Rahmenvertrag Sprach- und Integrationsmittler*innen Jugendamt Essen

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Vergabe von Leistungen durch Sprach- und Integrationsmittler*innen für den Fachbereich 51/Jugendamt der Stadt Essen. Der Fachbereich benötigt für die pflichtgemäße Aufgabenerfüllung professionelle Sprach- und Integrationsmittler*innen, die die Fachkräfte im Gesundheits-, Bildungs- und Sozialwesen unterstützen. Ihre Aufgabe ist es, Brücken zu bauen und damit die Kommunikation zwischen Fachkräften und Klient*innen bzw. Kund*innen mit Migrationshintergrund zu verbessern.
Der Einsatz erfolgt insbesondere in den Abteilungen Amtsvormundschaften/Beistandschaften, pädagogische Einrichtungen, Jugendpsychologisches Institut und Soziale Dienste.
Die eingesetzten Sprach- und Integrationsmittler*innen
- dolmetschen professionell
- analysieren Gesprächssituationen und intervenieren angemessen bei Kommunikationsstörungen
- wenden Mediations- und Konfliktlösungstechniken an
- verfügen über das notwendige Vokabular in den Bereichen Erziehung, Bildung, Soziales, Gesundheit und öffentliche Verwaltung
- vermitteln soziokulturelles und strukturelles Hintergrundwissen zwischen Menschen mit Migrationshintergrund und Fachpersonal
- erläutern länderspezifische Unterschiede der medizinischen, sozialen und pädagogischen Versorgung
- assistieren den Fachkräften der Sozialen Arbeit bei der Leistung von Hilfe zur Selbsthilfe
- übernehmen Aufgaben unter Anleitung des Fachpersonals (z.B. Begleitung bei Arztbesuchen oder Behördengängen)
Es wird eine Rahmenvereinbarung mit einem Dienstleister für die Zeit von einem Jahr mit der dreimaligen automatischen Verlängerungsoption um jeweils ein weiteres Jahr (maximale Laufzeit somit vier Jahre) geschlossen. Die optionale Verlängerung tritt hierbei jeweils automatisch ein, sofern die Auftraggeberin das bestehende Vertragsverhältnis nicht mindestens sechs Monate vor Ablauf schriftlich kündigt. Vertragsbeginn ist hierbei der 01.02.2024; die Basislaufzeit endet somit zum 31.01.2025; in jedem Falle endet der Vertrag mit Ablauf der Maximallaufzeit von vier Jahren am 31.01.2028.
Die genaue Anzahl der innerhalb der Vertragslaufzeit anfallenden Einsätze kann nicht abschließend angegeben werden. Es wird zurzeit davon ausgegangen, dass jährlich ca. 5.500 Einsatzstunden anfallen werden. Es handelt sich dabei um Schätzwerte, eine Abnahmeverpflichtung besteht insofern nicht. Die Auftraggeberin behält sich vor, das geschätzte Volumen pro Jahr im Bedarfsfall um bis zu jeweils 10 % zu überschreiten. Die Angebotspreise des Bieters haben hierbei weiterhin Gültigkeit.

