprojekts zur technischen Konvertierung des bestehenden SAP BW-Systems nach SAP BW/4HANA und zum Betrieb und Support dieses konvertierten BW/4HANA-Systems sowie zur Konzeption, Implementierung (inkl. Migration), Test, Schulung, Produktivsetzung der zukünftigen SAP S/4HANA und SAP BW/4HAHA-Systeme
Darüber hinaus sind laufende Leistungen für den Betrieb und den Support der zukünftigen dreistufigen Systemlandschaft für SAP S/4HANA und SAP BW/4HANA für einen Zeitraum von bis zu sieben Jahren Gegenstand der Beschaffung.

Zusätzliche Informationen

Beschränkung des Zugangs zu den Vergabeunterlagen: Der Zugang zu den kompletten Vergabeunterlagen ist eingeschränkt. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass von § 41 Absatz 4 SektVO Gebrauch gemacht wird, weil in den
Unterlagen vertrauliche Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse enthalten sind. Die den Vergabeunterlagen beigefügte Vertraulichkeitsvereinbarung ist über das Nachrichtenportal der
Vergabeplattform handschriftlich unterschrieben (keine
Signatur) einzureichen mit zusätzlicher Angabe des Unterzeichnernamens in Druckbuchstaben. Anschließend erhalten die interessierten Unternehmen das Leistungsverzeichnis inklusive derer Anlagen sowie die dazugehörige Bewertungsmatrix. über das Nachrichtenportal der Vergabeplattform.

Beschreibung der Optionen

Die Vertragslaufzeit kann durch einseitige schriftliche Erklärungen des Auftraggebers (AG) gegenüber dem Auftragnehmer (AN) zweimal um je 24 Monate verlängert werden. Die Verlängerung muss bis spätestens 6 Monate vor dem
ursprünglichen Vertragsende schriftlich erfolgen. Der AN hat keinen Anspruch auf Verlängerung der Vertragslaufzeit. Im Falle einer nicht erfolgten Verlängerung kann er hieraus keinerlei Ansprüche (insbesondere auf Schadensersatz oder
Vergütung) herleiten.

