Übersetzungssoftware (01/U/2026)

Kurze Beschreibung

Ziel der Ausschreibung ist die Beschaffung einer leistungsfähigen, skalierbaren und benutzerfreundlichen Softwarelösung, die die Auftraggeberin bei der effizienten, qualitätsgesicherten und datenschutzkonformen Übersetzung im Kundenkontakt unterstützt.
Die Auftraggeberin schließt mit dem Auftragnehmer eine Rahmenvereinbarung über die Überlassung und den Management Service von Lizenzen einer cloudbasierten Übersetzungssoftware - Text-/Dokumentenübersetzung und Konversationsmodus/Voice - über einen Zeitraum von 2 Jahren und der Option der Verlängerung um 2 x ein weiteres Jahr ab.

Beschreibung der Beschaffung

Ziel der Ausschreibung ist die Beschaffung einer leistungsfähigen, skalierbaren und benutzerfreundlichen Softwarelösung, die bei der effizienten, qualitätsgesicherten und datenschutzkonformen Übersetzung wissenschaftlicher, administrativer und technischer Inhalte unterstützt.
Die Lösung muss sowohl für automatisierte Übersetzungen als auch für die Einbindung menschlicher Übersetzungsleistungen geeignet sein und insbesondere den Anforderungen an Mehrsprachigkeit in der Kunden-Kommunikation gerecht werden.

Darüber hinaus umfasst der Leistungsgegenstand die Bereitstellung eines zentralen Lizenz- und Benutzerverwaltungsdienstes sowie die Erbringung von Support- und Wartungsleistungen über die gesamte Laufzeit des Rahmenvertrags.

Die anzubietende Übersetzungssoftware muss als cloudbasierte Lösung bereitgestellt werden. Eine lokale Installation auf Servern oder Endgeräten des jeweiligen Auftraggebers ist nicht vorgesehen und wird nicht akzeptiert. Für mobile Apple Endgeräte wird eine App bereitgestellt.

Die Software muss über einen webbasierten Zugang (z. B. über einen gängigen Internetbrowser) nutzbar sein. Die Mindestanforderungen sind in der Leistungsbeschreibung benannt.

Weitere Informationen zur Verlängerung

Dem Auftraggeber steht die Option zu, bis drei Monaten vor Ablauf der Vertragslaufzeit durch einseitige schriftliche Erklärung gegenüber dem Auftragnehmer den Vertrag zweimalig um 12 Monate zu verlängern. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt somit 4 Jahre und endet am 31.12.2030.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Es ist eine Referenz im Versicherungsbereich oder im Krankenversicherungsbereich anzugeben, bei der die angebotene cloudbasierte Übersetzungssoftware - Text-/Dokumentenübersetzung und Konversationsmodus/Voice - über eine Laufzeit von mindestens 12 Monaten erfolgreich im Einsatz ist. (Eigenerklärung Referenzen (38))

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden Mindestdeckungssummen:

• Personen- und Sachschäden 3 Mio. Euro
• Vermögensschäden 3 Mio. Euro
• Schäden aus der Verletzung datenschutzrechtlicher Bestimmungen 3 Mio. Euro

Diese ist über die gesamte Vertragslaufzeit bis zum Ablauf der Gewährleistungsfrist aufrechtzuerhalten. (Eigenerklärung Haftpflichtversicherung (40))

Zusätzliche Informationen

Zusätzliche Angaben:
>> Die Verfahrenssprache ist deutsch.
>> Es gilt deutsches Recht.
>> Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Ein Angebot Bietergemeinschaften findet nur dann Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind u. ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss u. die Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. Das Formblatt "Erklärung der Bietergemeinschaft" ist in dem Fall dem Angebot ausgefüllt u. unterzeichnet beizufügen.

