BLB/Z/externe Dienstleistung Service Management Center (Notfälle, Störungen, Beschwerden, Aufzugsnotruf)_100-18-00541

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist der
—— Betrieb des Externen Service Management Centers des BLB NRW für die außerhalb der Betriebszeiten sowie im Überlauf auftretenden Notfälle, Störungen und Beschwerden in Liegenschaften des BLB NRW. In diesem Rahmen schreibt der BLB NRW die Betreuung gemäß der nachfolgenden Leistungsbeschreibung von ca. 4 400 Gebäuden im Service Management Center aus,
—— Darüber hinaus wird der Betrieb der Aufzugsnotrufzentrale für die in Liegenschaften des BLB NRW aufgeschalteten Personenaufzugs- und Lastenaufzugsanlagen (ca. 1 400 Stück) ausgeschrieben.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

40470 Nordrhein-Westfalen Das zu betreuende Einzugsgebiet umfasst das Bundesland NRW mit einer Fläche von rund 34 100 km, mit insgesamt 4 400 Gebäuden. Vom SMC aus werden für die technischen Leist…

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Ausschreibung ist der Betrieb des Externen Service Management Centers des BLB NRW für die außerhalb der Betriebszeiten sowie im Überlauf auftretenden Notfälle, Störungen und Beschwerden in Liegenschaften des BLB NRW. In diesem Rahmen schreibt der BLB NRW die Betreuung gemäß der nachfolgenden Leistungsbeschreibung von ca. 4 400 Gebäuden im Service Management Center aus.
—— Der Dienstleister ist für die Erfassung aller objektbezogenen Meldungen wie Not- und Störfälle, Annahme und Bearbeitung von Kontakten auf verschiedenen Meldewegen (Anruf, Mail, Fax) außerhalb der SMC-Servicezeit sowie im Überlauf zuständig,
—— Darüber hinaus wird der Betrieb der Aufzugsnotrufzentrale für die in Liegenschaften des BLB NRW aufgeschalteten Personenaufzugs- und Lastenaufzugsanlagen (ca. 1 400 Stück) ausgeschrieben. Eine differenzierte Aufstellung des Auftragsvolumens kann dabei der Anlage sowie den folgenden Ausführungen entnommen werden.
Ziel der Ausschreibung ist die ganzheitliche, wirtschaftliche, strukturierte und transparente Vergabe der Leistungen des Service Management Centers mit einem einheitlichen Qualitätsstandard.
Die Vergabe der Leistung erfolgt in einem Fachlos.
Hierzu sind die Leistungen zusammengetragen und zu dieser Leistungsbeschreibung zusammengefasst worden. Alle zu erbringenden Leistungen sind erfasst und mit einem entsprechenden Intervall und Servicelevel hinterlegt.
Auftraggeber und Vertragshalter gegenüber den Dienstleistern (nachfolgend auch AN genannt) ist der BLB NRW (nachfolgend auch AG genannt). Zwischen AN und AG wird ein Dienstleistungsvertrag abgeschlossen, welcher auch Bestandteil der Vergabeunterlage ist.
Vom SMC wurden in einem 12-monatigen Zeitraum (Mittelwert 2016/2017/2018) rund 37 500 Meldungen entgegengenommen. Die Quote der Anrufe, die an einen externen Dienstleister weitergeleitet werden, liegt derzeit im Durchschnitt bei 5,00 % (Überlauf).
Der Vertrag beginnt am 1.6.2019 und endet am 31.5.2021. Der Vertrag verlängert sich automatisch jeweils um 1 Jahr, sofern er nicht 4 Monate vor Ablauf von einer der
Vertragsparteien schriftlich gekündigt wird. Der Vertrag endet jedoch spätestens zum 31.5.2023.
Zur reibungslosen und sicheren Implementierung der ausgeschriebenen Leistungen ist eine Start-Up-Phase seitens des AG geplant, welche 8 Wochen vor eigentlichem Auftragsstart beginnt und 2 Monate nach Auftragsstart bzw. tatsächlicher Dienstaufnahme 1.6.2019 (Vertragsstart) endet. Die jeweils verantwortlichen Mitarbeiter des AN sollen in Abstimmung mit dem AG betriebliche Fragestellungen klären sowie abstimmen und so einen optimalen Leistungsstart unterstützen. Die Aufwendungen der Implementierung vor dem eigentlichen Auftragsstart sind seitens des Bieters entsprechend in der Preis und Kalkulationsliste preislich zu bewerten.
1.4.2019 Implementierung
1.6.2019 Vorlauf- und Koordinierungsphase
1.7.2019 Abschlussphase
1.8.2019 Regelbetrieb

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag beginnt am 1.4.2019, die Leistung beginnt am 1.6.2019 und endet am 31.5.2021. Der Vertrag verlängert sich automatisch jeweils um 1 Jahr, sofern er nicht 4 Monate vor Ablauf von einer der Vertragsparteien schriftlich gekündigt wird. Der Vertrag endet jedoch spätestens zum 31.5.2023.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