Zusätzliche Informationen

1. Der AG ist Sektorenauftraggeber nach § 100 Abs. 1 Nr. 1
GWB und führt hier ein Verhandlungsverfahren mit
vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durch. Der AG
unterliegt neben dem GWB der SektVO insbesondere dem
Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz.
2. Durch diese Bekanntmachung wird der
Teilnahmewettbewerb (TNW) begonnen, in dem sich die
interessierten Unternehmen mit den in dieser Bekanntmachung
angegebenen Angaben, Erklärungen u. Nachweisen um die
Aufforderung zur Angebotsabgabe bewerben. Erst eine
erfolgreiche Bewerbung mit positiver Eignungsprüfung u. -
bewertung durch den AG führt zur Aufforderung zur
Angebotsabgabe.
Den Unterlagen zur Veröffentlichung liegt eine Datei zu
allgemeinen Verfahrenshinweisen (Verfahrensbrief) bzgl. dieser
Vergabe bei. Die hierin enthaltenen Informationen beschreiben
das Verfahren und die Besonderheiten, die zu beachten sind.
3. Die Übermittlung von Bewerberfragen hat ausschließlich
unter Nutzung der Funktionalität der Vergabeplattform (vgl. Ziff.
I.3)) unter Angabe der Bezeichnung der Maßnahme (vgl. Ziff.
II.1.1)) u. des Aktenzeichens ITD1-0034-2023 zu erfolgen. Die
Bewerber sollen das hierfür vom AG zur Verfügung gestellte
Formular verwenden und über die Nachrichtenfunktion der
Vergabeplattform dem AG übermittelnnutzen. Auskünfte
werden grundsätzlich nur auf solche Fragen erteilt, die bis zum
12.05.2023 (gem. Allg. Verfahrenshinweise) an die unter Ziffer I.1)
bezeichnete Stelle unter Nutzung der Funktionalität der Vergabeplattform
(vgl. Ziff. I.3)) eingegangen sind. Mündliche o. verspätete Anfragen werden
nicht beantwortet. Der AG wird etwaige Informationen (auch die
Formulare) u. Beantwortung von Fragen von Bewerbern zum
TNW sowie sonstige Klarstellungen des AG, die das
Vergabeverfahren betreffen, auf der Vergabekooperation Berlin
veröffentlichen. Der AG empfiehlt daher allen Bewerbern,
täglich den vorbenannten Link zum Abruf von aktuellen
Informationen u. Klarstellungen des AG sowie Antworten von
Bewerberanfragen zum Vergabeverfahren zu nutzen. Die
Bewerber sollen die vom AG zur Verfügung gestellten
Formulare verwenden, ausfüllen und durch die geforderten
Angaben, Erklärungen u. Nachweise ergänzen. Ein Verweis auf
frühere Bewerbungen/Angebote ist nicht ausreichend.
4. Mit der Benennung der Referenzen stimmt der Bewerber/
BewGe der Kontaktaufnahme durch den AG zu den jeweiligen
Referenzgebern zu.
Zu Kooperationsformen im vorliegenden Vergabeverfahren (s.
auch III.1):
5. Sofern eine Bewerbung als BewGe erfolgt, ist mit dem
Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern der BewGe
ausgefüllte Erklärung einzureichen, aus der sich auch die
gesamtschuldnerische Haftung (vgl. Ziff. III.1.8) dieser
Bekanntmachung) im Zuschlagsfall, die Namen sämtlicher Mitglieder
der BewGe, ein bevollmächtigter Vertreter und die
Absicht, sich im Fall der erfolgreichen Bewerberauswahl zur
Bietergemeinschaft und im Zuschlagsfall zu einer
Arbeitsgemeinschaft zusammenzuschließen, ergibt. BewGe
dürfen nur einen Teilnahmeantrag einreichen.
Die unter Ziffer III.1.1) bis Ziffer III.1.3) benannten Unterlagen
sind bei Vorliegen einer Bewerbergemeinschaft für jedes
Mitglied der Bewerbergemeinschaft in einem gesonderten
Formular vorzulegen. Zur Erfüllung von Mindestanforderungen
gem, III.1.2 werden die Umsätze von Mitgliedern einer BewGe
addiert und gem. III.1.3 alle Erklärungen der Mitglieder einer
BewGe gesamthaft ausgewertet. BewGe haben darüber hinaus
eine Erklärung folgenden Inhalts abzugeben: Sämtliche
Mitglieder der BewGe bzw. der Vertreter der BewGe haben/hat
zu erklären, dass die Bildung keinen Verstoß gegen § 1 GWB
darstellt. Darüber hinaus ist von den Mitgliedern der BewGe
bzw. dem Vertreter dieser zu erklären, inwiefern für das
jeweilige beteiligte Unternehmen wirtschaftlich zweckmäßige
und kaufmännische Gründe vorliegen, sich nicht allein um die
Auftragsvergabe zu bewerben. Der AG stellt hierzu ein
Formblatt zur Verfügung. Es kann auf Anlagen verwiesen
werden.