Beschreibung der Verlängerungen

Es wird eine Rahmenvereinbarung mit einem Dienstleister für die Zeit von einem Jahr mit der dreimaligen automatischen Verlängerungsoption um jeweils ein weiteres Jahr (maximale Laufzeit somit vier Jahre) geschlossen. Die optionale Verlängerung tritt hierbei jeweils automatisch ein, sofern die Auftraggeberin das bestehende Vertragsverhältnis nicht mindestens sechs Monate vor Ablauf schriftlich kündigt. Vertragsbeginn ist hierbei der 01.02.2024; die Basislaufzeit endet somit zum 31.01.2025; in jedem Falle endet der Vertrag mit Ablauf der Maximallaufzeit von vier Jahren am 31.01.2028.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Nachweis zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit erfolgt durch Einreichen der Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zum Nachweis der Eignung haben die Bieter die nachfolgend aufgeführten Unterlagen einzureichen:
Eigenerklärung zur Eignung
Hierzu ist der von der Auftraggeberin mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Vordruck "Eigenerklärung zur Eignung" (Anlage 2) einzureichen.
Bietergemeinschaften
Sofern eine Bietergemeinschaft als Anbieter auftritt, ist die Anlage 8 "Bietergemeinschaftserklärung" mit dem Angebot einzureichen.
Unterauftragnehmer
Sofern beabsichtigt ist, Teile des Auftrags im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben, sind die entsprechenden Teile des Auftrags mit Angebotsabgabe zu benennen. Hierzu ist die Anlage 9 "Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe" sowie die entsprechende "Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer/Eignungsleihe" (Anlage 10) zu füllen und mit dem Angebot einzureichen. Sämtliche im Rahmen der Vertragsausführung niedergelegten Pflichten treffen den Anbieter und dessen Erfüllungsgehilfen (Nachunternehmer, kooperierende Unternehmer, eingesetzte Drittunternehmer etc.) gleichermaßen. Der Anbieter hat sicherzustellen, dass die für die Leistungserbringung eingesetzten Erfüllungsgehilfen über diese Leistungsbeschreibung, den Anlagen sowie der ggfls. während der Angebotsphase erfolgten Bieterkommunikation informiert sind. Vor Zuschlagserteilung wird von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, verlangt, die Unterauftragnehmer zu benennen, sofern dies nicht bereits bei Angebotsabgabe erfolgt ist, und deren Eignung nachzuweisen.
Eignungsleihe
Beabsichtigt ein Bieter sich bei der Erfüllung des Auftrages im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen zu bedienen (Eignungsleihe), so sind die entsprechenden Anlagen bei Angebotsabgabe die Anlage 9 "Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe" sowie die Anlage 10 "Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer/Eignungsleihe" einzureichen.
Eigenerklärung "eingesetztes Personal"
Hierzu ist die von der Auftraggeberin mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage 3 "Eingesetztes Personal" ausgefüllt einzureichen. Die Anlage umfasst folgende Bereiche:
- Angebotene Sprachen
Es wird versichert, dass der Bieter alle Sprachen anbieten kann. Die Liste als Anlage dient nur zur Orientierung (Anhang A: Sprachen Übersicht). Der Bieter ist verpflichtet für jede angeforderte Sprache eine(n) Sprach- und Integrationsmittler*in zur Verfügung zu stellen.
- Sprachniveau
Der Bieter versichert, dass lediglich entsprechend geeignete Sprach- und Integrationsmittler*innen zum Einsatz kommen. Sprach- und Integrationsmittler*innen gelten als ausreichend qualifiziert, wenn sie mindestens des Sprachniveaus C1 mächtig sind (nicht nur für die zu übersetzende Sprache, sondern auch für Deutsch) bzw. über vergleichbare Sprachkenntnisse verfügen.
Vergleichbare Sprachkenntnisse liegen vor, wenn:
- ein breites Spektrum anspruchsvoller, längerer Texte verstanden und auch implizite
- Bedeutungen erfasst werden können.
- spontanes und fließendes Ausdrücken möglich ist, ohne öfter deutlich erkennbar nach Worten suchen zu müssen.
- die Sprache im gesellschaftlichen und beruflichen Leben oder in Ausbildung und
- Studium wirksam und flexibel gebraucht werden kann.
- klar, strukturiert und ausführlich zu komplexen Sachverhalten Äußerungen getroffen und dabei verschiedene Mittel zur Textverknüpfung angemessen verwendet werden können.
- Führungszeugnis
Der Bieter versichert, dass keine Einträge im polizeilichen Führungszeugnis der eingesetzten Dolmetscher- und Sprachmittler*innen vorliegen. Der Bieter hat diese der Auftraggeberin auf Verlangen jederzeit vorzulegen.
- Auswahl des Personals
Der Personaleinsatz muss quantitativ und qualitativ den Anforderungen der Leistungsbeschreibung entsprechen. Die Arbeitsbedingungen des Personals unterliegen den arbeitsrechtlichen Anforderungen. Die Auftraggeberin behält sich vor, während der Vertragslaufzeit ohne Vorankündigung jederzeit die Einhaltung der Anforderungen zu überprüfen und die Einsicht in Arbeitsverträge, Qualifikationsnachweise und Zeugnisse vorzunehmen. Die Auftraggeberin behält sich vor, den Einsatz des Personals abzulehnen, sofern hinsichtlich der Eignung Bedenken bestehen. Vertretungsregelungen im Urlaubs- oder Krankheitsfall sind vom Auftragnehmer sicherzustellen. Bei der Auswahl des Personals sollte insbesondere auf personelle und soziale Kompetenzen (z.B. Empathie, Motivationsfähigkeit, Kontaktfreude, Kreativität und Teamfähigkeit, etc.) geachtet werden. Die Auswahl der eingesetzten Dolmetscher- und Sprachmittler*innen erfolgt durch den Anbieter unter Berücksichtigung des jeweiligen Anliegens der Aufraggeberin. Es besteht die Option, durch die Auftraggeberin gezielte Dolmetscher- und Sprachmittler*innen anzufordern.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Einzureichende Unterlagen:
- Eigenerklärung Mindestlohngesetz (§19 MiLoG) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer /Eignungsleiher (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Erklärung Unteraufträge / Eignungsleihe (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Bietergemeinschaftserklärung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Eigenerklärung Sanktionspaket Russland (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Eigenerklärung eingesetztes Personal (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Verschwiegenheitserklärung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)

Die gesamte Kommunikation erfolgt über den Vergabemarktplatz. Es wird eine freiwillige und kostenlose Registrierung auf dem Vergabemarktplatz NRW empfohlen. Die Registrierung bietet den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten (z.B. Bieterfragen) zum Verfahren informiert werden. Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur elektronischen Einreichung des Angebots ist eine Registrierung zwingend erforderlich.
Bekanntmachungs-ID: CXS0Y68Y1BAKWU6L

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin.
Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.
Eine Rüge ist an die in Ziffer I.1) genannte Vergabestelle zu richten.
Die zuständige Stelle für ein Nachprüfungsverfahren ist in Ziffer VI.4.1) der ursprünglichen Bekanntmachung genannt. Statthafter Rechtsbehelf ist gem. § 160 GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer (Ziff. VI.4.1 der ursprünglichen Bekanntmachung).
Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.