In Form einer Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (Formular 521 EU) die den Vergabeunterlagen als Formular beigefügt ist. Für die vor Zuschlagserteilung erforderliche Abfrage beim Gewerbezentralregister sind die erforderlichen Daten auf Anfrage vom Bestbieter beizubringen. Die geforderten Nachweise und Erklärungen sind beim Einsatz von Nachunternehmen oder im Falle der Eignungsleihe auch vom Nachunternehmen beizubringen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die Vorgaben des TVgG NRW zu Mindestlohn/Tariftreue sind zwingend zu berücksichtigende Ausführungsbedingungen i. S. v. §§ 128 (2) i. V. m. 129 GWB. Besondere
Vertragsbedingungen werden Bestandteil des Vertrages.
Externes SMC:
Das SMC des BLB verfügt über eine eigene Telefonanlage mit zentraler Rufnummer für Kunden und Nutzer der Immobilien. Die Rufnummer verweist auf einen sog. Callring, in dem die einzelnen Agenten hinterlegt sind. Über die Anlage wird inner- u. außerhalb der Betriebszeit die Weiterleitung von eingehenden Calls zum AN gesteuert. Dazu ist vom AN eine eigene Telefonanlage mit einem Multiplexanschluss vorzuhalten.
Aufzugsnotrufzentrale:
Der AG verfügt dazu über ein eigenes Notrufsystem, bestehend aus 3 Aufzugsnotrufzentralen für Personen- u. Lastenaufzugsanlagen in BLB Liegenschaften. Diese Systeme sind vom ext. Dienstleister(AN) komplett zu übernehmen. Mindestens 2 Leitstellen müssen permanent angeschlossen und besetzt sein, das dritte System ist ein Backup als Reserve.

Unter https://evergabe.blb.nrw.de/Vergabe/company/welcome.do finden Sie weitere Informationen zum Verfahren. Dort können Sie die Vergabeunterlagen kostenlos herunterladen und Nachrichten der Vergabestelle einsehen. Um am Verfahren vollumfänglich teilnehmen zu können sind ein Login und eine vorherige Registrierung erforderlich, soweit das Unternehmen nicht bereits registriert ist.
Der vollständige (digitale) Ausdruck der bepreisten Preis- u. Kalkulationsliste ist dem elektronischen Angebot zwingend als Anhang in Dateiform (pdf) beizufügen.
Der Vertrag beginnt am 1.4.2019 mit der Implementierungsphase, der Leistungsbeginn ist abweichend vom Vertragsbeginn am 1.6.2019 und endet am 31.5.2021. Der Vertrag verlängert sich automatisch jeweils um 1 Jahr, sofern er nicht 4 Monate vor Ablauf von einer der Vertragsparteien schriftlich gekündigt wird. Der Vertrag endet jedoch spätestens zum 31.5.2023.
Zur reibungslosen und sicheren Implementierung der ausgeschriebenen Leistungen ist eine Start-Up-Phase seitens des AG geplant, welche 8 Wochen vor eigentlichem Auftragsstart beginnt und 2 Monate nach Auftragsstart bzw. tatsächlicher Dienstaufnahme 1.6.2019 (Vertragsstart) endet. Die jeweils verantwortlichen Mitarbeiter des AN sollen in Abstimmung mit dem AG betriebliche Fragestellungen klären sowie abstimmen und so einen optimalen Leistungsstart unterstützen. Die Aufwendungen der Implementierung vor dem eigentlichen Auftragsstart sind seitens des Bieters entsprechend in der Preis und Kalkulationsliste preislich zu bewerten.
1.4.2019 Implementierung
1.6.2019 Vorlauf- und Koordinierungsphase
1.7.2019 Abschlussphase
1.8.2019 Regelbetrieb
Zur Sicherstellung der geforderten Qualität der Aufzugsnotrufzentrale wird im Rahmen der Implementierungsphase die Zertifizierung des Aufzugsnotrufes in den Räumlichkeiten des AN im Hinblick auf Konformität zur DIN EN 81/28 durch eine zertifizierte Prüfstelle vorgenommen.
Gegenstand der Zertifizierung ist die Prüfung und Bewertung der Umsetzung des Fern-Notrufs für Aufzüge, insbes. die Eignung der Notrufzentralen unter der Berücksichtigung
Der eingesetzten Technik und dem Aspekt der Notrufannahme, der Notrufbearbeitung, der Notrufspeicherung und der Veranlassung der jeweils erforderlichen und notwendigen Maßnahmen.
Die Prüfgrundlagen lassen sich aus den normierten Anforderungen der DIN EN 81-28, Teil 28 Fern-Notruf für Personen- und Lastenaufzüge und den Technischen Regeln
Für die Betriebssicherheit TRBS 2181 ableiten.
Gegenstand der Prüfung ist die anforderungsgerechte Dokumentation zum Fern-Notrufsystem (Alarm- und Befreiungsplan, technische Bedienung und Administration Aufzugsnotruf, Leitfaden zur Störungsbeseitigung, Teilnahmebescheinigung Schulung Aufzugs-Notrufsysteme) und die Umsetzung der Aufzugsnotrufzentrale am Standort des AN.
Der AN ist zur Mitwirkung an der Zertifizierung verpflichtet.
Das Malus-System dieser Ausschreibung ist darauf ausgerichtet, entsprechende Fehler/Schlechtleistung innerhalb der Leistungserbringung zu vermeiden bzw. eine entsprechende Sanktionierung anhand von Fehlerpunkten vornehmen zu können, die letztendlich Auswirkungen auf die monatliche Vergütung haben können.
Wird der Auftrag einer Bietergemeinschaft erteilt, so ist diese in eine gesamtschuldnerisch haftende Arbeitsgemeinschaft mit bevollmächtigtem Vertreter zu überführen.
Bekanntmachungs-ID: CXS7YYXYDAG

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.