6. Beabsichtigt der Bewerber oder ein Mitglied einer
Bewerbergemeinschaft, sich hinsichtlich der wirtschaftlichen
und finanziellen oder technischen und beruflichen
Leistungsfähigkeit auf andere Unternehmen (Dritter /
Nachunternehmer /konzernverbundener Unternehmen) zu
berufen (Eignungsleihe), so sind die unter Ziffer III.1.2) bis
III.1.3) benannten Unterlagen für die anderen Unternehmen
insoweit in einem gesonderten Formular vorzulegen, als die
Bezugnahme auf die Leistungsfähigkeit Dritter erfolgt.
Zusätzlich hat der Bewerber gesondert mit dem
Teilnahmeantrag die Verpflichtungserklärung der anderen
Unternehmen vorzulegen, nach deren Inhalt die rechtlich und
tatsächlich abgesicherte Verfügbarkeit über die entsprechenden
Ressourcen der Dritten nachgewiesen wird. Bei einer
Bezugnahme auf Kapazitäten eines anderen Unternehmens im
Hinblick auf die wirtschaftliche oder finanzielle
Leistungsfähigkeit ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen,
dass es mit dem Bewerber im Auftragsfall gemeinsam für die
Auftragsdurchführung entsprechend dem Umfang der
Eignungsleihe haftet. Beabsichtigt der Bewerber, im Hinblick
auf vorzulegende Nachweise/Angaben/Erklärungen für die
erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildung- soder
Befähigungsnachweise oder die einschlägige berufliche
Erfahrung (Referenzen) die Kapazitäten anderer Unternehmen
in Anspruch zu nehmen, so ist durch dieses ausdrücklich zu
bestätigen, dass es die Leistungen als Subunternehmer im
Auftragsfall erbringen wird, für die diese Kapazitäten benötigt
werden.
7. Der Auftraggeber hat für die Einreichung der
Teilnahmeanträge Formulare erstellt. Diese sind für die Einreichung der Teilnahmeanträge zu verwenden und über die
Vergabeplattform gem. I.1) herunterzuladen.. Die
Teilnahmeanträge müssen bis zum Schlusstermin (s. Ziffer
IV.2.2)) über die Vergabeplattform in Textform eingereicht
werden.
8. Erläuterung zum Ablauf:
Der AG verhandelt die indikativen Angebote. Der AG behält
sich vor, den Bieterkreis aufgrund einer Auswertung der
Angebote aufgrund der Zuschlagskriterien zu reduzieren.
Mögliche Verhandlungsgespräche finden voraussichtlich in der
Zeit vom 11.09.2023 bis 12.10.2023 (den Allgemeinen Verfahrenshinweisen
zu entnehmen) statt.
Nach Abschluss der Verhandlungen werden die dann noch im
Wettbewerb verbliebenen Bieter unter Umständen aufgefordert,
ihre letzten verbindlichen Angebote abzugeben. Der
Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen der Verhandlungen
über alle Inhalte, insbesondere der Leistungsbeschreibung
sowie des Vertragsentwurfs zu verhandeln.
Nach Abschluss der Verhandlungen werden den verbliebenen
Bietern mögliche Änderungen mitgeteilt und diese verbliebenen
Bieter aufgefordert, ihre überarbeiteten verbindlichen Angebote
abzugeben. Diese werden dann gemäß der bekanntgemachten
Zuschlagskriterien ausgewertet.
9. Datenschutz: Der Bewerber hat die Bestimmungen der
Datenschutz-Grundverordnung, des
Bundesdatenschutzgesetzes sowie anderer geltender Gesetze
zum Schutz personenbezogenen Daten einzuhalten. Für die
Übermittlung personenbezogener Daten an den Auftraggeber
trägt der Bewerber die datenschutzrechtliche Verantwortung
und hat entsprechend die Rechtmäßigkeit sicherzustellen (z. B.
durch Einholung von Einwilligungen bei Angaben natürlicher
Personen).
10. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass allein der Inhalt der
vorliegenden EU-weiten Bekanntmachung maßgeblich ist, wenn
die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren
Bekanntmachungsmedien veröffentlicht wird u. der
Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen
Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig oder verändert
wiedergegeben wird.
11. Das Vergabeverfahren wird unter Gremienvorbehalt durchgeführt. Die
Finanzierungsmittel sind noch nicht abschließend bewilligt,
worauf transparent seitens der Vergabestelle hingewiesen wird.
Der AG behält sich vor, das Vergabeverfahren aufzuheben und
keinen Zuschlag zu erteilen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.