Vergabeverfahren - Digitalisierung des Aktenarchives Sg 226 in der EBA-Außenstelle München

Eisenbahn-Bundesamt

Die Umsetzung der Digitalisierung des Aktenarchives des Sg 226 wurde im Rahmen der EBA-Arbeitsgruppe „Langzeitspeicherung“ behandelt. Es wurde festgelegt, dass die hier beantragte Leistung ein sinnvolles Pilotprojekt darstellt, um die gewonnenen Erkenntnisse für eine spätere EBA-weite Anwendung nutzen zu können.
Zu digitalisieren sind Akten, Ordner, Hängeregister im Umfang von ca. 450 laufende Meter. Alle Akten müssen aufbereitet, vollständig digitalisiert und für den Vorhabenträger in geeigneter Weise zur Verfügung gestellt werden. Nach der Digitalisierung werden die Papierakten dem Vorhabenträger wieder zurückgegeben, um ggf. dem Bundesarchiv ausgewählte Dokumente zur Verfügung stellen zu können.
Die zu vergebende Leistung setzt sich aus folgenden Teilen zusammen:
1. Abholung der Akten beim Vorhabenträger. Schonender und sicherer Transport der Unterlagen vom Vorhabenträger zum Auftragnehmer.
2. Digitalisierung der Akten beim Auftragnehmer nach Vorgaben des sogenannten „ersetzenden Scannens“ gemäß Technischer Richtlinie 03138 „Ersetzendes Scannen“ (BSI)
3. Datenaustausch und Aufbewahrung bis zur Rückgabe
4. Datenrückgabe durch den Auftragnehmer an den Vorhabenträger
5. Rückgabe der digitalisierten Papierakten

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-11-29. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-09-27.

Wer?

• Eisenbahn-Bundesamt

Wie?

• Bibliotheksverwaltung › Archivierung
• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning
• Unternehmensorganisation › Aktenführung
• Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen › Vertragsverwaltung
• Zeichen- und Bildverarbeitungssoftwarepaket › Darstellungs- und Archivierungssystem

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-09-27	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2023-09-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Referenznummer: 111vb/005-0099#046
Kurze Beschreibung:

Die Umsetzung der Digitalisierung des Aktenarchives des Sg 226 wurde im Rahmen der EBA-Arbeitsgruppe „Langzeitspeicherung“ behandelt. Es wurde festgelegt, dass die hier beantragte Leistung ein sinnvolles Pilotprojekt darstellt, um die gewonnenen Erkenntnisse für eine spätere EBA-weite Anwendung nutzen zu können. Zu digitalisieren sind Akten, Ordner, Hängeregister im Umfang von ca. 450 laufende Meter. Alle Akten müssen aufbereitet, vollständig digitalisiert und für den Vorhabenträger in geeigneter Weise zur Verfügung gestellt werden. Nach der Digitalisierung werden die Papierakten dem Vorhabenträger wieder zurückgegeben, um ggf. dem Bundesarchiv ausgewählte Dokumente zur Verfügung stellen zu können. Die zu vergebende Leistung setzt sich aus folgenden Teilen zusammen: 1. Abholung der Akten beim Vorhabenträger. Schonender und sicherer Transport der Unterlagen vom Vorhabenträger zum Auftragnehmer. 2. Digitalisierung der Akten beim Auftragnehmer nach Vorgaben des sogenannten „ersetzenden Scannens“ gemäß Technischer Richtlinie 03138 „Ersetzendes Scannen“ (BSI) 3. Datenaustausch und Aufbewahrung bis zur Rückgabe 4. Datenrückgabe durch den Auftragnehmer an den Vorhabenträger 5. Rückgabe der digitalisierten Papierakten

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Darstellungs- und Archivierungssystem 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Eisenbahn-Bundesamt
Postanschrift: Heinemannstraße 6
Postleitzahl: 53175
Postort: Bonn
Kontakt
Internetadresse: http://www.eisenbahn-bundesamt.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@eba.bund.de 📧
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=539702 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=539702 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-09-27 📅
Einreichungsfrist: 2023-11-29 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-10-02 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 189-591248
ABl. S-Ausgabe: 189
Zusätzliche Informationen

Bitte entnehmen Sie die Details der Ausschreibung den veröffentlichten Unterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung sowie der Bieterinformation.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Zu digitalisieren sind Akten, Ordner, Hängeregister im Umfang von ca. 450 laufende Meter. Alle Akten müssen aufbereitet, vollständig digitalisiert und für den Vorhabenträger in geeigneter Weise zur Verfügung gestellt werden. Nach der Digitalisierung werden die Papierakten dem Vorhabenträger wieder zurückgegeben, um ggf. dem Bundesarchiv ausgewählte Dokumente zur Verfügung stellen zu können.

Die zu vergebende Leistung setzt sich aus folgenden Teilen zusammen:

1. Abholung der Akten beim Vorhabenträger. Schonender und sicherer Transport der Unterlagen vom Vorhabenträger zum Auftragnehmer.

2. Digitalisierung der Akten beim Auftragnehmer nach Vorgaben des sogenannten „ersetzenden Scannens“ gemäß Technischer Richtlinie 03138 „Ersetzendes Scannen“ (BSI)

3. Datenaustausch und Aufbewahrung bis zur Rückgabe

4. Datenrückgabe durch den Auftragnehmer an den Vorhabenträger

5. Rückgabe der digitalisierten Papierakten

Geschätzter Gesamtwert: 200 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Bitte entnehmen Sie die Details der Ausschreibung den veröffentlichten Unterlagen, insbesondere der LEISTUNGSBESCHREIBUNG sowie der BIETERINFORMATION.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 200 000 EUR 💰
Dauer: 48 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Standort der Akten ist das Archiv der Außenstelle München des Einsenbahn-Bundesamts in der Arnulfstraße 9/11, 80335 München.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Die Eignungskriterien für die Teilnahme an dieser öffentlichen Ausschreibung lauten: technische und berufliche Leistungsfähigkeit (hierzu unter Ziffer 2.3.1.1), wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (hierzu unter Ziffer 2.3.1.2) sowie Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (hierzu unter Ziffer 2.3.1.3).

Die Bildung einer Bietergemeinschaft zur besseren Abdeckung der geforderten technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit ist möglich.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Der Nachweis erfolgt mittels Eigenerklärung des Bieters (Anlage 3).
Technische und berufliche Fähigkeiten:

Bezüglich der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird auf die Anforderungen in der Leistungsbeschreibung verwiesen.

Es ist ein aussagekräftiger Nachweis über einschlägige Qualifikationen und Kompetenzen beizufügen, die sich aus Referenzen aus in Art und Umfang vergleichbaren Projekte (siehe Anlage 2; es werden 3 - 5 aussagekräftige Quellen erbeten) ablesen lassen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Bitte entnehmen Sie die Details der Ausschreibung den veröffentlichten Unterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung sowie der Bieterinformation.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2024-03-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-11-29 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=539702 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemomblerstr. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2023/S 189-591248 (2023-09-27)

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