>> Für Unterauftragnehmer sind die "Eigenerklärung Umsatz" und/oder "Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen" nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit oder der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass sich dieser gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung für Eignungsleihe nach § 47 VgV"). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten des Unterauftragnehmers tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

>> Mit dem Angebot sind folgende Erklärungen vorzulegen:
> Die Vergabestelle holt für den Bieter, der im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagsentscheidung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt gemäß WRegG ein. Die für die Abfrage notwendigen Daten sind vom Bieter anzugeben.
> Als öffentlicher Auftraggeber hat sich die Vergabestelle durch die Eigenerklärung EU-Sanktionspaket (39) bestätigen zu lassen und sicherzustellen, dass an der Vertragserfüllung keine Personen, Organisationen oder Einrichtungen beteiligt sind, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift nach Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr.833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 aufweisen

>> Der Bieter hat mit dem Angebot einen Testzugang zur angebotenen cloudbasierten Übersetzungssoftware bereitzustellen. Zur Verifizierung der Einhaltung der vorgegebenen technischen Anforderungen und Funktionsfähigkeit erfolgt eine Teststellung der angebotenen cloudbasierten Übersetzungssoftware - Text-/Dokumentenübersetzung und Konversationsmodus/ Voice (siehe Ziffer 5 der Bewerbungsbedingungen).

>> Mit dem Angebot sind folgende weitere Erklärungen zur Auftragsverarbeitungsvereinbarung Sozialdaten (60) vorzulegen (siehe Ziffer 7 der BWB):
> Dem Angebot ist nach den Vorgaben der Auftraggeberin (siehe Anlage 1 Sicherheitskonzept des Auftragnehmers (60.1)) das vom Bieter selbst erstellte Sicherheitskonzept beizufügen. Dieses beinhaltet die allgemein bei dem Bieter geltenden Sicherheitsanforderung, welche u.a. in den internen technischen und
organisatorischen Maßnahmen des Bieters verankert sind. Sollte ein leistungsbezogenes Sicherheitskonzept verlangt werden, welches integrierte Sicherheitsmaßnahmen bei der Dienstleistung wiedergibt, so wird dies in der Leistungsbeschreibung mit aufgeführt. Das Sicherheitskonzept dient zur Verifizierung.
> Im Weiteren hat der Bieter ein Löschkonzept beizufügen (siehe § 9 der AVV (60)). Ausreichend ist hierbei ein Auszug aus dem allgemeinen Löschkonzept des Bieters über die Löschungs- und Aufbewahrungsfristen der erhaltenen Datenbestände der IKK classic (u. a. Löschung von Verträgen, Unterlagen zur
Vertragsanbahnung, Rechnung, etc.). Sollte das Löschkonzept nicht herausgegeben werden können, so ist eine Erklärung hierzu abzugeben, welche eine Zusicherung der Löschung mit Angabe der Lösch- und Aufbewahrungsfrist enthält.
> Der Auftragnehmer teilt die für die Verarbeitung der Sozialdaten der Auftraggeberin vorgesehenen Standorte und Geschäftsräume bereits mit Abgabe des Angebots mit und benennt diese im Formblatt Anlage
2 „Standorte der Geschäftsräume des Auftragsverarbeiters“ (60.2).
> Die „Auflistung der bestehenden Unterauftragsverhältnisse“ sind in jedem Fall einzureichen – gegebenenfalls mit dem Hinweis, dass keine Unterauftragnehmer im Rahmen des Auftragsverhältnisses eingesetzt werden und dass keine Wartungsverträge im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis bestehen. Dies dient der Klarstellung aus den Anforderungen des Datenschutzes heraus (siehe Formblatt Anlage 3 „Auflistung der bestehenden Unterauftragsverhältnisse“ (60.3)).
> Der vom Auftragnehmer nach § 10 der AVV zu bestellende Ansprechpartner ist der Auftraggeberin bereits mit Abgabe des Angebots zu benennen (siehe Formblatt Anlage 4 - Ansprechpartner“ (60.4)).

>> Im Übrigen sind vom Bieter folgende weitere Eigenerklärungen vorzulegen:
> Eigenerklärung Haftpflichtversicherung (40), worin der Bieter erklärt im Fall der Zuschlagserteilung spätestens zum Zeitpunkt des Leistungsbeginns über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden Mindestdeckungssummen verfügt:
- Personenschäden 3.000.000 Euro
- Sachschäden 3.000.000 Euro
- Vermögensschaden 3.000.000 Euro und
- Versicherung gegen Folgen eine Datenschutzverstoßes 3.000.000 Euro.
> Eigenerklärung zur Informationssicherheit (63).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.